IZA 5.0

[Anna Laszuk]

Witam,
dziękuję panu Krzysztofowi za miłe słowa, ale jeśli uznać bazę IZA 5.0 za sukces, to zwłaszcza tych, którzy "się czepiają" czyli użytkowników. To ich uwagi doprowadziły wreszcie do kolejnej wersji bazy inwentarzowej. Czekaliśmy z jej przygotowaniem i wprowadzeniem kilka lat, aż znowelizowane przepisy zezwolą na pewne rozwiązania.
Kolejne wersje tej bazy danych były testowane od jesieni 2004 w różnych archiwach; ci, którzy na Ifarze zgłosili chęć otrzymania wersji testowej, też mogli się z nią zapoznać. Ostatnia wersja była testowana tylko przez członków zespołu "Informatyka i Archiwa".
Uwag po jej rozesłaniu do archiwów jest na razie kilka, a tylko jedna wymagała natychmiastowej reakcji - stąd wersja IZA 5.01, łagodząca niespodziankę, którą zrobil nam Microsoft.
Access 2000, który zasłużył na pochwałę pana Krzysztofa, kosztuje niemało i z trudem znaleźliśmy fundusze na zakup kolejnych licencji. Wkrótce je kupimy, a tymczasem trwają dyskusje nad opracowaniem systemu niezależnego od produktów firmy Microsoft. Z częścią z nich można zapoznać się na forum http://epl.icm.edu.pl/forum/. Inne dyskusje obracają się wokół OpenSource i postulowanego od kilku lat przez niektórych pracowników archiwów - także na Ifarze - MySQL-a.
Mogę tylko wyrazić nadzieję, że praktyczne działania w tej dziedzinie nie rozbiegną się z oczekiwaniami użytkowników mimo nie zawsze wystarczających konsultacji i testów.

[Anonymous]

W bazie danych IZA 5.01 nadal nie ma zabezpieczenia przed nieupoważnioą zmianą nazwy zespołu w polu "Nazwa zespołu".

[Anna Laszuk]

Witam pierwszego w 2006 r. dyskutanta!
Owszem, masz rację, Gościu, zabezpieczenia nie są najmocniejszą stroną baz accessowych. Częściowo można to poprawić poprzez ograniczanie uprawnień użytkowników logujących się do systemu, w którym są one używane. I należy uważać na to, co się robi w bazie danych, aby przypadkowo nie zmieniać danych.
Przy okazji, baza IZA nie jest źródłem nazwy zespołu. Nazwa powinna być wpisana w bazie SEZAM, karcie zespołu i spisie zespołów. Z tych środków ewidencyjnych można zawsze pobrać poprawną nazwę. Po imporcie danych do systemu zintegrowanego nazwy zespołów wpisane w bazie IZA nie będą brane pod uwagę. Opisy inwentarzowe będą zrelacjonowane poprzez numer archiwum i zespołu z nazwami zespołów pisanymi do bazy SEZAM. Obecnie dzieje się już tak np. przy udostępnianu danych w Internecie.

[Wojciech Woźniak]

Witam
Z pewną nieśmiałoscią rozpoczynam kwestię, bo nie jestem pewien, czy wybrałem właściwy dział formu, może (znowu) bardziej zagadnienie poniższe pasuje do Metodyki? ale... niech już będzie tu
Zastanawiam sie otóż, jak traktować serie i podserie w bazie danych. Czy są to tylko narzędzia służące do systenatyzacji, czy należałoby je traktować jako kolejne poziomy opisu archiwaliów. Jeśli ograniczymy się do postrzegania serii i podserii jako narzedzi jedynie porządkowania inwentarza (podserie w instrukcji dla bazy IZA 5,0 są traktowane właśnie jako narzędzie porządkujące) to możemy dość dowolnie je tworzyć nie troszcąć się zbytnio o to czy niosą jakies informacje poza umożliwieniem umieszczenia jednoatki w żądanym przez autora inwentarza miejscu. Jeśli natomiast chcielibyśmy aby serie i podserie stały się wyższymi od jednostki poziomami opisu to trzebaby więcej serca włożyć w ich konstrukcję. Oznacza to wówczas, że nalezy unikać powtarzania tych samych informacji na kolejnych poziomach opisu (ISAD(G)). Rozważmy przykład:
seria: Wydział Organizacyjny
podseria: Komisja Kultury-posiedzenia
jednostka: Protokoły posiedzeń Komisji Kultury, czy może tylko: Protokoły posiedzeń, albo wręcz tylko: Protokoły, bo że to Komisja Kultury i że protokoły już wiemy z podserii?
A jeśli przyjmiemy tę drugą metodę i skrócimy tytuł, to co należy napisać na okładce jednostki? Umieścić tam cały opis, czy tylko nazwę zespołu, ewentualnie wydziału i tytuł jednostki z pominięciem podserii, czy ją rownież umieścić?

