Witajcie,
właśnie został opublikowany projekt rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (http://bip.mswia.gov.pl/portal/bip/200/19163/). Warto dokładnie przyjrzeć się proponowanym rozwiązaniom, które regulują szczegółowo postępowanie również z dokumentem elektronicznym. Zawarte rozwiązania są nowatorskie i dogłębnie przemyślane - warto poświęcić czas na lekturę już teraz.
pozdrawiam
ww
Cytat: Wojciech Woźniak w Listopad 17, 2010,
Zawarte rozwiązania są nowatorskie i dogłębnie przemyślane
To bardzo daleko idący wniosek ;D
Zapoznaliście się może z PN-ISO/IEC 17799:2007 oraz PN-ISO/IEC 27001:2007?
Widać, że autorom tych nowatorskich i przemyślanych rozwiązań zależało na braku uwag, skoro dano taki termin ich wnoszenia ...
Jako że komuś zdaje się zależy również, żeby to nieszczęsne forum nie miało żadnej zdolności do wygenerowania sensownej, otwartej dyskusji na temat przepisów, pozostaje więc mieć nadzieję że ten projekt zostanie dopracowany przez tychże autorów, trochę tam jest literówek i drobiazgów które należałoby poprawić lub przynajmniej jeszcze przemyśleć, choćby to "przejmowanie do archiwum zakładowego" w instrukcji archiwalnej (chyba powinno raczej być "przyjmowanie do archiwum zakładowego" albo "przejmowanie przez archiwum zakładowe"), format znaku sprawy, zastąpienie definicji znaku teczki (akt) językowym łamańcem czy wpuszczanie osób postronnych do archiwum. Najgorzej będzie z wykazem akt, pewnie od razu trzeba będzie go rozbudowywać. Ale kierunek zmian i całokształt tych przepisów jest dobry i to jest bezdyskusyjne.
Jak to rozumieć
Cytat6624 Numeracja porządkowa nieruchomości A ZADANIE TYLKO POWIATU
6824 Komunalizacja mienia Skarbu Państwa A ZADANIE TYLKO POWIATU
7341 Udzielanie licencji na wykonywanie BE5 ZADANIE TYLKO POWIATU
krajowego transportu drogowego
osób i rzeczy
Czy od nowego roku te zadania będą zabrane gminom.
Przeczytałam rzeczony projekt i myślę, że tak naprawdę dopiero za jakiś czas będzie można coś powiedzieć o jego "doniosłości", gdy urzędy zbiorą już jakieś doświadczenia.
Mam oczywiście mnóstwo pytań i wątpliwości, ale chyba szkoda czasu na jałowe rozważania (tym bardziej, że nikt nie oczekuje tego ;)), Poczekajmy...
Przedstawię tylko jedną wątpliwość: jak rozumiem, ten skład chronologiczny będzie dublował dokumentację zeskanowaną i nie będzie można go wybrakować wcześniej. Szkoda...
Ale Jarek ma racje, kierunek jest słuszny :)
Cytat: Hanna Staszewska w Listopad 28, 2010,
Mam oczywiście mnóstwo pytań i wątpliwości, ale chyba szkoda czasu na jałowe rozważania (tym bardziej, że nikt nie oczekuje tego ;)),
No, ja bym rzekł, że jałowe rozważania to jeden z filarów Ifaru - oczywiście obok odreagowywania frustracji spowodowanej pracą (biedni ci pracownicy NDAP, nawet tego im nie wolno ...) ;D
Nowe przepisy doczekały się na razie jedynie niepochlebnych recenzji na forum archiwistyka.pl - cytuję: "gniot", "żałosny projekt", "porażka", "niedopracowane wypociny", "nowy jrwa naprawdę pokręcony", "projekt spartaczony przez jakieś panienki", "dobrze by było żeby poza fazę projektu nie wyszedł".
http://www.forum.archiwistyka.pl/viewtopic.php?t=974
Gorzej, że to opinie osób, które będą musiały stosować te przepisy ...
Ja się wciąż jeszcze wgryzam w projekt i przyznam że zastanawiam się przede wszystkim czy czytał go jakiś prawnik w Naczelnej - a raczej czy przeczytał go dokładnie. Bo intencje "panienek" - pardon, autorów :) - są raczej jasne, natomiast z precyzją i jednoznacznością zapisów jest już czasem różnie. Przykład pierwszy z brzegu - definicja archiwisty - w mojej ocenie wynika z niej że jest on pracownikiem zewnętrznego podmiotu realizującego zadania archiwum. Chyba raczej nie o to chodziło? Przykład drugi - podleganie archiwów zakładowych kierownikom jednostek - nic nowego, podlegamy. Ale chyba chodziło tutaj o podleganie bezpośrednie?
