Szanowni Państwo,
Włączając się do dyskusji dotyczącej problemu uznania zespołu za opracowany, chciałem dorzucić kilka uwag. Czynię to, wywołany do dyskusji, czytając o roli kierownika ZNA, jako głównego hamulcowego postępu, bez którego ciągłych ingerencji życie na tym łez padole byłoby lżejsze, łatwiejsze i bezproblemowe.
Jak wiadomo, każda struktura, zwłaszcza jeśli jest choć trochę skomplikowana, wymaga koordynacji, nadzoru i kontroli. Funkcje kierownika ZNA dotyczące nadzorowania procesu zatwierdzania inwentarzy archiwalnych, a szerzej ? nadzorowania prac komisji metodycznych w AP ? są obowiązkiem zapisanym w Regulaminie organizacyjnym NDAP (par. 17, pkt 5 i 10) oraz w decyzji Nr 2 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 8 lutego 2006 r. w sprawie utworzenia w archiwach państwowych komisji metodycznych oraz zakresu i trybu ich działania (par. 6, ust. 2).
Dodam od razu, że problem rzekomego kwestionowania przez kierownika ZNA decyzji o zatwierdzeniu inwentarza jest bardzo wydumany. Jak sięgam pamięcią, w ostatnich kilku latach decyzje takie można policzyć na palcach jednej lub dwu rąk. Przeważająca większość pism wychodzących z ZNA w odpowiedzi na protokoły komisji metodycznych (w ciągu roku jest ich ok. 130) informuje o tym, że nie ma uwag do decyzji podjętych przez Komisję, bądź też zgłoszone uwagi są ?kosmetyczne? i mogą być wprowadzone od ręki (nie wpływając na układ inwentarza). Zresztą same komisje metodyczne zatwierdzają warunkowo część inwentarzy, wyznaczając termin wprowadzenia poprawek.
Decyzje kwestionujące uchwały komisji metodycznej w zakresie zatwierdzenia zespołu dotyczyły złego rozpoznania przynależności zespołowej, a w konsekwencji błędnego nadania nazwy zespołu bądź niewłaściwego określenia dat skrajnych. Były to jednak przypadki odosobnione, z reguły bowiem komisje metodyczne same wyłapują tego rodzaju wady na wcześniejszym etapie opracowania. Nie muszę zatem zadawać pytania, czy i w takim przypadku w Internecie powinien znaleźć się inwentarz błędnie nazwanego zespołu? Może jednak interwencja ZNA jest niekiedy przydatna?
Inną rzeczą jest kwestia terminu nadesłania protokołu do ZNA. Tu zapewne niejeden sekretarz komisji metodycznej ciężko westchnie, bo nie wszystkie sumienia są czyste pod tym względem. Przypomnę, że protokoły powinny być nadsyłane do ZNA w ciągu 2 tygodni od daty posiedzenia. Ale to teoria... W przypadku, gdy protokół jest przysyłany kilka miesięcy, a bywa, że i pół roku po posiedzeniu, termin oczekiwania na zatwierdzenie decyzji komisji także się przesuwa.
Wszystko to oczywiście trwa, dłużej lub krócej. Niezależnie od tego, nie mogę powstrzymać się od uwagi, iż błędne jest przekonanie, jakoby badacze (tzw. użytkownicy) z niecierpliwością oczekiwali na kolejne inwentarze pojawiające się w Internecie, z satysfakcją i westchnieniem ulgi odnotowując zamieszczenie kolejnego z nich. Niestety (a może: na szczęście) rzeczywistość jest inna...
Czytając dyskusję na Ifar niekiedy odnosiłem wrażenie, że dyskutanci opisując przypadki ze swego archiwum uważają, że są one zjawiskiem powszechnym we wszystkich archiwach. Wydaje mi się, że tak nie jest, a każde AP, zwłaszcza te o długiej historii, ma swoją specyfikę, praktyki i przyzwyczajenia lokalne. Dotyczy to także postępowania z opracowaniem zespołów itp.
Stąd m.in. potrzeba ośrodka nadzorującego i koordynującego opracowanie w całej sieci AP ? jest to szczególnie istotne w dobie standaryzacji. Chyba nie ma potrzeby, by rozwijać ten wątek.
