Dlatego łaśnie powinna być jakaś ewidencja takowych akt wykonawczych zdawanych do archiwum, choćby to miała być tylko kartka w zeszycie.
Jeśli jednak żadnej ewidencji nie ma to ktoś przecież takie akta wykonawcze wytworzył, np. zespoł kuratorski, trzeba by zazcąć od sprawdzenia czy aby na pewno kuratorzy przekazali akta do dołączenia do akt głównych.
W samym zaś wydziale sa liczne kontrolki i w zależności od tego jakie to konkretnie akta wykonawcze były w którejś z nich te akta powinny być zrejestrowane.

Jeśłi jednak wszystko zostało sprawdzone, wszystkie wykazy mówią jasno, że akta powinny być w archiwum a ich nie ma i nie było zadnej ewidencji ich przekazywania, to problem będzie tak długo.. az akta sie znajdą ;x bo to jest tylko słowo przeciwko słowu

Gdybyż to było takie proste. Obecne przepisy zmuszają archiwistę w sądzie  albo do naruszenia zasad archiwalnych, albo zasad biurowości sądowej. Ze tylko tu wspomnę, że prawie każdorazowo dołączenie akt wykonawczych powoduje zmianę dat skrajnych głównych akt dawno przekazanych za spisem zdawczo-odbiorczym. Nie podejrzewam, aby ktoś to robił. Sprawa więc nie ogranicza się do wypisania sygnatur na kartce i ubrania archiwistę we włączenie jednych akt w drugie. Problemów z tym fantem jest więcej, ale na forum tego na pewno nie rozwiążemy.

Problem można by częściowo rozwiazać przechowujac w archiwum osobno akta spraw, w których wykonano orzeczenie bądź nie zachodziła potrzeba wykonania takowych od tych, w których orzeczeń jeszcze nie wykonano, aczkolwiek jestem ciekaw czy gdziekolwiek w Polsce taki podział jest wprowadzony 

A z datami skrajnymi to temat na osobny referat.
Generalnie jednakoż, moim skromnym zdaniem, większość problemów wywodzi się z tego, iż akta sądowe są prowadzone systemem dziennikowym podczas, gdy juz od okresu międzywojennego (reforma biurowości z 1931) w prawie wszystkich archiwach instytucji państwowych niepodzielnie panuje system bezdziennikowy, co jest różnicą niosącą wielorakie konsekwencje a nie tylko takie, że jedni mają repertorium a drudzy wykaz akt. Efekt jest taki, ze systemem dziennikowym interesuja się dzisiaj archiwści pracujący w archiwach jednostek wymiaru sprawiedliwości oraz archiwiści i historycy na uniwersytetach, których jednak bardziej interesuje wiek XIX niż XXI.
Nie da się również ukryć faktu, iż po dziś dzień archiwa zakładowe są traktowane w jednostkach organizcyjnych Ministerstwa Sprawiedliwości trochę po macoszemu, pomimo tego iż generalnie ostatnimi laty podobno sytuacja się poprawia. No ale jak sie czyta pismo z Departamentu Organizacyjnego MS w sprawie projektowanych zmian w roporządzeniu z 2004 roku, w którym ktos sobie wesoło rozprawia o "zwiększeniu się zbiorów" w archiwach to  ręce opadają.

U mnie została została założona kontrolka na akta wykonawcze, które mają być dołączone do akt głównych w archiwum. Kwituję odbiór i przynajmniej wiadomo, czy były przekazane, czy nie.

Jako archiwistka z niewielkim doświadczeniem zwracam się znów o pomoc 

Jestem na etapie tworzenia spisów dokumentacji niearchiwalnej. Jako że nie dysponuję spisami zdawczo odbiorczymi (żadnymi) robię je roboczo na podstawie repertorium, a później sprawdzam z aktami na magazynie. Nie jest to jednak tak prosta sprawa jak sądziłam.

