Witam
Zakładam nowy temat, żeby innych dyskusji nie rozpraszać, i dlatego, że tym razem jestem pewien, iż to właściwy wątek we właściwym dziale :P
Otóż mam takie zapytanie: Liczba wpisanych rekordów na pewno wpływa na szybkość działania wyszukiwarki w IZIe. Ale czy w porządku jest sytuacja, gdy wyszukiwanie w bazie, w której liczba rekordów (ja) to 81000 i (indeksów) 236000 trwa ok. 30 sek. zaś w bazie z 115000 ja i 540000 indeksów ponad 3 minuty w porywach do 5! (w sieci) Czy to normalne działanie Accessa, czy należy szukać błędu we wpisach, a może w samej bazie? A jeśli tak to jakiego rodzaju mógłby to być błąd?
Zakładam, że nie są to takie same bazy. Cóż - prędkość wyszukiwania danych zależy przede wszystkim od ilości złączeń pomiędzy tabelami - im więcej tym wolniej chodzi oraz od kolejności wykonywania tych złączeń. Niestety w przypadku access'a nie ma zbyt dużych możliwosci optymalizacji zapytań SQL. Sprawdź czy indeksy są na: kluczach obcych (to przyśpiesza wyszukiwanie rekordów podrzędnych) i na wszyskich kolumnach, na których ustawione są kryteria wyszukiwania.
Zakładam, że bazę projektowali fachowcy i zrobiona jest poprawnie. Faktycznie 3 min przy tej ilosci rekodów jest nie do przyjęcia - nawet jak na accessa. Pozdrawiam.
Witam
Widzę, że kolega Mysun spoza kręgu archiwalnego ;).
Opisana sytuacja zdarza się w tej samej bazie zawierającej różne zestawy rekordów. Zrobina jest przez profesjonalistów i sądzę, że jest zoptymalizowana pod wzgledem wydajności. Zastanawiam się natomiast czy może być tak, że jakiś rodzaj błędu przy wpisywaniu rekordów mógł bazę spowolnić, albo czy mogło nastąpić uszkodzenie struktury bazy? Już wcześniej zaobserwowałem, że niepokojąco się rozrasta podczas dodawania rekordów - osiągała rozmiar ponad 100 MB a po zdefragmentowaniu kurczyła się do 60 MB (po przejściu na IZĘ 5,0 ten problem chyba znikł). Jednak już kolejne otwarcie tabel do edycji powodowało powrót do "przerośniętego" rozmiaru. Może to objawy tej samej choroby?
Cytat: "Wojciech Woźniak"Ale czy w porządku jest sytuacja, gdy wyszukiwanie w bazie, w której liczba rekordów (ja) to 81000 i (indeksów) 236000 trwa ok. 30 sek. zaś w bazie z 115000 ja i 540000 indeksów ponad 3 minuty w porywach do 5! (w sieci)
IZA 5.0 nie działała najlepiej również w naszym archiwum. Po zaimportowaniu danych jedynie z IZY 4.0 (wyłączając MAPĘ i KITĘ) wykonanie jakichkolwiek czynności w bazie (wejście i wyjście z inwentarza, przejście do innego zespołu, zamknięcie bazy) było bardzo uciążliwe. Przeszukiwanie bazy trwało również bardzo długo (czas porównywalny do 3-5 minut podanych przez Pana). Próby te wykonywałem na dobrej klasy komputerze, a biorąc pod uwagę, że nie wszystkie w naszym archiwum są takie postanowiliśmy pozostać przy IZIE 4.0. Pomysł podziału bazy na kilka tematycznych (aby przyspieszyć działanie) odrzuciliśmy, ponieważ przeczyłoby to idei bazy zintegrowanej, dzięki której użytkownik otrzymuje raport na interesujący go temat, nie musząc przeszukiwać innych baz. Zastanawiam się, czy po tych wszystkich ulepszeniach (łącznie z komunikatem p. Kuczyńskiego http://www.ifar.lublin.ap.gov.pl/ifarforum/viewtopic.php?t=220) baza rzeczywiście działa sprawniej?
Jak rozumiem, podane przez Pana ilości indeksów (540 000) odnoszą się do AP w Opolu. Zastanawiam się jednak (po oględzinach inwentarzy na stronie NDAP) jaki jest sens przenoszenia do indeksów wyrażeń z tytułów jednostek? Nie ma to żadnej wartości informacyjnej, zatem w imię przyspieszenia działania bazy możnaby z nich spokojnie zrezygnować. Wtedy baza na pewno "przyspieszy".
Cóż, myślę że problemem jest oprogramowanie - a konkretnie w access. Nie jestem ekspertem od tej bazy ale jak wywnioskowałem z dyskusji IZA 5.0. Jest dość rozbudowana jesli chodzi o ilość tabel. Prawdopodobnie access przy duzej ilości danych ma problemy z dokonywaniem złączeń między tabelami. Kiedyś przeprowadzono test: to samo skomplikowane zapytanie SQL zadano do baz danych (taka sama struktura tabel, ilość danych i sprzęt) różnych producenów i w różnym - nieraz długim czasie - otrzymano wyniki ze wszystich baz oprócz accessa, który po 14 godzinach szukania się powiesił. Proszę pamiętać, że jest to baza wchodząca w skład pakietu biurowego i w założeniu nie była projektowana do celów produkcyjnych. Gdyby była do tego celu przeznaczona to Microsoft :evil: nie wypuszczał by MS SQL Server'a. Proponuję pomyśleć o przejściu na bazy innych producentów. Np: ostatnio ukazała się oparta na open source'owym Postgresie EnterpriseDB http://www.enterprisedb.com/. Licencja niedroga, a baza bardzo profesjonalna. Najnowszy MySQL też jest już całkiem profesjonalny. A co do poruszonego w innym wątku Oracle XE - to problem nie leży w Windowsie tylko ilości RAM. Ta baza to nic innego jak Oracle 10G bez kilku zaawansowanych rozwiązań - a w 10G jak nie ma 512 MB RAM'u to nawet instalacja nie ruszy. Ale i tak chyba nie ma się tym już co zajmować bo własnie ukazała się licencja i darmowa wersja jest już tyko na 3 miesiące (a cena normalnej licencji to kosmos). Pozdrawiam.
