Archiwa cyfrowe - czy potrzebne będzie opracowanie?

[Wojciech Woźniak]

Witam,
W rzeczywistości cyfrowych dokumentów, ich powstawania, obiegu i przechowywania wyłącznie w formie plików komputerowych coraz większe znaczenie będzie miał nadzór archiwalny, który będzie odpowiedzialny nie tylko za właściwe przygotowanie akt do przekazania do archiwum, ale w coraz większej mierze za właściwe zarządzanie dokumentacją u aktotwórcy, a więc za prawidłową kwalifikację i klasyfikację akt już w momencie ich wytworzenia. Co więcej dzięki technice cyfrowej nadzór ów będzie mógł być sprawowany zdalnie, co powinno znacznie zwiększyć jego skuteczność. W efekcie do archiwów trafiać będą materiały opisane prawidłowo za pomocą metadanych. Dzięki formie cyfrowej możliwość ich pełnotekstowego przeszukiwania wykluczy konieczność budowania indeksów, a może zupełnie zaneguje potrzebę opracowywania dokumentacji elektronicznej.
Czy to oznacza, że archiwa powoli będą zamienić się w jednostki nadzoru, a archiwiści opracowania przekwalifikować się będą musieli w pracowników nadzoru? Czy dokumenty elektroniczne będą potrzebowały jakiegokolwiek opracowania czy wystarczy automatyczny import plików i metadanych do systemu, który już sam przygotuje odpowiednie narzędzia do wyszukiwania?

[Hanna Staszewska]

Czy to oznacza, że archiwa powoli będą zamienić się w jednostki nadzoru, a archiwiści opracowania przekwalifikować się będą musieli w pracowników nadzoru?

Jasne, a te kilometry tradycyjnej dokumentacji bez jakiejkolwiek ewidencji same się zinwentaryzują, a kilometry materiałów uznanych za opracowane, o enigmatycznych lub wręcz błędnych tytułach same odkryją swoją treść przed użytkownikami...  

[Kazimierz Schmidt]

Pan Wojciech pytał co z z dokumentacją w postaci elektronicznej, a nie co z kilometrami tradycyjnej dokumentacji. Wiadomo, że dla obecnego pokolenia archiwistów pracy, przy kilometrach akt, długo jeszcze nie zabraknie. Obecna polska administracja i sądownictwo skutecznie wykorzystują nowoczesne technologie aby tych kilometrów przybywało w przyśpieszonym tempie. Apropo: czy ktoś robił badania o ile więcej kilometrów produkuje współczesny urząd wyposażony w nowoczesne, zdolne do błyskawicznej produkcji kserografy i drukarki w porównaniu do urzędu z lat 90 tych, 80 tych ... itd. Myślę że dałyby one ... do myślenia.

Przy wyżej wyrażonym założeniu, że pracy dla tradycyjnych archiwistów długo nie zabraknie z całą pewnością
Cytuj
(...) do archiwów trafiać będą materiały opisane prawidłowo za pomocą metadanych. Dzięki formie cyfrowej możliwość ich pełnotekstowego przeszukiwania wykluczy konieczność budowania indeksów, a może zupełnie zaneguje potrzebę opracowywania dokumentacji elektronicznej.
A przynajmniej tak powinno być.

Przy okazji: mam propozycję aby używać określenia "w postaci elektronicznej", a nie w "formie elektronicznej". Zastanówmy się bowiem czy może istnieć dokument jednocześnie w formie pisemnej i w postaci elektronicznej? Wg mnie może, tak jak może istnieć w postaci elektronicznej i w formie graficznej. Albo w formie pisemnej i postaci papierowej... (najczęściej przyjmowany za aksjomat). Sam się często mylę i używam określenia "w formie elektronicznej" choć tak naprawdę chodzi mi o "postać elektroniczną".

zob. też. Grażyna Szpor, Czesław Martysz, Kajetan Wojsyk : Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Komentarz. Wolters Kluwer Polska - ABC , Warszawa , 2007, ISBN:  978-83-7526-201-8

[Wojciech Woźniak]

Przy okazji: mam propozycję aby używać określenia "w postaci elektronicznej", a nie w "formie elektronicznej". Zastanówmy się bowiem czy może istnieć dokument jednocześnie w formie  pisemnej i w postaci elektronicznej? Wg mnie może, tak jak może istnieć w postaci elektronicznej i w formie graficznej. Albo w formie pisemnej i postaci papierowej... (najczęściej przyjmowany za aksjomat). Sam się często mylę i używam określenia "w formie elektronicznej" choć tak naprawdę chodzi mi o "postać elektroniczną".

Myślę, że to dobry pomysł - sam mam z tym kłopoty i chętnie zmuszę się do dyscypliny językowej w tym względzie

A przynajmniej tak powinno być.

A czy jest niemożliwe, że tak nie będzie? A jeśli okaże się, że mimo istnienia prawidłowo skonstruowanego systemu obiegu dokumentacji w urzędzie, klasyfikacja i kwalifikacja będą przeprowadzone niewłaściwie? Czy taką sytuację możemy wykluczyć? A jeśli nie, to czy oznacza to, że będą sytuację, w których trzeba jednak będzie porządkować dokumentację w postaci elektronicznej?

[Kazimierz Schmidt]

Głupio tak jak moderatorzy sami dyskutują, ale, życie dopisuje ciąg dalszy.
Dziś zobaczyłem wstępny projekt ustawy o podpisach elektronicznych. Poza potrzebnymi zmianami związanymi z wprowadzeniem nowych rodzajów podpisów elektronicznych można tam było znaleźć i takie propozycje:
"Dane w postaci elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym (podpis kwalifikowany) wywołują skutki złożenia oświadczenia woli w formie pisemnej"
a także:
"...poinformować na piśmie lub w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów o informatyzacji"
oraz:
"Umowa o wydanie certyfikatu kwalifikowanego powinna być stwierdzona pismem, a przypadku zawarcia w dokumencie elektronicznym powinna zostać opatrzona podpisami kwalifikowanymi"

I tylko jeden mały komentarz. Zakładając że zgodnie z art. 39¹ kpa istnieją pisma w postaci (tam: formie) elektronicznej znaczyłoby to że nie są to pisma w rozumieniu proponowanych przepisów ustawy o podpisach elektronicznych. W tym bowiem projekcie "pismo" lub "forma pisemna" znaczy w domyśle "forma pisemna na papierze" i wyklucza pismo w postaci elektronicznej.
Oczywiście mam nadzieję, że skoro to projekt roboczy do konsultacji to terminologia się jeszcze uporządkuje. Ale sygnalizuję z kronikarskiego zacięcia aby pokazać że problem jest i ma się dobrze.