1) Rubryka "daty skrajne" czy to mają być te same daty, które powinny się znaleźć na spisach z-o? Tj. co zrobić jeśli zapadł wyrok w sprawie (np. cywilnej), w aktach znajduje się zarządzenie sędziego "akta odłożyć do archiwum", a po kilku latach w aktach pojawia się wniosek, np. o nadanie klauzuli wykonalności.
- Czy wtedy datą końcową jest data odłożenia akt, czy data tego wniosku?
- Okres przechowywania akt liczy się od momentu zarządzenia sędziego "akta odłożyć do archiwum", a nie wniosku? Dobrze myślę?

2) Co zrobić ze sprawami zawieszonymi? Akta te fizycznie znajdują się na magazynie, miedzy sprawami zakończonymi. W repertorium jest informacja, że sprawa jest zawieszona i przekazana do archiwum.
- Nie mogę ich zniszczyć, bo nie są to zakończone sprawy?
- Teoretycznie nie powinny znaleźć się w archiwum?

http://www.saws.pl/asp/pliki/Przepisy/2004-46-443.pdf

Cytat1. Okresy przechowywania akt w sądzie liczy się od początku roku kalendarzowego następującego
po roku, w którym ukończono czynności sądowe związane z wykonaniem orzeczenia lub zarządzenia
kończącego postępowanie w sprawie.

nadanie klauzuli wykonalności podpada pod hasło "czynności sądowe", więc od tego momentu należy naliczać okres przechwowywania, w praktyce również ta datę należałoby wpisywać jako datę końcową

co do spraw zawieszonych - w żadnym razie nie można ich brakować, co prawda sprawy cywilne mogą tak trwać z zawieszeniu nawet kilkanaście lat ale na to się nic nie poradzi, trzeba czekac na uprawomocnieine się postanowienia/orzeczenia/wyroku etc. kończącego postępowanie i dopiero od tego momentu naliczać okres przechwowywania
teoretycznie także sprawy nie zakończone nie powinny trafiać do AZ aczkolwiek w takim wypadku różnie to bywa 

Nadal będę męczyć temat, bo chce dobrze zrobić to brakowanie.

Cytat...zarządzenia kończącego postępowanie w sprawie.

1) czyli po wydaniu postanowienia, a następnie zarządzenia sędziego "akta odłożyć do archiwum" liczę okres przechowywania

2) po 9 latach pojawia w aktach wniosek, np. o nadanie klauzuli wykonalności -> sprawę się umarza, bo wniosek złożono za późno, to:
-zmieniają się daty skrajne (niby z tych spisów z-od, których nie mam)
-okres przechowywania nie ulega zmianie

3) jeśli wniosek, np. o nadanie klauzuli wykonalności będzie pozytywnie rozpatrzony, to wtedy mają miejsce

Cytatczynności sądowe związane z wykonaniem orzeczenia

? a jeśli jak w przykładzie powyżej, to nie są to czynności sądowe, bo sprawę się umarza?
-zmieniają się daty skrajne
-okres przechowywania liczy się od wydania postanowienia, a następnie zarządzenia sędziego "akta odłożyć do archiwum"? (pomijam wniosek)?

cóż - na prawie to ja się nie znam co prawda ale czy na pewno po 9 latach wniosek o klauzulę bedzie "umorzony"? a nie po 10 latach przypadkiem? i czemu tak właściwie mowa o umorzeniu? a nie byłoby po prostu odpowiedzi że sprawa uległa przedawnieniu i dlatego wnioskowi nie nadano dalszego biegu? a skoro nie nadano dalszego biegu to nie ma klauzuli i nie ma tym samym tutaj miejsca wykonanie czynności sądowych tylko administracyjna - przynajmniej ja tak to rozumiem

jeśli jednak masz poważne wątpliwości skontaktuj sie z AP z oddziałem nadzoru nad archiwami zakłądowymi (czy jak tam to będzie sie nazywać) - nie tylko od kontroli są ale i od pomocy, nie pogryzą i zapytaj się jak to jest z rozróżniem pmiędzy datą skrajną akt a datą od której nalicza sie okres przechowywania