Witam
Maciej Zdunek:
CytatPróby te wykonywałem na dobrej klasy komputerze, a biorąc pod uwagę, że nie wszystkie w naszym archiwum są takie postanowiliśmy pozostać przy IZIE 4.0.
Pozostać przy IZIE 4,0? A co z wysyłką do Warszawy pod koniec marca? Czy COIA przyjmować będzie dane w wersji 4,0 i 5,0 i scalać je u siebie?
Maciej Zdunek:
CytatZastanawiam się, czy po tych wszystkich ulepszeniach (łącznie z komunikatem p. Kuczyńskiego http://www.ifar.lublin.ap.gov.pl/ifarforum/viewtopic.php?t=220) baza rzeczywiście działa sprawniej?
Zastosowanie uwagi pana Kuczyńskiego znacznie przyspiesza pracę w formularzach - przemieszczanie się pomiędzy zespołami i powrót do winiety jest po likwidacji zliczania jednostek o niebo szybszy. ;)
Maciej Zdunek:
CytatZastanawiam się jednak (po oględzinach inwentarzy na stronie NDAP) jaki jest sens przenoszenia do indeksów wyrażeń z tytułów jednostek?
Nie nowa to kwestia na tym forum ;). Rzeczywiście przenoszenie do indeksów słów z tytułów nie ma żadnego sensu - to rzecz udowodniona już przez pana Choniawkę ;). Ale Instrukcja w sprawie sporzadzania indeksów do inwentazry archiwlanych z 1974 r. w części IV pkt. 2 brzmi: "Redagowanie haseł indeksowych polega na wydobyciu z tytułu jednostki inwentarzowej wyrazu lub wyrazów najistotniejszych, które najtrafniej przekazują treść akt indeksowanej jednostki..." zaś Instrukcja do bazy danych IZA 5,0 na stronie 8 odysłając do powyższego zarzadzenia mówi:"Do każdej jednostki archiwalnej zostały dołączone trzy indeksy:
geograficzny, osobowy i przedmiotowy, w których należy wpisać hasła indeksowe (maksymalnie 100 znaków) odzwierciedlające zawartość jednostki archiwalnej. Każde hasło należy umieścić w osobnym polu. Można je wpisywać lub kopiować odpowiednie słowo z tytułu jednostki archiwalnej i wklejać je do pól indeksu. Zasady tworzenia haseł zawarte są w Instrukcji w sprawie sporządzania indeksów do inwentarzy archiwalnych wprowadzonej Okólnikiem Naczelnego Dyrektora Archiwów
Państwowych z 26 stycznia 1974 roku."
Maciej Zdunek:
CytatJak rozumiem, podane przez Pana ilości indeksów (540 000) odnoszą się do AP w Opolu.
Zgadza się, to część naszej bazy, jednak hasła przedmiotowe - najczęściej powtórzenia słów z tytułów ;( to "zaledwie" ok. 130 000. Nawet więc po rezygnacji zostaje ponad 400 000 rekordów - haseł geograficznych i osobowych, które nadal "obciążają" bazę (o ile oczywiścei to liczba rekordow spowalnia wyszukiwanie)
Cytat: "Wojciech Woźniak"
Pozostać przy IZIE 4,0? A co z wysyłką do Warszawy pod koniec marca? Czy COIA przyjmować będzie dane w wersji 4,0 i 5,0 i scalać je u siebie?
Prawdopodobnie tak, przypominam, że IZA 5.0 (teraz 5.1) nie jest obowiązkowa. Z tego co pamiętam wysyłałem dane również ze starszej IZY. Poza tym kwestia "wejścia" w IZĘ 5.1 jest otwarta.
Cytat: "Wojciech Woźniak"
Nie nowa to kwestia na tym forum ;). Rzeczywiście przenoszenie do indeksów słów z tytułów nie ma żadnego sensu - to rzecz udowodniona już przez pana Choniawkę ;).
Pewnie, że nie jest nowa, ale tak długo, jak długo archiwiści bedą tworzyli takie hasła "indeksowe" przypominania nigdy za wiele. Jak Pan pewnie wie w wielu archiwach i dzisiaj tworzy się w ten sposób hasła indeksowe.
Cytat: "Wojciech Woźniak"Ale Instrukcja w sprawie sporzadzania indeksów do inwentazry archiwlanych z 1974 r. w części IV pkt. 2 brzmi: "Redagowanie haseł indeksowych polega na wydobyciu z tytułu jednostki inwentarzowej wyrazu lub wyrazów najistotniejszych, które najtrafniej przekazują treść akt indeksowanej jednostki..." zaś Instrukcja do bazy danych IZA 5,0 na stronie 8 odysłając do powyższego zarzadzenia mówi:"Do każdej jednostki archiwalnej zostały dołączone trzy indeksy:
geograficzny, osobowy i przedmiotowy, w których należy wpisać hasła indeksowe (maksymalnie 100 znaków) odzwierciedlające zawartość jednostki archiwalnej. Każde hasło należy umieścić w osobnym polu. Można je wpisywać lub kopiować odpowiednie słowo z tytułu jednostki archiwalnej i wklejać je do pól indeksu. Zasady tworzenia haseł zawarte są w Instrukcji w sprawie sporządzania indeksów do inwentarzy archiwalnych wprowadzonej Okólnikiem Naczelnego Dyrektora Archiwów
Państwowych z 26 stycznia 1974 roku."
