IFAR

wszystko zaczyna się od momentu objęcia jednostki nadzorem archiwalnym, czyli powstania archiwum zakładowego.

Nie do końca rozumiem. W decyzji o objęciu nadzorem jest polecenie utworzenia archiwum zakładowego, przystosowania magazynu, nowelizacji przepisów etc. To chyba nie jest jeszcze ten moment.

Pierwszym pełnym rokiem sprawozdawczym będzie 2025, ale jeżeli w 2024 powstało już archiwum zakładowe i przyjmowałeś już dokumenty na stan, to ja bym już takie sprawozdanie zrobiła.

Do końca 2024 roku obowiązywała instrukcja dla składnicy akt. Dopiero od 2025 mamy przepisy dla archiwum zakładowego.
 

Poza tym, to poboczny wątek, ale zastanawiam się co dzieje się z zasobem składnicy akt? Zostaje przyjęta na stan AZ?

Najpewniej to co mieliśmy do tej pory, czyli B25 będzie trzeba przekwalifikować na A. Będę wiedział więcej po kontroli ?
Pozdrawiam.

Dziękuję za odpowiedzi. W instrukcji archiwalnej mam oczywiście zapis o sprawozdawczości dla AP, ale te przepisy obowiązują od 1 stycznia tego roku. Do końca roku 2024 wszystko funkcjonowało po staremu jako składnica akt. Nie mamy jeszcze na stanie akt kategorii A, a na wszystkich dokumentach widnieje określenie składnica akt. I tutaj pytanie czy to jest już ten pierwszy rok sprawozdawczy? Przecież nie zmieniło się jeszcze nic prócz objęcia nas nadzorem. Pytanie pomocnicze: czy składnica akt przestaje nią być w momencie otrzymania decyzji o objęciu nadzorem, czy dopiero po nowelizacji przepisów kancelaryjno-archiwalnych? Przygotowując sprawozdanie za rok 2024 nie jestem w stanie podać ilości przejętej dokumentacji w podziale na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną, skoro spisy z-o mam wyłącznie na kategorię B, a kategoria A pojawi się dopiero na spisach z roku 2025. Uprzejmie proszę o pomoc i wyjaśnienie.

Zajrzyj do swojej instrukcji archiwalnej czy masz coś przesłać czy nie.
Co do formularza to zajrzyj na stronę swojego archiwum czy tam takiego nie ma, jak nie to na stronie AP w Wawie znajdziesz takowe, które spełnia wymagania prawne.

Cytat: Danuta J. Samek w Marzec 03, 2022,

I znowu archiwista zajmuje się nie swoimi zadaniami.  To pracownicy merytorycznie (sic!) mają określać rzeczowość spraw i właściwie zakładać sprawy! Proszę nie pytać archiwistów z całej Polski i z różnych instytucji o urzędnicze zwyczaje w rodzimej jednostce! Proszę to omawiać z wytwórcą sprawy i w oparciu o obowiązujące w jednostce instrukcje kancelaryjno-archiwalne! Pozdrawiam

Archiwista  powinien też doradzać pracownikom merytorycznym w zakresie postępowania z dokumentacją. Zawsze powinien służyć pomocą, gdy ktoś o to poprosi. Taka jego rola, zwłaszcza, gdy w instytucji nie ma koordynatora czynności kancelaryjnych.

Wydaje mi się, że cała dokumentacja techniczna powinna być w jednej klasie. Zwłaszcza jeśli dotyczy jednego budynku.

Słusznie, czasem milion razy powtarzam, ale powtarzam, po to jesteśmy. Czasem załapią od razu czasem to trwa. Jak miałam ekspertyzę przez AP to zapytałam, czy ktoś ma jeszcze jakieś pytania, i przychodzili do pana z AP i pytali, byli bardzo zadowolenia, a i ja mam teraz spokój.
Samo życie, jak to mówią, a ja piszę 

Jednorazowo składaliśmy chęć otrzymywania pasków płacowych na maila.
Teraz co miesiąc mamy na mailu. Po co te podania?
Dodatkowa teczka zbędna...