Czy komisje metodyczne w archiwach są potrzebne?

[andrzej klubiński]

w przypadku niewielkich uwag, poprawki byłyby ustalane z osobą wnoszącą takowe. KM zebrałaby się w momencie dużych kontrowersji do inwentarza

i znowu wydaje mi się, że umyka kolegialność dyskusji nad uwagami i kolegialność obrad komisji metodycznej. Indywidualna dyskusja poza forum komisji (także z członkiem komisji metodycznej) to jest po prostu praca nad właściwą metodą opracowania i konsultacje archiwalne. W przypadku uwag do opracowania albo do inwentarza uwagi dyskutuje komisja w rezultacie wspólnie uznaje ich słuszność i zaleca zmiany/poprawki. W przypadku gdy autor inwentarza nie zgadza się z opinią członka komisji powinien mieć także możliwość argumentacji na forum komisji.
 Co jednak najważniejsze dla przebiegu dalszej dyskusji, to brak pełnego projektu zmian.

[Hanna Staszewska]

Wydaje mi się, że taki projekt mógłby powstać w ZNA, który niejako "z urzędu" nadzoruje prace komisji metodycznych w archiwach.

[Sylwester Rękas]

 Co jednak najważniejsze dla przebiegu dalszej dyskusji, to brak pełnego projektu zmian.

Dokładnie...poczekajmy na projekt. Ważne jest to że jest chęć zmiany. Podyskutujemy jak będzie konkretny projekt..

[Wojciech Woźniak]

Witam

i znowu wydaje mi się, że umyka kolegialność dyskusji nad uwagami i kolegialność obrad komisji metodycznej.

Niekoniecznie. Jeśli dyskusja będzie odbywać się na forum elektronicznym to uwagi i odpowiedzi na uwagi będą widoczne dla wszystkich. Tak naprawdę zmieni sie więc tylko forma KM. Nie byłby to posiedzenie trwające 2 godziny, ale dyskusja na forum rozwijająca się np. tydzień. Z jednej strony to mnóstwo czasu by przemyśleć odpowiedzi na pytania i uwagi Komisji, z drugiej swoboda w zarządzaniu czasem poszczególnych pracowników - brak konieczności zebrania 7-10 osób o określonej porze w określonym miejscu. Sądzę że taka forma prac nie naruszałaby w żaden sposób kolegialności.

Skoro już mowa o procedowaniu on-line to może najlepiej byłoby gdyby taka uproszczona procedura zatwierdzania odbywała się właśnie wyłącznie tą drogą, bez zebrań komisji, najlepiej przy wykorzystaniu takiego narzędzia które byłoby ogólnokrajową bazą, pozwalającą na korzystanie z doświadczenia innych, ułatwiającą zachowanie jednolitości metod itd.

Rzeczywiście forum komisji otwarte (dla podglądu) dla innych komisji i innych archiwów to bardzo kusząca propozycja. Nasuwa się tu od razu możliwość zapraszania (on-line) pracowników innych archiwów do rozważań nad zespołami. To już prawie jak idea super KM złożonej ze specjalistów z całego kraju nie wychodzących ze swoich pokojów (mieszkań nawet!) a jednak uczestniczących w zatwierdzaniu inwentarzy w odległych archiwach... A zaczeło sie od pytania czy KM jest potrzebna...

[Hanna Staszewska]

Mam nadzieję, Wojtku, że żartujesz
Żadne speckomisje w archiwach nie są potrzebne, im więcej „fachowców”, tym gorzej dla procedowania odpowiednich decyzji (już widzę te niekończące się debaty, kłótnie, nieprzydatne nikomu międlenie, rozdzielanie włosa na czworo itd.). Wystarczy już to, co mamy.
Zmierzajmy we właściwym kierunku, pomyślmy, jak realnie można usprawnić prace KM.

Jeśli dyskusja będzie odbywać się na forum elektronicznym to uwagi i odpowiedzi na uwagi będą widoczne dla wszystkich. Tak naprawdę zmieni sie więc tylko forma KM. Nie byłby to posiedzenie trwające 2 godziny, ale dyskusja na forum rozwijająca się np. tydzień. Z jednej strony to mnóstwo czasu by przemyśleć odpowiedzi na pytania i uwagi Komisji, z drugiej swoboda w zarządzaniu czasem poszczególnych pracowników - brak konieczności zebrania 7-10 osób o określonej porze w określonym miejscu. Sądzę że taka forma prac nie naruszałaby w żaden sposób kolegialności.