Powoływanie się na przestarzałą instrukcję w sprawie sporządzania indeksów do inwentarzy jest trochę nie na miejscu. W czasach, kiedy była ona wydana, tworzenie haseł indeksów z tytułów jednostek, etc. miało swoje uzasadnienie. Wiemy, że teraz nie ma absolutnie żadnego. Czy wobec tego mamy stosować przestarzałą instrukcję w imię przestrzegania zasad metodyki? A co ze zdrowym rozsądkiem?!? Po co wykonywać pracę z której nie ma żadnego pożytku? Pracę, która jest opłacana z pieniędzy publicznych. Trzeba jak najszybciej zmienić (lub uchylić) instrukcję do sporządzania indeksów, może wreszcie archiwiści przestaną się na nią powoływać...
Cytat: "Wojciech Woźniak"
Zgadza się, to część naszej bazy, jednak hasła przedmiotowe - najczęściej powtórzenia słów z tytułów ;( to "zaledwie" ok. 130 000. Nawet więc po rezygnacji zostaje ponad 400 000 rekordów - haseł geograficznych i osobowych, które nadal "obciążają" bazę (o ile oczywiścei to liczba rekordow spowalnia wyszukiwanie)
Czy chodzi o te rekordy, gdzie w zespołach cechowych hasłem przedmiotowym jest słowo "czeladnik" lub "mistrz", czego co prawda rzeczywiście nie ma w tytule, ale jakaż to informacja? Lub dodanie do indeksu geograficznego - od góry do dołu - nazwy miejscowości, która podana jest w nazwie zespołu, a też rzeczywiście nie ma jej w tytułach? (cytuję z pamięci, ponieważ strona NDAP chwilowo (?) nie działa, przepraszam za ewentualne pomyłki)
CytatPowoływanie się na przestarzałą instrukcję w sprawie sporządzania indeksów do inwentarzy jest trochę nie na miejscu. W czasach, kiedy była ona wydana, tworzenie haseł indeksów z tytułów jednostek, etc. miało swoje uzasadnienie. Wiemy, że teraz nie ma absolutnie żadnego. Czy wobec tego mamy stosować przestarzałą instrukcję w imię przestrzegania zasad metodyki? A co ze zdrowym rozsądkiem?!
Tak ale dla niektórych właśnie takie instrukcje są ważniejsze niż zdrowy rozsądek. Bo tak napisano. Napewno znajdzie pań cos tutaj na tym forum. A ryzyko jest takie, ze zawsze ktoś sie doczepi bo postępował pan ze "zdrowym rozsądkiem" a nie w myśl instrukcji.
I co ma począć taki archiwista? Z nikąd pomocy tylko flekowanie. Jak nie tak to tak.
Witam
Maciej Zdunek:
CytatCzy chodzi o te rekordy, gdzie w zespołach cechowych hasłem przedmiotowym jest słowo "czeladnik" lub "mistrz", czego co prawda rzeczywiście nie ma w tytule, ale jakaż to informacja? Lub dodanie do indeksu geograficznego - od góry do dołu - nazwy miejscowości, która podana jest w nazwie zespołu, a też rzeczywiście nie ma jej w tytułach? (cytuję z pamięci, ponieważ strona NDAP chwilowo (?) nie działa, przepraszam za ewentualne pomyłki)
Nie będę udawał, że indeksy tworzone w opolskim archiwum są szczytem przemyślności. Niestety nie są i daleko im do tego. Fakt, że można znaleźć przykłady na nielogiczne - z podanych wyżej przyczyn - stosowanie haseł, ale jednak większość owych 500000 rekordów to hasła geograficzne z ksiąg gruntowych o niwatpliwej wartosci wyszukiwawczej. Choć przyznaję jeszcze raz, że jeśli chodzi o indeksy to jesteśmy wciąż w głębokim lesie. :oops:
Maciej Zdunek:
CytatPrawdopodobnie tak, przypominam, że IZA 5.0 (teraz 5.1) nie jest obowiązkowa. Z tego co pamiętam wysyłałem dane również ze starszej IZY. Poza tym kwestia "wejścia" w IZĘ 5.1 jest otwarta.
Tu wprawił mnie Pan w głęboką konfuzję! Sądziłem, że nowa baza posiadająca niezaprzeczalne walory (jak choćby połączenie baz do kartografii, dokumentacji technicznej i możliwość opisywania fotografii etc.) staje się właśnie jedyną obowiązującą wersją bazy...
Maciej Zdunek:
CytatPowoływanie się na przestarzałą instrukcję w sprawie sporządzania indeksów do inwentarzy jest trochę nie na miejscu.
A jakże nie powoływać się na obowiązujące przepisy?!
No właśnie... Co ma pierwszeństwo: prawo czy "zdrowy rozsądek" napędzany postępem?
Cytat: "Wojciech Woźniak"
Tu wprawił mnie Pan w głęboką konfuzję! Sądziłem, że nowa baza posiadająca niezaprzeczalne walory (jak choćby połączenie baz do kartografii, dokumentacji technicznej i możliwość opisywania fotografii etc.) staje się właśnie jedyną obowiązującą wersją bazy...
Walory posiada, ale jak już wyżej pisałem pierwsza próba zaimportowania danych zakończyła się fiaskiem, nie tylko z powodów sprzętowych (komputery), lecz również błędną aplikację do importu danych (po przerobieniu dało się jakoś przenieść IZĘ i KITĘ, ale MAPY...), która niedawno została wymieniona. Pisząc o IZIE miałem na myśli to, że IZA jako taka nie jest obowiązkowa, a jedynie zalecana (chyba, że się mylę, w takim razie proszę p. Laszuk o sprostowanie).
Cytat: "Wojciech Woźniak"
A jakże nie powoływać się na obowiązujące przepisy?!
No właśnie... Co ma pierwszeństwo: prawo czy "zdrowy rozsądek" napędzany postępem?
W przypadku instrukcji do indeksów jest to dla mnie (w kontekście tego, co już napisałem i nie chciałbym się powtarzać) jedynie pytanie retoryczne...
Witam
Maciej Zdunek:
CytatPisząc o IZIE miałem na myśli to, że IZA jako taka nie jest obowiązkowa, a jedynie zalecana (chyba, że się mylę, w takim razie proszę p. Laszuk o sprostowanie).
