Zagadnienie poruszone w dwu ostatnich postach jest dość ważne i (z perspektywy prawnej nieco zaniedbane). Chciałbym zwrócić uwagę, że przepis ustawy, która została przytoczona, nie definiuje w rzeczywistości terminu "materiały archiwalne". Art.1 twierdza jedynie czym są materiały archiwalne, które wchodzą do narodowego zasobu archiwalnego. Jest to zatem casus specialis, ktory opisuje warunki przynależności materiałów archiwalnych do narodowego zasobu archiwalnego. Ustawodawca nie ustosunkował się do definicji terminu "materiały archiwalne", i nie wskazał na jakie znaczenie zwrotu powołuje się. Definicja Polskiego słownika archiwalnego wskazuje na „wszelkie dokumenty (...) kwalifikujące się do trwałego lub czasowego przechowywania w archiwum” . Zwracam uwagę na określenie „dokumenty”, które może ograniczać, lub rozszerzać znaczenie terminu. Sformułowanie „kwalifikujące się” odsyła do regulacji prawnych. Definicja nie określa więc cech stałych, które charakteryzuje dokument archiwalny. Słownik ICA odsyła kolejno do Archive, Document, Record.
W przypadku, o którym pisze Młodszy pomocnik magazyniera, należałoby ustalić :
1.czy materiały przekazywane archiwum są materiałami archiwalnymi (problem wyboru definicji)
2. czy spełniają one kryteria materiałów archiwalnych o których mowa w ustawie.
Sam fakt, że jakieś materiały dotyczą przeszłości nie musi oznaczać, że odpowiadają one kryteriom materiałów archiwalnych, to zaś nie oznacza, że są to materiały archiwalne, o których mowa w ustawie. Rozróżnił bym zatem terminy archiwalia, materiały archiwalne i materiały archiwalne w rozumieniu ustawy archiwalnej.
Zgadzam się z uwagą Pana Wojciecha Woźniaka, że archiwum może odmówić przyjęcia materiałów archiwalnych - w świetle artykułu 11 ustawy akt przyjęcia nie ma charakteru obligatoryjnego. Młodszy pomocnik magazyniera zwraca uwagę na cechy zewnętrzne materiałów. W myśl ustawy ważna jest nie tyle forma, ile znaczenie przejmowanych materiałów (art. 2), gdyż "Narodowy zasób archiwalny służy nauce, kulturze, gospodarce narodowej oraz potrzebom obywateli". W tym sensie archiwa nie dysponują aż tak dużą dowolnością w podejmowaniu decyzji o przyjęciu materiałów archiwalnych, jak sugeruje Pan Wojciech Woźniak.
Podsumowując. Istnieją zatem dwa zagadnienia, które należy rozważyć. Pierwszym jest problem definicji terminu "materiały archiwalne". Drugim są przesłanki jakimi w praktyce kierują się archiwa, podejmując decyzje o przyjęciu do swoich zbiorów materiałów archiwalnych lub o ich odrzuceniu. Myślę, że w świetle ustawy archiwalnej oba tematy wymagają one szerszej debaty.