Pomysł jest dobry, pisałam już o tym, ale należy zastanowić się, jak proceduralnie miałoby to wyglądać.
No bo teraz sprawa jest prosta: zbierają się członkowie KM na posiedzeniu, dyskutują, potem podejmują decyzję przez głosowanie, decyzja jest zapisywana przez sekretarza w protokole.
W przypadku wymiany uwag i propozycji on –line, kiedy nawet po tygodniu wszyscy dojdą do porozumienia, to co dalej??? Głosują on-line??? Kto liczy głosy??? I gdzie zapisać ostateczną decyzję??
Dlatego zaproponowałam osobę przewodniczącego KM, który w takim przypadku, po zapoznaniu się z treścią dyskusji (lub jej braku, kiedy nie występują żadne kontrowersje), wydaje decyzję o uznaniu zespołu za opracowany.

[Wojciech Woźniak]

No może się odrobinę zagalopowałem...
Rzeczywiście wdrożenie tej idei w praktyce to juz pewien problem. Bo łatwo (chyba?) zrobić forum w Internecie z odpowiednio ustawionymi kontami użytkowników dla członków KM i szarych pracowników, pewnie też dałoby się dopasować jakiś mechanizm (ankieta?) do celów głosowania. Ale jak uczynić to wszystko wiążącym w sensie prawnym?
Nie jestem pewien też czy wystarczy sam przewodniczący KM jako moderator - bo chyba musiałby taką właśnie rolę odgrywać w rozważanej tu formie - czy nie trzebaby wyznaczyć kogoś, kto dbałby o sprawny przebieg dyskusji.

[Hanna Staszewska]

W marcu br. p. dr Jacek Krochmal pisał w wątku "Kiedy zespół archiwalny jest ostatecznie opracowany"

Niezależnie od zgłoszonych powyżej uwag polemicznych, w dyskusji dostrzegłem wiele cennych głosów i spostrzeżeń. Część z nich jest zbieżna z pracami prowadzonymi właśnie w ZNA. Dotyczy to np. nowej decyzji Naczelnego Dyrektora w sprawie usprawnienia prac komisji metodycznych. Jak się wydaje, nie ma potrzeby tracenia czasu całej komisji na zatwierdzanie zespołów z grupy A3. Powinny być one zatwierdzane ?w węższym gronie?, a rola komisji ograniczyć się do ich ?przyklepania?, chyba że w procesie zatwierdzania ?w węższym gronie? pojawiłyby się zdania rozbieżne. Mam nadzieję, że decyzja usprawniająca prace komisji metodycznych ukaże się w kwietniu br.

Jeśli to, co dostaliśmy w piątek (Decyzja nr 28 NDAP z dnia 23 września 2008 r. zmieniająca decyzję w sprawie utworzenia w archiwach państwowych komisji metodycznych oraz określenia zakresu i trybu ich działania) jest zapowiadanym usprawnieniem prac komisji metodycznych, to kierunek zmian niestety nie napawa optymizmem...
Wielka szkoda...
Ale po kolei:
Wzmocniono rolę recenzentów poprzez zapis: Przewodniczący komisji wyznacza co najmniej jednego recenzenta opracowywanego zespołu (zbioru) archiwalnego, który nie później niż 7 dni przed planowanym posiedzeniem komisji przedkłada sekretarzowi komisji:
a) opinię na temat zgodności opracowania zespołu lub zbioru archiwalnego, włącznie z pomocami ewidencyjno-informacyjnymi, z zasadami metodyki, a w szczególności z decyzjami i zarządzeniami NDAP,
b) w uzasadnionych przypadkach propozycje poprawek dostosowujących opracowane do zasad metodyki albo
c) wniosek o odrzucenie opracowania.
Z innych zapisów wynika, że recenzje muszą być składane do sekretarza na piśmie, który je rozsyła członkom komisji i autorom opracowania przed posiedzeniem, potem dołącza je do protokołu.
Zastanawiam się, jaki jest cel tych zmian
Po co mam pisać, że w zespole X należy np. zmienić kolejność serii, ich nazewnictwo, że należy uściślić tytuły w sygn. 15-20 lub że trzeba zrobić dokładną korektę, bo są błędy literowe Teraz przekazuję te uwagi przez telefon albo mailem i nie międlimy już tego na posiedzeniu KM. Oczywiście w przypadkach spornych, kiedy autor nie zgadza się z recenzentem (ma do tego przecież prawo), wtedy kwestie takie rozstrzyga KM.
Ponawiam pytanie: jaki jest cel sporządzania recenzji na piśmie i wysyłania ich jako załączniki do protokołu do NDAP  

Dalej jest jeszcze gorzej, kolejny punkt omawianej tu decyzji brzmi:
Protokół posiedzenia komisji, sporządzony wg wzoru, stanowiącego załącznik do niniejszej decyzji wraz z załączonymi recenzjami oraz inwentarzami książkowymi zatwierdzonymi przez komisję przesyła się do Wydziału Organizacji i Udostępniania NDAP w terminie 14 dni od daty posiedzenia.
 Czyli do protokołu należy dołączyć inwentarze książkowe (to będą duuuuże paczki, bo często zatwierdzanych jest kilkanaście inwentarzy).
 
