Mamy kilka tomów spraw zakończonych o jednym symbolu k. , w tym jeden tom z jedną ,bądz wieloma sprawami niezakończonymi - czy przekazujemy do AZ wszystkie tomy ze sprawami zakończonymi , a tom ze sprawą niezakończoną zatrzymujemy i przekazujemy po zakończeniu sprawy np. w następnym roku, czy w ogóle nie przekazujemy wszystkich tomów , aż do chwili zakończenia sprawy w tym jednym tomie ?
Pozdrawiam !
Az przejmuje akta spraw ostatecznie załatwionych kompletnymi rocznikami ... Teoretycznie dwuletnia karencja w przekazywaniu akt do az powinna ten problem rozwiązywać, ale oczywiście nie zawsze tak jest. Jedynym sposobem na to by jedna sprawa nie blokowała przekazania, jest jej przerejestrowanie, ale to nie jest w zasadzie zgodne z zapisami instrukcji kancelaryjnych ...
Zetknąłem się z tym problemem w instytucji zajmującej się dofinansowaniem inwestycji na szczeblu krajowym Tam prawie każda sprawa ciągnie się przez kilka, czasem nawet kilkanaście lat, a dokumentacja jednej sprawy potrafi osiągnąć rozmiary kilku-kulkunastu mb.
Siłą rzeczy zrezygnowano w tej sytuacji z przejmowania spraw pełnymi rocznikami - przejmowane są te, które zostały zakończone.
Ponadto dla dokumentacji spraw niezakończonych, która nie mieści się w komórkach org. stworzono specjalny magazyn odręczny nad którym pieczę sprawuje archiwista zakładowy.
Co więcej zetknąłem się tam z praktyką (wydawać by się mogło zupełnie nieprawidłową, choć najwyraźniej akceptowaną przez AP) sporządzania spisów zdawczo-odbiorczych dla spraw niezakończonych, przekazywanych do magazynu przejściowego.
Podsumowując - przekazywanie akt do az kompletnymi rocznikami nie zawsze jest wykonalne - Najważniejsze aby dokumentacja spraw zakończonych nie zalegała w komórkach org.
Cytatzetknąłem się tam z praktyką (wydawać by się mogło zupełnie nieprawidłową, choć najwyraźniej akceptowaną przez AP) sporządzania spisów zdawczo-odbiorczych dla spraw niezakończonych, przekazywanych do magazynu przejściowego.
Gdy sporządzimy spis z-o dla teczek spraw niezakończonych to musimy napisać na teczkach i spisach z-o daty skrajne roczne i dla przykładu na teczce i w spisie z-o napiszemy 2010 , bo tylko są dokumenty z tego roku / w teczce znajduje się jakaś sprawa niezakończona i nie wiemy kiedy będzie koniec / , to po zakończeniu sprawy w 2012r.na teczce trzeba dopisać np. 2010-2012 i możemy bez problemu tak zrobić, ale jak w spisie z-o ?- przepisywać spis z-o ? , a jeżeli jest to kat. A i jeden egz.spisu został odesłany do AP, to co wtedy ?
Pozdrawiam.
No i nie wiadomo w końcu jak postępować, nie wierzę drodzy forumowicze,że nie zdarzają się takie sytuacje w waszych jednostkach - śmiało podzielcie się.
Pozdrawiam
Do archiwum przyjmuję tylko tomy z kompletną dokumentacją, po zakończeniu wszystkich spraw.
Pozdrawiam!
Mam rozumieć ,że jest 50 tomów do przekazania / z jednym symbolem kl./ , a w jednym z tych tomów jest sprawa niezakończona i będzie jeszcze trwała przypuszczalnie 2 lata, w takim przypadku nie zostawiamy tylko tego jednego tomu niezakończonego w komórce tworzącej akta, a 49 zakończonych tomów przekazujemy do AZ , tylko zatrzymujemy wszystkie 50 i przekazujemy te 50 tomów dopiero po zakończeniu tej jednej sprawy w tym jednym tomie.
Pozdrawiam
Podałeś interesujący przykład. Gdyby chodziło o przekazanie wszystkich teczek rzeczowych z danego roku za wyjątkiem jednej (zawierającej jakieś niezakończone sprawy) nie byłoby większego problemu.
Jednak w sytuacji gdy teczka rzeczowa składa się z wielu tomów i część z tych tomów zawiera sprawy niezakończone pojawia się rzeczywisty problem. Takiej dokumentacji nie można rozdzielić (wszystkie tomy stanowią jedną jednostkę, mają jeden spis spraw), nie mozna ich również przekazać do AZ (część spraw jest niezakończona). Natomiast pozostawienie całości dokumentacji na kolejne lata w komórce może byc kłopotliwe (brak miejsca itp.).
Jedynym rozsądnym rozwiązaniem wydaje się formalne zakończenie spraw (de facto niezakończonych) a następnie wznowienie ich w nowym roku i rejestracja pod nowym znakiem na nowym spisie spraw (par. 28 nowej instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu terytorialnego).
