Kategoria archiwalna - indywidualne teczki dzieci w poradni psychologiczno-ped.

[kasie_85]

Witam serdecznie.

Mam taki mały problem, ponieważ niedawno do mojego zakresu czynności dołączyli mi składnicę akt (w poradni psychologiczno- pedagogicznej) w bardzo kiepskim stanie <w sumie nie było nic brakowane od 2005 roku> i w związku z tym mam pytanie: po jakim czasie mogę brakować indywidualne teczki dzieci z badaniami <zaznaczam jednak, że nie są to badania zdrowotne, tylko np. badania na dysleksje, dysortografię, testy inteligencji. itp>? Ponieważ na dzień dzisiejszy mamy ich tysiące, a codziennie przybywa po kilka nowych...jedna pani z archiwum w Legnicy powiedziała, żeby traktować je jak teczki w służbie zdrowia <czyli B20?>...czy to nie za długo? Sądzę, że z taką kategorią tych teczek niedługo utoniemy całkiem, a ja w tej składnicy razem z nimi...Jeżeli ktoś z Was pomógłby mi z tym problemem, byłabym bardzo wdzięczna

Pozdrawiam serdecznie

[EwelinaP]

Witam, z tego, co udało mi się bardzo wstępnie ustalić wynika, że dokumentacja badań dziecka powinna być przechowywana minimum 10 lat. Wydaje mi się jednak, że to trochę mało i te 20 lat byłoby dobre. Nie znam się co prawda na dokumentacji placówek takich, jak Twoja, ale wydaje mi się, że warto trzymać takie rzeczy trochę dłużej, przynajmniej do teoretycznego zakończenia edukacji dziecka na poziomie szkoły średniej, niezależnie od tego, w jakim wieku dziecko trafia do poradni. Dokumentacja ta może być później potrzebna do wydawania zaświadczeń itp. i należy patrzeć na nią z punktu widzenia "pacjenta", a nie przez pryzmat braku miejsc na półkach.

[Jarek]

dołączyli mi składnicę akt (w poradni psychologiczno- pedagogicznej) w bardzo kiepskim stanie <w sumie nie było nic brakowane od 2005 roku>

Tak sobie myślę, że akurat to, że dawno niczego nie brakowano nie jest głównym objawem tego że składnica/archiwum jest w kiepskim stanie (choć często idzie to ze sobą w parze). U Ciebie jest to zdaje się przede wszystkim brak odpowiedniej bazy lokalowej. Tak sobie też myślę, że skoro do 2005 r. coś jednak brakowano, to macie jakieś normatywy kancelaryjno-archiwalne, wykaz akt itd.

[kasie_85]

... tak tak...było u nas brakowane ostatni raz w 2005 roku i to przez wynajętą firmę A instrukcję kancelaryjną mamy, aczkolwiek nie była opiniowana przez archiwum państwowe, więc niektóre kategorie archiwalne stoją u nas pod znakiem zapytania, np. te indywidualne teczki dzieci...natomiast instrukcji składnicy nie mamy, bo poprzedniczka nie wiedziała co, jak, z czym...za 1,5 miesiąca przenosimy się do innego budynku i muszę wybrakować wszystko, co tylko możliwe przed przeprowadzką...na nowym miejscu zrobię od nowa instrukcję kancelaryjną i instrukcję składnicy no i wyślę ją do zaopiniowania do archiwum państwowego, żeby później mieć w razie czego jakąś podkładkę przy brakowaniu czegokolwiek...

[Jarek]

Jako że jesteś "świeżynką" na niwie archiwalnej pewne rzeczy zostaną Ci wybaczone.  A mianowicie:
- taki stan składnicy źle świadczy o Twojej instytucji. Konieczność utrzymania jej w należytym stanie to ustawowy obowiązek szefów jednostki. Wszelkie czynności w składnicy (nie tylko brakowanie) powinien systematycznie wykonywać odpowiednio przeszkolony pracownik odpowiedzialny za składnicę
- waszą instrukcję kancelaryjną i instrukcję składnicy powinno zatwierdzić archiwum państwowe, podobnie wykaz akt. Dokumenty te nie służą za "jakąś podkładkę przy brakowaniu czegokolwiek" tylko określają zasady postępowania z dokumentacją w jednostce.

Dywagacje na forum na temat tych indywidualnych teczek dzieci nie mają większego sensu, wątpię czy ktoś tu jednoznacznie potrafi ocenić czy należy trzymać je 10 czy 20 lat i wskazać przy tym przepisy które to determinują. Żeby wybrakować te akta i tak musisz mieć zgodę archiwum państwowego. Możesz spróbować się skontaktować z ap bardziej oficjalnie. Obawiam się jednak że najpierw powinnaś pomyśleć o ukończeniu chociażby kursu archiwalnego, następnie o opracowaniu wspomnianych wyżej normatywów i dopiero na końcu o jakimś brakowaniu.

Tradycyjnie też, jak wszystkich innych nowych Ifarowiczów zachęcam Cię do lektury tego wątku: http://www.ifar.nac.gov.pl/index.php?topic=1564.0 a zwłaszcza do wzięcia sobie do serca tego zdania:

Nie oczekuj porad które pomogą usprawiedliwić Ci łamanie obowiązujących przepisów lub nieznajomość podstawowych zasad prowadzenia archiwum.

pozdrawiam

[kasie_85]

...właśnie w tym sęk, że 3 tyg temu ukończyłam kurs 1 stopnia, ale jak pisałam wyżej...panie z AP też dokładnie nie wiedziały po jakim czasie brakować te teczki, więc stąd to moje zapytanie na forum (przepraszam, jeżeli było ono nie na miejscu, ale myślałam, że po to służy to miejsce...) ...co do mojej instytucji, to mogę potwierdzić i przyznać, że składnica nie była prawidłowo prowadzona...Z racji, że przydzielono mi ją do obowiązków muszę w sumie zacząć od podstaw, a na pewno od stworzenia instrukcji składnicy i wykazu akt na nowo, a na pewno od zaktualizowania obecnej i zaopiniowania jej przez AP...

...p.s. nikt nie ma zamiaru łamać przepisów ...

również pozdrawiam