Przypominam, że zgodnie z przepisami o ewidencji oprawione inwentarze zatwierdzonych zespołów musimy wysłać też do Wydziału Ewidencji i Informacji NDAP (dawne COIA), oprócz tego wysyłamy wersje elektroniczne w celu ich zawiedzenia na stronie NDAP...
Przypominam też, że stoimy u progu wdrożenia systemu zintegrowanego ZoSIA, który zakłada dostęp do inwentarzy on-line....
Po co więc wysyłać do NDAP dwa    egzemplarze drukowanych inwentarzy
 

I dalszy cytat: W przypadku warunkowego zatwierdzenia pomocy ewidencyjno-informacyjnych do zespołu (zbioru) należy przesłać je do tegoż Wydziału niezwłocznie po zatwierdzeniu przez komisję zalecanych poprawek.
Zdanie to jest sformułowane wyjątkowo nieudolnie, bo co właściwie oznacza Ze na następnym posiedzeniu KM zatwierdza zalecane poprawki Chyba chodzi o to, że następna komisja stwierdza wykonanie zaleconych poprawek; jeśli o to chodzi, to trzeba to wyraźnie i precyzyjnie zapisać...
Jeśli rzeczywiście o to chodzi, to jest to zalecenie bezsensowne, bo czemu następna KM ma się tym zajmować Teraz jest tak, że w przypadku warunkowego zatwierdzenia za wykonanie poprawek są odpowiedzialni kierownicy oddziałów opracowania, każdorazowo jest to zapisane w protokole (przynajmniej u nas, w Poznaniu). Takie były sugestie p. dra. J. Krochmala i wydają się one całkowicie logiczne. Z cytowanego przeze mnie zapisu wynika bowiem, że częste będą przypadki, kiedy KM będzie się zajmować tymi samymi zespołami dwukrotnie, co jest dosyć dziwaczne, bo przecież na tym pierwszym posiedzeniu zespoły były zatwierdzone (co prawda warunkowo, ale były).
 

Cytuję dalsze punkty:
W przypadku wystąpienia istotnych zastrzeżeń co do zgodności uchwały komisji z zasadami metodyki archiwalnej naczelnik Wydziału Organizacji i Udostępniania NDAP może - w terminie 30 dni od otrzymania uchwały - wstrzymać wykonanie tej uchwały i zwrócić się do przewodniczącego komisji o ponowne rozpatrzenie spornego zagadnienia, zgodnie z udzielonymi przezeń zaleceniami. W przypadku utrzymywania się zastrzeżeń pomimo ponownego rozpatrzenia naczelnik wskazanego Wydziału może wystąpić do Naczelnego Dyrektora Archiwów państwowych o uchylenie uchwały komisji.
Zastanawialiśmy się kiedyś, czy komisje metodyczne w archiwach są ciałami autonomicznymi. Mamy teraz jasną odpowiedź:
komisje metodyczne w archiwach nie są ciałami autonomicznymi, bo ich uchwały można zakwestionować.
Niestety, logikę zacytowanego punktu też można zakwestionować, bo stwierdzenie, że naczelnik może zwrócić się do przewodniczącego komisji o ponowne rozpatrzenie spornego zagadnienia oznacza, że to przewodniczący ma ponownie rozpatrzyć sporne zagadnienie, a nie komisja. W przeciwnym razie byłoby napisane: naczelnik może zwrócić się do przewodniczącego komisji o ponowne rozpatrzenie spornego zagadnienia przez komisję.
Byłabym bardzo wdzięczna o precyzyjną wykładnię tego sformułowania.

