Jaka klasa rzeczowa? - protokół kontroli Archiwum Zakładowego

[saren1985]

Jak zakwalifikować dokumentację związaną z kontrolą Archiwum Zakładowego Starostwa Powiatowego? Archiwum było kontrolowane w latach 1999-2007 czterokrotnie i posiadam dokumentację z tej kontroli. W skład tej dokumentacji wchodzą pismo z AP do którego dołączono 2 egzemplarze Protokołu kontroli AZ z prośbą o podpisanie i odwrotne przekazanie 1 egzemplarza + zalecenia pokontrolne i pismo do AP o wykonaniu zaleceń.
Moje pytanie jest następujące czy taka dokumentacja kwalifikuje się jako kat. A czy też jest to dokumentacja niearchiwalna? Bo może Archiwum Państwowe które tą dokumentację wytworzyło powinno ją przechowywać wieczyście a ja tylko przez pewien okres czasu?
Mój poprzednik chyba za bardzo nie wiedział pod co to podpiąć ponieważ pisma w tej sprawie są różnie klasyfikowane raz jako 0813 ( Instrukcje i regulaminy AZ i biblioteki )innym razem 0820( wykaz spisów zdawczo-odbiorczych) ale chyba to nie za bardzo pasuje Ja odnalazłem symbol 0911 (kontrole zewnętrzne urzędu własnego) jako kat A w kom. macierzystej  w uwagach adnotacja (protokoły, sprawozdania z kontroli, wnioski i wystąpienia pokontrolne, sprawozdania z realizacji zaleceń. Do kat. A- kontrole problemowe i kompleksowe, pozostałe - kat. B5).
Troche się rozpisałem jezeli ktoś ma akieś doświadczenia z takimi dokumentami to proszę o wskazówki
pozdrawiam wszystkich

[edit]

Uwazam, że protokół kontroli należy do kat. A i też bym umieścila w 0911 tak jak jest w jednolitym rzeczowym wykazie akt

[madzia-n]

A co w takim razie trzymamy w teczce "0826 - Skontrum dokumentacji". Przejęłam archiwum po kolezance od 1 stycznia br. i ona wlasnie protokoly kontroli trzymala w tej teczce. Przekwalifikowac je?

[luke]

A co w takim razie trzymamy w teczce "0826 - Skontrum dokumentacji".

Trzymasz wyniki skontrum, czyli wyniki porównania stanu ewidencji na spisach ze stanem faktycznym na półkach.

[saren1985]

Szczerze mówiąc też myślałem, żeby podpiąć to pod skontrum archiwum kat B5. Ale mam wątpliwości właśnie czy protokoły kontroli Archiwum Zakładowego to dokumentacja niearchiwalna czy też materiały archiwalne?  Zauważyłem też, że często "pracownicy Archiwów Zakładowych starej daty" czyli osoby którym wlepiono do zakresu czynności Archiwa Zakładowe mają manię klasyfikowania wszystkiego do kategorii B5. Przynajmniej u mnie tak było.
Może admin coś na ten temat napisze.  

[madzia-n]

A co w takim razie trzymamy w teczce "0826 - Skontrum dokumentacji".

Trzymasz wyniki skontrum, czyli wyniki porównania stanu ewidencji na spisach ze stanem faktycznym na półkach.

ale czy te wyniki skontrum przeprowadza archiwista zakładowy czy ktos z AP?? bo nie bardzo wiem na czym to ma polegac.....

[luke]

Oczywiście przeprowadza je archiwista, tzw. "zakładowy" w swoim archiwum. Jest to jedna z jego corocznych czynności w ramach prowadzenia archiwum zakładowego; dość uciążliwa, ale jednak potrzebna
A co do kategorii archiwalnej protokołów kontroli archiwum zakładowego, moim zdaniem powinna być kat. A (w teczce kontrole zewnętrzne własnego urzędu).

[madzia-n]

Czy w takim razie z takiej kontroli powinein byc jakis protokoł?? bez względu na to wszystko pasuje czy nie??