Ja równiez żyję w przekonaniu, że IZA jako narzędzie do tworzenia inwentarzy nie jest obowiązkowa, ale wydawało mi się, że skoro już decydujemy się na używanie IZY to korzystamy w całym kraju z jednej wersji aplikacji. Tak byłoby sensownie w kontekście myślenia o Zintegrowanym Systemie.
Maciej Zdunek
CytatW przypadku instrukcji do indeksów jest to dla mnie (w kontekście tego, co już napisałem i nie chciałbym się powtarzać) jedynie pytanie retoryczne...
Niekoniecznie. W piśmie z 16 XI 2006 informującym o zakończeniu prac nad scalaniem inwentarzy przesłanych z naszego archiwum do COIA Pani Laszuk przypomina o zarządzeniu z 1974 r.
Cytat: "Wojciech Woźniak"
Niekoniecznie. W piśmie z 16 XI 2006 informującym o zakończeniu prac nad scalaniem inwentarzy przesłanych z naszego archiwum do COIA Pani Laszuk przypomina o zarządzeniu z 1974 r.
A więc znowu zarządzenie nr 3 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 26 stycznia 1974 r. w sprawie sporządzania indeksów do inwentarzy archiwalnych... Przyjrzyjmy mu się więc bliżej:
§ 1:
Cytat
W celu dalszego usprawnienia informacji archiwalnej, a w szczególności mając na uwadze ułatwienia przy korzystaniu z inwentarzy archiwalnych, wprowadza się do stosowania instrukcję (...)
I. Uwagi ogólne:
Cytat
Indeksy do inwentarzy mają na celu poprawę jakości informacji archiwalnej oraz skrócenie czasu poszukiwań (...) Podstawą do sporządzania indeksów są w zasadzie tytuły poszczególnych jednostek wpisanych do inwentarza lub regesty spraw w nich zawartych.
Czy rzeczywiście – zgodnie z instrukcją – indeksy sporządzane m.in. w Opolu, w dużej ilości powtarzające wyrazy zawarte w tytułach jednostek, bądź nazwach zespołów, „usprawniają informację archiwalną” i „skracają czas poszukiwań”, jak zaleca Zarządzenie? Oczywiście nie. Elementem systemu informacyjnego stały się bowiem bazy komputerowe, a więc także IZA 5.1. A standardowa wyszukiwarka do tej bazy przeszukuje i tytuł, i uwagi, i indeksy. Przenoszenie wyrazów z tytułu jednostki do indeksu nie ma więc żadnego sensu, ponieważ przez to otrzymany raport nie będzie większy. Nie może być też mowy o „skróceniu czasu poszukiwań” ponieważ może być on tylko dłuższy (jeśli weźmiemy pod uwagę niepotrzebne „przeczesywanie” 500 000 pól indeksowych). A więc nie tylko nie osiągamy pożądanego przez autorów instrukcji rezultatu (usprawnienie informacji i skrócenie czasu poszukiwań), a wręcz przeciwnie...
II. Indeks osobowy, ust. 4:
Cytat
W indeksie nie uwzględnia się w zasadzie nazwisk osób, a także rodzin i nazw rodów występujących w nazwie zespołu (...)
III. Indeks nazw geograficznych, ust. 2:
CytatNie uwzględnia się w zasadzie nazw miejscowości zawartych w nazwie zespołu, a występujących w sposób jawny lub ukryty w inwentarzu.(...)
Skoro jest Pan tak bardzo przywiązany do tej instrukcji, dlaczego w Opolu nie stosuje się jej? Nagminne jest przenoszenie do indeksu imienia i nazwiska osoby (od góry do dołu we wszystkich rekordach), która występuje w nazwie zespołu. To samo zresztą dotyczy nazw geograficznych. Przeglądając opolską IZĘ na stronie NDAP nie zdarzyło mi się znaleźć zespołu, w którym nazwa geograficzna występująca w nazwie zespołu, nie zostałaby przeniesiona do indeksu. Niezgodnie z obowiązującą instrukcją, na którą tak bardzo żarliwie się Pan powołuje. Czy wobec tego w Opolu stosuje się obowiązujące przepisy archiwalne, czy nie? A może stosuje się – nie daj Boże – własną interpretację?
Jak Pan widzi, nie wszystko jest takie idealne, jak się Panu wydaje. Czasem zdrowy rozsądek i logika podpowiadają lepsze rozwiązania (no tak, ale nikt nie nakazał w jakiejkolwiek instrukcji kierowania się zdrowym rozsądkiem i logiką...). Pamiętajmy, że dla nas – archiwistów, ale i urzędników numerem jeden powinno być zawsze dobro użytkownika (petenta, klienta, interesariusza – jak kto woli). Dlatego w dobie komputeryzacji archiwów jedyną słuszną drogą indeksacji archiwaliów jest wnikanie w głąb jednostki, opisywanie jej zawartości. Przecież tytuł jednostki np. „Protokoły sesji Rady Narodowej Miasta i Gminy w x” nic nie mówi. Pal licho, jeśli jest ich w zespole kilka jednostek, ale jeśli więcej? Użytkownik ma szukać, bo zawsze szukano, bo badacz powinien szukać? Chyba powinniśmy mieć inne podejście... Jest już XXI wiek. To forum powinno chyba służyć znajdowaniu nowych rozwiązań, a nie upieraniu się przy starych metodach, instrukcjach, o których nie powinniśmy zapominać, bo są częścią dziedzictwa archiwalnego, ale które niekoniecznie sprawdzają są dzisiaj...