Wyobraźmy sobie taką sytuację:
- KM zatwierdza 20 zespołów,
- w terminie 14 dni wysyłam protokół wraz z 20 inwentarzami (z bólem serca oczywiście, bo lasy krzyczą ),
- w ewidencji zespoły są odhaczane jako opracowane (zgodnie z przepisami o ewidencji zespół otrzymuje kartę A, czyli jest opracowany, kiedy zatwierdzi go KM),   
- po 2 tygodniach otrzymujemy informację z WOU, że co do 10 z tych zespołów zgłaszane są istotne zastrzeżenia i trzeba jeszcze raz rozpatrzyć sporne zagadnienia,
- zakładając, że ma się to odbyć na następnym posiedzeniu, mijają 2 miesiące,
- jaki jest status tych zespołów w tym czasie (opracowany/nieopracowany)
- odbywa się posiedzenie KM, na którym 10 zespołów jest omawianych ponownie i poprzednie stanowisko komisji jest podtrzymane,
- pisze protokół i wysyłam w załączeniu 10 inwentarzy (teraz już nie z bólem serca, ale z poczuciem kompletnej beznadziei i postępującej depresji  ),
- naczelnik WOU podtrzymuje swoje zastrzeżenia i zwraca się do Naczelnego Dyrektora o uchylenie uchwały KM.
- otrzymujemy chyba informację o tym fakcie (co prawda cytowana decyzje nie reguluje tego).

Ile czasu to wszystko trwa
Jaki jest tego sens i cel
Czy to usprawni prace komisji metodycznych

PS. Dlaczego tak istotne zmiany nie były konsultowane z archiwami państwowymi
     

[andrzej klubiński]

Wyjaśniając:
Autorka wypowiedzi  poddając krytyce decyzję Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w wielu wypadkach myli się, w wielu zaś prezentuje tylko własne partykularne doświadczenie, nabyte w pracach komisji metodycznej. W dodatku  komisji, która pomija lub lekceważy przepisy wydawane przez Naczelnego Dyrektora.

Pani Hanna Staszewska-Katolik myli się pisząc, że funkcja recenzentów obecnie została wzmocniona. Pojawiły się jedynie dodatkowe zapisy, wskazujące m.in. na szczególnie istotne treści, które recenzja powinna posiadać ze względu na swój cel. Jest ona przecież narzędziem pracy komisji metodycznej.
Wątpliwości autorki wypowiedzi dotyczące sposobu przekazywania recenzji członkom komisji i autorowi opracowania zespołu wskazują, że praktyka archiwum poznańskiego jest odmienna od obowiązujących przepisów. Nie jest to jednak powód, dla którego można i należy negować decyzję Naczelnego Dyrektora.

Do zadań komisji należy m.in. ?rozpatrywanie i zatwierdzanie metod opracowania zespołów archiwalnych przed przystąpieniem  do prac nad ich opracowaniem? oraz ?ocena metod opracowania zespołów archiwalnych na podstawie sporządzonych do nich pomocy ewidencyjno-informacyjnych oraz zatwierdzanie przyjętych metod opracowania?, a także sporządzonych pomocy ewidencyjno-informacyjnych?.
Recenzja zgodne z powszechnie przyjętym znaczeniem terminu, odnosi się do dzieła lub pracy uznanej za ukończoną. Zastanawia więc, w jaki sposób pracuje Komisja Metodyczna Archiwum Państwowego w Poznaniu, skoro jej sekretarz pisze o recenzowaniu w trakcie opracowania i w dodatku na telefon. Z czym wobec tego zapoznaje się autor opracowania, jeśli nie dysponuje tekstem recenzji do której może się odnieść? Do czego ma się odnieść komisja, jeśli brak podstawy dyskusji lub sporu o metodykę opracowania?

W przypadku Archiwum Państwowego w Poznaniu określenie ?duuuże paczki? oraz postulat ochrony lasów nie znajdują uzasadnienia. Archiwum nie przesyła regularnie inwentarzy książkowych do Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. W długich przedziałach czasu można mówić nawet o zaniechaniu tej praktyki, zwłaszcza w odniesieniu do Centrali. W ostatnim roku do COIA/WEI nie były także wysyłane inwentarze w postaci elektronicznej (ostatnie przesłano w maju 2007 r.) , a przepisy na które autorka wypowiedzi się powołuje nie są wykonywane w sposób właściwy.
Nie wspominam o fakcie, że samo sformułowanie ?inwentarz elektroniczny? jest używane w cytowanym poście w sposób nieprecyzyjny, a w przepisach brak jego określenia. Dyskusja na zebraniu naukowym ZNA w czerwcu tego roku wskazuje, że co do trafności i treści tego określenia panują duże rozbieżności. Szczególna dbałość w zakresie terminologii byłaby bardzo wskazana, zwłaszcza w tym miejscu.

Cieszy wiedza autorki na temat zintegrowanego systemu oraz sposobu tworzenia i udostępniania wstępu do inwentarza. Dyskusja na temat rozwiązań proponowanych w ZoSIA nie jest wszak przedmiotem konsultacji w archiwach, nie jest też znane stanowisko zespołu powołanego do budowy systemu w tej sprawie. Przy okazji należy zadać pytanie dlaczego tak istotne zagadnienia nie są konsultowane z archiwami państwowymi?