Gdy zaczynałem pracę w archiwum sądu pracownik AP tłumaczył mi, iż okres przechowywania liczy się od ostatniego pisma w sprawie. (daty skrajne-pierwsze i ostatnie pismo) Każde nowe pismo wydłuża okres przechowywania, ponieważ oznacza, iz jest znowu zainteresowania daną sprawą. W spisie akt przeznaczonych na makulaturę stosujemy rubryki uwzględniające anteriorę i posteriorę. Myślę, że jest to słuszne podejście.
Myślę, że czas zmienić przepisy i jasno określić w jaki sposób należy określać okres przechowywania akt sądowych.

Słyszałem również taką propozycję aczkolwiek dalsze naliczanie okresu przechowywania akt tylko dlatego, że osoba fizyczna lub jakowaś instytucja prześle pismo z prośbą o odpis wyroku? Kuriozum jakoweś, żeby monstrum nie powiedzieć.

Zgodnie z rozporządzenie ws archiwizowania akt sądowych

Cytat§ 25.
1. Okresy przechowywania akt w sądzie liczy się od początku roku kalendarzowego następującego po roku, w którym ukończono czynności sądowe związane z wykonaniem orzeczenia lub zarządzenia kończącego postępowanie w sprawie.

2. Jeżeli nie zachodzi potrzeba wykonywania czynności wymienionych w ust. 1, okres przechowywania akt liczy się od uprawomocnienia się orzeczenia lub zarządzenia.

Zatem punkt 1 dotyczy przede wszystkim akt karnych, wykroczeniowych, rodzinnych, tam gdzie wykonuje się orzeczony wyrok. W takim przypadku datą skrajną jest pismo kończące wykonanie orzeczenia.
Punkt 2 dotyczy spraw w których wydano postanowienie, zarządzenia, nakaz. Wówczas data końcową jest uprawomocnienie się post. nakazu, zrządzenia.

Co do klauzuli wykonalności to strona ma 10 lat na jej wniesienie. Nadanie klauzuli w żaden sposób nie wpływa na zmianę daty końcowej sprawy (chyba że sędzia odmówi jej nadania wydając tym samym odpowiednie zarządzenia czy postanowienie, ja wtedy takie akta zostawiam). Po każdorazowym wypożyczeniu akt w celu wydania odpisu lub nadania klauzuli musiałabym zmieniać na spisach z-o datę skrajną?! Przy przeszło 6 tysiącach wypożyczeń rocznie jest to niewykonalne.

Akta sądowe są specyficzne (zwłaszcza karne) dlatego przy jakichkolwiek wątpliwościach co jest czynnością sądową, kiedy uprawomocniło się postanowienie czy nakaz zawsze można zapytać sędziego.

Jeszcze raz poruszę temat akt akt postępowania wykonawczego. Otóż pomyślałam, żeby przyjmować do AZ tylko akta postępowania wykonawczego, których akta główne są już w AZ. Jeśli akt głównych nie ma jeszcze w archiwum, wówczas nie przyjmować tych wszystkich kuratorskich teczek itp, bo teczki mogą wówczas zostać dołożone na wydziale do akt głównych.

Zawsze musi pojawić się jakieś "ale"...
gdy dostaję powiedzmy ok. 80 teczek do dołożenia do akt - sprawdzam na magazynie i okazuje się, że akt głównych nie ma (nie sprawdzę, czy kiedykolwiek były w AZ, bo nie mam spisów z-o). Wyjście:
1) zostawić teczkę wykonawczą i niech "czeka" na akta główne (widzę, że w starszych rocznikach taki system stosowano i niektóre teczki wykonawcze "nie doczekały się" na akta główne)
2) zwrócić teczkę do wydziału (ale szkoda mojej pracy, bo dwa razy trzeba będzie odwiedzić to samo miejsce na magazynie).

