Obecne wskazówki metodyczne do opracowania fotografii przewidują ich inwentaryzację przy użyciu systemu informatycznego. Rozważano różne koncepcje takiego systemu i zdecydowano o przygotowaniu bazy analogicznej do bazy IZA.
Funkcjonuje ona jako baza lokalna w jednym z archiwów od ponad roku, a teraz jest dostosowywana do przyjęcia jej do stosowania także w innych archiwach. W sierpniu będziemy mogli przesłać ją do testowania. Może kogoś to zainteresuje?

Witam
Oczywiście, że interesuje . Chętnie się owej bazie przyjrzę.

Wczoraj otrzymaliśmy bazę po kilku przeróbkach. Dziś postaramy się przerobić projekt podręcznika użytkownika i prześlemy komplet do ZNA, CKM, Informatyka i Archiwa oraz do jedynego Ochotnika. Dziękuję za pojawienie się!

Witam
Oto garść uwag na temat bazy FOTO:
Generalnie: Szkoda, że przygotowana aplikacja jest osobną bazą danych a nie częścią bazy IZA, w której od wersji 5,0 zapowiadany były edytor dla fotografii. W efekcie trudniej będzie opisać w bazie fotografie znajdujące się w jednostkach aktowych.

1. w tabeli Zespół nr archiwum ustawiony jest domyślnie 34, w instrukcji nie ma informacji o konieczności zmiany w ustawieniach tabeli; wartość domyślna 34 jest też ustawiona w formularzu Zespoły i również tam trzeba ją zmienić
2. funkcja blokowania pomyślana jako zabezpieczenie przed przypadkowym skasowaniem czy modyfikowaniem danych (?) nie jest najlepszym pomysłem - zmusza za każdym razem do klikania przycisku "odblokuj"
4. pole Okres powinno mieć kolor żółty, bo jest obowiązkowe
5. w polu Data wprowadzenia/Data przydałaby się maska wprowadzania danych, ponadto Data wprowadzania/modyfikacji powinna być wstawiana automatycznie z systemu - nie ma sensu jej wpisywać za każdym razem
6. Modyfikacja danych - obecna konstrukcja pozwala na wprowadzenie tylko informacji o jednej modyfikacji - ostatniej? (lepsze rozwiązanie zastosowano w bazie IZA 6,0)
7. w polu Wprowadzający przydałaby się lista rozwijana z nazwiskami (jak obecnie w IZIE)
8. dobrze byłoby określić jednostkę miary w przypadku wielkości pliku - czy to mają być kb, Mb, GB - wtedy w tabeli to pole mogłoby mieć typ liczbowy
9. W instrukcji brak informacji, że konieczne jest wpisanie adresu lokalizacji kopii cyfrowej zdjęcia - bez tego nie uda się obejrzeć żadnego wydruku inwentarza (odpowiedni atrybut w kwerendzie w kolumnie FOTO ma wartość Is not null)
10 dlaczego na wydruku inwentarza nie ma Tytułu? Są tylko dane z pola opis szczegółowy, nie ma też tytułu fotografii z poziomu opisu dokumentu
11 Wydruk inwentarza jest trochę nieczytelny - zwłaszcza w przypadku tematów złożonych z kilku fotografii
12 stan fizyczny jest obowiązkowy na poziomie jednostki - uniemożliwi to opisanie tematu złożonego ze zdjęć w różnym stanie, bo trzeba dla całego tematu wybrać jakiś stan - może dodać tam pole "-" (zwłaszcza, że dla plików komputerowych nie ma sensu określanie stanu fizycznego) dla tematów złożonych z wielu zdjęć?
13 kontrowersyjne określenie chronologiczne - okres np. III RP
14 pole przeznaczone na adres pliku ma długość tylko 50 znaków, czy to nie za mało?

Na razie tyle wątpliwości, sugestii i zapytań. Zapraszam do dyskusji.

Dziwi mnie, ze jeszcze powstają odrębne bazy dla jakiegoś rodzaju dokumentacji. Chyba była niejednokrotnie mowa, że dążymy do unifikacji posiadanych przez nas baz danych. Rozumie, że kiedyś ktoś zaczął tworzyć specjalnie bazę dla fotografii i w końcu udało mu sie ją skończyć. W takim razie jeśli już zostanie ona wprowadzona aby nie była obowiązkowa bo tylko rozpraszamy informację.

A mam pytanie czy prócz ADM  archiwa państwowe mają dokumentację audiowizualną tzn filmy nagrania i fotografie w postaci odrębnych zespołów

Dziwne pytanie
Oczywiście, że mają; wystarczy przejrzeć bazę SEZAM na stronie NDAP.

Cytat: Tomek w Wrzesień 03, 2007,
Dziwi mnie, ze jeszcze powstają odrębne bazy dla jakiegoś rodzaju dokumentacji.