[luke]

Jeżeli pytasz o protokół z kontroli Twojego archiwum, to powinnaś go otrzymać od archiwum państwowego, które kontrole przeprowadziło. Zresztą ap prosi o zwrot jednego podpisanego egzemplarza. Z praktyki jednak wiem, że pracownicy archiwum nie zawsze dostają protokół do wglądu, bo jest on zatrzymywany przez kierownika jednostki/urzędu. Stad może Twoje pytanie, czy powstaje z kontroli protokół 

[stany]

           Witam.
Protokół z  kontroli przeprowadzonej  w AZ to -0911. Pracownik odpowiedzialny za prowadzenie AZ zawsze musi dostać protokół kontroli, bo podpisuje dwa egz. protokołu wraz z kierownikiem jednostki, i jeden odsyła do AP,a w dodatku jeżeli są jakieś zalecenia pokontrolne to archiwista jest odpowiedzialny za wykonanie tych zaleceń i musi wiedzieć co ma zrobić.
Przecież nie Starosta prowadzi teczki - chociaż by kontroli,tylko komórki organizacyjne.
                                                               
                                                                                   Pozdrawiam

[madzia-n]

Oczywiście przeprowadza je archiwista, tzw. "zakładowy" w swoim archiwum. Jest to jedna z jego corocznych czynności w ramach prowadzenia archiwum zakładowego; dość uciążliwa, ale jednak potrzebna

Jeżeli pytasz o protokół z kontroli Twojego archiwum, to powinnaś go otrzymać od archiwum państwowego, które kontrole przeprowadziło. Zresztą ap prosi o zwrot jednego podpisanego egzemplarza. Z praktyki jednak wiem, że pracownicy archiwum nie zawsze dostają protokół do wglądu, bo jest on zatrzymywany przez kierownika jednostki/urzędu. Stad może Twoje pytanie, czy powstaje z kontroli protokół 

Te protokoły kontroli z archiwum panstwowego mam. Chodzilo mi o to czy te kontrole przeprowadzane przez archiwiste "zakładowego" nie "państwowego" musza być zakonczone protokołe jeśli nie stwierdzono nieprawidłowości.

[luke]

Pracownik odpowiedzialny za prowadzenie AZ zawsze musi dostać protokół kontroli, bo podpisuje dwa egz. protokołu wraz z kierownikiem jednostki, i jeden odsyła do AP,a w dodatku jeżeli są jakieś zalecenia pokontrolne to archiwista jest odpowiedzialny za wykonanie tych zaleceń i musi wiedzieć co ma zrobić.
Przecież nie Starosta prowadzi teczki - chociaż by kontroli,tylko komórki organizacyjne.

A tymczasem podczas kontroli archiwista przeciera oczy ze zdumienia i pierwszy raz na oczy widzi protokół i zalecenia pokontrolne. Z taką praktyką często się spotykam. A fakt że starosta nie prowadzi teczek jest tak samo oczywisty  jak częsta praktyka zatrzymywania przez kierownika jednostki dokumentacji u siebie.

[stany]

No to dobrego macie kierownika. U mnie od 15 lat nic takiego się nie zdarzyło.Gdy bym nie dostał protokołu to sam bym się pytał w kancelarii czy upomniał się kierownikowi ,bo zawsze z ciekawością czekam na wynik kontroli.
                                                                                                   Pozdrawiam

[luke]

No to dobrego macie kierownika. U mnie od 15 lat nic takiego się nie zdarzyło.Gdy bym nie dostał protokołu to sam bym się pytał w kancelarii czy upomniał się kierownikowi ,bo zawsze z ciekawością czekam na wynik kontroli.

Nie macie
bo nie jestem pracownikiem archiwum zakładowego, piszę tylko o praktyce, z jaką się spotykałem.

[krzysiekp]

witam
często w instrukcjach archiwalnych jest napisane, że skontrum przeprowadza się co 5 lat. Skąd ten okres i czy istnieje jakiś ustawowy okres jego przeprowadzania ?