Witam Państwa,
Chciałabym podziękować wszystkim Państwu, którzy tu na IFAR-ze oraz poprzez swoje archiwa zgłosili uwagi do projektu zarządzenia NDAP ws. brakowania dokumentacji z zasobu własnego archiwów państwowych. Cenne były zarówno te merytoryczne, jak również te bardziej emocjonalne - ukazywały bowiem skalę problemu. W trakcie posiedzenia CKAOD w dniu 28 kwietnia 2009 r. wszystkie zgłoszone uwagi zostały przedyskutowane z przedstawicielami archiwów państwowych. Nie wiem, na ile udało się nam (członkom CKAOD) rozwiać Państwa wątpliwości, które pojawiły się w związku z dyskutowanym projektem, ale mam nadzieję, że przynajmniej w części zaaprobują Państwo nasze stanowisko.
CKAOD stoi bowiem na stanowisku, że przy przeprowadzaniu brakowania dokumentacji w archiwach państwowych należy przede wszystkim zwrócić uwagę na odwrócenie proporcji przy podejmowaniu decyzji. Archiwa państwowe decydując o brakowaniu akt w archiwach zakładowych z olbrzymiej ilości dokumentacji niearchiwalnej wybierają materiały archiwalne.
Natomiast zupełnie inaczej należy postępować w odniesieniu do brakowania w archiwach państwowych. Zgodnie z zapisami obowiązującej nas ciągle ustawy, archiwa państwowe przejmują materiały archiwalne czyli dokumentację posiadającą wartość historyczną, stąd brakowanie akt powinno następować tylko w sporadycznych sytuacjach. Z materiałów archiwalnych wyjątkowo winny być selekcjonowane ewidentne akta nieposiadające wartości historycznej, dlatego też aby nie narazić się na zarzut nierzetelności w przeprowadzaniu brakowania procedura, w moim przekonaniu, powinna być dwuinstancyjna.
Oczywiście zdaję sobie sprawę, że w archiwach nadal jest przechowywane sporo dokumentacji nieposiadającej wartości historycznej (znam to z własnego "podwórka archiwalnego" w Krakowie), często bowiem materiały były przejmowane przez archiwa w drodze interwencji i teraz porządkując ten zasób, konieczne jest przeprowadzenie selekcji. Stąd też zjawisko, które powinno być sporadyczne, wcale takim w praktyce nie jest. Niestety nie zwalnia nas to z ustawowych zapisów i dlatego w moim przekonaniu konieczne jest wrócenie do dwuinstancyjności podejmowania decyzji.
Zniesienie upoważnienia dla dyrektorów do brakowania dokumentacji z własnego zasobu archiwów nie było brakiem zaufania do kompetencji dyrektorów i pracowników państwowej sieci archiwalnej, tylko zapewnieniem dwuinstancyjnego właściwego przeprowadzenia wartościowania dokumentacji.
Wiele słusznych zastrzeżeń budzi również czas załatwiania spraw, stąd też pojawiła się pokusa zdyscyplinowania CKAOD i samego Naczelnego Dyrektora w terminowości zatwierdzania brakowania. Niestety w pracach Komisji biorą udział pracownicy z archiwów z całej Polski, nie jest więc zatem możliwe zbyt częste zbieranie się CKAOD. Rozwiązaniem niewątpliwe jest zmiana zarządzenia NDAP o działalności CKAOD i umożliwienie odbywania wirtualnych posiedzeń. Członkowie Komisji będą rekomendowali takie rozwiązanie przy pracach nad zmianą ww. zarządzenia - co planowane jest na drugą połowę tego roku.
Odnoszę również wrażenie (może niesłuszne), że CKAOD w archiwach jest postrzegana jako "urzędniczy potwór", który nie znając się na aktach, podejmuje arbitralne decyzje "zza biurka". Tymczasem w pracach Komisji biorą udział archiwiści z archiwów państwowych z całej Polski. Są to osoby, które na co dzień stykają się z trudną materią wartościowania dokumentacji. Również od tamtego roku, aby nie wydawać decyzji "zza biurka" członkowie Komisji przeprowadzają w archiwach ekspertyzy i mają możliwość zweryfikować swoje oceny nt. brakowanej dokumentacji w archiwach. Oczywiście Państwu pozostawiam ocenę, czy te nasze wizyty są potrzebne. Dla mnie stały się okazją do interesującej wymiany doświadczeń.
Wiele zgłoszonych uwag jest ważnych i zasadnych oraz pozwala zweryfikować zaproponowane rozwiązania. Z praktyki pracy Komisji oraz zgłoszonych uwag przez archiwa CKAOD uznała za zasadne wycofanie się z regulowania zasad postępowania z wtórnikami (§3, 4 i 5), ograniczając się ewentualnie jedynie do zapisów upoważniających do podejmowania decyzji odnośnie tego rodzaju dokumentacji oraz zapisania prawa (nie obowiązku) o możliwości przekazywania takich wtórników do innych archiwów państwowych oraz instytucji.
Ponadto wiele zastrzeżeń archiwów budził §6. Paragraf ten miał upoważnić dyrektorów do zatwierdzania brakowania wtórników (bez odwoływania się do CKAOD), przy jednoczesnym zachowaniu procedur określonych w zarządzeniu (opinia KAOD w archiwach państwowych, zastosowanie odpowiedniego formularza, sporządzenie notatki). Sformułowanie jednak §6 okazało się nieprecyzyjne i musi zostać poprawione.
Zestawienie uwag z opinią Komisji - wynik posiedzenia z dnia 28 kwietnia 2009 roku zostanie niebawem zamieszczone na stronie NDAP, tak aby Państwo mogli zapoznać się w całości z argumentacją CKAOD.
Jeszcze raz dziękuję za współpracę
