Przypierani do muru specjaliści z IBM którzy uczestniczyli w projekcie tworzenia archiwum dla materiałów "
born digital" wspólnie z KB (Koninklijke Bibliotheek - biblioteka królewska w Holandii) odpowiedzieli że nośników na których przekazano materiały archiwalne nie wyrzuca się "na wszelki wypadek". Nie mają one jednak statusu materiału chronionego.
Zgadzam się z Gościem, że takowy spis nośników nie zaszkodzi ale jednoczesnie się boję, że się wtedy na tym skończy.W przepisach amerykańskich (które przyznaję, mi sie bardzo podobają i stąd obszerny cytat) jest:
Part 1234 -- Electronic Records Management
zob.
http://www.archives.gov/about_us/regulations/part_1234.htmljest podrozdział
§1234.26 Judicial use of electronic records.
Electronic records may be admitted in evidence to Federal courts for use in court proceedings (Federal Rules of Evidence 803(8)) if trustworthiness is established by thoroughly documenting the recordkeeping system's operation and the controls imposed upon it. Agencies should implement the following procedures to enhance the legal admissibility of electronic records.
(a) Document that similar kinds of records generated and stored electronically are created by the same processes each time and have a standardized retrieval approach.
(b) Substantiate that security procedures prevent unauthorized addition, modification or deletion of a record and ensure system protection against such problems as power interruptions.
(c) Identify the electronic media on which records are stored throughout their life cycle,
the maximum time span that records remain on each storage medium, and the NARA-approved disposition of all records.
(d) Coordinate all of the above with legal counsel and senior IRM and records management staff.
w tłumaczeniu na polski brzmi to mniej więcej tak:
§1234.26 Użytkowanie dokumentacji elektronicznej w sądownictwie
Dokumentacja elektroniczna może być uznana za dowód w postępowaniu sądowym (Federal Rules of Evidence, 803(8)) jeżeli jej wiarygodność jest ustalona przez pełne i nadzorowane przez system udokumentowanie czynności wykonywanych w systemach przeznaczonych gromadzenia dokumentacji. Urzędy powinny wdrażać następujące procedury by rozszerzać prawną dopuszczalność dokumentacji elektronicznej.
(a) Udokumentować, że podobne rodzaje dokumentów generowanych i przechowanych elektronicznie są tworzone za każdym razem za pomocą takich samych procedur, a sposoby ich odnajdywania są znormalizowane.
(b) Uzasadnić, że procedury bezpieczeństwa zapobiegają nieupoważnionemu dodawaniu, modyfikacji albo usuwaniu zapisów oraz zapewniają ochronę przeciw takim problemom jak przerwy w dostawie energii elektrycznej.
(c) Zidentyfikować kolejne informatyczne nośniki danych, na których dokumenty elektroniczne są przechowywane przez cały ich cykl życia,
maksymalny okres czasu pozostawania dokumentacji na każdym nośniku danych, oraz zatwierdzone przez NARA sposoby postępowania z cała dokumentacją.
(d) Uzgadniać wszystko powyższe z radcą prawnym i osobą odpowiedzialną za informatyzację oraz personelem archiwum.
Podkreśliłem na czerwono rzecz niestety nie dla wszystkich oczywistą. Otóż odwrotnie niż to jest w przypadku materiałów tradycyjnych, nie wskazuje się "oryginału" tylko wręcz nakazuje się ustalenie maksymalnego czasu przechowywania na danym nośniku. Ale może nie zrozumiałem dość dobrze tego zapisu? (angielski!) Może ktoś zinterpretuje to w ten sposób, że należy właśnie jak najdłużej przechowywać dokumentację na nośniku oryginalnym? Dlatego przytaczam obszerny fragment.