Witam
Chyba się trochę nie rozumiemy. Nie chciałem powiedzieć, że owo zarządzenie jest lekiem na całe zło, lecz że jest przepisem prawnym obowiązującym. Problemem jest, czy możemy wybiórczo stosować określone jego części, a inne pomijać? Czy zdrowy rozsądek jest wystarczającą pewną regułą interpretacyjną? Nie pisałem zdaje się też nigdzie: "Hej, patrzcie jakie cudne indeksy robimy w Opolu!" Niestety nasze indeksy nie mogą być wzorcem i doskonale zdaję sobie z tego sprawę. Dlatego właśnie wskazuję na problemy związane z prawem, które nie zawsze nadąża za rzeczywistością, ale przecież prawem pozostaje.
No tak, faktycznie się nie rozumiemy. Moim celem było wykazanie, że mimo tego, iż powołuje się Pan na tę instrukcję, nie stosuje się jej w Opolu (lub stosuje się wybiórczo). Skoro uważa Pan, że trzeba przestrzegać obowiązującego prawa archiwalnego, jakiekolwiek by ono nie było, musi być Pan konsekwentny. Powinien Pan więc usunąć wszelkie powtórzenia z nazwy zespołu (nazwy geograficzne i nazwiska - o tym już pisałem), które znalazły się w indeksach (jest to niezgodne z instrukcją).
Pozdrawiam i życzę miłego dnia
Halo Poznań !
A jak wpisujecie do indeksu przedmiotowego skróty np. oznaczające partie: PZPR, ZSL, SD albo inne?
Czy tylko pełną nazwę czy także powszechnie (znane) używany skrót?
Cytat: "gość"Halo Poznań !
A jak wpisujecie do indeksu przedmiotowego skróty np. oznaczające partie: PZPR, ZSL, SD albo inne?
Czy tylko pełną nazwę czy także powszechnie (znane) używany skrót?
Skróty nie stanowią w naszej bazie osobnych haseł indeksowych, ale mogą stanowić jego część. W związku z tym zdarza się, że używamy skrótu, aby zmieścić zapis w polu indeksowym. Pole indeksowe zawiera tylko 255 znaków (choć to i tak więcej, niż standardowe 100), a hasła w przypadku AP Poznań są bardzo rozbudowane (wystarczy zajrzeć na stronę NDAP i obejrzeć nasze indeksy). Generalnie jednak staramy się unikać skrótów, ponieważ znacznie zawężają one możliwości wyszukiwawcze. Najczęściej występuje skrót PZPR (4843 razy), PRL (131), RP (51), PKP (47). Inne występują bardzo sporadycznie. Nie jest to chyba zbyt wygórowana ilość, zważywszy na ogólną liczbę indeksów schodzących w opisie j.a. wyłącznie poniżej jej tytułu (121 603 rekordów).
Dawno nie miałam okazji zaglądać na Ifar i stąd opóźnienie w odpowiedziach.
Rację ma "mysun", twierdząc, że Access nie jest właściwym narzędziem do obsługi dużej ilości danych. To prawda, i już kilkakrotnie na tym forum poruszany był temat jakości oprogramowania. Konkluzje są podobne - mamy Accessa od kilku lat, wydaliśmy spore sumy na legalne licencje i sporo czasu zużyliśmy na naukę posługiwania się tym oprogramownaiem. Od 10 lat robimy w COIA zestawienia baz danych tworzonych lokalnie na konkretne potrzeby archiwów. Początkowo bazy były w progamach ISIS, dBase, FoxPro, obecnie przeważa Access. Nie zauważyłam, aby któreś archiwum używało Postgressa lub MySQL-a... Tak z dnia na dzień trudno przeskoczyć z jednego oprogamowania do drugiego. Zwłaszcza jeśli ten skok ma zrobić ok. 1000 osób w kilkudziesięciu placówkach. Rozwiązania MySQL-owe próbujemy na bazie online do ewidencji dokumentacji pracowniczej. To pierwszy krok, nie skok, w stronę zmiany metod pracy. Tylko czy wszyscy pracownicy w archiwach mogą swobodnie wprowadzać dane do baz online?
Wojciech Woźniak pyta, co z przesyłką danych do COIA w końcu marca. Cieszę się, że ktoś pamięta o tym terminie. Zresztą, przygotujemy pisma do dyrekcji przypominające o kolejnej ręcznej zbiórce danych. Wracając jednak do wersji bazy danych IZA. Baza ta nie jest bazą obowiązkową. Można ją stosować, ale nie ma obowiązku. Przesyłając ją do archiwów pisaliśmy, że można nadal stosować bazę w wersji 4.0. Tym bardziej, że patrząc na zgodność raportu inwentarza książkowego z przepisami, raport z bazy 4.0 jest właściwy... Jednak powszechne narzekania na tę wersję sprawiały, iż myślałam, że nie będzie miała juz ona zwolenników. A jednak ma. Inwentarze elektroniczne będziemy zbierać w różnych wersjach. W ubiegłych latach przerabialiśmy, z lepszym lub gorszym rezultatem, inwentarze w Wordzie, Excelu lub różnych strukturach Accessa, więc poruszanie się między różnymi wersjami bazy IZA nie jest najgorszym, co możemy sobie w COIA wyobrazić. Bazy danych powinny usprawnić pracę osób opracowujących zasób, proszę więc wybrać wersję najbardziej dogodną (nie piszę "najlepszą", bo przecież takiej jeszcze nie wymyślono...). A do nas przesłać efekty pracy, które udostępnimy w Internecie. W tym roku budżet informatyczny jest b. skromny, więc nie przewidujemy dużych zmian w formach prezentacji internetowej. Paradoksalnie więc otrzymanie danych w formacie bazy IZA 4.0 będzie dla nas najbardziej dogodne i najmniej kosztowne.
