Wracając do tematu.
Co do owych dwudziestu prostych czynności, będziemy mieć:
Przy rejestracji dokumentu w ezd:
1.Nadanie dokumentowi numeru w systemie (automatyczne).
2.Wpisanie nadawcy (lub pobranie danych z bazy nadawców/adresatów).
3.Wpisanie daty dokumentu.
4.Wpisanie znaku dokumentu (znaku sprawy nadawcy lub innego oznaczenia przez niego stosowanego ? jeśli jest).
5.Wpisanie daty wpływu dokumentu.
6.Określenie czego dokument dotyczy.
7.Do tego warto chyba wpisać jaki jest typ dokumentu ? pismo, decyzja, wniosek, faktura, skarga, zaproszenie.
8.Wprowadzenie do systemu skanu dokumentu papierowego, emaila, pliku.
9.Wprowadznie informacji czy jest to skan, email lub plik.
Przy dekretacji dokumentu:
10.Przesłanie zarejestrowanego dokumentu przez kancelarię ogólną do właściwego sekretariatu.
11.Dekretacja dokumentu na szefa właściwej komórki.
12.Dekretacja na pracownika. (dekretacja może się wiązać z dwoma dodatkowymi czynnościami - dodatkowymi dyspozycjami dla pracownika ? 13. Wskazówką o sposobie załatwienia i 14. Wskazaniem terminu załatwenia).
Przy utworzeniu sprawy określenie nadawcy, daty dokumentu, daty wpływu, znaku dokumentu, czego dokument dotyczy, jest już zbędne bo nastąpiło już przy rejestracji dokumentu. Jeśli tworzymy sprawę bez dokumentu wpływającego, to w zasadzie powinniśmy tworzyć ją też na podstawie własnego, uprzednio zarejestrowanego dokumentu. Jeśli jednak nie, mamy:
15.Określenie czego sprawa dotyczy.
16.Określenie daty utworzenia sprawy.
I dalej:
17.Nadanie znaku sprawy przy użyciu jrwa (automatyczne).
Przy dodaniu dokumentu do sprawy powtarzamy czynności od 1. do 9.
Przy zamknięciu sprawy:
18.Oznaczenie, że sprawa jest zamknięta.
19.Oznaczenie daty zamknięcia.
20.Oznaczenie sposobu załatwienia.
Do tego wypada dodać 21. Łatwe wyszukiwanie na podstawie pól wypełnianych (automatycznie i ręcznie) przy powyższych czynnościach. I tyle - przy założeniu, że pismo załatwiające sprawę jest tworzone poza systemem. Chyba będzie mi wybaczone pomylenie się o jedną czynność. Pan Kazimierz postanowił się obrazić, więc nie zakrzyknie, że przecież ezd spełniają wymóg wykonywania tych czynności i nie dowiemy się też zatem gdzie tu miejsce na owe nadmiarowe, skomplikowane i wymagane prawem działania, ale o tym jeszcze za chwilę.
Oparcie ezd na zasadach papierowego obiegu rodzi pewne drobne problemy, obnażające jeśli nie słabości tego drugiego, to utrudniające działanie ezd ? np. owe nieszczęsne podteczki, czy przyporządkowywanie jednego dokumentu wielu sprawom. Ale z kolei ezd nie radzi sobie za to np. z fizycznym grupowaniem dokumentów w sprawy, a spraw w teczki, są one tylko wirtualne, o ile to wszystko dobrze wyrozumiałem. Ewidentną przewagą ezd nad papierem przy czynnościach kancelaryjnych jest np. możliwość nadzoru nad całością dokumentacji w urzędzie poprzez rejestrowanie wszystkich dokumentów, automatyzacja niektórych czynności, możliwość szybkiego wyszukiwania.
I bardzo chciałbym teraz móc używać ezd, który świetnie radzi sobie z czynnościami od 1. do 20., ba, nawet je przyspiesza, i zastanawiać się jedynie jak eliminować niedogodności, a może nawet zmodyfikować system kancelaryjny. Tymczasem jednak muszę udowadniać że nie jestem wielbłądem, bo system który miał ułatwiać pracę raczej ją utrudnia.
W ezd da się też podpisywać elektronicznie, da się też pewnie tworzyć dokumenty elektroniczne z użyciem szablonów, tworzyć etykiety adresowe, importować maile i dane z różnych epuapów i cyfrowych urzędów, uzgadniać dokumenty bez ich przesyłania. Ezd zawiera bądź może zawierać terminarze, system przypomnień, książki telefoniczne, bazy adresowe, systemy rezerwacji, narzędzia do nadzorownia spraw kadrowych, zasobów materiałowych itd. Prawdziwy nadmiar
możliwości. I bardzo fajnie byłoby mieć je w jednym miejscu i móc z nich korzystać. Ale one pozostaną jednak tylko dodatkami do ezd, który musi przede wszystkim pozwalać łatwo i szybko wykonywać czynności od 1. do 20. Informatycy prezentując swoje ezd skupiają się tymczasem na owych dodatkach, jakby to one były solą systemu ? i pewnie tak to dla nich wygląda.
