41
Archiwa Zakładowe / Odp: Wnioski urlopowe - rejestr/spis spraw
« Ostatnia wiadomość wysłana przez KatZam dnia Styczeń 03, 2025, »no i teraz pytanie na jakiej podstawie można uznać że wnioski urlopowe nie tworzą akt sprawy?
Ostatnie wiadomości
42
Archiwa Zakładowe / Odp: Dokumentacja techniczna
« Ostatnia wiadomość wysłana przez Szymon dnia Styczeń 03, 2025, »a czy mogę przyjąć na stan archiwum zakładowego dokumentację techniczną obiektów zabytkowych - budynki ciągle w użyciu, eksploatowane (wpisane do rejestru zabytków) po zakończonych, zrealizowanych i rozliczonych modernizacjach, np. dachu lub pomieszczeń z lat 2010-2018?
inwestycje remontowe własne pozakańczane i rozliczone, z których została dokumentacja techniczna - finansowane z budżetu własnego lub dotacji z UE lub Ministerstwa Kultury - dotyczy miejskiej instytucji kultury
inwestycje remontowe własne pozakańczane i rozliczone, z których została dokumentacja techniczna - finansowane z budżetu własnego lub dotacji z UE lub Ministerstwa Kultury - dotyczy miejskiej instytucji kultury
43
Archiwa Zakładowe / Odp: dokumentacja nie tworząca akt sprawy
« Ostatnia wiadomość wysłana przez KatZam dnia Styczeń 03, 2025, »nie tworzysz spisów spraw i nie nadajesz znaków spraw na te dokumenty
To mi się podoba
Czy jako karty urlopowe mogę uznać podania o urlop, o opiekę, o siłę wyższą? Nie mamy kart, jest samo podanie i na nim akceptacja dyrektora.
44
Archiwa Zakładowe / Odp: dokumentacja nie tworząca akt sprawy
« Ostatnia wiadomość wysłana przez KEwelina dnia Styczeń 03, 2025, »nie tworzysz spisów spraw i nie nadajesz znaków spraw na te dokumenty
45
Archiwa Zakładowe / znak pisma
« Ostatnia wiadomość wysłana przez KatZam dnia Styczeń 03, 2025, »W spisie spraw mam taką kolumnę jak "znak pisma" czy to jest to samo co znak sprawy i jak np. mam sprawozdanie gus to mam tam wpisać cały nasz znak sprawy (oznaczenie jednostki, symbol klasyfikacyjny z wykazu akt zgodnie z jrwa, kolejny numer sprawy, rok, inicjały pracownika prowadzącego sprawę) + ten sam cały znak sprawy na sprawozdaniu?
46
Archiwa Zakładowe / dokumentacja nie tworząca akt sprawy
« Ostatnia wiadomość wysłana przez KatZam dnia Styczeń 03, 2025, »W instrukcji mam wpisane, że dokumentacja nietworząca akt spraw to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt.
Mam też wpisane, że taką dokumentację w szczególności mogą stanowić m.in. dokumentacja finansowo-księgowa, listy obecności, karty urlopowe i kilka innych.
Co to dokładnie oznacza?
Czy do list obecności czy podań o urlop nie tworzę spisu spraw? A może spis spraw powinien być tylko nie nanoszę znaków spraw na te dokumenty?
Mam też wpisane, że taką dokumentację w szczególności mogą stanowić m.in. dokumentacja finansowo-księgowa, listy obecności, karty urlopowe i kilka innych.
Co to dokładnie oznacza?
Czy do list obecności czy podań o urlop nie tworzę spisu spraw? A może spis spraw powinien być tylko nie nanoszę znaków spraw na te dokumenty?
47
Archiwa Zakładowe / Odp: Pismo z dnia 31.12.2012 - do której teczki
« Ostatnia wiadomość wysłana przez łucja dnia Styczeń 02, 2025, »Data wpływu z pieczątki wpływu przybitej w kancelarii na piśmie (data sporządzenia pisma, ani dekretacji nie ma znaczenia).
