Digitalizacja dokumentów

[Użytkownik]

Dzień dobry,

interesuje mnie temat digitalizacji wybranych dokumentów archiwalnych, które najczęściej są "wypożyczane" do wglądu lub stanowią niezbędny element wykonywania codziennych obowiązków np. umowy, pełnomocnictwa itp. Czy ktoś podpowie jak się za to zabrać ? Czy są jakieś przepisy, które mówią jak to ma wyglądać ? Jakie metadane itp. ? Czy organizacja we własnym zakresie ? Będę wdzięczna za podpowiedź bo jestem zielona w temacie, a widzę potencjał na lepszą organizację pracy

[sirsilis]

co znaczy wybranych??? tylko A czy kat B tez??? jaka instytucja??? jest nadzór??? jest EZD???

[Użytkownik]

Wybranych w sensie wyznaczonych do digitalizacji ze względu na częste wracanie do nich. Takie archiwum cyfrowe ale dostosowane do potrzeb (nie skanowanie wszystkiego ale też nie np. tylko akt osobowych).  Tu raczej do uzgodnienia z jednostkami co chcieliby mieć łatwiej dostępne albo czego nie chcą oddać do archiwum bo będą strasznie tęsknić.

Kat. A i B. Uczelnia, nadzór AP, system tradycyjny przy wsparciu EOD (póki co bez EZD).

Właśnie w temacie EOD to chciałabym podpiąć wykaz tych zdigitalizowanych dokumentów do EOD itp. Powiedzmy, że moja głowa wygenerowała taki obraz procesu :  wniosek w EOD o udostępnienie - wybranie z jakiegoś katalogu, ścieżka akceptacji i udostępnienie tego skanu na jakiś okres. Obawiam się, że mnie poniosło 

[sirsilis]

A co mówi twoje AP ? Zapytaj się ich... kwestia czy jest sens jest ma być EZD. Jeśli chodzi o twoją głowię dobrze to wymyśliłaś może tak zrobić

u mnie jest tak:

1) wniosek na papierze lub cyfrowo
2) skan
3) wgranie na macierz materiałów w postaci pdf, do której mają dostęp referenci

Pytanie jak udostępnić pliki na jakiś okres? pewne musi być zabezpieczony i bedziesz musiała mieć duże wsparcie od działu IT

Kwestie techniczne: skanowanie do JPG lub od razu do PDF

mogę w razie czego pomoc jeszcze na prive

[EwelinaP]

U nas niestety zeskanowane do pdf mam tylko zarządzenia szefa. Jeśli ktoś chce, to po prostu przesyłam mailem. To dobre rozwiązanie. Można opracować szczegółową procedurę, w której opisze się, co dokładnie skanować, rodzaje plików itd. Jeśli chodzi o warunki wypożyczenia, to także trzeba by je określić, by nie było nadużyć. Pytanie, kto ma się zając digitalizacją materiałów przygotowywanych do przekazania do archiwum: czy pracownik na stanowisku pracy (wtedy przekazanie idzie w papierze i cyfrowo), czy dopiero archiwista. Pomysł na pewno bardzo ciekawy, przyszłościowy, ale wymagający wnikliwej analizy i ogromnych nakładów pracy.