Ulubiony temat haseł indeksowych. Powołujemy się na zarządzenie z 1974, bo ono nadal jest obowiązujące. I zalecamy stosowanie go głównie w tej części, w której mowa jest o poprawnym formułowaniu haseł. Indeksy do tytułów tracą rację bytu w systemach informatycznych, ale formułowanie haseł indeksowych do zawartości jest wdzięcznie przyjmowane przez użytkowników. Jeśli się wczyta w powyższe zarządzenie, to i problem skrótów się wyjaśni, i problem za krótkich pól. Hasło indeksowe to nie spis tytułów dokumentów w jednostce archiwalnej. Na takie informacje przygotowano specjalny moduł w IZA 5.0 (wykaz obiektów). Naszym hitem było początkowo hasło indeksu przedmiotowego " Handel pączkami w dni bezciastkowe", po jego usunięciu miejsce na podium zajęło "I koń się potknie". Jeśli to się nie powtórzy, może będzie coś jeszcze. Ale przecież nie o to chodzi!
AL
Walczę już z IZA ze 4 lata. Wydajemi sie iż do opracowywania akt XIX-XX wieku IZA 4.0 jest najlepsza. 5.01 powstała po to aby pogodzić wielu użytkowników bazy w tym opracowywujących "akta troszkę starsze" oraz dokumentację kartograficzną i techniczną. Myślę, zę jeśli doczekamy sie wersji 6.0 to wszyscy będą zadowoleni bedzie to taki kombajn, ze hej ! Zatem jest światełko w tunelu. Ciekawe czy powrócimy do czwórki? bardzo bym chciał.
Co do indeksów. Fajne są te w dzienniku ustaw i monitorze. Chyba pójdę w tym kierunku.
Cytat: "Anna Laszuk"
Hasło indeksowe to nie spis tytułów dokumentów w jednostce archiwalnej. Na takie informacje przygotowano specjalny moduł w IZA 5.0 (wykaz obiektów).
Bardzo dobrze, że pojawił się taki moduł, ponieważ pozwoli na wpisywanie np. załączników, tytułów dokumentów zawartych w jednostce. Jednak sam proces przenoszenia będzie bardzo uciążliwy, biorąc pod uwagę konieczność ich "wychwycenia", a później przeniesienia do tabeli "Dokument"; tam z kolei ustawiono wymóg podania strony, która bardzo rzadko jest podawana w naszych indeksach (z różnych przyczyn). Nie jest to więc takie proste jak się wydaje. Szkoda, że nie było takiego pola w IZIE 4.0...
Cytat: "Anna Laszuk"
Naszym hitem było początkowo hasło indeksu przedmiotowego " Handel pączkami w dni bezciastkowe", po jego usunięciu miejsce na podium zajęło "I koń się potknie". Jeśli to się nie powtórzy, może będzie coś jeszcze. Ale przecież nie o to chodzi!
AL
Sprawdziłem - to wpis z IZY z Archiwum Państwowego w Szczecinie. Choćbym myślał 100 lat to nie widzę w tym nic śmiesznego, biorąc pod uwagę tak oczywiste fakty, jak nazwa zespołu (Państwowe Teatry Dramatyczne w Szczecinie), nazwę jednostki (Teczka przedstawień, 1964 r.) i to, że "I koń się potknie" jest tytułem sztuki teatralnej rosyjskiego dramaturga Aleksandra Nikołajewicza Ostrowskiego wystawianej na deskach polskich teatrów... Dla mnie bardziej śmieszne jest przenoszenie do indeksu słów z tytułu jednostki i takie zachowanie jest godne potępienia, a nawet wyśmiania, a nie dobra robota, jaką w tym przypadku wykonali koledzy ze Szczecina.
Może nie śmieszne, ale w takim sformułowaniu niezrozumiałe. Gdyby zgodnie z zarządzeniem (pkt. IV 5. instrukcji będącej załącznikiem) podano tytuł w ramach subindeksu lub wpisano np.
sztuki - "I koń się potknie"
brzmiałoby to znacznie poprawniej i bardziej zrozumiale.
Przy okazji, nie ma wymogu podawania numeru strony. Można go podać opisując obiekt, o czym mówi podręcznik użytkownika bazy IZA (s. 9). Na s. 4 tegoż podręcznika jest informacja, że pola wymagane są zaznaczone kolorem żółtym.
A do "czwórki" wracać nie ma potrzeby, gdyż nadal jest (może być) w użyciu. Po dotychczasowych doświadczeniach nie bardzo wierzę w idealną IZĘ nawet 15.0, ale dzięki, Gościu, za słowa pokrzepienia! Zbliżając się do systemu zintegrowanego chcieliśmy ujednolicać narzędzia informatyczne, ale ciągle powraca wizja wielu odmian bazy danych do opracowywania zasobu wytworzonego w różnych: okresach, zaborach, itp. Tylko czy się nie pogubimy w tych odmianach? Teraz taką próbą jest IZA-L i IZA-T oraz SKAN-L i SKAN-T.
Cytat: "Anna Laszuk"Przy okazji, nie ma wymogu podawania numeru strony. Można go podać opisując obiekt, o czym mówi podręcznik użytkownika bazy IZA (s. 9). Na s. 4 tegoż podręcznika jest informacja, że pola wymagane są zaznaczone kolorem żółtym.
Ależ jest wymagane, proszę sprawdzić. Przypominam, że mowa jest o
wykazie obiektów, a nie indeksie. Nie ma za to wymogu podawania strony przy sporządzaniu indeksu.
Owszem, ma Pan rację. W podręczniku użytkownika bazy danych nie jest napisane, że pole numer strony przy opisie obiektu nie jest obowiązkowe. Czy uważa Pan, że pola nieobowiązkowe należy oznaczać w podręczniku, analogicznie do oznaczania pól obowiązkowych, tzn. po nazwie każdego pola dodać: [pole obowiązkowe] lub [pole nieobowiązkowe]? A może wystarczy komunikat w bazie danych przy próbie zamykania rekordu, w którym brakuje elementów, jak np. przy polu Opis obiektu?
Przy takich niejasnościach słuszna wydaje się uwaga p. Staszewskiej-Katolik, aby nie tylko bazy przesyłać do testowania w archiwach, ale także podręczniki użytkownika do recenzji. Ale do kogo? Kogo uznamy za osobę miarodajną, za specjalistę praktyka?
