Akta komisji wyborczych - nazwy zespołów

[Wojciech Woźniak]

Witam,
na listopadowym posiedzeniu CKM dyskutowano kwestię nazewnictwa zespołów akt powstałych w wyniku działania komisji wyborczych przy wyborach do Sejmu oraz samorządów.
Dla zespołów z okresu PRL mamy wytyczne z 1988 r. (pismo okólne nr 1 NDAP w sprawie wprowadzenia wskazówek metodycznych dotyczących opracowania akt z wyborów do Sejmu PRL i rad narodowych), które w sposób dość jasny i jednoznaczny regulują tę kwestię. Pytanie jest następujące: czy owe wytyczne można zastosować dla akt komisji wyborczych działających po 1989 r.? Myślę, że zaproponowany w wytycznych schemat jest dość uniwersalny w efekcie zespół może przyjąć nazwę:
Akta komisji wyborczych z terenu województwa opolskiego z wyborów do Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej i Senatu Rzeczypospolitej Polskiej przeprowadzonych w 2001 roku.
Akta komisji wyborczych z terenu województwa opolskiego z wyborów samorządowych przeprowadzonych w 2002 r.
A może należy szukać nowej formuły? Co o tym sądzą Szanowne Koleżanki i Koledzy?

[Karmeliusz Gebauer]

Przedmówca poruszył ciekawy problem i zgadzam sie z nim, że należy raczej dążyć do unifikacji nazw niż do wymyślania nowych, co wcześniej stosowano wobec innych zespołów z marnym skutkiem. CKM poruszała ten problem ale chyba nie zajęła ostatecznego stanowiska. Osobiście byłbym za tym aby dążyć maksymalnie do scalania akt wyborczych z terenu danego województwa. Nie jest przecież odosobnioną normą ale praktyką niemal powszechną, że część akt wyborczych jest w jednym archiwum, część w drugim a akta jakiegoś powiatu np. w trzecim AP. Tylko kto wymusi na archiwach oddanie części swoich akt innemu archiwum?

[Hanna Staszewska]

Centralna Komisja Metodyczna zajmowała się tym problemem 2-krotnie (w październiku i listopadzie 2007 r.), o czym świadczą protokoły zawieszone na stronie NDAP, ostateczne stanowisko miała zająć na posiedzeniu w marcu tego roku (protokołu jeszcze nie ma w internecie).
Szczerze mówiąc, nie bardzo wiem, w czym tkwi problem.
Jeśli dobrze zrozumiałam treść protokołów oraz poprzednich postów, chodzi o akta wyborcze wytworzone po 1991 r. (bo do tego okresu postępujemy tak, jak zalecają wskazówki, które przytoczył Wojtek). W 1991 r. powstały, na mocy nowej ordynacji wyborczej stałe biura wyborcze, a w 1995 r. delegatury wojewódzkie, co w zasadniczy sposób zmienia tryb postępowania z aktami wyborczymi. W naszym archiwum utworzono więc 2 zespoły archiwalne:
1. Wojewódzkie Biuro Wyborcze w Poznaniu (akta z lat 1991-1994),
2. Krajowe Biuro Wyborcze Delegatura w Poznaniu (akta z lat 1996-...) - zespół otwarty.
Polecam lekturę wstępu do naszego zespołu WBW, opracowanego przez Maćka Zdunka, gdzie nasz znakomity kolega bardzo dobrze rozpracował wszelkie ustrojowe aspekty, a na szczególną uwagę zasługują tu opisane procedury postępowania z dokumentacją.
http://baza.archiwa.gov.pl/sezam/wstep/53-4971.pdf 
Polecam też lekturę opracowania, które zamieszczono na stronie internetowej Państwowej Komisji Wyborczej, autorstwa znakomitych prawników, szczególnie rozdział pt. "Pozycja, funkcje i zadania Krajowego Biura Wyborczego" K.W. Czaplickiego http://www.pkw.gov.pl/a/17693/tekst.pdf 

[Wojciech Woźniak]

Witam,
nie ma jednolitości w temacie. Wystarczy przejrzeć Sezam by zorientować się, że archiwa stosują generalnie dwie metody postępowania:
1. przyjmują materiały archiwalne jako zespoły biur wyborczych - tak jak pisuje Hania
2. tworzą zespoły Akt komisji wyborczych z danych wyborów z określonego terenu (różne określenia są tu stosowane od wymieniania powiatów po wskazanie województwa czy terenu działania biura lub delegatury)
Dość pobieżna analiza wskazuje na przewagę tej drugiej metody, która jest faktycznie zaadoptowaniem wytycznych z 1988 r.

