Kto powinien prowadzić ewidencję w archiwum?

[Hanna Staszewska]

W świetle obowiązujących przepisów o ewidencji ewidencję w archiwum prowadzi jedna osoba.
Jednak w wielu archiwach funkcje przejmowania, opracowania i ewidencji materiałów archiwalnych są rozdzielone. Nie sprzyja to utrzymywaniu środków ewidencyjnych na poziomie ewidencji syntetycznej w stanie aktualnym i spójnym. Chodzi m.in. o księgę nabytków i ubytków oraz księgę przesunięć międzyzespołowych.
Może więc odejść od tej zasady?
W projektowanym Systemie Zintegrowanym nie powinno stanowić problemu określenie prawa dostępu do edycji danych w księdze nabytków i ubytków dla osób, zajmujących się przejmowaniem materiałów archiwalnych do archiwum. Automatyczne rejestrowanie zmian wprowadzanych w Systemie stanowić będzie dostateczne zabezpieczenie przed nieuprawnioną edycją i modyfikacją danych.
 Kwestia, kto i w jakim zakresie ma zajmować się ewidencją w archiwum w ogóle nie powinna być regulowana przepisami dot. ewidencji, ponieważ jest to wewnętrzna sprawa każdego archiwum i jej rozstrzygnięcie powinno leżeć w gestii dyrektora. Umożliwienie więc wprowadzania danych dla kilku osób, które zgodnie ze swoim zakresem obowiązków zajmują się określonymi dziedzinami działalności archiwum niewątpliwie przyczyni się do zwiększenia stopnia aktualności i spójności danych.
   

[Wojciech Woźniak]

Witam,
trudno odmówić trafności spostrzeżeniom Hani. Rzeczywiście już dziś jest tak, że kilka osób zajmuje się gromadzeniem danych dla ewidencji: dział nadzoru dostarcza informacji o nabytkach, KAOD o brakowaniu, dział opracowania redaguje opis dziejów aktotwórcy, czy opis zawartości. Rolą ewidencji jest scalenie tych danych, czyli ich wprowadzenie do bazy Sezam. W systemie zintegrowanym można będzie z powodzeniem połączyć funkcje gromadzenia danych z funkcją wprowadzania. Oczywiście konieczne będzie żeby jedna osoba czuwała nad całością wprowadzanych danych i dbała o to, by były one poprawnie i terminowo dostarczane do systemu.

[Aleksandra Wojnar]

Witam,
ja jednak obawiam się pracy zespołowej przy zmianach w ewidencji. Ostatecznie i tak jedna osoba musi koordynować  prace i sprawdzać poprawność wprowadzonych danych. Jeżeli systematycznie będzie otrzymywać spisy i protokoły, jest w stanie samodzielnie utrzymać "wszystkie środki ewidencyjne w stanie aktualnym i spójnym".
Jednak trudno się nie zgodzić, że decyzję, o tym w jaki sposób ewidencja w archiwum jest prowadzona, powinien podjąć dyrektor.

[Anna Laszuk]

Przepis o ewidencji zasobu mówi, że ewidencję prowadzi osoba wyznaczona przez dyrektora lub kierownika oddziału. Nie precyzuje, że ma to być jedna osoba i sama musi dokonywać wszelkich czynności. Dobrze byłoby jednak, aby jedna osoba koordynowała prace i odpowiadała za stan ewidencji, jak pisze to p. Aleksandra Wojnar. Jeśli budzi to wątpliwości, będzie okazja do zmiany przepisu, np. w czasie zmiany systemu informatycznego, przy pomocy którego prowadzona jest ewidencja.

[Hanna Staszewska]

Zgadzam się, że ewidencję w archiwum ktoś powinien koordynować, ale obecny zapis mówi wyraźnie: ewidencję prowadzi osoba itd., tzn., że jedna osoba wprowadza wszystkie dane właściwe dla ewidencji. I tak to chyba rozumieją archiwa. Ten zapis należy zmienić (np. ewidencję koordynuje osoba lub coś w tym stylu) albo w ogóle z niego zrezygnować, bo wydaje mi się, że to jest wewnętrzna sprawa każdego archiwum, jak dyrektor organizuje pracę.

Zajrzyjmy na chwilę do podręcznika do bazy SEZAM, który jest załącznikiem do decyzji NDAP. Otóż na s. 20 przedstawiono przykład wypełnienia formularza księgi nabytków. Przykład jest zdumiewający .
W polu ?Data przejęcia?: 2000-12-15;
W polu ?Korespondencja?: Protokół przekazania akt z 27.04.2000 (51-18/2000);
W polu ?Uwagi?: Do ewidencji podano 15.12.2000. Faktyczne przejęcie akt nastąpiło 27.04.2000 (sygn. 268/2351-2358).

Z tego wynika, że akta, które fizycznie przejęto w kwietniu, zostały zarejestrowane w księdze nabytków dopiero w grudniu  (zresztą w przykładzie jest chyba błąd, bo w polu ?Data przejęcia? należałoby podać faktyczną datę przejęcia, a nie datę wpisu do księgi nabytków). Przejęte w kwietniu akta zostały chyba w międzyczasie zinwentaryzowane, bo w polu ?Uwagi? podane są też sygnatury. Mamy więc sytuację, w której zinwentaryzowano akta, których w ogóle nie ma w ewidencji syntetycznej archiwum, bo nie dopisano ich w księdze nabytków

A zalecana spójność i aktualność wszystkich środków ewidencyjnych???
 
Takie przypadki są niestety konsekwencją tego nieszczęsnego zapisu, o którym dyskutujemy, bo rzadko się zdarza, aby osoba prowadząca ewidencję zajmowała się przejmowaniem akt.

Czy podany w podręczniku przykład, kiedy od momentu przyjęcia akt (kwiecień) do dokonania wpisu w księdze nabytków (grudzień) mija 8 miesięcy, to jest przestrzeganie wymogu o utrzymywaniu wszystkich środków ewidencji w stanie spójnym i aktualnym???

Chyba nie...

Powtarzam, to jest konsekwencja zapisu, że ewidencję prowadzi osoba itd.