Niektórych definicji "panienki" - pardon, autorzy :) - się chyba przestraszyli - np. już nie dokumenty będą wchodzić w skład akt sprawy, a dokumentacja ... Jedne sprawy reguluje się wręcz idiotycznie drobiazgowo (kropki i kreski w znaku sprawy, prowadzenie teczek przez kilka lat), po innych się tylko prześlizguje, albo, tak jak mówiłem na ostatnim zjeździe - bezrefleksyjnie przepisuje ze starych instrukcji. Nie ma tego dramatycznie dużo, ale jednak trochę jest. Mógłbym tak jeszcze długo, ale szczerze mówiąc to już mi się nie chce. :P
W ostatni piątek w NDAP było spotkanie nadzorców archiwalnych w rzeczonej kwestii nowych rozporządzeń.
Czy ktoś z forumowiczów był?
Chętnie byśmy posłuchali...
Oooooooooo, zobaczcie, uruchomiono specjalną stronę z pytaniami i odpowiedziami.
http://archiwa.gov.pl/
Cytat: Hanna Staszewska w Grudzień 14, 2010,
W ostatni piątek w NDAP było spotkanie nadzorców archiwalnych w rzeczonej kwestii nowych rozporządzeń.
Czy ktoś z forumowiczów był?
Chętnie byśmy posłuchali...
Pewnie też im nie wolno tutaj pisać :)
W piątek była w Naczelnej konferencja uzgodnieniowa z przedstawicielami urzędów - choć ja bym ją nazwał raczej wdrożeniową - oswajamy się już mentalnie z tym, że nowe przepisy lada chwila wejdą w życie. Pora przygotować się na to organizacyjnie.
Co do samych przepisów to wygląda na to że trwają ostatnie korekty.
Witajcie, jestem nowym uczestnikiem tego forum. Stałem się nim przede wszystkim dlatego, że szlag mnie trafia gdy widzę co się wyrabia byle wprowadzić owo rozporządzenie w życie. Ciekawe komu, poza Panem Kazimierzem Schmidtem i Panią Ewą Perłakowską, tak bardzo zależy na wejściu w życie tegoż rozporządzenia w dniu 1 stycznia 2011 roku. Jakoś nie słyszałem o setkach urzędów, które by to popierały, słyszałem natomiast o staraniach by dać urzędom więcej czasu a nie tylko dwa miesiące na przygotowanie się do działania zgodnie z nowym rozporządzeniem. Przygotowanie się do takiej działalności nie trwa trzy minuty (tak powiedzieć mógł tylko ktoś kto absolutnie nie zna się na pracy urzędu, zamiast tego ma "wizję", kto ma wstręt do przepisów, kto chce urzędu szybkiego, kosztem jakości jego pracy).
Mnie zależy. Bo nie mamy w tym momencie obowiązującej instrukcji kancelaryjnej ani wykazu akt, a zwłaszcza to drugie najlepiej wprowadzić od 1 stycznia. Przygotowanie się do działania zgodnie z nowym rozporządzeniem będzie kłopotliwe ale nie musi zajmować dwóch miesięcy. Wiele się tak naprawdę nie zmieni, pewnie mało kto zdecyduje się na ezd. Problemem jest zrozumienie do końca wszystkich intencji autorów rozporządzenia (kilka zagadnień potraktowano "domyślnie"), no i przede wszystkim wdrożenie nowego jrwa.
No, niestety, wszystko wskazuje na to że jednak będzie poślizg w wejściu tego ropzorządzenia w życie. Od poniedziałku będziemy się ostro gimnastykować żeby w tym jakoś funkcjonować. Mamy wybór - między starym jrwa które już nie obowiązuje a nowym jrwa które jeszcze nie obowiązuje :) .
Tymczasem na stronach MSWiA jest nowa wersja projektu:
http://bip.mswia.gov.pl/portal/bip/200/19260/
Przybywa również pytań i odpowiedzi na pytania w związku ze zmianami:
http://www.mswia.gov.pl/portal/pl/wolnytekst/8844/
pod powyższym linkiem sa już też wersje wykazów w plikach arkusza kalkulacyjnego.
Na prawo.vagla.pl (http://prawo.vagla.pl) też się zastanawiają...
PS. Tytuł wątku chyba niezbyt adekwatny jest ;D
Gdyby naprawdę było to "bardzo ważne rozporządzenie", pewnie już by się ukazało :D
Poszło do podpisu premiera:
http://bip.mswia.gov.pl/portal/bip/218/19281/
Doświadczenie uczy, że rzeczy bardzo ważne niechętnie się rozpowszechnia i niechętnie się o nich dyskutuje, bo, że zacytuję klasyka z filmu "Rejs":
Cytat"Każdy może, prawda, krytykować, a mam wrażenie, że dopuszczenie do krytyki, panie, tu nikomu tak nie podoba się. Tak więc z punktu, mając na uwadze, że ewentualna krytyka może być, tak musimy zrobić, żeby tej krytyki nie było, tylko aplauz i zaakceptowanie tych naszych, prawda, punktów, które stworzymy."