Jest to może trochę naciągane (bo faktycznie sprawy te przecież nie zostały zakończone i nie było potrzeby ich wznawiania), ale najlepsze rozwiązanie jakie przychodzi mi do głowy.
Takie postępowanie nie wchodzi w grę - czyli par. 28.
Witam
Firma prowadzi projekty które będą przekazywane do AZ. Projekty są prowadzone przez okres od 1 roku do 5 lat.Do projektów załozonych w danym prowadzone są spisy spraw. Co roku do AZ są przekazywane projekty które zostały zakończone. I tutaj mam problem, ponieważ razem w projektami powinien być przekazywany spis spraw. Spis spraw rozpoczętych w danym roku liczy np 100 poz. , sprawy zakończone w bieżącym roku to np.5 szt. Czy przekazywać pierwotny spis (100 poz.) razem z dokumentacją z adnotacjami w poszczególnych poz. o przeniesieniu spraw na kolejny rok? w tym wypadku będą tworzone spisy spraw rozpoczętych w danym roku przez 5 lat????
Nie możesz przekazać teczki rzeczowej do AZ dopóki wszystkie sprawy w tej teczce nie zostaną zakończone. Chyba, że zastosujesz rozwiązanie podane przeze mnie w poprzednim poście - formalne zakończenie sprawy i wznowienie jej na nowym spisie, pod nowym znakiem, co wiąże się oczywiście z przeniesieniem do nowej teczki rzeczowej. W takiej sytuacji oczywiście w starym spisie konieczna jest adnotacja o przeniesieniu sprawy na nowy spis. Jeśli natomiast nie chcesz naginać rzeczywistości musisz czekac z przekazaniem danej teczki do AZ aż do zakończenia wszystkich figurujących w niej spraw.
W Twojej sytuacji najlepszym rozwiązaniem może okazać się prowadzenie każdego projektu w osobnej teczce. Taka praktyka jest może rzadko spotykana, niemniej dopuszczalna - wspomina o tym większość instrukcji kancelaryjnych, w tym nowa instrukcja dla organów samorządowych - par. 53, pkt. 7
do archiwum przekazujemy teczki spraw zakończonych, dwa lata w komórce organizacyjnej moim zdanie wystarcza na załatwienie ostatecznie sprawy. u nas po ,,zakończeniu"" sprawy i przekazaniu teczek do archiwum trafiają głównie aneksy (kat. b) które są dołączane do sprawy podpinane oraz odnotowane w spisach spraw
Każdy projekt jest powadzony w osobnej teczce. mam 100 projektów czyli 100 teczek. te 100 projektów/teczek/ zakładam w jednym czasie czyli są to sprawy dla których prowadzi się jeden spis spraw. Projekty będą trwać np do 5 lat/w każdym roku cześć projektów będzie zakończonych/ wiec przez pięć lat prowadzimy spis spraw???
Spis spraw jest prowadzony dla każdego roku odrębnie.
Chodzi Ci zapewne o to, że przez te 5 lat spis spraw np. z 2012 roku będzie sukcesywnie uzupełniany wpisami o dacie zakończenia danej sprawy. Natomiast dla roku 2013 i kolejnych będą już odrębne spisy spraw.
Tak, wiem że nie dopisujemy nowych spraw. Sprawy/projekty/ będą się ciągnąć przez 5 lat/wciągu tych lat poszczególne sprawy będą się kończyły/ w związku z tym do archiwum przekażemy projekty dopiero po zakończeniu wszystkich spraw? czyli np po 5 latach? to będzie np 30mb akt....które w ciągu tych lat muszą trzymać na regałach....
Czy można przekazać do AZ projekty które się zakończyły np. w ciagu pierwszego roku zakończyło się 80 spraw, pozostałe ciagną sie prze 5 lat....po roku przekazujemy do AZ 80 projektów.... a pozostałe 20 w okresie póżniejszym...
Nie można przekazywać pojedynczych spraw ze spisu spraw do AZ. Należy przekazać całość, czyli wszystkie tomy, jeśli każda ze spraw jest w osobnym tomie.
Żadną miarą nie może być mowy o jakimś rzekomym przekazywaniu do az dokumentacji spraw niezakończonych i to jeszcze na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych.
Nasze ulubione rozporządzenie z 18.01.2011 w spr. instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i jrwa zawiera dwie ciekawostki. Pierwsza z nich to dwa sposoby przechodzenia dokumentacji na stan az - w przypadku systemu tradycyjnego ma się to odbywać poprzez przekazywanie teczek aktowych, czyli przyjmujemy w zasadzie kompletny rocznik spraw z danej komórki. Ale instrukcja kanc. zawiera dopuszczenie zakładania teczek aktowych dla akt jednej sprawy (par. 53 ust. 7) co w powiązaniu z instrukcją archiwalną daje nam furtkę (nie jestem do końca pewien czy zamierzoną) do przyjmowania akt poszczególnych spraw jako osobnych pozycji spisu zdawczo-odbiorczego. W systemie EZD na stan archiwum przyjmuje się dokumentację spraw zakończonych, co jak rozumiem oznacza zwolnienie z konieczności przejmowania kompletnych roczników spraw.
