Ja to rozumiem tak, że przekazuje się z komórki całość dokumentacji wytworzonej w danym roku, np. z wydziału finansów będą to wszystkie sprawozdania, dokumentacja księgowa itd. Wszystko za jednym zamachem. Tak po prostu. Dlatego tak ważny jest plan przekazywania dokumentacji z wydziałów do az. Każdy wydział ma przeznaczone np. dwa tygodnie w roku na przekazanie akt. Wtedy jest pewność, że nawet jeśli będzie wiele spisów, to zyskają one kolejne numery i trafią obok siebie na półkę.