Na początek to archiwista przy współpracy z komórkami organizacyjnymi opracowuje normatywy kancelaryjne, a jeśli istnieją to je zmienia podczas konsultacji, w szczególności w JRWA dodaje się nowe klasy i hasła do zadań, które pojawiły się w kompetencji całej jednostki, to archiwista wysyła komplet normatywów do AP z prośbą o ich zatwierdzenie i dopiero zarządzeniem kierownika jednostki wchodzą one w życie, a więc zarządzenie w sprawie JRWA, IK, IA dopiero na samym końcu