Druga ciekawostka jest taka, że zarówno par. 37 jak i par. 63 instrukcji kanc. określają że dokumentacja trafia do az po dwóch latach od ... zakończenia spraw. Znów nie wiem czy to do końca zamierzone czy nie, w starych instrukcjach kanc. była zawsze mowa o przekazywaniu akt po roku, kropka, i nie dało się tego rozumieć inaczej niż: po roku od założenia sprawy. Jaki sens miałaby jakakolwiek karencja w przekazywaniu gdyby chcieć ją liczyć od zakończenia spraw? Wtedy wystarczyłoby przekazywać do az akta już w roku następnym po zakończeniu spraw w teczce. Dwuletnia karencja powinna teraz służyć właśnie temu, żeby sprawy wszczęte w r. 2012 można było spokojnie zakończyć przed nastaniem roku 2015.
wiec, jak rozumiem, w mysl rozporządzenia ze stycznia 2011 r do AZ dopuszczalne jest przekazywanie spraw zakończonych (tzn nie jest konieczne przekazywanie pełnymi rocznikami) ale w jaki sposób? powinno sie załączać spis spraw, czy nie? przyjmijmy ze jest jedna sprawa np. "skargi na pana X" i założonych jest 5 teczek(podteczek??)aktowych na pięć róźnych skarg. wiec możemy oddać np teczke 1 i 3 - jako teczki spraw zakończonych w danym roku????
Cytat: Jarek w Marzec 06, 2012,
(...) w starych instrukcjach kanc. była zawsze mowa o przekazywaniu akt po roku, kropka, i nie dało się tego rozumieć inaczej niż: po roku od założenia sprawy. Jaki sens miałaby jakakolwiek karencja w przekazywaniu gdyby chcieć ją liczyć od zakończenia spraw? Wtedy wystarczyłoby przekazywać do az akta już w roku następnym po zakończeniu spraw w teczce. Dwuletnia karencja powinna teraz służyć właśnie temu, żeby sprawy wszczęte w r. 2012 można było spokojnie zakończyć przed nastaniem roku 2015.
No nie wiem. Ja zazwyczaj spotykałem się z zapisami w IK mówiącymi o rocznej, 2 a nawet 3 letniej karencji
liczonej od zakończenia sprawy (często było wręcz doprecyzowane, że okres ten liczymy od 1 stycznia roku następnego po roku, w którym sprawa została zakończona).
Moim zdaniem tak liczona karencja wprowadzona została z myślą o ewentualnej konieczności wznowienia spraw już zakończonych.
Natomiast karencja liczona od założenia sprawy nie ma w mojej opinii żadnego sensu. Skąd niby mamy wiedzieć, jak długo sprawa będzie się ciągnęła?
No to jestem zaskoczony taką interpretacją, że akta należy przekazywać do AZ po dwóch latach od wszczęcia sprawy. Jest to niezgodne przecież z instrukcją kancelaryjną - paragraf 63 p. 1 stanowi, że: "Teczki aktowe przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez dwa lata, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw, których akta znajdują się w teczce. Po upływie tego okresu teczki aktowe przekazuje się do archiwum zakładowego (...)". I jakoś nie wyobrażam sobie, żeby to mogło wyglądać inaczej ;)
Dokładnie tak,Teczki aktowe przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez dwa lata, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw, których akta znajdują się w teczce. Po upływie tego okresu teczki aktowe przekazuje się do archiwum zakładowego :)interpretacja, że okres liczy się od momentu wszczęcia sprawy jest błędna.
Okazuje się że nawet w jednym wysoce banalnym zagadnieniu mogą być różne oczywiste oczywistości ;D . Nie drażnijcie mnie przypisywaniem mi napisania czegoś czego nie napisałem. W obecnej instrukcji jest to co jest i to właśnie napisałem, i nie zamierzam próbować inaczej interpretować czegoś czego nie da się inaczej zinterpretować niż tak jak jest tam napisane :)
Mamy okazję żeby dokładniej przyjrzeć się zagadnieniu, trzeba sięgnąć do dostępnych nam starych instrukcji, zobaczymy co z tego wyniknie. Ja na szczęście nie zawsze mam rację :D
No to po kolei :)
1. Uchwała Rady Ministrów z 24.08.1931 r. o przepisach kancelaryjnych w administracji publicznej:
"We właściwych komórkach organizacyjnych przechowuje się akta [ostatecznie załatwione] tak długo, dopóki są potrzebne do bieżącego urzędowania. Po upływie tego czasu przekazuje się je do składnicy akt".
