IFAR

Cytat: gtrafalski w Grudzień 13, 2024,

To zależy czy u was Spisy spraw prowadzi się na poziomie komórek organizacyjnych (jakieś chyba jednak powinniście mieć), czy całej jednostki.

Jeszcze się nic nie prowadzi, zaczynamy od stycznia dlatego tyle pytań jest.

W instrukcji jest zapis " Spisy spraw prowadzą pracownicy merytoryczni w odniesieniu do spraw im przekazanych do załatwienia"

Czy dobrze zatem interpretuję, że jeśli zaświadczenia o zatrudnieniu wystawia 2 pracowników to każdy ma swój spis spraw i nadaje kolejno swoje numery?

Witam,
mam pod swoją opieką taki przypadek: niby funkcjonują komórki ale bez wyraźnego podziału w regulaminie. I w instrukcji kancelaryjnej (dosyć starej z 2013 roku) w par. związanym z nadawaniem numerów spraw jest wskazany tylko skrót jednostki organizacyjnej. Więc zaleciłem, że skoro jest taki podział to należy prowadzić tylko jeden spis spraw dla danej klasy końcowej. Wcześniej każdy pracownik miał swój spis spraw i czasem były 3 spisy....Zresztą kontrola z AP też na to wskazała, że tak powinno być. Jest to mało wygodny podział ale dopóki nie zostaną zmienione przepisy to tak musi zostać. Więc w opisywanym przypadku trzeba by postąpić analogicznie. Bo skoro nie ma podziału na komórki więc i nie może kierownik wskazać tej merytorycznej. Wskaże osobę/ osoby które mają to załatwić. Pytanie czy jeżeli w jednej sprawie będą dwie osoby to czy każda po roku może wpisać swoje inicjały? Niby zakazu nigdzie nie ma....

To zależy czy u was Spisy spraw prowadzi się na poziomie komórek organizacyjnych (jakieś chyba jednak powinniście mieć), czy całej jednostki.

Jeszcze się nic nie prowadzi, zaczynamy od stycznia dlatego tyle pytań jest.

W instrukcji jest zapis " Spisy spraw prowadzą pracownicy merytoryczni w odniesieniu do spraw im przekazanych do załatwienia"

Czy dobrze zatem interpretuję, że jeśli zaświadczenia o zatrudnieniu wystawia 2 pracowników to każdy ma swój spis spraw i nadaje kolejno swoje numery?

Można. To zależy od Twoich wewnętrznych procedur. Myślę, że AP nie będzie robiło problemu o brak pieczątek "za zgodność".

W mojej ocenie jeśli jesteś pod nadzorem AP to zawsze musisz wystąpić o zgodę chyba że jest wskazane, że dokumenty są wyłączone z UNZA.

Oczywiście, że z załącznikami... To co będzie w piśmie to już mało ważne. Ja u siebie "pociągnąłem" sprawę związaną z uzgodnieniami.