IZA - autor opisu

[Wojciech Woźniak]

witam,
przy kilku okazjach i w kilku różnych gronach pojawiało się pytanie kogo należy wpisywać w polu autor opisu w sytuacji gdy osoba wpisująca inwentarz nie jest tą, która tworzyła opisy jednostek.
Instrukcja bazy IZA 6 wyjaśnia sprawę następująco:

Autor opisu ? nazwisko i imię osoby opisującej jednostkę archiwalną w bazie danych

A więc wszystko jasne - wpisujemy nazwisko osoby wpisującej dane do bazy, a nie tworzącej opis jednostki.
Czy tak jest w Waszych archiwach?

[kocibrzuch]

Tak też ja rozumiem. A interpretacje rzeczywiście niekiedy się różnią.

[Henryk Niestrój]

Rzeczywiście, instrukcja sugeruje, iż powinna być to osoba wpisująca dane. Ale czyż osoba wklepująca ciąg znaków do aplikacji komputerowej jest tożsama z AUTOREM sensu znaczeniowego tegoż ciągu znaków?
Osobiście uważam, że to niesprawiedliwe, aby ktoś na przykład wpisując maszynopis inwentarza do bazy zostawił swój ślad, a osoba, która tenże inwentarz poskładała, spisała, ułożyła niegdyś na kartach inwentarzowych itd., pozostała anonimowa 
Powinno być pole dla osoby odpowiedzialnej za wpis, a poza tym pole prawdziwego autora.

[Anna Laszuk]

Na etapie przygotowań kolejnych wersji bazy IZA rozważane były oddzielne pola na wpisanie nazwisk obu osób. Za jednym polem przeważyły: wynikająca ze standardów praktyka podawania jednego autora opisu i odpowiedzialność osoby wpisującej za te dane, które znajdą się w bazie. Nazwisko osoby, która sporządziła inwentarz pojawia się na wyższym poziomie opisu - na poziomie zespołu. W tym przypadku we wstępie do inwentarza. Jeśli uznaje Pan konieczność uwzględnienia dodatkowych pól, proszę zgłosić postulat do zespołu przygotowującego ZSIA, bo struktura bazy IZA ma nie być już zmieniana.

[Hanna Staszewska]

Nazwisko osoby, która sporządziła inwentarz pojawia się na wyższym poziomie opisu - na poziomie zespołu. W tym przypadku we wstępie do inwentarza.

A jeśli inwentarz przepisany do bazy danych nie ma wstępu?

[Aleksandra Wojnar]

Nazwisko osoby, która sporządziła inwentarz pojawia się na wyższym poziomie opisu - na poziomie zespołu. W tym przypadku we wstępie do inwentarza.

A jeśli inwentarz przepisany do bazy danych nie ma wstępu?

To rzeczywiście jest problem. Może umieścić wtedy notatkę, kto pracował nad zespołem?

[Wojciech Woźniak]

Witam,
do bazy IZA dziś właściwie nie można wpisać kogoś, kto opisywali inwentarz wcześniej, bo musielibyśmy znać datę tego opisu - nie da się wpisać samego nazwiska bez daty. Co zaś do zasady chyba rzeczywiście najlepiej będzie tę kwestię rozstrzygnąć w systemie zintegrowanym.

[Karmeliusz Gebauer]

A czy nie trzaby już tego teraz rozstrzygnąć, albo chociaż podyskutować? Przecież autorzy tego zintegrowanego systemu za nas tego nie zrobią. A później będzie za późno na poprawki. Chyba nie chcielibyście aby jakiś leszcz przywłaszczył sobie później waszą pracę?

[kocibrzuch]

W takim razie na poziomie zespołu dodatkowe, poza wstępem, info o osobie (a często osobach) opracowujących zespół, a przy rekordach "wprowadzający dane" (żaden "autor opisu") + "modyfikujący" ?

[Wojciech Woźniak]

Witam,
może tak: przy pojedynczych rekordach: autor opisu w bazie danych (zawsze wpisujący dane), w informacji na poziomie zespołu - informacje o autorze opisu archiwaliów oraz wstępu.
Przy takim rozwiązaniu mamy informacje o osobie odpowiedzialnej za wpisywanie danych, a jednocześnie unikamy sytuacji, że nie wiemy kto i kiedy stworzył dany opis (bo w starszych inwentarzach nie ma takiej informacji dla jednostek) dodatkowo na poziomie opisu zespołu mamy informację o osobach zaangażowanych w proces opracowania jeśli to były inne osoby niż wpisujące dane do bazy.

[luke]

Zgadzam się z kocibrzuchem, trzy pola: opracowujący zespół (np. dokumentował), wprowadzający opis (np. wprowadził), modyfikujący opis (np. modyfikował). Słuszna również uwaga, ze wprowadzający dane to nie autor, chyba że rzeczywiście całościowo zajmował się opracowaniem zespołu i jego wprowadzaniem.

[Wojciech Woźniak]

Witam,
trochę dużo jak na opis przy pojedynczym rekordzie. Poza tym w przypadku starszych inwentarzy opracowywanych przez kilka osób nie da się uzupełnić pola opracowujący dla każdego rekordu, bo nie będzie wiadomo kto opisał dana jednostkę. Dodatkowo nie da się tam wpisać daty. Jestem za jednym polem opisu autor - wprowadzający dane (bez względu czy ta sama osoba przygotowała opis). Myślę tez, że pole osobne pole na modyfikację będzie zbędne bo system zintegrowany będzie rejestrował każdą zmianę i nowego autora jeśli taki uzyska dostęp do modyfikacji danych.

[Anna Laszuk]

Dziękuję, Panie Wojciechu. Zgadzam się z Pana zdaniem. Nie wszystkie dane mamy i nie wszystkie są potrzebne przy oglądaniu pojedynczych opisów. Zainteresowany użytkownik może skontaktować się z archiwum lub osobą podaną jako autor opisu  w celu otrzymania szczegółowych informacji o opracowaniu zespołu. W razie konieczności, np. braku wstępu do inwentarza, można sięgnąć np. protokołów posiedzeń komisji metodycznej lub sprawozdań z działalności archiwum. W literaturze bowiem będą pewnie dane oczywiste. I mam nadzieję, że system zintegrowany dostarczy danych o zmianach w bazie całkowicie automatycznie, na podstawie logów do systemu.