2. Instrukcja kancelaryjna dla Urzędu Wojewódzkiego Krakowskiego zatwierdzona Zarządzeniem Wojewody z dnia 28.10.1946 r.:
"We właściwych wydziałach przechowuje się akta tak długo, dopóki są potrzebne do bieżącego urzędowania zasadniczo w ciągu roku kalendarzowego. Po upływie tego czasu przekazuje się je, odpowiednio uporządkowane do składnicy akt."
3. Trochę na marginesie problemu, ale zapis który może co nieco wyjaśnić - Instrukcja kancelaryjna dla PWRN w Krakowie ogłoszona 8.01.1958 r.:
"Sprawy ostatecznie nie załatwione w terminie w starym roku przenosi się na nowy rok kalendarzowy, czyniąc o tym odpowiednie adnotacje na akcie i w spisie spraw, podając przy tym numer jaki sprawa nosiła w poprzednim roku kalendarzowym." (przerejestrowywanie spraw to zresztą temat na osobną dyskusję)
4. Instrukcja o prowadzeniu składnic akt w prezydiach rad narodowych województwa krakowskiego ogłoszona 8.01.1958 r.:
"Akta spraw zakończonych przechowują właściwi referenci zasadniczo przez 2 lata od daty zakończenia sprawy. Po upływie tego okresu akta przekazuje się do składnicy akt."
5. Ramowa instrukcja kancelaryjna z 29.10.1959 r.:
"Akta kategorii A i B pozostają w poszczególnych komórkach macierzystych (registraturach) przez okres jednego roku - licząc od 1 stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy."
6. Instrukcja kancelaryjna w urzędach toap wprowadzona Zarządzeniem Nr 34 Ministra Administracji, Gospodarki Terenowej i Ochrony Środowiska z dnia 26 listopada 1975 r:
"Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do archiwum zakładowego po upływie 2 lat kompletnymi rocznikami pracownik wyznaczony do tych spraw."
7. Instrukcja kancelaryjna dla urzędów toap ustalona zarządzeniem Nr 4 Ministra-Szefa Urzędu Rady Ministrówz dnia 7.04.1987 r.:
"Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do archiwum zakładowego po upływie 1 roku, kompletnymi rocznikami, pracownik wyznaczony do tych spraw." ( w instrukcji dla zespolonej administracji rządowej w województwie z 1998 r. jest identyczny zapis).
Nie wiem na ile instrukcje te można uznać za reprezentatywne, natomiast dotyczą jednego typu instytucji. Jak widać nie zawsze było tak jak mamy teraz.
Z tego, co widzę, to w większości starych instrukcji była jednak mowa o przekazywaniu akt po zakończeniu spraw. Natomiast karencja była raz krótsza raz dłuższa, a niekiedy wprost nieokreślona (np. w 1931)...
Jeszcze trochę starej literatury :)
1. Archiwistyka praktyczna: "Archiwum zakładowe przejmuje akta spraw ostatecznie zakończonych (..) tylko kompletnymi rocznikami. Przejmowanie akt odbywa się w pierwszym kwartale każdego roku kalendarzowego za rok poprzedzający, np. w roku 1987 przejmuje się akta z roku 1986."
2. R. Szczepaniak, Archiwum zakładowe: "Akta najlepiej przekazywać do archiwum zakładowego po dwóch latach, gdyż wtedy są już zwykle po kontroli oraz w zasadzie nie są zbyt często potrzebne do bieżącego urzędowania."
3. I. Radtke, Organizacja pracy kancelaryjnej: "Akta (...) pozostają w kancelariach lub w poszczególnych komórkach organizacyjnych (...) przez okres 1 roku lub 2 lat, licząc od 1 stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy."
Czyli w zasadzie podobnie jak w przytoczonych wyżej przepisach.
Nie wiem czy mówienie o większości czy mniejszości jest tu dobre, zawsze możnaby trochę inaczej dobrać przepisy :)
Ale rzeczywiście jest w nich tak, że albo nie wyjaśnia się sposobu obliczania, albo doprecyzowuje, że chodzi o liczenie od zamknięcia spraw. Pojawia się w nich też jednak taki pomysł, że sprawy generalnie powinny być załatwiane w ciągu jednego roku. I tu kluczowe wydaje się pojęcie rocznika spraw - tu już się chyba ze mną zgodzicie że pod tym rozumiemy sprawy rejestrowane w danym roku. Konsekwencje są oczywiste - jedna niezakończona sprawa przesuwa przekazanie całego rocznika.
A kompletnie zboczyliście z tematu :P
Wg mnie może być problematyczne przechowywanie dokumentacji przez dwa lata, zwłaszcza, jak kolega pisał, że niekiedy jego rocznik ma ok. 30 mb. Może znaleźć miejsce w urzędzie, firmie, gdzie można "wynieść" tomy spraw zakończonych, oczekujące na tomy niezakończone? U mnie w urzędzie tak się robi. Wiem, powinny być przechowywane w k.o., w registraturze, ale z braku miejsca to jedyne rozwiązanie.
tak sie robi, ale chyba powinno byc jakieś inne sensowniejsze rozwiązanie.... nie ma sensu trzymać np 30mb dokumentacji jeżeli tylko jedna sprawa(1 tom) jest niezakończona...albo przenosić do jakis pomieszczeń i dopiero oddac do AZ jak wszystkie będa zakończone i do tego jeszcze po 2 latach....nie mam nawet takich pomieszczeń wolnych już nie wspomne o jakiś zabezpieczeniach.....
czy ktos sie orientuje jak to prawidłowo zrobić?
