Witam jestem początkującym archiwistą i mam kilka pytań jak sporządzić spis zdawczo-odbiorczy akt do ap. Czy na spisie mam wymieniać komórki organizacyjne i w ich obrębie układać teczki wg symboli z wykazu akt, czy bez podziału na komórki org. wypisać teczki w kolejności narastającej wg symboli z wykazu akt?
Ja robię dla każdego wydziału osobny spis, w obrębie którego teczki wypisuję narastająco wg wykazu akt.
Ja narastająco tylko według symboli z rzeczowego wykazu akt. I to jeszcze na przykładzie obecnie obowiązującej instrukcji (bez wpisywania numerów), ponieważ nie posiadam instrukcji z tamtego okresu.
I tu jest problem. W paragrafie 14 ust. 4 i 5 rozporządzenia Min. Kultury z 2002 r. mamy: "Nadanie materiałom archiwalnym właściwego układu polega na ułożeniu teczek zgodnie ze strukturą organizacyjną (...), w ramach poszczególnych komórek organizacyjnych według kolejności symboli klasyfikacyjnych" i "Sporządzenie ewidencji materiałów archiwalnych polega na umieszczeniu ich w spisie zdawczo-odbiorczym (...) w kolejności zgodnej z nadanym im układem". I niby wszystko proste - jeden spis o układzie określonym w rozporządzeniu. Tyle że już załącznik do tego rozporządzenia, czyli formularz spisu, ma w nagłówku "Spis zdawczo-odbiorczy nr ... materiałów archiwalnych ... (nazwa komórki organizacyjnej)", co sugeruje osobny spis dla każdej takiej komórki. Z tego co wiem to zależy tak naprawdę od konkretnego ap.
Cytat: Jarek w Czerwiec 22, 2011,
I Z tego co wiem to zależy tak naprawdę od konkretnego ap.
Tak, tak, wszyscy znamy te tzw. tradycje regionalne w poszczególnych ap ;D