Problemy metodyczne opracowania zespołów archiwalnych PZPR

[andrzej klubiński]

23 listopada tr. odbyła się konferencja „Problemy metodyczne opracowania zespołów archiwalnych Polskiej Zjednoczonej Partii Robotniczej”
http://archiwa.gov.pl/repository/wydarzenia/konferencjaPZPR_program.pdf
Była to pierwsza od wielu lat okazja do przedyskutowania bieżących problemów opracowania zasobu PZPR przejętego do archiwów państwowych. W przeciwieństwie do innych konferencji spotkanie to było raczej kontynuacją dyskusji toczącej się w archiwach niż jej podsumowaniem. Głosy, które padły w trakcie spotkania i pierwsze wnioski wskazują, że wiele problemów metodycznych wciąż czeka na rozwiązanie. Bez wątpienia jesteśmy z innej sytuacji niż przed piętnastoma laty, nie tylko dlatego, że część zasobu została już opracowana, ale także z względu na zmiany w metodyce. Dysponujemy standardami opisu archiwalnego ISAD (G) i ISAAR, nowymi wskazówkami do opracowania materiałów ulotnych i do opracowania fotografii, trwają prace nad nowymi narzędziami opracowania i udostępniania: nad Zintegrowanym Systemem Informacji Archiwalnej, nad realizacją programu masowej digitalizacji, nad standardem opracowania nagrań dźwiękowych, nagrań filmowych, i fotografii.
Dziękując wszystkim autorom referatów i uczestnikom konferencji za rozpoczęcie prac, zapraszam do kontynuacji wspólnej dyskusji nad zagadnieniami opracowania i udostępniania zespołów archiwalnych PZPR. Liczę, że wypowiedzi na forum będą mogły przyczynić się do wskazania problemów metodycznych, które wymagają opracowania nowych wskazówek metodycznych, lub pomogą w wypracowaniu wspólnej praktyki w oparciu o już istniejące przepisy metodyczne.

[Tomek]

Czy poruszano problematykę rozczłonkowania zespołów akt partyjnych miedzy kilka archiwów państwowych? Co Państwowa Służba Archiwalna zamierza z tym problemem zrobić? Czy dalej nie wypracowano jeszcze jednolitego stanowiska w tej materii? Czy może sprawę ta rozstrzygnie dopiero próba dostosowania kompetencji (zasięgu) archiwów do nowego podziału terytorialnego kraju. sic!
Dużo pytań ciśnie sie na klawiaturę, a wiążących rozwiązań na razie nie widać.
pzdr

[andrzej klubiński]

Jednodniowa konferencja nie mogła niestety rozstrzygnąć wszystkich problemów, ten jak i wiele innych nie został przedyskutowany. Być może jest więc potrzeba ponownego spotkania,które dało by okazję do dyskusji nad niektórymi tylko zagadnieniami. Wznawiając prace nad metodyką opracowania zasobu przejętego z jednostek organizacyjnych i z archiwów PZPR powróciliśmy do tej problematyki w nowym kontekście, i jest to niewąpliwie bardzo dobra, dogodna dla nas sytuacja. Dysponujemy obecnie nowymi narzędziami opracowania, zabezpieczania i udostępniania. Niezależnie od decyzji, które zostaną podjęte w tej sprawie zagadnienie scalania zasobu ma dwa równie ważne aspekty, i oba równie ważne. Pierwszym jest możliwość korzystania z narzędzi opracowania i udostępniania (bazy danych, standardy opisu, digitalizacja opracowanych zespołów) drugim jest fizyczne scalenie  akt partyjnych. Koncepcja wirtualnego scalenia zasobu jest jedną z strategii instytucji posiadających zasób rozproszony, przechowywany przez długi okres w różnych miejscach lub instytucjach lub niemożliwy do rewindykacji.

[Wojciech Woźniak]

Witam,
bardzo interesująco brzmi koncepcja wirtualnego scalania zasobu. Jak rozumiem chodzi tu o scalanie inwentarzowe, a więc zamiast transportować akta na drugi koniec Polski ograniczamy się do scalenia informacji z baz danych powstałych w tych archiwach, w których akta są aktualnie przechowywane. Teoretycznie taka operacja wydaje sie możliwa do przeprowadzenia nawet bez uwzględniania współpracy archiwów posiadających dany zespół w swoim zasobie - czynność scalenia byłaby wykonywana przez bazę danych i to dopiero po zadaniu odpowiedniego pytania przez użytkownika. W rzeczywistości nie byłoby więc żadnego scalenia, a jedynie jednorazowo wykonywana kwerenda. Taka operacja jest możliwa już w obecnej wersji baz danych prezentowanych na stronach NDAP - po prostu po zadaniu odpowiedniego zapytania otrzymamy wyniki z kilku archiwów. Nie jestem więc pewien, czy o tym myślał Andrzej...?
Rodzi się też pytanie jak opracować zespół znajdujący się w dwóch (trzech?) archiwach? Jako jeden zespół? Jako dwa-trzy zespoły (w każdy z archiwów po kawałku, albo w jednym oryginały, w drugim kopie)?
Poza tym, powinniśmy pamiętać, że w owym scalaniu chodzi nie tylko o dostęp do inwentarzy, ale przede wszystkim o dostęp do akt. Scalenie wirtualne (jakkolwiek rozumiane) nie usunie konieczności podróży do archiwum przechowującego akta (przynajmniej na razie...).
Coś czuję, że słabnie mój początkowy entuzjazm dla scalania wirtualnego... Czy nie łatwiej jednak scalić akta fizycznie?