[Hanna Staszewska]

Jednolitości nie ma, nie tylko w tym temacie...
Praktyka tworzenia konstrukcji archiwalnych, zalecanych we wskazówkach z 1988 r., w stosunku do akt wyborczych po 1991 r. wydaje mi się całkowicie nieuzasadniona, bo mamy przecież do czynienia z nową instytucją ustrojową, kiedy to powstały stałe  biura wyborcze, będące elementem administracji państwowej, w przeciwieństwie do sytuacji poprzedniej, kiedy to do każdych wyborów powoływano doraźne komisje wyborcze. Dokumentacja biur wyborczych, która jest przekazywana do archiwów państwowych, została zgromadzona przez nie w ramach zakresu swoich kompetencji, co całkowicie wyczerpuje definicję zespołu archiwalnego jako materiałów wytworzonych i zgromadzonych przez aktotwórcę w wyniku wykonywania jego zadań. Tak więc akta przekazywane przez biura wyborcze stanowią zespół archiwalny pod nazwą "Wojewódzkie Biuro Wyborcze w ...", a po 1995 "Krajowe Biuro Wyborcze Delegatura w... ".

[Maciej Zdunek]

Gratuluję, Wojtku, że po analizie nazw zespołów w bazie SEZAM w ogóle doszukałeś się tam jakichkolwiek metod
Ja podjąłem taką próbę parę lat temu, kiedy zabierałem się do opracowywania tych zespołów, ale szybko dałem sobie spokój...

[Karmeliusz Gebauer]

[...]Praktyka tworzenia konstrukcji archiwalnych, zalecanych we wskazówkach z 1988 r., w stosunku do akt wyborczych po 1991 r. wydaje mi się całkowicie nieuzasadniona, bo mamy przecież do czynienia z nową instytucją ustrojową, kiedy to powstały stałe  biiura wyborcze, będące elementem administracji państwowej, w przeciwieństwie do sytuacji poprzedniej, kiedy to do każdych wyborów powoływano doraźne komisje wyborcze. Dokumentacja biur wyborczych, która jest przekazywana do archiwów państwowych, została zgromadzona przez nie w ramach zakresu swoich kompetencji, co całkowicie wyczerpuje definicję zespołu archiwalnego jako materiałów wytworzonych i zgromadzonych przez aktotwórcę w wyniku wykonywania jego zadań. Tak więc akta przekazywane przez biura wyborcze stanowią zespół archiwalny pod nazwą "Wojewódzkie Biuro Wyborcze w ...", a po 1995 "Krajowe Biuro Wyborcze Delegatura w... ".

A ja bym sie nie zgodził z takim podejściem. Mamy okazję wypracować ujednoliconą metodę opracowania akt wyborczych a wybieramy jakieś półśrodki. Co z tego że powołano jakieś tam biuro wyborcze czy delegaturę. Jak widać w ciągu tych kilku lat już w tej materii coś zmieniano, likwidowano i powoływano na nowo. Kto da nam pewność, że dalej tak nie będzie? Nie zlikwidują delegatur a powołają jakieś Urzędy Wyborcze? Polska to bałaganiarski kraj a rozwiązywanie problemów wiąże się z ciągłym powoływaniem wydziałów, biur, komisji i innych ciepłych posadek których żywot jest krótki. Nie idźmy tą droga. Uniezależnijmy się od tej koniunktury. Wypracujmy swoje własne stałe rozwiązania. Jeśli zaczęto już opracowywać wg ujednoliconych kryteriów to ciągnijmy to dalej. Tyle ode mnie - a zrobicie jak uważacie.

[Hanna Staszewska]

Wypracujmy swoje własne stałe rozwiązania.

Na szczęście my już nie musimy, zrobili to za nas nasi poprzednicy, formułując w poł. XIX. r. we Francji zasadę poszanowania zespołu, która wraz z zasada przynależności zespołowej stanowi do tej pory kanon i elementarz archiwistyki. Materiały odrębnego ustrojowo twórcy tworzą w archiwum zespół archiwalny , a z taką sytuacją mamy do czynienia w przypadku stałych biur wyborczych.

Jak widać w ciągu tych kilku lat już w tej materii coś zmieniano, likwidowano i powoływano na nowo. Kto da nam pewność, że dalej tak nie będzie? Nie zlikwidują delegatur a powołają jakieś Urzędy Wyborcze? Polska to bałaganiarski kraj a rozwiązywanie problemów wiąże się z ciągłym powoływaniem wydziałów, biur, komisji i innych ciepłych posadek których żywot jest krótki.

Zgadza się, stałość urzędów i instytucji nie jest najmocniejszą stroną ustroju Polski, ale to nie może stanowić argumentu przeciwko zasadzie zespołowości.
A jesli powstaną Urzędy Wyborcze, to będziemy mieć takie zespoły, podobnie jak mamy mnóstwo zespołów sądów (zmiany były częste), administracji terenowej itd.
Zespół archiwalny był, jest i pewnie długo jeszcze będzie (mam taką nadzieję ) podstawowym kryterium porządkującym zasób archiwalny.
Nie komplikujmy tego, co jest naprawdę proste, nie twórzmy sztucznych bytów i konstrukcji archiwalnych tam, gdzie ma zastosowanie zasada zespołowości.

[Karmeliusz Gebauer]

Wiem, że tak ma być, ale boleję nad tym co mamy.