[Anonymous]

Witam. Mozna jeszcze zgłaszać jakieś uwagi do funkcjonowania najnowszej bazy danych IZA 5.01?

[Andrzej Choniawko]

Moim zdaniem każdy poziom opisu zasobu archiwalnego powinien odznaczać się specyficznymi dla siebie właściwościami informacyjnymi, a nie być cytatem częściowym lub całkowitym tego co oferuje się na innym poziomie. Ten drugi sposób postępowania służy wyłącznie poprawianiu statystycznego samopoczucia urzędników państwowej służby archiwalnej, a nie tworzeniu żadnych realnych wartości informacyjnych. Per analogiam do sytuacji z  ustanowieniem rekordu wydobycia węgla w Polsce na poziomie ponad 200 mln ton  w dekadzie gierkowskiej, z których 100 mln ton stanowił wszakże kamień. Z taką sytuacją mamy niestety  do czynienia w przypadku praktykowanych w przytłaczającej większości zespołów relacji "tytuł jednostki" - "pola indeksowe" w bazie IZA. (szerzej na ten temat wątek "Indeks w bazie" na IFARze). W relacji "seria" bądź "podseria" - "tytuł jednostki" też występuje, choć na mniejszą skalę, tego rodzaju zjawisko. Jeśli nazwa serii bądź podserii nie pociąga za sobą żadnych nowych wartości informacyjnych w odniesieniu do tytułów jednostek to faktycznie ich rola ogranicza się wyłącznie do funkcji porządkujących układ jednostek w zespole, funkcji których znaczenie w przypadku narzędzi elektronicznych radykalnie maleje. W sytuacji gdy nazwa  serii i podserii łączy w sobie funkcje porządkujące z poszerzaniem informacyjnych walorów tytułów jednostek sytuacja ma się zgoła odwrotnie. W przypadku stosowania wyszukiwawczych narzędzi   elektronicznych rola takich rozwiązań niepomiernie rośnie. Stąd też należałoby zdecydowanie preferować w przypadku tworzenia serii i podserii te ostatnie okoliczności. Szerzej na ten temat artykuł "Z problematyki archiwalnych kwerend komputerowych" s. 331 i n. w Poznańskim Roczniku Archiwalno-Historycznym, Rocznik X/XI Poznań 2004.

[Anna Laszuk]

Zagadnienie prawidłowego formułowania serii i podserii jest faktycznie metodyczne. Baza danych - podobnie jak dawniej kartka inwentarza - jest narzędziem do utrwalenia myśli archiwisty. Baza danych IZA służy do tworzenia inwentarza, który - jako taki od dawna - zawiera opisy na poziomie jednostki archiwalnej. W praktyce serie są czasem opisywane we wstępie do inwentarza, co nie mieści się w bazie IZA. Tworzone w niej serie i podserie mają charakter techniczny - służyć mają głównie do sformatowania pożądanego układu w inwentarzu książkowym w sytuacji, kiedy sygnatura jest skacząca i nie oznacza już kolejności jednostki w zespole.
Co do uwag do bazy IZA 5.0 i n. - tak, należy je zgłaszać. Prosiłam o to w mailu do archiwów 9 grudnia, przesyłając jednocześnie aplikację IMPORT 1.1, jako termin nadsyłania proponując 31 stycznia 2006 r.