Zwracam uwagę, że proces konsultacji komisji metodycznej z Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych nie jest nowy i był już regulowany przepisami. W swej istocie nie ingeruje on w niezależność wydawania przez komisję opinii, wobec których formułuje zastrzeżenia Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych. W świetle aktualnych przepisów reprezentowany jest przez Naczelnika Wydziału Organizacji i Udostępniania. Mam nadzieję, że pani Hanna Staszewska-Katolik nie odmawia Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych możliwości realizacji jego kompetencji.

Twierdzenie autorki, że komisja metodyczna zbierze się dopiero po dwóch miesiącach jest zaskakujące - terminy zwoływania posiedzeń są zależne od potrzeb, a decyzję podejmuje przewodniczący. Dwumiesięczne przerwy w obradach nie są więc ani wymogiem, ani nie muszą być regułą.

Podsumowując. Fakt, że sekretarz komisji metodycznej archiwum nie wykazuje zrozumienia dla funkcji recenzji i deprecjonuje jej pisemną formę, sprowadzając ją jedynie do nieformalnych i rozciągniętych w czasie konsultacji wskazuje, że istniała konieczność precyzyjnego ujęcia w przepisach formy i podstawowych treści, które mają być zawarte w recenzji.
Ponadto martwi, że osoba tak zaangażowana w szeroką dyskusję metodyczną, poddaje ocenie decyzję Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych jedynie z punktu widzenia własnych doświadczeń, co jest wyrazem partykularnego myślenia. Nie należy dostosowywać przepisów do realiów poznańskich, lecz realia poznańskie do obowiązujących przepisów.

Szkoda, że pani Hanna Staszewska-Katolik nie zwróciła się do poznańskiej komisji metodycznej z wyrażonymi tu wątpliwościami, i że to właśnie komisja metodyczna poznańskiego archiwum nie stała się miejscem dyskusji nad specyfiką jej prac i ich zgodnością z obowiązującymi przepisami, które czasem najwyraźniej łatwiej krytykować niż stosować. 

[Wojciech Woźniak]

Witam,

W dodatku  komisji, która pomija lub lekceważy przepisy wydawane przez Naczelnego Dyrektora.

Wydaje mi się, że nie jesteśmy jako Forumowicze w żaden sposób uprawnieni do wydawania tak zdecydowanych opinii...

Wątpliwości Autorki wypowiedzi dotyczące sposobu przekazywania recenzji członkom komisji i autorowi opracowania zespołu wskazują, że praktyka archiwum poznańskiego jest odmienna od obowiązujących przepisów.

Obowiązujące dotychczas przepisy nie regulowały zdaje się postępowania z recenzją w sposób szczegółowy pozostawiając to - jak rozumiem - archiwom. W moim archiwum recenzent zazwyczaj po prostu wygłaszał swoją opinię na posiedzeniu KM. Choć jest i praktyka stosowana przez część pracowników polegająca na udostępnianiu autorowi opracowania recenzji przed posiedzeniem. Generalnie jednak recenzje pozostawały w dość niesformalizowanej postaci.
Nowe regulacje wprowadzając sztywne wymogi rzeczywiście nasuwają pewne wątpliwości. Bo czy tak dalekie sformalizowanie procesu recenzji przyniesie rzeczywistą poprawę pracy komisji? Czy rzeczywiście ma sens przygotowywanie sformalizowanej recenzji do niewielkiego zespołu tylko po to, by stwierdzić, że jego opracowanie jest zgodne z przepisami?

Zgadzam się też z Hanią, że wprowadzone rozwiązanie polegające na dwukrotnym omawianiu zespołu zatwierdzonego warunkowo nie jest najlepszym pomysłem. De facto postępowanie z takim zespołem nie różni się już od postępowania z zespołem odrzuconym. W obu wypadkach trzeba sprawę omawiać na dwóch co najmniej posiedzeniach.

Z moich powyższych uwag wynika, że spostrzeżenia Hani, mimo że partykularne, znajdują odzwierciedlenie w opinii archiwistów również w innych częściach kraju...

[Hanna Staszewska]

W dodatku  komisji, która pomija lub lekceważy przepisy wydawane przez Naczelnego Dyrektora.

Zgadzam się z Wojtkiem, że iFAR nie jest najlepszym miejscem na ocenę prac komisji metodycznych poszczególnych archiwów państwowych.