;D
Minęło 10 dni, a rozporządzenia jak nie było, tak dalej nie ma ...
Ponoć nie o podpis chodzi a jeszcze o jakieś poprawki.
To jest najzwyklejsza granda jak się stanowi prawo, w tym wypadku dotyczące samorządów. W jakim to kraju odwołuje się stare przepisy i nie wprowadza w ich miejsce nowych. Jeśli było wiadomym w MSWiA, że nie zdołają opracować i uchwalić nowych przepisów, to nie powinni zawieszać funkcjonowania starych w zeszłym roku. To się po prostu nie mieści w głowie
Niektórym nie mieści się też w głowach, że kto inny uchwala ustawy, a kto inny wydaje rozporządzenia.
Tymczasem jednak właśnie opublikowano nasze rozporządzenie:
http://dziennikustaw.gov.pl/D2011014006701.pdf
Jeśli ktoś nie zdoła wejść na stronę RCL, można dostać się do tekstu rozporządzenia na stronie MSWiA
http://www.mswia.gov.pl/ftp/prawo/instrukcjakancelaryjna/Dz.U.%202011%20nr%2014%20poz.%2067.pdf
Jeśli ktoś potrzebuje sprawnego dostępu do treści rozporządzenia może wejść na stronę Sekcji Archiwistów Samorządowych SAP: www.sas-sap.com
Podpisana wersja rozporządzenia różni się od projektów - okazuje się np. że jednak udostępnienie akt na miejscu będzie się odbywać poprzez wypożyczenie ;)
Napisałem w innym miejscu, że prawdziwe dyskusje toczą się gdzie indziej. Żeby nie być gołosłownym zaglądnąłem w kilka miejsc, gdzie pojawiły się ciekawe i/lub rzeczowe opinie na temat naszego rozporządzenia.
Wypada zacząć od forum archiwistyka.pl, jest tam już kilkanaście wątków związanych z nowymi przepisami: http://www.forum.archiwistyka.pl/viewforum.php?f=2 . Tu swoimi małymi dramatami dzielą się np. ci, którzy nie mają już osobnej klasy rzeczowej na wybory sołtysów i rozpaczają po utracie klasy 0717 ;) . Zdarzają się też niezbyt przemyślane porady jednego forumowicza, jego zdaniem np. koordynatorem czynności kancelaryjnych zostaje archiwista z wykształcenia, a nie pracownik archiwum. Na tym forum można znaleźć również odnośniki do innych ciekawych stron, tak trafiłem np. na http://blog.mrog.org/ ("mrog::blog")Macieja Roga, jego autor ułatwił mi dalsze poszukiwaniam bo zebrał w jednym miejscu linki do chyba wszystkich internetowych dyskusji na ten temat. Sam też sporo pisze o nowym rozporządzeniu: http://blog.mrog.org/temat/instrukcja-kancelaryjna , wymienia niektóre zmiany (w porównaniu z poprzednimi instrukcjami kancelaryjnymi) i wskazuje co należy uregulować zarządzeniami wewnętrznymi przy wdrażaniu tych przepisów, sporo tu również szczegółowych pytań od osób zmagajacych się z tym wdrażaniem.
Wielu wrażeń dostarcza lektura dwóch tekstów Ireneusza Krześnickiego: http://samorzad.lex.pl/artykul/503 i http://samorzad.lex.pl/artykul/510 . Oprócz szeregu trafnych spostrzeżeń, autor umieszcza w nich takie np. przemyślenia:
"Gdyby taka sytuacja miała miejsce u naszych zachodnich sąsiadów z dniem 3 stycznia br. interesant nie załatwiłby w urzędzie jakiejkolwiek sprawy.
(...)
Operatywność polskiego urzędnika niestety w praktyce oznacza ignorancję.
(...)
Czytając jednak przygotowany projekt ulgę poczuje każdy, kto nie będzie odpowiedzialny za jego wdrożenie. Bezspornym jest, że opracowanie instrukcji kancelaryjnej dla jakiejkolwiek instytucji wymaga nie lada wiedzy i kompetencji oraz doświadczenia.
(...)
Posiadana praktyka pozwala mi na sformułowanie stwierdzenia, że nikt nie jest w stanie kompleksowo opracować i wdrożyć na taką skalę dokumentu o charakterze instrukcji nie doprowadzając do paraliżu administracji.
(...)
