Kiedy zespół archiwalny jest ostatecznie opracowany?

[Andrzej Choniawko]

Niezależnie od tego, nie mogę powstrzymać się od uwagi, iż błędne jest przekonanie, jakoby badacze (tzw. użytkownicy) z niecierpliwością oczekiwali na kolejne inwentarze pojawiające się w Internecie, z satysfakcją i westchnieniem ulgi odnotowując zamieszczenie kolejnego z nich. Niestety (a może: na szczęście) rzeczywistość jest inna...

Ciekaw jestem skąd p. J. Krochmal czerpie wiedzę pozwalającą na formułowanie tego rodzaju konstatacji. Czyżby po raz pierwszy w historii archiwów państwowych w Polsce zostały przeprowadzone reprezentatywne  badania ankietowe na temat potrzeb i oczekiwań użytkowników archiwów. A jeśli tak to dlaczego ich wyniki zostały  utajnione. Wprawdzie opinie przynajmniej 30-40 użytkowników archiwów (od studentów po wiekowych profesorów), które miałem okazję poznać stoją w jaskrawej sprzeczności z poglądem p. J Krochmala, ale  być może jako urodzony pechowiec nie miałem szczęścia natrafić w grupie swoich interlokutorów na użytkowników nie odróżniających komputera od kuchenki mikrofalowej. Tylko tacy delikwenci bowiem likwidując uwierający psychicznie dysonans poznawczy są skłonni do przyjmowania postawy wyniosłej obojętności wobec dobrodziejstw płynących z dostępności inwentarzy archiwalnych w Internecie, a nawet tylko w  lokalnych sieciach archiwów. Faktem jest, że wyjątkowo opieszałe nawet jak na monopolistyczne państwowe instytucje tempo retrokonwersji inwentarzy archiwalnych, nie pozwala zrazu w całej rozciągłości dostrzec tych korzyści przez użytkowników. A historia techniki uczy, że stopień akceptacji i w ślad za tym korzystanie z wynalazków są wprost proporcjonalne do tempa ich umasowiania. Ale jeśli prominentni funkcjonariusze archiwów państwowych nie krępują się głosić publicznie poglądu, że przyrodzoną ponadczasową powinnością użytkowników archiwów jest mozolne prowadzenie kwerend archiwalnych tak jak to przystawało w epoce dyliżansów pocztowych...

[Karmeliusz Gebauer]

Tak sie właśnie zastanawiam, ale wydaje mi się, że w momencie wprowadzenia zespołu i danych o nim (czyli to co znajduje się we wszystkich rozproszonych bazach archiwalnych) do zintegrowanego systemu zespół chyba będzie mógł być uznany za ostatecznie opracowany. Wnioskuję to z tej przyczyny, iż później jakakolwiek zmiana zostanie odnotowana (mam taką nadzieję) w odpowiednich rejestrach programu. Będzie wówczas wiadomo kto, kiedy i po co w tych opisach grzebał.
Ciekawi mnie też także jakie tam będą elementy? Czy w momencie wprowadzenia danych tych wszystkich serii i podserii wygeneruje się nam automatycznie zawartość do tej kary "A" jako i do wstępu do zespołu. A może nadal będzie to trzeba robić ręcznie? Przeliczać ilość jednostek z jakich lat, itp. Mam taką tyciutką nadzieję, że może od tego papieru odejdzie skoro wszystkie dane będą w bazie.

[Hanna Staszewska]

Tak sie właśnie zastanawiam, ale wydaje mi się, że w momencie wprowadzenia zespołu i danych o nim (czyli to co znajduje się we wszystkich rozproszonych bazach archiwalnych) do zintegrowanego systemu zespół chyba będzie mógł być uznany za ostatecznie opracowany. Wnioskuję to z tej przyczyny, iż później jakakolwiek zmiana zostanie odnotowana (mam taką nadzieję) w odpowiednich rejestrach programu. Będzie wówczas wiadomo kto, kiedy i po co w tych opisach grzebał.

Gdyby to było takie proste...
Niestety, sam fakt zgromadzenia danych o zespole w jednym miejscu, czyli w systemie zintegrowanym nie stanowi o statusie zespołu: opracowany/nieopracowany. Są określone procedury, których musimy przestrzegać (komisja metodyczna i ZNA).
Co prawda bardzo obiecująco brzmi wypowiedź p. dra Jacka Krochmala o przygotowywanych przepisach dot. usprawnienia prac komisji metodycznych, ale to i tak nie nie uwolni nas całkowicie od konieczności zatwierdzania zespołów w dotychczasowej formie...
A rejestracja zmian w systemie też nie wystarczy...

Mam taką tyciutką nadzieję, że może od tego papieru odejdzie skoro wszystkie dane będą w bazie.

Ja mam wielką nadzieję, że archiwiści w końcu zaczną dbać o lasy

[Hanna Staszewska]

Dotyczy to np. nowej decyzji Naczelnego Dyrektora w sprawie usprawnienia prac komisji metodycznych. Jak się wydaje, nie ma potrzeby tracenia czasu całej komisji na zatwierdzanie zespołów z grupy A3. Powinny być one zatwierdzane ?w węższym gronie?, a rola komisji ograniczyć się do ich ?przyklepania?, chyba że w procesie zatwierdzania ?w węższym gronie? pojawiłyby się zdania rozbieżne. Mam nadzieję, że decyzja usprawniająca prace komisji metodycznych ukaże się w kwietniu br.

Kwiecień minął, jesteśmy już po długim majowym weekendzie

W jakiej fazie jest opracowywanie decyzji, która ma usprawnić prace komisji metodycznych?

[Hanna Staszewska]

Zdaje się, że nie doczekamy się odpowiedzi...
Wielka szkoda...

W kontekście nowego regulaminu organizacyjnego NDAP zasadnym wydaje się zadanie pytania: kto teraz w NDAP będzie sprawował nadzór nad komisjami metodycznymi w archiwach? ZNA uległ likwidacji, a jego zadania w części przejął Wydział Udostępniania i Organizacji oraz Wydział Edukacji; nigdzie jednak w tekście regulaminu nie ma mowy o komisjach metodycznych w archiwach. Kto więc będzie pełnił dotychczasową rolę kierownika ZNA jako ostatecznej instancji zatwierdzającej decyzje komisji metodycznych?
A może powyższe zmiany oznaczają, że decyzje komisji metodycznych zatwierdzające zespoły archiwalne są ostateczne?

[Kajka]

I kolejny interesujący wątek odwołany w odmetach Forum 

[Hanna Staszewska]

Na szczęscie te roztrząsania mamy już za sobą: zgodnie z nowymi przepisami inwentarz zatwierdza dyrektor archiwum