Jakieś refleksje doświadczonych archiwistów?

U mnie pani w wydziale karnym ustala w spisaach z-o, czy akta główne zostały przekazane i przekazuje tylko teczki wykonawcze z naniesioną pozycją z wykazu. Jeśli trafią do archiwum akta wykonawcze i okaże się, że akta główne nie zostały przekazane to teczki te są zwracane wydziałowi. Można też przez pewien czas trzymać te akta w archiwum i czekać, aż akta główne zostaną przekazane, ale faktycznie można się czasami nie doczekać.

Dalej ciągnę temat - to moje pierwsze brakowanie, więc pewnie sami rozumiecie 

CytatCo do klauzuli wykonalności to strona ma 10 lat na jej wniesienie. Nadanie klauzuli w żaden sposób nie wpływa na zmianę daty końcowej sprawy (chyba że sędzia odmówi jej nadania wydając tym samym odpowiednie zarządzenia czy postanowienie, ja wtedy takie akta zostawiam). Po każdorazowym wypożyczeniu akt w celu wydania odpisu lub nadania klauzuli musiałabym zmieniać na spisach z-o datę skrajną?! Przy przeszło 6 tysiącach wypożyczeń rocznie jest to niewykonalne.

Zmiana dat skrajnych przy tak dużej ilości akt wypożyczanych wydaje mi się wręcz absurdalna, bo skoro akta są wypożyczane, bo np. strona żąda odpisu, to nie ma to żadnego znaczenia dla sprawy.

Ale klauzula wykonalności jest nadawana zarządzeniem - więc jest to "czynność sądowa". Tylko teraz pytanie, czy jest to "czynność sądowa związana z wykonaniem orzeczenia"

Skontaktowałam się w końcu z nadzorem archiwalnym i poinformowano mnie, że przechowywanie akt liczyć należy od nadania klauzuli wykonalności -- co sprowadza się do kuriozum (moim zdaniem):
-zmiany dat skrajnych w spisach z-od,
-znaczącego wydłużenia okresu przechowywania akt (strona ma 10 lat na złożenie wniosku),
-dodatkowego przeglądania każdych akt pod wzg. poszukiwania wniosku o wykonalność.

A skoro wg. nadzoru okres przechowywania liczyć należy od nadania klauzula wykonalności, to po co sędziowie nadają zarządzenie o zakończeniu sprawy? - i rzekomo (tak mi się wcześniej wydawało) od tego momentu w spr. cywilnych liczy się okres przechowywania:

Cytat§ 25.
1. Okresy przechowywania akt w sądzie liczy się od początku roku kalendarzowego następującego po roku, w którym ukończono czynności sądowe związane z wykonaniem orzeczenia lub zarządzenia kończącego postępowanie w sprawie.

Ja tak sobie mniemam, iż wygląda to tak (w uproszczeniu):

1. sprawa zakończona, pozwany ma zapłacić tyle a tyle, klauzula wykonalności nie jest nadana - pozwany jest zobowiazny zapłacić ale nie może iść z tym wyrokiem/postanowieniem do komornika do egzekucji, czas na zapłatę 10 lat
2. wierzyciel składa wniosek o nadanie klauzuli wykonalności, klauzula zostaje udzielona, bieg terminu z punktu pierwszego zostaje przerwany, z tym tytułem wykonawczym można iść do organu egzekucyjnego i rzeczony może wszcząc postępowanie egzekucyjne, czas na dochodzenie wierzytelności przez wierzyciela to ponownie 10 lat

kierujac się wtedy zasadą, że nie można brakować akt przed upływem terminu w którym strona może dochodzić swoich praw to termin ich przechwowywania zostaje wydłużony

Fakt faktem, że w stosowaniu jest to bardzo nawet uciążliwe, aczkolwiek na razie nie aktualizuje spisów zd-odb na bieżąco, czynię to dopiero przy brakowaniu.