Zmobilizowana przez Rufusa, który dzielnie i czujnie pełni obowiązki administratora forum (dzięki!), postaram się nawiązać do niektórych przynajmniej wątpliwości poruszanych w dyskusji. Nie wszystkie wątki poruszam, gdyż analizujemy w COIA uwagi przesłane różnymi drogami i znajdą one wyraz, mam nadzieję, w ostatecznej wersji IZA 5.0.
Uwagi wstępne:
– baza testowa jest przygotowana w jednej wersji Accessa 2000, ale po zatwierdzeniu ostatecznej postaci, będzie dostępna w różnych wersjach Accessa.
- przewidziane jest też przygotowanie wówczas „mutacji” bazy danych, zawierającej pole tekstowe „sygnatura”, do wpisywania 11a, 11b itp.
- korzystanie z tej bazy testowej utrudnia brak instrukcji, ale do wersji końcowej będzie ona dołączona, co wyjaśni z pewnością sporo wątpliwości
- opis jednostki podzielono na kilka zakładek, aby nie wciskać wszystkiego na jednym ekranie – rzadko kto ma monitor 17-calowy lub większy.
- konkretne uwagi techniczne będą uwzględnione przy dopracowywaniu bazy danych
I inne:
1. Nadawanie każdemu wydziałowi (serii) zespołu numeru w polu „cd numeru” było rozważane kilkakrotnie, ale nie zostało na razie zaakceptowane. W bazie IZA 5.0 każdej serii nadawany jest numer kolejny w obrębie zespołu.
2. Nie przewiduje się wprowadzenia trzeciego poziomu podziału w zespole – poza serią i podserią.
3. Pole na nazwę zespołu ma 255 znaków – analogicznie do bazy danych SEZAM, będącej podstawą ewidencji zasobu archiwum.
4. Długość pola „Uwagi” może być zwiększona.
5. IZA 5.0 nie zawiera wydruku strony tytułowej inwentarza, gdyż Access nie służy do edytowania tekstów, a do prostego ujednoliconego raportu były różne zastrzeżenia użytkowników, których nie sposób uwzględnić w jednym raporcie.
6. Rozróżnianie dat priorów i posteriorów następuje po spojrzeniu na pole tekstowe „daty”, a jeśli tych dat nie ma, wpisujemy w tym polu „b.d.”
Dodatkowe pola na priora i posteriora można dodać do tabeli, ale trzeba je także wyróżnić w formularzu wprowadzania danych. – podzielić ciągi chronologiczne na trzy grupy – priora, daty właściwe i posteriora. Rozwiązanie to było w 1 wersji bazy SEZAM, ale później od tego odstąpiono. Czy należy wrócić? Nie było takich głosów, a daty krańcowe zespołów są w archiwach pomyślnie określane...
7. Import danych z poprzednich wersji bazy IZA i z innych baz będzie dodany w drugiej kolejności – jak ustalony zostanie ostateczny jej kształt.
8. Nowe dodane pola – nie wszystkie muszą być wypełniane, a ta baza jest już dostosowana do nowych projektów przepisów: o sporządzaniu inwentarzy książkowych i o standaryzacji baz danych z uwzględnieniem elementów opisu zawartych w standardzie ISAD (G). Jednak wszystkie pola należy rozplanować w wydruku, dlatego przy braku danych pozostają puste miejsca z przecinkami – każdy jednak może sam przemodelować raport zgodnie z własnymi potrzebami.
9. Wydruk inwentarza skarbowego wspólnego jest możliwy, dlatego że wspólne są w nim, nieliczne zresztą, elementy opisu. Pełne inwentarze są bogatsze i nie da się „wcisnąć” ich w jeden raport.
10. Nie uwzględniono drukowania osobnego stron parzystych i nieparzystych, ponieważ wszystkie strony mają obecnie ten sam wygląd i nie stanowią dopełnienia.
11. Wyszukiwarka jest faktycznie prosta – obsługuje podstawowe potrzeby wyszukiwania informacji. Można dodać z góry inne rodzaje zapytań, ale można też korzystać z gotowych narzędzi Accessa i za każdym razem budować własne zapytania, zależne od aktualnych potrzeb. Z tą myślą przygotowywane są bazy dla archiwów – swobodny dostęp do danych i brak kompilacji.
12. Dlaczego nadal Access? Także dlatego, że każdy może korzystać z jego funkcji i dowolnie operować danymi, nie znając żadnego języka programowania. A zespół ludzi do zrobienia programu dedykowanego można zebrać, tylko na razie:
- kto określi, jak ten program ma wyglądać, żeby odpowiadał wszystkim przepisom, funkcjom i każdemu użytkownikowi (przymiarki założeń są na razie tworzone)?
- kto zapłaci temu zespołowi i osobom testującym, wdrażającym go i uczącym archiwistów posługiwania się nim (czynione są próby uzyskania dotacji na tego typu szersze działania)?
13. Język akt można wybrać z listy, ale nie sposób umieścić na liście wszystkie kombinacje języków, więc można w tym polu dopisywać je samodzielnie, zgodnie z potrzebami konkretnego zespołu.
14. Podformularze wprowadzania danych o seriach i podseriach otwieramy dwukrotnym kliknięciem na pole „Seria”, a następnie na przyciski przy tytule serii.
15. Sygnatury 01, 02, 03, a może 0001, 0002, 0012 itp.? Chyba nie...
I bardzo dziękuję wszystkim dyskutantom - zarówno twórczym recenzentom, jak i malkontentom. Niestety, na razie Access i pojedyncze bazy danych, dbajmy jednak o spójność gromadzonych informacji.