Tomek, u góry masz napisane. Prawidłowo - czekać aż wszystkie będą zakończone, lub "naciągnąć przepisy" i przerejestrować sprawy niezakończone.
Jeżeli jest to Kat.B , przyjmij do AZ wszystkie tomy ,a następnie wypożycz komórce o. tomy niezakończone ,niech zakańczają.Po zakończeniu i oddaniu tych tomów dopiszesz daty skrajne na teczce np. 2010-2012r. ,a spis z-o można przepisać poprawiając też daty skrajne w spisie z-o. W kat A ,tez tak można ,tylko wtedy jak nie oddałeś kopii do AP - ot taki myk.
przekazanie do AZ spraw pełnymi rocznikami. Co to oznacza? Czy dot. to spraw zakończonych w danym roku czy założonych i zakończonych?
przykład: mam 10 skarg, każda skarga jest w osobnej teczce aktowej, sprawy zaczynają sie w 2012r. 5 spraw kończy się w 2012, 5 spraw w 2013.
jeżeli traktujemy to jako sprawy zakończone w danym roku, to 5 możemy oddać np w 2015 i 5 kolejnych w 2016r. jeżeli właściwa interpretacja to sprawy załozone i zakończone to dopiero po zakończeniu wszystkich spraw czyli np w 2016r..... co jest właściwe, bo spotkałem się z takimi dwoma sposobami?????
Stany
ale czy moge przejąc dok.spraw niezakończonych??
do ewalew90
można przerejestrować, ale jeżeli spraw niezakończonych jest np 15mb??
Do archiwum przejmuje się tylko dokumentację spraw zakończonych. IK nie mówi o przyjmowaniu dokumentacji niezakończonej.
Nie możesz przejąć dokumentacji niezakończonej, o tym pisaliśmy już setki tysięcy razy.
Co ma przerejestrowanie do ilości mb? :)
Robisz w spisie ewentualnie adnotację, tylko mówiłam, to jest naciągane, przerejestrować powinieneś w przypadku np. zmian organizacyjnych. Najbardziej prawidłowym rozwiązaniem jest czekanie aż sprawy zostaną zakończone.
Witam,
przyjmowanie kompletnymi rocznikami dokumentacji spraw zakończonych do AZ oznacza, że przyjmuje się wszystkie zakończone sprawy w danym roku czyli nie np. od kwietnia do lipca tylko wszystkie zakończone od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku.
Jeżeli w danej teczce część spraw nie jest zakończona to nadal pozostaje na stanowisku pracy, w spisie spraw teczki przekazywanej do archiwum odnotowuje się ten fakt i sprawa załatwiona. Jeszcze lepiej jeżeli jednostka organizacyjna posiada system teleinformatyczny, który pozwala na generowanie spisu wyłącznie spraw zakończonych. Nie ma potrzeby kombinowania, sztucznego kończenia sprawy i wznawiania jej z innym znakiem. Dodatkowa informacja, że w obecnie obowiązującej instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej nie ma wzmianki o kompletności rocznika jedynie że oddaje się do archiwum wyłącznie sprawy zakończone.
pozdrawiam :)
T.
Witam,
a taka sprawa: "umowa na świadczenie usług medycznych" zawarta w 2010 r. (który właśnie chcę przejąć).
Jest to w teczce BHP - B25, więc raczej chciałbym mieć komplet.
W spisie spraw na marginesie jest zapis "umowa w segregatorze umowy różne" i sekretariat warczy i gryzie, jak tylko próbuję podejść do tego segregatora.
Oczywiście jest więcej takich umów długoterminowych (telefony, wywóz śmieci, opieka informatyczna, różne) i jeśli teczka ma kategorie B5 to się nie upieram, ale przy B25 chce mieć wszystko.
I jak to rozwiązać.
Pozdrawiam
W segregatorze "umowy różne" dać kopię umowy i załatwione (swoją drogą kto wymyśla takie cudeńka ;) - umowy różne, są też umowy "nie różne"??). Swoją drogą po co sobie tak utrudniać życie? Materiały źródłowe wraz z jednym egzemplarzem umowy powinny być w danej teczce rzeczowej, a drugi egzemplarz umowy w zbiorze umówi wraz z rejestrem i jest dobrze. Teczka rzeczowa trafi po dwóch latach do AZ, a zbiór i rejestr raczej nie i wszyscy są zadowoleni. To może być nawet regulowane osobną instrukcją obiegu umów i nie powinno się kłócić z IK czy JRWA. A dodatkowy egzemplarz umowy chyba nie jest problemem dla nikogo?