Współdziałanie komisji metodycznych i ZNA to wypracowana przez dziesięciolecia praktyka, która jest elementem sprawdzania jakości b. ważnego wytworu pracy archiwum jakim jest inwentarz archiwalny. Czy w imię szybkości należy z takiej weryfikacji zrezygnować? Jeśli tak, to z jakim skutkiem. Jeśli nie, to jak przyspieszyć proces zatwierdzania inwentarzy? Dlatego retoryczne jest pytanie, czy można w Internecie zamieszczać informacje nie do końca zweryfikowane? (i jakie będą tego konsekwencje dla użytkownika?).
Jest oczywiste, że w Internecie powinny być zamieszczane wyłącznie informacje zweryfikowane. Natomiast nic nie stoi na przeszkodzie, aby użytkownik na poziomie AP miał dostęp do inwentarzy archiwalnych będących w fazie roboczej, co wyraźnie zostanie mu zakomunikowane. Takie inwentarze powinny być jednak specjalnie oznaczone (analogicznie, jak to się dzieje w przypadku inwentarzy ?papierowych?). Podobnie z poziomu archiwum powinien być dostęp do każdego rodzaju ewidencji, którą archiwum dysponuje i to też powinno być w jakiś specjalny sposób oznaczone. Część archiwów ma w bazach danych wpisane np. spisy zdawczo-odbiorcze. Zresztą trzeba sobie uświadomić, że nie wszystkie inwentarze lub ich części będą mogły być uwidaczniane w Internecie ze względu na ochronę danych osobowych, co oznacza, że to, co zostało już opracowane, nie zawsze będzie mogło znaleźć się w Internecie, chociaż ? zgodnie ze stanowiskiem GIODO ? będzie mogło być udostępniane w archiwum (czy w bazie danych, która tam będzie dostępna).
Podkreślenia i szczegółowego rozpatrzenia wymaga zatem następująca kwestia. Jest nią problem nazywania i oznaczania poszczególnych form i faz ewidencji, tak aby zarówno archiwista, jak i użytkownik, wiedzieli z czym mają do czynienia. Dawniej takie informacje można było wysnuć z formy fizycznej i ewentualnie tytułu, co w systemie skomputeryzowanym nie będzie już możliwe.
Niezależnie od zgłoszonych powyżej uwag polemicznych, w dyskusji dostrzegłem wiele cennych głosów i spostrzeżeń. Część z nich jest zbieżna z pracami prowadzonymi właśnie w ZNA. Dotyczy to np. nowej decyzji Naczelnego Dyrektora w sprawie usprawnienia prac komisji metodycznych. Jak się wydaje, nie ma potrzeby tracenia czasu całej komisji na zatwierdzanie zespołów z grupy A3. Powinny być one zatwierdzane ?w węższym gronie?, a rola komisji ograniczyć się do ich ?przyklepania?, chyba że w procesie zatwierdzania ?w węższym gronie? pojawiłyby się zdania rozbieżne. Mam nadzieję, że decyzja usprawniająca prace komisji metodycznych ukaże się w kwietniu br.
Poważniejsza sprawa, to odwlekana od dłuższego czasu kwestia nowelizacji wskazówek dotyczących inwentarza archiwalnego, co wymaga pilnego uregulowania. Na marginesie dodam, że podnoszony na forum problem inwentarzy, które już są, ale oczekują na zatwierdzenie przez komisje metodyczna (+ ZNA) jest problemem technicznym. Można go łatwo rozwiązać przez nadanie uprawnień dostępu do ZoSIA (nie wszystko musi być ? i zapewne nie wszystko będzie) widoczne dla wszystkich użytkowników Internetu.
Na koniec podam jeszcze jedną kwestię, która powinna być rozwiązana. Mianowicie, co zrobić ze starymi inwentarzami (powstałymi np. w latach 60-tych), które nie mają wstępu i w konsekwencji zgodnie z przepisami zespoły te nie mogą być uznane za opracowane, a ich inwentarze za zatwierdzone. Co oczywiste, inwentarze te są przydatne, udostępniane itp. Z punktu widzenia jakości informacji taki inwentarz jest bez zarzutu. Wstęp nie zostanie szybko napisany, a więc może trzeba znaleźć dla tej części inwentarzy jaką formułę, aby je umieścić w Internecie? Pytanie zatem brzmi: jak wykorzystać te inwentarze w systemie (a więc na zasadzie wyjątku) i czy z tego wyjątku uczynić regułę? Może ktoś z Forumowiczów zaproponuje rozwiązanie tego zagadnienia?
Licząc na życzliwe przyjęcie powyższych uwag, serdecznie pozdrawiam
Jacek Krochmal
kierownik ZNA