Wątpliwości autorki wypowiedzi dotyczące sposobu przekazywania recenzji członkom komisji i autorowi opracowania zespołu wskazują, że praktyka archiwum poznańskiego jest odmienna od obowiązujących przepisów.

Dotychczas obowiązujące przepisy, bo wg nich postępowaliśmy, tak regulują kwestie recenzentów cyt.: Przewodniczący komisji wyznacza co najmniej jednego recenzenta opracowywanego zespołu (zbioru) archiwalnego, który ocenia pracę autora przygotowanych pomocy ewidencyjno-informacyjnych, proponuje wprowadzenie poprawek oraz przedkłada komisji projekt wniosku o zatwierdzenie lub odrzucenie opracowanych pomocy ewidencyjno-informacyjnych do zespołu (zbioru) (ust. 7 par. 4 Decyzji Nr 2 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 8 lutego 2006 r. w sprawie utworzenia w archiwach państwowych komisji metodycznych oraz określenia zakresu i trybu ich działania).
Nie wydaje mi się, żeby dotychczasowa praktyka poznańska była sprzeczna z tymi zaleceniami, tym bardziej, że w protokołach posiedzeń KM znajdują się stwierdzenia typu: Uwagi recenzenta zostały przekazane autorowi opracowania przed posiedzeniem KM. Nigdy praktyka ta nie została zakwestionowana przez ZNA, gdzie przesyłaliśmy protokoły, tak więc wydawała nam się ona właściwa.
Wojtek też zresztą zwraca uwagę, że dotychczasowe regulacje dawały w tej kwestii swobodę archiwom.
   

Zastanawia więc, w jaki sposób pracuje Komisja Metodyczna Archiwum Państwowego w Poznaniu, skoro jej sekretarz pisze o recenzowaniu w trakcie opracowania i w dodatku na telefon.

Andrzeju, już wyjaśniam na przykładzie zespołów, które recenzowałam 3 tygodnie temu kolegom z Kalisza (AP Kalisz oraz AP Leszno ma wspólną KM z nami).
Otóż kolega z Kalisza przysłał mi pocztą elektroniczną 3 inwentarze w wersji elektronicznej oraz wstępy. Ja jako recenzent dokładnie to przeanalizowałam i zadzwoniłam do kolegi, aby przekazać mu swoje uwagi (dużo ich nie było, bo zarówno inwentarze, jak i wstępy były przygotowane solidnie).   

Z czym wobec tego zapoznaje się autor opracowania, jeśli nie dysponuje tekstem recenzji do której może się odnieść?

Hmmmmmmmm............
Andrzeju, autor opracowania po prostu słucha tego, co mam do powiedzenie i w ten sposób zapoznaje się z recenzją. A potem odnosi się do tego, tzn. mówi, że się zgadza albo że się nie zgadza (w tym przypadku zgodził się z moimi uwagami . Poprawił inwentarze u siebie i kolejną wersję przysłał do mnie. Ja znowu dokładnie to przeanalizowałam i stwierdziłam, że jest ok. Więc jako sekretarz wysłałam uzgodnioną wersję inwentarzy i wstępów do członków KM.

Do czego ma się odnieść komisja, jeśli brak podstawy dyskusji lub sporu o metodykę opracowania?

Andrzeju, członkowie KM otrzymali przed posiedzeniem inwentarze i wstępy i mogli się z nimi zapoznać. Na posiedzeniu oczywiście wyrażą swoje zdanie, ale nie bardzo rozumiem, w czym mogłaby im pomóc recenzja na piśmie, że np. w zespole nr 890, w sygn. 23 ? 28 należy uściślić tytuły.   

W przypadku Archiwum Państwowego w Poznaniu określenie ?duuuże paczki? oraz postulat ochrony lasów nie znajdują uzasadnienia.

Obawiam się, Andrzeju, że moja troska o lasy w kontekście wprowadzonych zmian jest uzasadniona, bo odpowiedni zapis nowej decyzji NDAP nakazuje załączać inwentarze do protokołów posiedzeń KM, co jest istotną nowością.

Archiwum nie przesyła regularnie inwentarzy książkowych do Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. W długich przedziałach czasu można mówić nawet o zaniechaniu tej praktyki, zwłaszcza w odniesieniu do Centrali.

Andrzeju, podniesiona przez Ciebie kwestia nie ma żadnego związku z pracami KM, bo sprawa wysyłania inwentarzy książkowych do NDAP regulowana jest odrębnymi przepisami (ust. 7.3 par. 3 Decyzji nr 3 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 30 stycznia 2004 roku w sprawie ewidencji zasobu archiwalnego w archiwach państwowych). 