CytatPrzy takich niejasnościach słuszna wydaje się uwaga p. Staszewskiej-Katolik, aby nie tylko bazy przesyłać do testowania w archiwach, ale także podręczniki użytkownika do recenzji. Ale do kogo? Kogo uznamy za osobę miarodajną, za specjalistę praktyka?
Myśle, ze takie osoby się znajdą napewno. Wystarczy dać np. ogłoszenie na IFARze aby chętne osoby skontaktowały sie z tą i tą osobą w wiadomej sprawie. Moze to jest też jakieś rozwiązanie?
Cytat: "Anna Laszuk"Baza ta nie jest bazą obowiązkową. Można ją stosować, ale nie ma obowiązku.
Dlaczego?
Dlatego, że żaden przepis NDAP nie wprowadził jej do obowiązkowego stosowania.
Obowiązek stosowania narzędzi informatycznych wprowadzany jest, jak do tej pory, razem z przepisami metodycznymi, których wykonywanie narzędzia te umożliwiają. Większość zestandaryzowanych baz danych, służących do gromadzenia informacji o zasobie lub wspomagania funkcji pełnionych przez archiwum, nie jest powiązana ściśle z konkretnym przepisem (np. PRADZIAD, ELA, RAP, SUMA, PUZZLE, TOPOGRAF, IZA, SCRINIUM), więc ich używanie jest zalecane, nie obowiązkowe.
Cytat: "Anna Laszuk"Większość zestandaryzowanych baz danych, służących do gromadzenia informacji o zasobie lub wspomagania funkcji pełnionych przez archiwum, nie jest powiązana ściśle z konkretnym przepisem (np. PRADZIAD, ELA, RAP, SUMA, PUZZLE, TOPOGRAF, IZA, SCRINIUM), więc ich używanie jest zalecane, nie obowiązkowe.
Bardzo proszę o informację, od kiedy baza PRADZIAD nie jest obowiązkowa.
Cytat: "Anna Laszuk"Obowiązek stosowania narzędzi informatycznych wprowadzany jest, jak do tej pory, razem z przepisami metodycznymi, których wykonywanie narzędzia te umożliwiają.
Czy w związku z tym rozważana jest możliwość wprowadzenia obowiązku stosowania bazy IZA w momencie wejścia w życie "Wytycznych dot. sporządzania archiwalnego inwentarza naukowego"?
Właśnie ! Kiedy możemy sie spodziewać tych wytycznych? Wiadomo coś w tej sprawie? A czy będą jakieś "konsultacje społeczne" (jak ja lubię to słowo) w archiwach?
mpm
"Konsultacje społeczne" już się odbyły. Ostatnie uwagi do Wytycznych dot. sporządzania archiwalnego inwentarza naukowego wysyłaliśmy z Poznania w grudniu 2005 r. Myślę, że najlepiej na pytanie odpowie dr Jacek Krochmal, ponieważ to Zakład Naukowy Archiwistyki NDAP "pilotuje" tę sprawę.
Cytat: "Anna Laszuk"Dawno nie miałam okazji zaglądać na Ifar i stąd opóźnienie w odpowiedziach.
Rację ma "mysun", twierdząc, że Access nie jest właściwym narzędziem do obsługi dużej ilości danych. To prawda, i już kilkakrotnie na tym forum poruszany był temat jakości oprogramowania. Konkluzje są podobne - mamy Accessa od kilku lat, wydaliśmy spore sumy na legalne licencje i sporo czasu zużyliśmy na naukę posługiwania się tym oprogramownaiem. Od 10 lat robimy w COIA zestawienia baz danych tworzonych lokalnie na konkretne potrzeby archiwów. Początkowo bazy były w progamach ISIS, dBase, FoxPro, obecnie przeważa Access. Nie zauważyłam, aby któreś archiwum używało Postgressa lub MySQL-a... Tak z dnia na dzień trudno przeskoczyć z jednego oprogamowania do drugiego. Zwłaszcza jeśli ten skok ma zrobić ok. 1000 osób w kilkudziesięciu placówkach. Rozwiązania MySQL-owe próbujemy na bazie online do ewidencji dokumentacji pracowniczej. To pierwszy krok, nie skok, w stronę zmiany metod pracy. Tylko czy wszyscy pracownicy w archiwach mogą swobodnie wprowadzać dane do baz online?
Wojciech Woźniak pyta, co z przesyłką danych do COIA w końcu marca. Cieszę się, że ktoś pamięta o tym terminie. Zresztą, przygotujemy pisma do dyrekcji przypominające o kolejnej ręcznej zbiórce danych. Wracając jednak do wersji bazy danych IZA. Baza ta nie jest bazą obowiązkową. Można ją stosować, ale nie ma obowiązku. Przesyłając ją do archiwów pisaliśmy, że można nadal stosować bazę w wersji 4.0. Tym bardziej, że patrząc na zgodność raportu inwentarza książkowego z przepisami, raport z bazy 4.0 jest właściwy... Jednak powszechne narzekania na tę wersję sprawiały, iż myślałam, że nie będzie miała juz ona zwolenników. A jednak ma. Inwentarze elektroniczne będziemy zbierać w różnych wersjach. W ubiegłych latach przerabialiśmy, z lepszym lub gorszym rezultatem, inwentarze w Wordzie, Excelu lub różnych strukturach Accessa, więc poruszanie się między różnymi wersjami bazy IZA nie jest najgorszym, co możemy sobie w COIA wyobrazić. Bazy danych powinny usprawnić pracę osób opracowujących zasób, proszę więc wybrać wersję najbardziej dogodną (nie piszę "najlepszą", bo przecież takiej jeszcze nie wymyślono...). A do nas przesłać efekty pracy, które udostępnimy w Internecie. W tym roku budżet informatyczny jest b. skromny, więc nie przewidujemy dużych zmian w formach prezentacji internetowej. Paradoksalnie więc otrzymanie danych w formacie bazy IZA 4.0 będzie dla nas najbardziej dogodne i najmniej kosztowne.