[Anonymous]

W przypadku, gdy nazwy serii lub podserii są ukryte (np. wydruk wersji 4.0 - podserie), mogą służyć jedynie formatowaniu układu. W Necie są jednak widoczne, a więc powinny nieść ze sobą konkretną informację, której wg mnie nie należałoby powtarzać na niższym poziomie. Problem pojawia się tylko wówczas, gdy korzystający dostanie jednostkę z tytułem: Protokoły (bo reszta opisu jest w inwentarzu). Rozwiązaniem byłoby umieszczenie na teczce nie tylko tytułu jednostki, ale i nazwy serii i podserii. Tylko... jak potem zacytować tytuł takiej jednostki?

[Hanna Staszewska]

seria: Wydział Organizacyjny
podseria: Komisja Kultury-posiedzenia
jednostka: Protokoły posiedzeń Komisji Kultury, czy może tylko: Protokoły posiedzeń, albo wręcz tylko: Protokoły, bo że to Komisja Kultury i że protokoły już wiemy z podserii?
A jeśli przyjmiemy tę drugą metodę i skrócimy tytuł, to co należy napisać na okładce jednostki? Umieścić tam cały opis, czy tylko nazwę zespołu, ewentualnie wydziału i tytuł jednostki z pominięciem podserii, czy ją rownież umieścić?

Pomysł skracania tytułu j.a. w inwentarzu (a przecież baza IZA jest inwentarzem archiwalnym) jest kompletnym nieporozumieniem. Wg wszelkich definicji inwentarz archiwalny jest spisem j.a. wchodzących w skład zespołu, a przecież podstawowym elementem opisu jednostki jest jej tytuł, który, prawidłowo sformułowany, powinien w pełni odzwierciedlać jej zawartość. Zasadę tę podkreślają wszystkie przepisy metodyczne, a przede wszystkim jej słuszność potwierdza dotychczasowa praktyka i doświadczenie. Od tej zasady nie może być żadnych wyjątków, a już z pewnością wyjątkiem takim nie jest błędnie lub nieudolnie sformułowana nazwa serii czy podserii, która, jeśli powtarza elementy tytułów j.a. absolutnie nie spełnia swej roli uogólniającej poziom informacji o treści poszczególnych j.a. wchodzących w jej skład.
To właśnie tytuł j.a. jest punktem wyjścia wszelkich prac, mających na celu pogłębienie informacji nt. treści jednostki (jeśli jest zbyt ogólnikowy lub nie oddaje jej zawartości należy sporządzać indeksy, oczywiście odwołujące się do poziomu poszczególnych dokumentów, a nie powtarzające elementy tytułu). Tak samo punktem wyjścia dla nadania prawidłowych serii w zespole są tytuły j.a., również z zastrzeżeniem, że nazwa serii nie powinna powtarzać elementów tytułów (jeśli ma spełniać rolę informacyjną, a nie tylko techniczną).
Elementy opisu okładki j.a. spełniają bardzo ważną funkcję: pozwalają na jej identyfikację z inwentarzem. Powinny więc zawierać: nazwę zespołu, tytuł jednostki, daty skrajne oraz sygnaturę archiwalną. Takie postępowanie zalecają „Wskazówki metodyczne do sporządzania inwentarzy archiwalnych zespołów (zbiorów) akt wytworzonych w okresie kancelarii akt spraw (XIX-XX w.)” z 1984 r. w rozdziale IV „Zasady uzupełniania opisu obwolut jednostek archiwalnych”. Nie ma żadnego racjonalnego powodu, aby to zmieniać.

[Anonymous]

Zatem idąc tym torem podseria w bazie danych IZA wg mnie jest tylko narzędziem pomocniczym dla archiwisty porządkującego zespół. I jako taka nie powinna być uwidaczniana w wydruku inwentarza i internetowej wersji bazy danych. A co tam sobie archiwista wpisze to już jego sprawa.

[Anonymous]

Przechodząc w zakładce Indeks geograficzny (wersja 5.01) z pola "indeks" do pola "strona" co jakiś czas pojawia się durnowaty komunikat: Aparat baz danych Microsoft Jet zatrzymał proces, ponieważ inny użytkownik próbuje jednocześnie zmienić te same dane. (Błąd 3197)
Ten błąd może wystąpić w środowisku wielodostępnym.
Inny użytkownik zmienił dane, które usiłujesz uaktualnić. Ten błąd może wystąpić, gdy wielu użytkowników otwiera tabelę lub tworzy obiekt Recordset i stosuje blokowanie optymistyczne. W czasie między zastosowaniem metod Edit i Update inny użytkownik zmienił te same dane.
Aby zastąpić zmiany innego użytkownika własnymi zmianami, należy ponownie wykonać metodę Update

Zaznacza, że żaden inny użytkownik nie dokonywał zmian. Można coś z tym zrobić?