A ja mam pytanie z gatunku oczywistych, ale nie dające mi spokoju - czy ów dwuletni okres przechowywania akt spraw w komórce wlicza się w ustalony dla danego rodzaju dokumentacji okres przechowywania czy nie?
Cytat: MarcinP w Marzec 07, 2012,
No to jestem zaskoczony taką interpretacją, że akta należy przekazywać do AZ po dwóch latach od wszczęcia sprawy. Jest to niezgodne przecież z instrukcją kancelaryjną - paragraf 63 p. 1 stanowi, że: "Teczki aktowe przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez dwa lata, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw, których akta znajdują się w teczce. Po upływie tego okresu teczki aktowe przekazuje się do archiwum zakładowego (...)". I jakoś nie wyobrażam sobie, żeby to mogło wyglądać inaczej ;)
Pewnie zostanę nominowany do Złotego Szpadla, ale pozwolę sobie zestawić co nieco. Ciekawostka z
Rozporządzenia... w sprawie postępowania z dokumentacją...:
Cytat2. Symbolem ?B? oznacza się kategorią archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, z tym że:
1) symbolem ?B? z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji o czasowym znaczeniu
praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu;
okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla
potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych;
No i IK z 2011...:
Cytat§ 63. 1. Teczki aktowe przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez dwa lata, licząc od pierwszego
stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw, których akta znajdują się w teczce. Po upływie tego okresu teczki aktowe przekazuje się do archiwum zakładowego, w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej.
Wynika z tego IMO tyle, że choćby jakaś sprawa w kategorii B5 ciągnęła się przez 5 lat, od razu po jej zakończeniu... można wybrakować te akta? ???
Wytworzenie akt sprawy to nie to samo co wszczęcie sprawy. Byc może autorzy rozp. z 16.09.2002 użyli niezbyt precyzyjnego określenia, ale moim zdaniem nie zachodzi tu żadna sprzeczność jeśli pod terminem "wytworzenie" zastosowanym w rozp. min. kultury rozumiemy wytworzenie kompletnych akt, czyli sprawę/dokumentację zakończoną.
Okres przechowywania akt w komórce oczywiscie wlicza sie do ogólnego okresu przechowywania (liczonego od 1 stycznia roku następnego po roku, w którym sprawa/dokumentacja została zakończona).
Przy prowadzeniu akt spraw pojawia się kilkia dat, w tym data zakończenia i data wytworzenia czyli daty skrajne dokumentacji (data ostatniego elementu w aktach sprawy). To nie są daty tożsame, od pierwszej oblicza się czas archiwizacjiw urzędzie, od drugiej całkowity czas przechowywania.
Okres przechowywania akt liczy się od momentu ich zarchiwizowania, nie od momentu ich zakończenia.
Cytat: GAP1 w Wrzesień 22, 2014,
Okres przechowywania akt liczy się od momentu ich zarchiwizowania, nie od momentu ich zakończenia.
Ooo kolego GAP1, nie wiem jak pracuje się w archiwach wyodrębnionych ale troszkę kolegę poniosło... Okres przechowywania od momentu zarchiwizowania? absurd! okres przechowywania liczy się od momentu zakończenia sprawy poczynając od roku następnego po zakończeniu sprawy.
Herezję kolega głosi...
Cytat: Jarek w Wrzesień 22, 2014,
Przy prowadzeniu akt spraw pojawia się kilka dat, w tym data zakończenia i data wytworzenia czyli daty skrajne dokumentacji (data ostatniego elementu w aktach sprawy). To nie są daty tożsame, od pierwszej oblicza się czas archiwizacji w urzędzie, od drugiej całkowity czas przechowywania.
Jarek, mógłbyś rozwinąć Twoją myśl bo nie do końca rozumiem co masz na myśli. Raczej data zakończenia jest tożsama z datą wytworzenia ostatniego dokumentu w sprawie, po zakończeniu sprawy raczej nie ma nowych dopływów dokumentów do sprawy, więc nie rozumiem Twojego toku myślenia, jak być mógł trochę rozjaśnić;)
Pisałem już tu:
http://www.ifar.pl/index.php/topic,2150.0.html
Warto zerknąć do zestawu metadanych dla sprawy z IK z 2011 r., ale metadanych - dat istotnych dla sprawy jest nawet aż 5.
Datę przekazania do az liczy się od daty czynności zakończenia sprawy, a okres przechowywania od daty ostatniego elementu. W praktyce rzadko zmienia to cokolwiek, ale warto o tym pamiętać.
eeeee metadane do stricte do spraw w EZD ;)
5 dat kolega powiada, a ja w metadanych opisujących sprawę widzę dwie:)
Sorrrki, już mi ta wyodrębniona archiwistyka pomieszała wszystko we łbie. Oczywiście, że okres przechowywania liczy się od daty zakończenia danej sprawy. Ufff, za długo już robię w tym naszym archiwum.