Przyłączam się do tego zdziwienia

Witam
Jeszcze słowo o konstrukcji bazy:
Ponieważ opis może odbywać się na dwóch poziomach: jednostki (tematu) i obiektu(pojedynczej fotografii) lepiej byłoby rozdzielić dane z tych dwóch poziomów do dwóch tabel. Analogicznie jak jest to zrobione w bazie IZA. Wówczas łatwiej będzie uzyskać przejrzyste wydruki i łatwiej myśleć o przyszłym scalaniu danych. Z tego samego powodu można rozważyć wyłączenie dat do osobnej tabeli - znów analogicznie jak w IZIE.

Oczywiście, to jest podstawowa sprawa. W tej chwili w wydruku inwentarza skarbowego liczone są rekordy na poziomie opisu jednostki oraz na poziomie dokumentu; z takiej skarbówki nic nie wynika (to jest tak, jak byśmy z IZY otrzymali wydruk skarbowy z policzonymi j.a. i obiektami razem).
A oto inne uwagi:
Edytor:
1. Pole „sygnatury dawne” i „Uwagi” chyba lepiej przenieść do zakładki „Informacje ogólne”.
2. Pole „Okres” należy bezwzględnie usunąć, nie wnosi nic nowego do opisu (chronologiczny podział można zastosować przy pomocy serii). Poza tym pojęcie jest niejednoznaczne i stanowi pretekst do wielkiej swobody (czy fotografie ze zjazdu w Olsztynie zakwalifikować do IV Rzeczypospolitej, czy już V itp., powstaną niepotrzebne dylematy).
3. Numer i rozmiar pozytywu powinny być umieszczone w jednej zakładce. 
4. Pole „Technika wykonania”: negatyw, pozytyw, klisza szklana, plik komputerowy (chyba lepiej: plik danych). Dalej jest pole „Rozmiar pozytywu” i „Rozmiar negatywu”. A gdzie wpisać rozmiar kliszy, jeśli się trafi???
5. W zakładce „Informacje dodatkowe” i „Indeksy” należy zamieścić sygnaturę jednostki, której opis dotyczy.
6. Brak miejsca na wpisanie statusu nośnika (oryginał, kopia zabezpieczająca, kopia użytkowa).
7. Liczba obrazów i odbitek na poziomie dokumentu nie może być większa niż na poziomie j.a., teraz można tak wpisać.
8. W polu „Udostępnianie” lepiej wprowadzić do wyboru: tak lub nie.
                                                               
                                                                                               cdn...

Wydruki:
1.Wykaz serii/podserii: powinien zliczyć też liczbę j.a. oraz podać daty (tak jak w IZIE).
W tytule raportu powinien być numer zespołu (zbioru).

2.Układ skarbowy fotografii: chyba powinno być: Inwentarz skarbowy.
W nagłówku raportu należy zamieścić numer zespołu (zbioru). W polu „data” w tej chwili pokazuje się określenie „pozytyw”.

3.Fotografie z podziałem na serie i podserie: powinno być: chyba powinno być inwentarz książkowy. Należy wprowadzić wartości parametru: numer strony oraz datę (po co datę???). Poza tym bez przydziału są opisy na poziomie dokumentu, chociaż w edytorze są przydzielone do serii.

4. Strona tytułowa: raport powinien automatycznie „zbierać” daty skrajne zespołu (zbioru). W tej chwili przed wydrukowaniem raportu można wpisać obojętnie jakie daty w wyskakujących parametrach i takie daty są na stronie tytułowej. Poza tym nazwa zbioru lub zespołu jest cały czas taka sama (pierwszy zespół w bazie), niezależnie od tego, jaki zespół wybierzemy z selektora.

Jeszcze w kwestii wydruków:
brak wydruku konkordancji sygnatur oraz indeksów.

Cytat
Poza tym bez przydziału są opisy na poziomie dokumentu, chociaż w edytorze są przydzielone do serii.

Chodzi o inwentarz książkowy. Nie zawiera on także w ogóle opisów całych jednostek, które mają też opis na poziomie dokumentu.
Poza tym dobór pól wydaje się całkowicie przypadkowy (pisał już o tym Wojtek), nie ma np. pola „daty”, które wydaje się konieczne.

Witam
Zastanawiam się nad sposobem określenia dat jako "około".
Z jednej strony to jest jakiś pomysł w sytuacji gdy bazy "przejęły" [] na określenie dat wykraczających poza ramy czasowe działania aktotwórcy. Z drugiej jednak strony, czy nie lepiej z punktu widzenia możliwości wyszukiwawczych, zamiast wpisywać rok: 1978 z zaznaczeniem "około" wpisywać np. 1976-1980 za "około" przyjmując 2 lata?

Hmmm...
A dlaczego nie trzy?