[Hanna Staszewska]

Koncepcja wirtualnego scalenia zasobu jest jedną z strategii instytucji posiadających zasób rozproszony, przechowywany przez długi okres w różnych miejscach lub instytucjach lub niemożliwy do rewindykacji.

No tak, ale ta konkretna sytuacja nie dotyczy akt partyjnych przechowywanych w archiwach państwowych od niedawna: dwadzieścia parę lat to jest bardzo krótko i często przywoływana w przypadkach niechęci do jakiegokolwiek scalenia rozproszonych archiwaliów zasada historyczności zasobu nie ma tu absolutnie żadnego zastosowania. Poza tym materiały te są przechowywane przez instytucje podległe jednej władzy w Warszawie, czyli Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, więc ich fizyczne scalenie nie powinno stanowić problemu, tak mi się wydaje.

czynność scalenia byłaby wykonywana przez bazę danych i to dopiero po zadaniu odpowiedniego pytania przez użytkownika. W rzeczywistości nie byłoby więc żadnego scalenia, a jedynie jednorazowo wykonywana kwerenda. Taka operacja jest możliwa już w obecnej wersji baz danych prezentowanych na stronach NDAP - po prostu po zadaniu odpowiedniego zapytania otrzymamy wyniki z kilku archiwów.

Przejrzałam przed chwilą jeszcze raz nasze wyszukiwarki na stronie NDAP
Szczerze mówiąc serdecznie współczuję tym nieszczęśnikom, którzy próbują tam coś znaleźć. Przy tak  ogromnej różnorodności opisu w różnych archiwach, wręcz niesamowitej pomysłowości archiwistów jeśli chodzi o formułowanie tytułów j.a., haseł indeksowych, ba, nawet przy niejednolitości nazewnictwa zespołów archiwalnych (nie wszystkie np. mają rozwiązany skrót PZPR), wynik takiej kwerendy będzie dosyć żałosny, niestety.

Rodzi się też pytanie jak opracować zespół znajdujący się w dwóch (trzech?) archiwach? Jako jeden zespół? Jako dwa-trzy zespoły (w każdy z archiwów po kawałku, albo w jednym oryginały, w drugim kopie)?

Hmmm...

Poza tym, powinniśmy pamiętać, że w owym scalaniu chodzi nie tylko o dostęp do inwentarzy, ale przede wszystkim o dostęp do akt.

Nie tyle chyba do akt, co do ich zawartości
Gdyby więc scalenie wirtualne miało polegać na digitalizacji całości materiałów po nieboszczce-partii i udostępnieniu ich w sieci, wtedy miałoby to sens, to jest jasne. Ale jeśli nie ma na to realnych widoków (może są, niech nas ktoś oświeci w kwestii priorytetów digitalizacji materiałów archiwalnych), to pozostaje fizyczne, realne scalenie tych materiałów.

[Hanna Staszewska]

I jeszcze jedno pytanie mi się nasuwa w kontekście tej oto naszej wcześniejszej dyskusji: http://www.lublin.ap.gov.pl/ifar/ifarforum2/index.php?topic=550.msg4295#new
Jak w świetle ankiety archiwa postępują z tego typu obiektami???

[andrzej klubiński]

Rodzi się też pytanie jak opracować zespół znajdujący się w dwóch (trzech?) archiwach? Jako jeden zespół? Jako dwa-trzy zespoły (w każdy z archiwów po kawałku, albo w jednym oryginały, w drugim kopie)?

 Pytanie dotyczy stanu idealnego, w którym wszystkie części są jeszcze nieopracowane. Pozostaje do rozstrzygnięcia bardziej złożona sytuacja, w której zespół jest w trakcie opracowania. W każdym przypadku jest to przede wszystkim problem natury organizacyjnej, scalenia zasobu, i metodyki opracowania. Podobnych zagadnień jest znacznie więcej, tym bardziej dziękuję za głos w tej sprawie.

Poza tym, powinniśmy pamiętać, że w owym scalaniu chodzi nie tylko o dostęp do inwentarzy, ale przede wszystkim o dostęp do akt. Scalenie wirtualne (jakkolwiek rozumiane) nie usunie konieczności podróży do archiwum przechowującego akta (przynajmniej na razie...).
Coś czuję, że słabnie mój początkowy entuzjazm dla scalania wirtualnego... Czy nie łatwiej jednak scalić akta fizycznie?