Zapoznając się z uzasadnieniem do projektu rozporządzenia, dostępnym na stronach internetowych MSWIA, odnosi się wręcz wrażenie, że autorzy projektu w ogóle nie rozumieją roli jaką rozporządzenie ma spełniać, nie mówiąc o oczekiwaniach jego adresatów - urzędnikach. W zdumienie wprawia podkreślenie kilka razy w uzasadnieniu, że rozporządzenie ma charakter instrukcyjny.
(...)
W uzasadnieniu możemy także przeczytać, że cyt. ??Nie przewiduje się wpływu projektowanego rozporządzenia na konkurencyjność gospodarki i przedsiębiorczość, w tym na funkcjonowanie przedsiębiorstw.?, ?? Nie przewiduje się wpływu projektowanego rozporządzenia na rynek pracy.?, ??Nie przewiduje się wpływu projektowanego rozporządzenia na sytuację i rozwój regionalny.?, co dowodzi, że autorzy rozporządzenia w ogóle nie rozumieją istoty administracji.
(...)
Czy warto było w tym celu burzyć dotychczasowy, co prawda kiepski ale jednak funkcjonujący i ukształtowany przez praktykę system kancelaryjny?
(...)
Całkowitą rewolucją jest odstąpienie od standaryzacji wzorów pieczęci oraz wzorów pism."
No i jako urzędnik tak szukam teraz w swoim urzędzie tej ignorancji i tego paraliżu. Pana prawnika przerósł fakt, że instrukcje kancelaryjna i archiwalna mają charakter instrukcyjny. Przerosło go chyba też to, że jedyną istotną i nieuniknioną zmianą jakiej zaznały urzędy jest zmiana jrwa,a to z pewnością nie prowadzi do paraliżu administracji. Istotą czynności kancelaryjnych w administracji jest to, że nie wpływają one na konkurencyjność gospodarki, rynek pracy ani rozwój regionalny ? wpływają jedynie na koszt funkcjonowania samej administracji.
Jako archiwista zastanawiam się dlaczego pan prawnik uważa dotychczasowy system kancelaryjny za kiepski oraz dlaczego nowe rozporządzenie ma go burzyć. Ale w sumie czego spodziewać się po kimś, dla kogo istota czynności kancelaryjnych sprowadza się do używania okrągłych pieczątek i formularzy pism ...
Jeszcze trochę poczekamy na projekt zmian:
CytatPrzewidywany termin udostępnienia projektu zmian, to koniec listopada 2011.
W procesie zbierania propozycji zmian do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r, zrealizowanym zgodnie z założeniami opisanymi poniżej, przekazano kilkaset propozycji zmian istniejących klas w wykazach akt, około dwa tysiące propozycji nowych klas, a także propozycję wprowadzenia zmian do około 60 przepisów instrukcji kancelaryjnej oraz około 50 przepisów instrukcji archiwalnej. Tak duża ilość proponowanych zmian oraz fakt, że często proponowane zmiany nawzajem się wykluczają, wymaga dłuższego czasu na ich opracowanie niż pierwotnie planowano. Dodatkowo, podmioty zgłaszające propozycje zmian często nie zamieszczały ich uzasadnienia lub też uzasadnienia te były bardzo ogólnikowe.
Należy mieć także na uwadze konieczność zapewnienia ciągłości pracy podmiotów objętych rozporządzeniem, to jest, aby planowane zmiany ułatwiały, a nie utrudniały postępowanie z dokumentacją, a w szczególności nie wymagały zasadniczej i nagłej reorganizacji ustalonych procedur. Ponadto, rozważając zmiany należy mieć na uwadze także zmiany w Kodeksie postępowania administracyjnego wprowadzone ustawą z dnia 15 lipca 2011 r. o zmianie ustawy ? Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawy ? Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 186, poz. 1100) ustanawiające w aktach sprawy zakładanie metryk spraw od marca 2012 roku..
http://www.mswia.gov.pl/portal/pl/wolnytekst/9170/
Chyba zanosi się na "powtórkę z rozrywki" z ubiegłego roku, mamy już połowę grudnia. Projekt ukaże się pod koniec miesiąca, dostaniemy trzy dni na zaopiniowanie go, może odbędzie się znowu "konferencja uzgodnieniowa", a potem projekt na długie tygodnie trafi do RCL ... :-\
Obawiam się że opublikowanie nowelizacji rozporządzenia końcem stycznia to raczej wersja optymistyczna.
file:///Users/kami/Downloads/D2011014006701.pdf
Rozporządzenie podpisano, weszło w życie, na jego bazie były wprowadzane instrukcje kancelaryjne w poszczególnych archiwach zakładowych, nie potrafię jednak oprzeć się wrażeniu, że niektórzy nadal nie przyswoili jego zapisów i wciąż myślą starymi schematami :(
a czy ktoś wie, jakie z pierwszych rozporządzeń wprowadził nowy Naczelny?