Ulubiony temat haseł indeksowych. Powołujemy się na zarządzenie z 1974, bo ono nadal jest obowiązujące. I zalecamy stosowanie go głównie w tej części, w której mowa jest o poprawnym formułowaniu haseł. Indeksy do tytułów tracą rację bytu w systemach informatycznych, ale formułowanie haseł indeksowych do zawartości jest wdzięcznie przyjmowane przez użytkowników. Jeśli się wczyta w powyższe zarządzenie, to i problem skrótów się wyjaśni, i problem za krótkich pól. Hasło indeksowe to nie spis tytułów dokumentów w jednostce archiwalnej. Na takie informacje przygotowano specjalny moduł w IZA 5.0 (wykaz obiektów). Naszym hitem było początkowo hasło indeksu przedmiotowego " Handel pączkami w dni bezciastkowe", po jego usunięciu miejsce na podium zajęło "I koń się potknie". Jeśli to się nie powtórzy, może będzie coś jeszcze. Ale przecież nie o to chodzi!
AL
Ależ jestem cytowana! A wierszówka leci, tylko dla kogo?
Drogi Gościu, z przykrością stwierdzam też, że Twoja (piszę w tej formie, gdyż nie wiem, czy jesteś Pani czy Pan) rada podana 30 stycznia nie sprawdziła się. Do bazy DOKUMENTACJA nie zgłosił się żaden ochotnik, natomiast p. H. Staszewska-Katolik, poproszona oficjalnie, przygotowała bardzo rzetelną opinię na temat podręcznika do bazy IZA 5.0. Uwagi będą uwzględnione po zmodyfikowaniu bazy stosownie do uwag nadesłanych przez archiwa.
P. Hanna zadała też 9 lutego pytanie, od kiedy baza PRADZIAD nie jest obowiązkowa. Wymieniłam ją wśród baz nie wprowadzonych do stosowania żadnym przepisem i w tym sensie nieobowiązkową. Nie służy ona do realizacji żadnych wskazówek metodycznych, pełni funkcję informacyjną. Można ją porównać do wydawanych katalogów i informatorów tematycznych, które nie są obowiązkowe, ale wszyscy dokładają do nich swoje cegiełki. Działalność informacyjną archiwów regulują bardzo nieliczne przepisy - można bardziej ją sformalizować. Czy istnieje potrzeba?
Co do bazy IZA - na razie nie jest brane pod uwagę wprowadzenie jej do stosowania przepisem NDAP. Jak słusznie zauważają użytkownicy, nie ma ona charakteru uniwersalnego, prawie (no cóż, istnieją też osoby zadowolone) każdy potrafi wymienić jakieś mankamenty, zależne też od jakości używanego sprzętu, czy rodzaju inwentaryzowanej dokumentacji. Z tego względu nie jest możliwe jej powszechne i obowiązkowe stosowanie.
Cytat: "Anna Laszuk"P. Hanna zadała też 9 lutego pytanie, od kiedy baza PRADZIAD nie jest obowiązkowa. Wymieniłam ją wśród baz nie wprowadzonych do stosowania żadnym przepisem i w tym sensie nieobowiązkową.
Ależ baza PRADZIAD została wprowadzona do stosowania przepisem: cyt. "W celu scalenia ewidencyjnego zespołów akt stanu cywilnego jednego twórcy, przechowywanych w zasobach dwóch lub więcej archiwów państwowych wprowadza się do stosowania w archiwach państwowych komputerową bazę danych PRADZIAD" (punkt 7 Wskazówek metodycznych dot. szczegółowych zasad przejmowania i opracowania akt stanu cywilnego, stanowiących załącznik do Zarządzenia nr 4 NDAP z 2 sierpnia 1999 r.).
Dzięki za przypomnienie!
Wielki plus dla Pani, a ja muszę powtórzyć przepisy metodyczne...
Ze smutkiem muszę stwierdzić, że Gość nie zawsze powinien być z gościem utożsamiany. Ale to tak na marginesie.
Szkoda, ze nikt sie nie zgłosił do recenzowania tej bazy. Sam ją widziałem, ale ponieważ nie pracuję z nią, to nie czułem sie na siłach i powołany aby ja oceniać. Myśle, ze poprostu mało kto z niej korzysta i dlatego taka cisza zapadła w tym temacie.
Przypominam sobie jednak, że odzew "czy są chętni do testowania nowej wersji IZY" był nawet duży (i to tutaj tutaj na forum).
Szkoda też, ze IZA nie będzie wprowadzona odgórnie. Spowodowałoby to, że wiekszą ilość inwentarzy archiwalnych dostępna by była w internecie.
A tak widać dlaczego jedne archiwa mają ich mało a inne całkiem sporo. Co równoznaczne jest z tym kto stosuje takie nowinki a kto podchodzi z dużą dozą ostrożności.
pzdr.
mpm
Ochotników nie ma, ale poprosiłam dwie osoby, które zajmują się tą dokumentacją osobową w archiwach, pomagały przygotować bazę i wcześniej ją testowały. Już mam uwagi p. Elizy Dąbrowskiej z APDOP w Milanówku, która jest jej administratorem, więc siłą rzeczy najwięcej ma z nią do czynienia. I niektóre uwagi zgłasza wykonawcy na bieżąco.
Co do bazy IZA - na razie nie będzie wprowadzona przepisem. Nie da się jej zastosować do wszystkiego, nie wszyscy opracowujący zespoły mają taki sprzęt, na którym Acces 2003 działa zadowalająco lub w ogóle itp.
Jacek Seweryn przygotował jej kolejną wersję - uwzględniającą problemy poruszane przez niego w temacie IZA 5 - sygnatura tekstowa... Można przetestować działanie tego sortowania, zanim prześle się tę wersję do archiwów.
A co do liczby inwentarzy elektronicznych w Internecie - nie jest wcale tak źle. Zaczynaliśmy kilka lat temu...