Przede wszystkim istotne jest ustalenie co jest sprawą i co tworzy akta sprawy. Z pytania wynika, że mamy do czynienia z dokumentacją poszczególnych zamówień publicznych, do których - pewnie jako dokument wszczynający, czy też będący podstawą rozpoczęcia procedury zamówienia publicznego dołączono kopię lub kolejny egzemplarz uchwały. [to trzeba sprawdzić!!!!]
Jeżeli tak by było jak opisuję to kwalifikuje się całość jak dokumentację zamówień publicznych. Przed przyszłym brakowaniem jednak rzetelny archiwista powinien sprawdzić, czy zachował się kompletny zbiór uchwał. Możliwe, że gdyby były braki mógłby go uzupełnić.
Na pewno zniechęcam do patrzenia na dokumentację jako na pojedyncze dokumenty wyrwane z kontekstu i z akt sprawy. Nie kwalifikujemy bowiem pojedynczych dokumentów w jednej sprawie w ten sposób, że np. pismo wszczynające uznamy za korespondencję manipulacyjną (Bc), dołączone do niego sprawozdanie jako kat. A, a pozostałe pisma jako B10. Jest to z natury błędne i prowadzi do wewnętrznego brakowania akt spraw. Zaprzecza też logice odzwierciedlania realizacji danej sprawy.
Zachęcam do sprawdzenia, dlaczego dołącza się uchwały, jakie jest ich znaczenie dla danej sprawy zamówienia i czego te zamówienia dotyczą.