Scalene wirtualne informacji o zespole nie jest oczywiście sposobem na rozwiązanie wszystkich problemów. Idealne byłoby udostępnienie zawartości zespołu w postaci skanów, choć jak w każdym przypadku byłoby ono ograniczone prawami użytkowników do dostępu do danych osobowych. Także udostępnianie zasobu w postaci elektronicznej wymaga zatem  dalszej pracy i nie będzie prostym zabiegiem przeniesienia wszystkiego co w archiwach do świata wirtualnego. Naturalnie idea scalania zawartości informacyjnej zespołu jest tylko propozycją, którą powinniśmy mieć na uwadze.

[andrzej klubiński]

I jeszcze jedno pytanie mi się nasuwa w kontekście tej oto naszej wcześniejszej dyskusji: http://www.lublin.ap.gov.pl/ifar/ifarforum2/index.php?topic=550.msg4295#new
Jak w świetle ankiety archiwa postępują z tego typu obiektami???

Z odpowiedzi udzielonych przez archiwa wynika, że niektóre z nich podjęły próby przekazania obiektów do muzeów nie były to jednak działania, które spotkały się z przychylnością tych instytucji. W większości przypadków są one więc po prostu przechowywane w magazynach archiwalnych. Co muszę z dużą satysfakcją podkreślić, z ankiet wynika, że wszystkie obiekty są przechowywane z dużą starannością. Nie rozstrzygnęliśmy natomiast granicy między obiektem muzealnym a materiałem archiwalnym. Niektóre z przedmiotów były zapewne częścią wyposażenia jednostek organizacyjnych - obrazy, tablice z nazwą urzędu itd. Jest to jednak zupełnie inny przypadek niż przedmioty  stanowiące np. część dokumentacji sądowej. W aktach osobowych znajdują się np. odznaczenia i medale. Niektóre z archiwów zwracały uwagę na problemy przechowywania obiektów, inne nie odnosiły się do tej problematytki, mamy więc do czynienia także ze zróżnicowanym stosunkiem do tej części zasobu i zapewne ze zróżnicowaną praktyką opisu.

[Wojciech Woźniak]

Witam

Z odpowiedzi udzielonych przez archiwa wynika, że niektóre z nich podjęły próby przekazania obiektów do muzeów nie były to jednak działania, które spotkały się z przychylnością tych instytucji.

Skłamałbym mówiąc że się nie dziwię... Wydawało mi się, ze np. sztandary PZPR to smakowity kąsek dla muzeum... No cóż w takiej sytuacji nie pozostaje nic innego jak pomyśleć nad sposobem opisu takich materiałów w ramach zasobu archiwalnego. A może, wobec obojętności instytucji w terenie, zainteresować sprawą Muzeum Narodowe?

[Tomek]

A co ze statutem AP? Jeśli coś takiego przechowujemy to trzeba by  sie przekształcić w jednostkę archiwalno-muzealną! Mozę wówczas będzie też nas obowiązywać ustawa o muzeach i muzealnictwie

[Hanna Staszewska]

Z odpowiedzi udzielonych przez archiwa wynika, że niektóre z nich podjęły próby przekazania obiektów do muzeów nie były to jednak działania, które spotkały się z przychylnością tych instytucji.

Ciekawe, czym muzea motywowały swoją niechęć do przejęcia tych obiektów...

A może, wobec obojętności instytucji w terenie, zainteresować sprawą Muzeum Narodowe?

A może zainteresować sprawą media???
Wyobrażacie sobie, jaki podniósłby się krzyk, że muzea nie interesują się sztandarami, plakietkami, medalami itd. pozostałymi po PZPR???

[luke]

Rzeczywiście na konferencji w AGAD prelegenci nie przedstawili powodów niechęci muzeów w sprawie przejęcia, z archiwów, dokumentacji niearchiwalnej (sztandary, medale, plakietki itp.), ale co najdziwniejsze w całej tej historii, że są instytucje, które nie chcą powiększać swoich zbiorów . Wyobrażam sobie larum, jakie podniosłyby media dowiedziawszy się, że archiwum państwowe odmówiło przejęcia np. kolekcji fotografii bądź innej spuścizny. Myślę, że Muzeum Narodowe to nie jest właściwy adres, ale może w takim razie Muzeum Historii Polski??

[Tomek]

Myślę, ze są w Polsce muzea lub jakieś inne instytucje które gromadzą pozostałości po czasach socjalizmu. Myślę, że z chęcią przyjęły by podarowane im takie rzeczy jak sztandary, czy inne pozostałości popartyjne...Żeby daleko nie szukać, np:
http://www.polskaludowa.com/nowe_eksponaty.htm
albo to:
http://www.andrzej.budnik.eu/thumbnails-95.html

[Hanna Staszewska]

To jest bardzo dobry pomysł. Archiwa, które przechowują popartyjne obiekty muzealne powinny nawiązać kontakt z tego typu placówkami.

[Sylwester Rękas]

Nasze Muzeum Okręgowe chętnie to przyjmie, tylko nie wiem czy wszystko im oddamy. Oni mają dużo archiwaliów i podbierają nam czasem smakowite kąski..Więc moze jakaś wymiana?