EZD a spisy zdawczo-odbiorcze

[Danutka]

Dzień dobry, chciałabym się poradzić Państwa  od strony praktycznej dot. funkcjonowania EZD a przekazywania dokumentacji do archiwum, bo nie wszystko jest dla mnie jasne
Do tej pory przy systemie tradycyjnym, przekazywana dokumentacja była rejestrowana na spisach zd.-od i wykazie spisów zdawczo-odbiorczych. I dajmy na to mamy spis nr 250. Teraz urząd przechodzi na EZD i co dalej ze spisami?
- Czy sprawy przekazywane do archiwum w EZD na zasadzie przekazania uprawnień w module archiwum EZD też odbywa się poprzez spisy zdawczo-odbiorcze? czy po prostu są automatycznie przenoszone do EZD archiwum? a jeśli generuje się jakiś spis zdawczo-odbiorczy to czy będzie on miał kolejny nr wg wykazów spisów zdawczo-odbiorczych tj. 251?
- czy tworzy się podział na sprawy o kat. A i osobno na sprawy o kat. B? bo do tej pory spisy zdawczo-odbiorcze były osobno na kat. A i osobno na kat. B
- czy przekazanie dokumentacji ze składów chronologicznych w pudłach na podstawie spisów zd-od. tak samo jest rejestrowane w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych i ma nadany kolejny nr? czy nadaje się sygnaturę? no ale takie pudło nie ma konkretnej kategorii archiwalnej bo w pudle jest zgromadzona dokumentacja o różnych kategoriach archiwalnych? (a w momencie brakowania o ile dobrze rozumiem, będą brakowane odpowiedniki w pudle brakowanej dokumentacji w EZD - i wtedy część pism będzie wybrakowana po 5 latach, część po 10, a niektóre będą siedzieć dłużej, więc moim zdaniem nie da się automatycznie wybrakować na raz całego pudła ze składu chronologicznego)?
- do tego dochodzi jeszcze przekazanie teczek prowadzonych w systemie tradycyjnym jako wyjątki i przekazanie nośników z informatycznego składu nośników też na podstawie spisu zd.-od.

Nasz urząd przymierza się do przejścia na EZD jako podstawowego, więc chciałabym od początku wprowadzić dobre praktyki, ale szczerze mówiąc dużo mam wątpliwości i niejasności.
Będę wdzięczna za wszelkie wskazówki
Pozdrawiam

[Danuta J. Samek]

Szanowna pani,
przejście na EZD oznacza cezurę. Wszystkie sprawy rozpoczęte/założone w EZD będą numerowane przez system od JEDYNKI. Wszystkie dokumenty, które należą już założonych (przed EZD) spraw muszą się znaleźć w teczkach aktowych. Sprawy muszą być zakończone w systemie tradycyjnym (kancelaria przyjmuje wszak dokumenty papierowe!; referenci prowadzą stare sprawy!). Cała dotychczasowa ewidencja pozostaje w stanie nienaruszonym, jest bowiem niezbędna do obsługi dokumentacji papierowej, zgromadzonej w archiwum. Od dnia praktycznego wprowadzenia EZD ma pani DWA LATA na pojawienie się nowych dokumentów (już elektronicznych lub wyjątków papierowych). Regulamin urzędu musi przewidywać cały tok obiegu dokumentów. Wyjątki papierowe muszą być określone w regulaminie. Pozdrawiam. djs 

[Danutka]

Tak przypuszczam, że sprawy wszczęte przed wdrożeniem EZD powinny być dokończone w formie tradycyjnej do zakończenia sprawy. I wiem że dopiero po 2 latach od rozpoczęcia EZD pojawią się w archiwum dokumenty elektroniczne, wyjątki prowadzone w formie tradycyjnej, jak i dokumenty ze składów chronologicznych. Niemniej wolałabym już teraz wiedzieć jak ten temat ugryźć, niż potem obudzić się jak już będzie nóż na gardle że trzeba coś przekazać do archiwum.
Mnie cały czas rozchodzi się o kwestię ewentualnej ciągłości numeracji spisów zdawczo-odbiorczych w przypadku oddania do archiwum pudeł ze składów chronologicznych czy teczek prowadzonych w systemie tradycyjnym jako wyjątki (z reszta myślę że początkowo więcej będzie tradycyjnego prowadzenia spraw niż w EZD, i dopiero stopniowo będziemy przenosić hasła z tradycyjnego na EZD).
Bo nie mogą być spisy zdawczo-odbiorcze od nr 1, bo by się powielały z już obecną ewidencją w archiwum.
Chyba że w EZD nie funkcjonują spisy zdawczo-odbiorcze dotyczące spraw przekazanych w module archiwum EZD?

[Danuta J. Samek]

Nie pocieszę pani. Spisy się powielają. Numeracja spraw się powiela. Jestem akurat na etapie rozgryzania tego orzecha. Pozdrawiam

[Paweł z ...]

- Czy sprawy przekazywane do archiwum w EZD na zasadzie przekazania uprawnień w module archiwum EZD też odbywa się poprzez spisy zdawczo-odbiorcze? czy po prostu są automatycznie przenoszone do EZD archiwum? a jeśli generuje się jakiś spis zdawczo-odbiorczy to czy będzie on miał kolejny nr wg wykazów spisów zdawczo-odbiorczych tj. 251?
- czy tworzy się podział na sprawy o kat. A i osobno na sprawy o kat. B? bo do tej pory spisy zdawczo-odbiorcze były osobno na kat. A i osobno na kat. B
- czy przekazanie dokumentacji ze składów chronologicznych w pudłach na podstawie spisów zd-od. tak samo jest rejestrowane w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych i ma nadany kolejny nr? czy nadaje się sygnaturę? no ale takie pudło nie ma konkretnej kategorii archiwalnej bo w pudle jest zgromadzona dokumentacja o różnych kategoriach archiwalnych? (a w momencie brakowania o ile dobrze rozumiem, będą brakowane odpowiedniki w pudle brakowanej dokumentacji w EZD - i wtedy część pism będzie wybrakowana po 5 latach, część po 10, a niektóre będą siedzieć dłużej, więc moim zdaniem nie da się automatycznie wybrakować na raz całego pudła ze składu chronologicznego)?
- do tego dochodzi jeszcze przekazanie teczek prowadzonych w systemie tradycyjnym jako wyjątki i przekazanie nośników z informatycznego składu nośników też na podstawie spisu zd.-od.

Nie ma spisów zdawczo-odbiorczych spraw elektronicznych archiwizowanych w EZD. Archiwizacja oznacza odebranie uprawnień prowadzącemu sprawę i nadanie części uprawnień archiwiście a sprawy i dokumenty oznaczone są jako archiwalne. Nie musi być jakiejś dodatkowej ewidencji archiwalnej w EZD.
W przypadku dokumentów papierowych w składach i nośników danych ze zbiorów informatycznych, dokumentację przekazuje się do archiwum na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego rejestrowanego oczywiście w wykazie spisów, analogicznie jak dokumentację papierową.

[Bolek]

Pilnuj i przypominaj o potrzebie wypełniania metadanych dokumentów. Aby tytuły dokumentów, koszulek były jasne. Pilnuj aby wszystkie nowe sprawy były rejestrowane bo niektórzy zapis "akta nie tworzą sprawy" nie rejestrują pism w systemie.