[mysun]

W accesie niestety nie można. Takie zachowanie występuje gdy baza danych działa w środowisku sieciowym i w tym samym czasie więcej niż jeden klient próbuje uzyskać dostęp  lub modyfikować te same dane. W profesjonalnych taki wielodostęp izolowany jest przez transakcje, które jak widać access wspiera tylko w teorii. "Dead lock" czyli zakleszczenie transakcji zdarza się także i bazach profesjonalnych ale wtedy zdjęciem takiej blokady zajmuje się administrator i jest to rozwiazywane programowo.

[Wojciech Woźniak]

Witam
Pani Hanna wystąpiła z obroną tytułu jednostki niosącego dużo informacji. I bardzo słusznie! Nie zamierzałem namawiać do skracania tytułu, które miałoby nieść zmniejszenie jego wartości informacyjnych. Chciałem wskazać na sytuacje, w których dochodzi do powtarzania informacji w tytule oraz w seriach i podseriach.
Jak się zorientowałem w sprawie roli serii i podserii są dwie opinie:
1. to elementy techniczne, służące porządkowaniu wydruku inwentarza
2. powinny nieść ze sobą autonomiczną infromację
Kwestia powtarzalności informacji jest z tymi zagadnieniami związana, co najmniej z dwóch powodów:
1. Wskazówki metodyczne do sporzadzania inwentarzy archiwalnych zespołów akt wytworzonych w okresie kancelarii akt spraw w części III, pkt 22 stanowią: "Nie nalezy uzupełniać tytułów jednostek inwentarzowych informacjami zawartymi w nazwie grupy rzeczowej"
2. ISAD(G) wśród reguł opisu wielopoziomowego wskazuje na konieczność unikania powtarzających się informacji na kolejnych poziomach opisu. A nie powinniśmy chyba pozostawąc całkiem obojętni wobec tego standardu

[ms]

Witam,
dziękuję panu Krzysztofowi za miłe słowa, ale jeśli uznać bazę IZA 5.0 za sukces, to zwłaszcza tych, którzy "się czepiają" czyli użytkowników. To ich uwagi doprowadziły wreszcie do kolejnej wersji bazy inwentarzowej. Czekaliśmy z jej przygotowaniem i wprowadzeniem kilka lat, aż znowelizowane przepisy zezwolą na pewne rozwiązania.
Kolejne wersje tej bazy danych były testowane od jesieni 2004 w różnych archiwach; ci, którzy na Ifarze zgłosili chęć otrzymania wersji testowej, też mogli się z nią zapoznać. Ostatnia wersja była testowana tylko przez członków zespołu "Informatyka i Archiwa".
Uwag po jej rozesłaniu do archiwów jest na razie kilka, a tylko jedna wymagała natychmiastowej reakcji - stąd wersja IZA 5.01, łagodząca niespodziankę, którą zrobil nam Microsoft.
Access 2000, który zasłużył na pochwałę pana Krzysztofa, kosztuje niemało i z trudem znaleźliśmy fundusze na zakup kolejnych licencji. Wkrótce je kupimy, a tymczasem trwają dyskusje nad opracowaniem systemu niezależnego od produktów firmy Microsoft. Z częścią z nich można zapoznać się na forum http://epl.icm.edu.pl/forum/. Inne dyskusje obracają się wokół OpenSource i postulowanego od kilku lat przez niektórych pracowników archiwów - także na Ifarze - MySQL-a.
Mogę tylko wyrazić nadzieję, że praktyczne działania w tej dziedzinie nie rozbiegną się z oczekiwaniami użytkowników mimo nie zawsze wystarczających konsultacji i testów.

[kocibrzuch]

Czy pole strony w wykazie obiektów mogłoby akceptować strony typ "a, b" etc. oraz zakres stron, np. "5-16"?
Jestem gorąco za powiększeniem pola uwagi.
Serie i podserie powinny jednak być bardziej wielopoziomowe.