Data wpływu pisma wszczynającego sprawę, data rejestracji sprawy, data ostatecznego załatwienia (np. wydania decyzji), data zakończenia sprawy, data ostatniego elementu w sprawie.
Powtórzę - okres przechowywania oblicza się od daty ostatniego dokumentu a nie od daty czynności zakończenia sprawy (która zresztą może nie być w sprawie papierowej w ogóle odnotowana). Tu nie chodzi o zastanawianie się nad tym czy to sens czy nie, tylko o to że taki jest obecny stan formalno-prawny.
Metadane dla dokumentów elektronicznych to w tym zakresie takie same właściwie dane jak w przypadku dokumentacji papierowej. Zestawy metadanych z IK w mojej ocenie mają niedoskonałości, ale też dość dobrze oddają przeznaczenie poszczególnych dat.
Zazwyczaj jest tak, że ostatni dokument oznacza zakończenie danej sprawy.
Data rejestracji sprawy - to czynność czysto technicza, jak dla mnie data nieistotna
czy ostatnim dokumentem sprawie może być np. zwrotka? czy decyzja (wysyłana za potwierdzeniem)
jeszcze jedno pytanie dot. spraw zakończonych np po otrzymaniu zwrotki. Po uznaniu sprawy za zakończoną (po kilku miesiącach) nalezy ją wznowić (np wpłyneło odwołanie od decyzji) rejestrujemy nowa sprawę czy prowadzimy sprawę na "starym numerze"
Odwołanie po kilku miesiącach? ;)
A tak serio - to nadal ta sama sprawa - wznawiamy i prowadzimy pod tym samym znakiem
Witam!
1. Archiwum zakładowe przejmuje akta spraw ostatecznie zakończonych, w stanie uporządkowanym.
2. Poszczególne teczki (sprawy z kompletów rocznych) potrzebne do bieżącej pracy mogą być pozostawione w komórkach organizacyjnych na zasadzie wypożyczenia, jednakże dopiero po dokonaniu formalności przekazania akt do archiwum.
pozdrawiam
Pracownik chce przekazać do archiwum (instytut naukowy PAN) umowy zawarte w 2012 r. Mają one swoje kolejne numery w ramach znaku NA-2311 (czyli NA-2311-1/12, NA-2311-2/12 itd.). Przykłady tematyki: usługi naukowo-badawcze, udostępnienie oprogramowania, badanie sprawozdania finansowego, roboty budowlane.
Problem w tym, że część to umowy zakończone (np. od NA-2311-1/12 do NA-2311-11/12), potem są umowy na czas nieokreślony (np. NA-2311-12/12, ....13, ...14 itd.), potem znowu na czas określony (zakończone).
Umowy na czas nieokreślony trwają, a te zakończone można by przekazać.
Znam zasadę, że przekazuje się sprawy zakończone, ale wiadomo, że nie mogę czekać, aż umowy na czas nieokreślony się zakończą, bo to może potrwać wieki. Co robić w tej sytuacji? Przecież chyba nie można wydzielić tych określonych i przekazać do AZ, a nieokreślone zostawić...? :-\
Ja bym to widział tak:
1) niech oni w ramach jednej klasy z wykazu akt zrobią sobie osobne teczki na umowy na czas określony i nieokreślony. To wymagałoby wykreślenia ze starego spisu spraw wszystkich spraw dotyczących umów na czas nieokreślony znajdujących się w zbiorczej teczce i dodaniu adnotacji o przeniesieniu do nowej, tudzież nadania podtytułów: na jednej umowy na czas określony, na drugiej - nieokreślony. To jest dobre wyjście jeśli oni nie mają już miejsca w biurze na te umowy i chcą się koniecznie pozbyć tych teczek. Oczywiście rzecz wymaga dodatkowej roboty, więc możesz napotkać na opór.
2) Niech niezakończone umowy przerejestrują i przeniosą do teczki na nowy rok, jeśli instrukcja archiwalna pozwala. Wtedy w starej teczce zostaną same zakończenie i problem się rozwiąże.
3) albo po prostu postaw się i nie przyjmuj, bo skoro archiwum przyjmuje jedynie akta spraw zakończonych, to teczek ze sprawami pozostającymi w toku załatwiania (aktywnymi) przyjąć Ci nie wolno. Inaczej czeka nas ChAoS ;) Tu też napotkasz na opór, ale zasady o przyjmowaniu wyłącznie akt spraw zakończonych należy się trzymać twardo. Powinna się ona znajdować w instrukcji, więc podkładka dla przełożonych odpowiednia jest.
p.s.
a czy umowy na usługi badawcze zawierane na czas nieokreślony nie są czasem po prostu umowami o pracę i nie powinny być w teczkach akt osobowych?
