wskażówki dotyczące zasad opracowania zespołów archiwalnych sądów

[andrzej klubiński]

Witam wszyskich, którzy chcieliby w tym miejscu zamieścić swój komentarz bądź uwagi do projektu wskazówek metocznych dotyczących zasad opracowania zespołów archiwalnycyh sądów wytworzonych od XIX do XXI wieku przechowywanych w archiwach państwowych. Tekst projektu jest dostępny http://www.archiwa.gov.pl/?CIDA=647

[Wojciech Woźniak]

Witam
Oto kilka wątpliwości, które wzbudziła lektura projektu:
13. W przypadku, gdy pomoc kancelaryjna prowadzona była dla więcej niż jednego sądu, należy włączyć ją do zespołu archiwalnego sądu, którego dotyczy większość spraw.
Może warto dodać uwagę, że w inwentarzu/wstępie zespołu, którego dotyczy mniejszość wpisów należy zamieścić odpowiedni odnośnik?

16. Nie przewiduje się brakowania.
A dlaczego nie? Nie da się wykluczyć sytuacji, że trafi do archiwum dokumentacja niearchiwalna.

Wobec zdania:
18. Pomoce ewidencyjno-informacyjne sporządza się w systemie informatycznym.
Zdanie:
19. Jako uzupełnienie pomocy ewidencyjno-informacyjnych zaleca się opracować indeksy:
a) osobowy,
b) geograficzny,
c) przedmiotowy.
brzmi trochę dziwnie, bo indeksy będą przecież opracowane również w systemie informatycznym.

21.2.W sprawach karnych obok oryginalnego zapisu kancelaryjnego należy podać podstawę prawną skazania oraz określenie czynu zabronionego i miejsce jego popełnienia. Ponadto należy umieścić nazwiska i imiona osób, których sprawa dotyczy – oskarżeni i skazani.
Ale te same nazwiska mają pojawić się w indeksie (załącznik - opis Nazwy osób). Sądzę, że trzeba zdecydować, czy nazwiska mają być w tytule czy w indeksie, bo nie ma sensu żeby powtarzały sie w obu polach.

Inne wersje tytułu: Np. tłumaczony lub nadany w trakcie inwentaryzacji itp.
W obecnej wersji bazy IZA 5,0-6,0 jest osobne pole na tytuł tłumaczony, ale nie ma na tytuł nadany. Tytuł nadany zmieściłby się swobodnie w polu tytuł, i tam go chyba umiejscawiają wskazówki - pkt. 21.

Nie pierwszy już raz zastanawiam się czemu przy opisie języka wskazówki odwołują się do Słownika skrótów zamiast do normy ISO-639? Skoro myślimy o transgranicznej wymianie informacji wydaje mi się, że lepiej byłoby stosować międzynarodową normę.

pozdrawiam
wojtek

[Hanna Staszewska]

Witam
13. W przypadku, gdy pomoc kancelaryjna prowadzona była dla więcej niż jednego sądu, należy włączyć ją do zespołu archiwalnego sądu, którego dotyczy większość spraw.
Może warto dodać uwagę, że w inwentarzu/wstępie zespołu, którego dotyczy mniejszość wpisów należy zamieścić odpowiedni odnośnik?

Hm... Wydaje mi się to oczywiste, nie wiem, czy taka uwaga jest potrzebna w tekście wskazówek.

16. Nie przewiduje się brakowania.
A dlaczego nie? Nie da się wykluczyć sytuacji, że trafi do archiwum dokumentacja niearchiwalna.

Dość długo dyskutowaliśmy ten punkt na posiedzeniu zespołu, który wskazówki przygotowywał. Doszliśmy do wniosku, że skoro do archiwum powinna trafiać dokumentacja archiwalna, bo regulują to odpowiednie przepisy, taki zapis jest wystarczający.

Wobec zdania:
18. Pomoce ewidencyjno-informacyjne sporządza się w systemie informatycznym.
Zdanie:
19. Jako uzupełnienie pomocy ewidencyjno-informacyjnych zaleca się opracować indeksy:
a) osobowy,
b) geograficzny,
c) przedmiotowy.
brzmi trochę dziwnie, bo indeksy będą przecież opracowane również w systemie informatycznym.

No tak, ale nie bardzo niestety rozumiem, w czym problem.

21.2.W sprawach karnych obok oryginalnego zapisu kancelaryjnego należy podać podstawę prawną skazania oraz określenie czynu zabronionego i miejsce jego popełnienia. Ponadto należy umieścić nazwiska i imiona osób, których sprawa dotyczy – oskarżeni i skazani.
Ale te same nazwiska mają pojawić się w indeksie (załącznik - opis Nazwy osób). Sądzę, że trzeba zdecydować, czy nazwiska mają być w tytule czy w indeksie, bo nie ma sensu żeby powtarzały sie w obu polach.

Bardzo słuszna uwaga, to należy koniecznie zmienić.

Inne wersje tytułu: Np. tłumaczony lub nadany w trakcie inwentaryzacji itp.
W obecnej wersji bazy IZA 5,0-6,0 jest osobne pole na tytuł tłumaczony, ale nie ma na tytuł nadany. Tytuł nadany zmieściłby się swobodnie w polu tytuł, i tam go chyba umiejscawiają wskazówki - pkt. 21.

Zgadzam się, ten zapis należy poprawić.

Nie pierwszy już raz zastanawiam się czemu przy opisie języka wskazówki odwołują się do Słownika skrótów zamiast do normy ISO-639? Skoro myślimy o transgranicznej wymianie informacji wydaje mi się, że lepiej byłoby stosować międzynarodową normę.

Masz oczywiście rację, Wojtku.
To jest typowy błąd powielany. We wszystkich możliwych podręcznikach do naszych baz też jest odwołanie do tego nieszczęsnego "Słownika skrótów" (skądinąd bardzo dobre wydawnictwo, często z niego korzystamy), a przede wszystkim w Decyzji Nr 4 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia  1 lutego 2005 r. w sprawie struktury i zawartości komputerowych baz danych tworzonych i użytkowanych w archiwach państwowych, gdzie wymieniono elementy opisu zgodnie ze standardem ISAD, też jest odwołanie do "Słownika skrótów", a nie do międzynarodowej normy. To jest oczywiście błąd i należy to poprawić.

[Wojciech Woźniak]

Witam

Hm... Wydaje mi się to oczywiste, nie wiem, czy taka uwaga jest potrzebna w tekście wskazówek.

Niby oczywiste, ale co zadekretowane to zadekretowane

Dość długo dyskutowaliśmy ten punkt na posiedzeniu zespołu, który wskazówki przygotowywał. Doszliśmy do wniosku, że skoro do archiwum powinna trafiać dokumentacja archiwalna, bo regulują to odpowiednie przepisy, taki zapis jest wystarczający.

Właśnie - powinna, ale rożnymi drogami może dokumentacja do archiwum trafić. Mogą się znaleźć w aktach sądowych akta komornicze, które - jeśli się nie mylę - nie są materiałami archiwalnymi. Czy wówczas zapis o nieprzeprowadzaniu brakowania nie będzie utrudniał opracowania?

No tak, ale nie bardzo niestety rozumiem, w czym problem.

W redakcji tekstu - w tym brzmieniu indeksy są czymś innym niż "pomoce ewidencyjno-informacyjne sporządzane w systemie informatycznym".