Zwracam uwagę, że proces konsultacji komisji metodycznej z Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych nie jest nowy i był już regulowany przepisami. W swej istocie nie ingeruje on w niezależność wydawania przez komisję opinii, wobec których formułuje zastrzeżenia Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych. W świetle aktualnych przepisów reprezentowany jest przez Naczelnika Wydziału Organizacji i Udostępniania.

Andrzeju, jeśli możliwość uchylenia uchwały KM przez Naczelnego Dyrektora nie jest ingerencją w niezależność komisji, to ja już nic nie rozumiem...

PS1.

Szkoda, że pani Hanna Staszewska-Katolik nie zwróciła się do poznańskiej komisji metodycznej z wyrażonymi tu wątpliwościami, i że to właśnie komisja metodyczna poznańskiego archiwum nie stała się miejscem dyskusji nad specyfiką jej prac i ich zgodnością z obowiązującymi przepisami, które czasem najwyraźniej łatwiej krytykować niż stosować.

Andrzeju, tez ubolewam nad tym, ale nie miałam takiej szansy, bo decyzja NDAP, o której teraz dyskutujemy, zaskoczyła nas. Gdyby NDAP zwróciła się do nas z prośbą o konsultację, z pewnością dałabym wyraz swoim poglądom

PS2.

Ponadto martwi, że osoba tak zaangażowana w szeroką dyskusję metodyczną, poddaje ocenie decyzję Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych jedynie z punktu widzenia własnych doświadczeń, co jest wyrazem partykularnego myślenia.

Andrzeju, doceniam Twoją ocenę mojego zaangażowania w szeroką dyskusję metodyczną, obawiam się jednak, że nie mogę pozbyć się, jak to określasz, "partykularnego myślenia", bo po prostu na co dzień mam do czynienia z praktyką archiwalną...      

PS3.

Mam nadzieję, że pani Hanna Staszewska-Katolik nie odmawia Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych możliwości realizacji jego kompetencji.

Andrzeju, nie ośmieliłabym się 

[Maciej Zdunek]

W ostatnim roku do COIA/WEI nie były także wysyłane inwentarze w postaci elektronicznej (ostatnie przesłano w maju 2007 r.)

Gwoli ścisłości...
Po pierwsze nie w ostatnim roku, tylko w bieżącym.
Po drugie nie ma to nic do rzeczy w kontekście spraw o których dyskutujemy w tym wątku. Wszak dyskusja dotyczy Komisji Metodycznej.
Po trzecie zaś, i najważniejsze, ma to związek ze zmianą sposobu przesyłania inwentarzy do NDAP, o czym była już zresztą mowa na iFAR-ze:
choćby tu: 
http://www.ifar.nac.gov.pl/index.php?topic=942.0
i tu:
http://www.ifar.nac.gov.pl/index.php?topic=979.0
I to z wyżej wymienionych przyczyn, a nie niechęci, czy lenistwa, nie wysłaliśmy w tym roku inwentarzy, mając sporo nowych zespołów, a dodatkowo dużo dokumentacji ulotnej i technicznej, czekając na ewentualną poprawę aplikacji do importu danych lub na przyszły rok.
Ponadto, co warto dodać, Archiwum Państwowe w Poznaniu udostępnia w Internecie, na stronach www.archiwa.gov.pl inwentarze ponad 3500 zespołów, co nie jest wcale małą liczbą.

[Andrzej Choniawko]

Zachodzę w głowę jak sobie archiwa amerykańskie, francuskie itd. radzą bez komisji metodycznych. Bez czego sobie jeszcze radzą nie ośmielam się nawet napomknąć. A póki co nie spotkałem jeszcze jakiegolwiek bywałego w świecie uzytkownika, który by system informacji o zasobie polskich archiwów ośmieliłby się dać jako przykład do naśladowania tymże. Jeżeli jednak rzeczone rozporządzenie w sprawie KM zniweluje do zera możliwości nieodwoływalnego uchwalania większością głosów przez komisje metodyczne poszczególnych archiwów różnych kłócacych się z logiką i zdrowym rozsądkiem decyzji, nie byłbym nim aż tak bardzo zbulwersowany. Tyle tylko, że dopóki w myśl obowiązującej metodyki zaproszenie sołtysa przez Maciejową - przewodniczącą koła gospodyń wiejskich na inaugurację sezonu darcia pierza, musi być obligatoryjnie jako obiekt w dokumentacji ulotnej przedmiotem szczegółowego opisu, a pochylanie się nad treścią  wielostronicowych dokumentów będących załącznikami do zróżnicowanych tematycznie posiedzeń kolegialnych organów administracji państwowej czy władz politycznych różnych szczebli będzie tylko przedmiotem dobrej woli opracowującego dany zespół to wpływ respektowania tego rozporządzenia choćby w najdrobniejszych szczegółach, na doskonalenie systemu informacji w polskich archiwach nie będzie użytkownikom i uzytkowniczkom zapierał dechu w piersiach.