Cytat: Asmund w Marzec 22, 2017,
Ja bym to widział tak:
1) niech oni w ramach jednej klasy z wykazu akt zrobią sobie osobne teczki na umowy na czas określony i nieokreślony. To wymagałoby wykreślenia ze starego spisu spraw wszystkich spraw dotyczących umów na czas nieokreślony znajdujących się w zbiorczej teczce i dodaniu adnotacji o przeniesieniu do nowej, tudzież nadania podtytułów: na jednej umowy na czas określony, na drugiej - nieokreślony. To jest dobre wyjście jeśli oni nie mają już miejsca w biurze na te umowy i chcą się koniecznie pozbyć tych teczek. Oczywiście rzecz wymaga dodatkowej roboty, więc możesz napotkać na opór.
2) Niech niezakończone umowy przerejestrują i przeniosą do teczki na nowy rok, jeśli instrukcja archiwalna pozwala. Wtedy w starej teczce zostaną same zakończenie i problem się rozwiąże.
3) albo po prostu postaw się i nie przyjmuj, bo skoro archiwum przyjmuje jedynie akta spraw zakończonych, to teczek ze sprawami pozostającymi w toku załatwiania (aktywnymi) przyjąć Ci nie wolno. Inaczej czeka nas ChAoS ;) Tu też napotkasz na opór, ale zasady o przyjmowaniu wyłącznie akt spraw zakończonych należy się trzymać twardo. Powinna się ona znajdować w instrukcji, więc podkładka dla przełożonych odpowiednia jest.
Cytat: Asmund w Marzec 22, 2017,
Też myślałam o takim wyjściu, innego chyba nie ma.
p.s.
a czy umowy na usługi badawcze zawierane na czas nieokreślony nie są czasem po prostu umowami o pracę i nie powinny być w teczkach akt osobowych?
Cytat: Asmund w Marzec 22, 2017,
To są umowy realizowane przez firmy zewnętrzne na rzecz naszej jednostki.
Witajcie,
U mnie zakończenie spraw wygląda następująco:
Jest decyzja administracyjna, początek w 2014 r. Tych decyzji jest około 1500, każda od 10 do 500 kartek. Kończy się rok 2014, przez rok decyzje będą przechowywane w komórce merytorycznej, W 2016 r. muszą "zejść" do AZ, aby zrobić miejsce na kolejny rocznik. Przyjmuję w całości do AZ, wiedząc, że w około 15% będą trwały czynności służbowe - umorzenia, rozłożenie na raty, odwołania i decyzje sądowe itd. Ja, ani pracownik komórki merytorycznej nie jest w stanie określić, która sprawa zostanie wszczęta na nowo lub kontynuowana. Z doświadczenia wiem, że sztywny zapis o przechowywaniu przez dwa lata w komórce macierzystej nijak się ma do praktyki - część spraw z 2014 r. będzie się ciągnęła do co najmniej roku 2020.
Wspomniana wyżej dokumentacja z 2014 r. jest już w AZ na półkach. I niestety, od 2016 r. każde pisemko, każda zwrotka, koperta itd. trafia do mnie. A ja cierpliwie dokładam do istniejących spraw - decyzji administracyjnych.
Czy moje działanie jest naganne ? Jest, postępuję niezgodnie z IK. Ale co mam zrobić ?
szerka
Dziwię się, że ty to robisz a nie pracownik prowadzący sprawę. Co z datą zakończenia sprawy? Jest wpisana w spisie spraw czy jest puste miejsce?
Witam, w ogóle nie ma spisu spraw.
Spis spraw również sam tworzę.
Dla całości decyzji administracyjnych otrzymuję ewidencję. I praktycznie to wystarczy.
Pozdrawiam
szerka
Ja bym takiej dokumentacji nie przyjął do archiwum. Ciekawe, jak daty skrajne określasz w spisach zdawczo-odbiorczych dokumentacji przyjętej, skoro dokładasz do przyjętych teczek nową dokumentację. Wygląda to na chaos.
Marcinie,
Jedyną datą skrajną jest rok wytworzenia decyzji administracyjnej. Ze względów organizacyjnych moje postępowanie zostało wymuszone, chaos miałabym wówczas, gdybym na raty przyjmowała dokumentację zakończoną. Tych rat (rocznych) byłoby 5
(słownie PIĘĆ). Pojemność AZ pozwala na taki luksus. I jeszcze jedno, tych decyzji o które twórczo się sprzeczamy jest rocznie około 1500. I nigdy nie wiem, czy do sprawy zakończonej np. w 2015 r. nie będę musiała dołożyć jakiegoś tam dokumentu po roku czy dwóch.
Jedynym minusem jest problem w typowaniu dokumentacji do zniszczenia. W tym roku przymierzam się do brakowania po ekspertyzie decyzji z 2000 r. plus te 5 lat. 100% gwarancji RZETELNOŚCI.
Plusem jest to, że panuję nad całością, decyzje rocznikowo są w całości, nie zmuszam kierownictwa do szukania oszczędności w etatach....
Gdybym nie przyjęła ? To inny archiwista zakładowy by przyjął.
Pozdrawiam
szerka