48
Archiwa Zakładowe / Odp: Pismo z dnia 31.12.2012 - do której teczki
« Ostatnia wiadomość wysłana przez milka120109 dnia Styczeń 02, 2025, »Dziękuję bardzo. Wszystkiego dobrego w Nowym Roku
49
Archiwa Zakładowe / Organy kolegialne, komisje - znaki spraw
« Ostatnia wiadomość wysłana przez gtrafalski dnia Styczeń 02, 2025, »Hej,
mamy w urzędzie organ kolegialny stanowiący głos doradczy dla kierownika jednostki (przedstawiciele urzędu i innych jednostek). Mam problem z nadawaniem znaków spraw. Zebrania odbywają się kilkanaście razy do roku, a przygotowanie posiedzenia zajmuje zwykle kilka miesięcy (zawiadomienie uczestników, ustalenie planu itd.) i często wykraczają poza ramy roku kalendarzowego. I tu pojawia się problem w systemie tradycyjnym:
1. Możemy potraktować zapisy IK literalnie. Będę rejestrował sprawy w spisie właściwym dla roku ich rozpoczęcia (czyli w momencie, w którym rozsyłamy zawiadomienia o planowanym zebraniu) i będę sprawę ciągnął aż do uwag do protokołu z zebrania. Będzie to skutkowało tym, że w teczkach w AZ będę miał w każdym roku protokoły zaczynające się od np. nr 4, a kończące się na np. nr 3 z następnego roku. Przyznam, że mało to przejrzyste w późniejszym wyszukiwaniu.
2. Możnaby również spróbować podejść do problemu nieco bardziej kreatywnie. I rejestrować sprawy zebrań, które odbędą się w następnym roku już na kolejnym spisie spraw. Wtedy co prawda w 2024 r. wyślę pismo ze znakiem z 2025 r., ale przynajmniej w teczce aktowej będę miał komplet protokołów z jednego roku.
3. Z tego co się zorientowałem moi merytorycy wymyślili metodę hybrydową. Rejestrują w sprawy w spisie spraw w roku rozpoczęcia i po 1 stycznia przerejestrowują na nowy spis. Niby nie mają na to paragrafu w IK, ale przynajmniej mają zarejestrowane sprawy w roku rozpoczęcia i teczkę aktową z kompletem zebrań z danego roku.
Naturalnie zostaliśmy uznani za wytwórcę materiałów archiwalnych, a akta Komisji są kat. A
Bardzo proszę o uwagi, podzielenie się doświadczeniami i ewentualne pomysły jak wyjść z tego impasu.
mamy w urzędzie organ kolegialny stanowiący głos doradczy dla kierownika jednostki (przedstawiciele urzędu i innych jednostek). Mam problem z nadawaniem znaków spraw. Zebrania odbywają się kilkanaście razy do roku, a przygotowanie posiedzenia zajmuje zwykle kilka miesięcy (zawiadomienie uczestników, ustalenie planu itd.) i często wykraczają poza ramy roku kalendarzowego. I tu pojawia się problem w systemie tradycyjnym:
1. Możemy potraktować zapisy IK literalnie. Będę rejestrował sprawy w spisie właściwym dla roku ich rozpoczęcia (czyli w momencie, w którym rozsyłamy zawiadomienia o planowanym zebraniu) i będę sprawę ciągnął aż do uwag do protokołu z zebrania. Będzie to skutkowało tym, że w teczkach w AZ będę miał w każdym roku protokoły zaczynające się od np. nr 4, a kończące się na np. nr 3 z następnego roku. Przyznam, że mało to przejrzyste w późniejszym wyszukiwaniu.
2. Możnaby również spróbować podejść do problemu nieco bardziej kreatywnie. I rejestrować sprawy zebrań, które odbędą się w następnym roku już na kolejnym spisie spraw. Wtedy co prawda w 2024 r. wyślę pismo ze znakiem z 2025 r., ale przynajmniej w teczce aktowej będę miał komplet protokołów z jednego roku.
3. Z tego co się zorientowałem moi merytorycy wymyślili metodę hybrydową. Rejestrują w sprawy w spisie spraw w roku rozpoczęcia i po 1 stycznia przerejestrowują na nowy spis. Niby nie mają na to paragrafu w IK, ale przynajmniej mają zarejestrowane sprawy w roku rozpoczęcia i teczkę aktową z kompletem zebrań z danego roku.
Naturalnie zostaliśmy uznani za wytwórcę materiałów archiwalnych, a akta Komisji są kat. A
Bardzo proszę o uwagi, podzielenie się doświadczeniami i ewentualne pomysły jak wyjść z tego impasu.
50
Archiwa Zakładowe / Odp: Pismo z dnia 31.12.2012 - do której teczki
« Ostatnia wiadomość wysłana przez Arrchiwistka dnia Styczeń 02, 2025, »Pismo wpinamy zgodnie z datą wpływu, chyba że dotyczy sprawy z wcześniejszego roku, to dopinamy do tejże sprawy.