[Hanna Staszewska]

Spróbowałam sporządzić recenzję na piśmie zgodnie z wymogami określonymi w decyzji NDAP, recenzując inwentarz (fikcyjny oczywiście ) zespołu Starostwo Powiatowe we Wrześni z lat 1919-1939. Załóżmy, że zespół został zinwentaryzowany w bazie IZA 6.0 i przedmiotem recenzji jest wydruk inwentarza książkowego z bazy. Układ akt oraz sposób formułowania tytułów j.a. oraz ich datacja nie budzą zastrzeżeń.


Oto rezultat:
1. Przedstawiony inwentarz jest niezgodny z obowiązującymi wskazówkami metodycznymi do sporządzania inwentarzy archiwalnych zespołów (zbiorów) akt wytworzonych w okresie kancelarii akt spraw (XIX-XX w.), stanowiącymi załącznik do Pisma okólnego nr 2 NDAP z 28 maja 1984 r.
Poniżej zauważone niezgodności:
- forma zewnętrzna inwentarza nie spełnia wymogu ust. 8, szczególnie liczba, rozkład oraz nazewnictwo poszczególnych rubryk rażąco odbiega od przedstawionego wzoru w zał. nr 3 do niniejszych wskazówek;
- we wstępie do inwentarza podano informację, że na niektórych obwolutach akt występują przekreślone sygnatury registraturalne, brak takiego przekreślenia w inwentarzu (co powinno mieć miejsce zgodnie z zapisem w cytowanych wskazówkach: Cz. III, E, ust. 5).
2. Poniżej kolejne niezgodności, tym razem z obowiązującymi Wytycznymi NDAP z 19 marca 1960 r. w sprawie sporządzania inwentarzy książkowych dla zespołów (zbiorów) przechowywanych w archiwach państwowych:
- inwentarz stanowi wydruk komputerowy, a zgodnie z ust. 15 powinien być sporządzony w formie maszynopisu;
- pod ostatnią pozycją inwentarza brak podpisu kierownika oddziału, który skontrolował sposób opracowania zespołu (zbioru) i przyjął inwentarz (wymóg wg ust. 14).
3. Inne uwagi:
- w kilkunastu przypadkach w opisie j.a. występuje termin ?pudło?, niezdefiniowany w obowiązujących przepisach oraz w Polskim Słowniku Archiwalnym;
- w inwentarzu występuje pojęcie ?obiekt?, niezdefiniowane w obowiązujących przepisach metodycznych oraz w Polskim Słowniku Archiwalnym.   

Mam teraz problem ze sformułowaniem wniosku końcowego...

[Hanna Staszewska]

Zastanawiam się, co w sytuacji, gdy KM zatwierdza inwentarz kartkowy, bo przecież nie ma zakazu inwentaryzacji na kartach i są archiwa, które to robią.
Co wtedy należy wysłać do NDAP jako załącznik do protokołu posiedzenia, bo obowiązani jesteśmy wysłać inwentarz książkowy (tak zapisano w przepisach).

[Andrzej Choniawko]

We wrześniu 2008 r., gdy prognozy PKB w Polskce na rok 2009 opiewały na circa 5%, ukazała się Decyzja nr 28 Naczelnego Dyrektora nakazujące wysyłanie do NDAP w formie drukowanych załączników inwentarzy zatwierdzanych przez komisje metodyczne. Czy obecnie w obliczu kryzysu, którego to wystepowania w Polsce i w związku z tym spadku
PKB w okolice "lekkiego" zera nie negują nawet najwięksi optymiści utrzymywanie w mocy tego pociągającego za sobą niemałe koszty w skali całego kraju, a łatwego do realizowania w innej formie obowiązku (od czego jest łączność elektroniczna) nie jest przypadkiem ignorowaniem wezwań organów administracji państwowej do oszczędności. 
A może, co przeoczyłem, archiwa państwowe funkcjonują w jakiejś innej czasoprzestrzeni gdzie producenci wyrobów papierniczych prześcigają się, aby archiwom państwowym dostarczać bezpłatnie całych ryz papieru, a w ślad za nimi podążają producenci sprzętu komputerowego i materiałów eksploatacyjnych z tonerami do drukarek w roli głównej.