Czy komisje metodyczne w archiwach są potrzebne?

[Hanna Staszewska]

Od razu uspokajam: osobiście uważam, że są potrzebne.
Ale zastanówmy się, co zrobić, aby usprawnić ich prace???

Moja pierwsza propozycja:
inwentarze i wstępy (wstępy mam nadzieję już niedługo ) z grupy A3 mogłyby być zatwierdzane i uznawane za opracowane bezpośrednio przez kierownika oddziału opracowania, bez potrzeby przedstawiania ich na posiedzeniu KM. Dopiero w przypadku jakichś wątpliwości takie zespoły dawałoby się do rozpatrzenia przez KM.

[andrzej klubiński]

Chciałbym na ten problem spojrzeć ze strony członków komisji. Z reguły opracowanie z grupy A3 nie budzi zastrzeżeń, czasem pojawiają się jednak wątpliwości - i właśnie nie ze strony opracowującego czy kierownika oddziału, ale ze strony komisji metodycznej, np. czy zespół z grupy A3 może/powienien zostać opracowany w sposób pełniejszy. Bywa też tak, że A3 ma wstęp znacznie bardziej rozbudowany niż to umożliwiają przepisy i to także wymaga rozstrzygnięcia. W tym wypadku dla umożliwienia dyskusji może lepiej, żeby forum było kolegium. Inna sprawa, to czy w jakim stopniu konieczność przedstawiania zespołów do zatwierdzania na komisjach opóźnia pracę. Może należy zwiększyć ilość zebrań komisji jeśli wymaga tego ilość pracy. To oczywiście tylko głos w dyskusji, nie zaś próba rozstrzygnięcia za lub przeciw. Przyznając pierwszeństwo Poznaniowi i Autorce postu liczę także na głosy i doświadczenia innych archiwów. W tym  (i nie tylko w tym) wypadku  litera prawa powinna odpowiadać potrzebom praktyki.
W  niedługim czasie sposób pracy komisji, a  zpaewne i praktyka obradowania będą musiały ulec zmianie. (chwilę dyskutowaliśmy o tym na Zlocie) Zmiany spowoduje konieczność opracowania dokumetnacji elektronicznej - i tą problematykę sygnalizuję jako istotną także w odniesieniu do prac komisji metodycznej.

[Wojciech Woźniak]

Witam
Nie jestem pewien, czy to dobry pomysł Haniu, żeby ocenę przygotowanej pomocy w całości cedować na kierownika. Zawsze co dwie, trzy głowy to nie jedna i może rację ma Andrzej Klubiński zwracając uwagę na rolę szerszego grona w ocenie jakości wykonanej pracy. Jednocześnie jednak chyba nie o to chodzi żeby zwiększać liczbę i częstotliwość posiedzeń komisji, bo ta dyskusja chyba wychodzi z pytania: jak zorganizować zatwierdzanie inwentarzy bez zbędnego trwonienia czasu (Haniu, wyprostuj mnie jeśli przeinaczam Twoje myśli!).
Moja propozycja będzie pomiędzy tym co proponuje Hania (zatwierdza kierownik) z jednej i Andrzej (zwiększenie liczby zebrań) z drugiej strony. Otóż inwentarze zespołów grupy A3 (na początek przynajmniej) mogłyby być nie omawiane na posiedzeniach KM lecz przedstawiane członkom KM z prośbą o wyrażenie opinii w określonym czasie. W razie braku uwag inwentarz uznawany byłby za opracowany, w przypadku niekontrowersyjnych uwag opracowujący ustalałby z danym członkiem KM ostateczną wersję, zaś dopiero w przypadku niemożliwych do rozstrzygnięcia kontrowersji inwentarz trafiałby na posiedzenie KM. Technicznie najlepszym rozwiązaniem byłoby tu forum (intranetowe czy internetowe - może na iFAR znalazłoby się miejsce?). Takie rozwiązanie zapewniłoby elastyczność w organizowaniu czasu pracy i komfort w zapoznaniu się z inwentarzem. 

[andrzej klubiński]

Haniu i Wojtku, jesteśmy więc chyba wszyscy bliscy konkluzji, że należy komisjom metodycznym umożliwić pracę w systemie, zapewnić jej narzędzie komunikacji (jak słusznie pisze Wojtek można dyskutować nad rozwiązaniem intranetowym lub internetowym) i zmodyfikować sposób procedowania (tu sprawy formalno-prawne czyli przepisy). Przy okazji jednak (jak zwykle ja) chciałem zwrócić uwagę na formalną stronę zmian i prawo archiwalne. Ponieważ póki co inwentarze są tworzone jedynie  przy pomocy bazy, ich wersja elektroniczna może mieć status roboczy, a zatwierdzona przez komisję powinna być opieczętowana, podpisana i zatwierdzona w wersji papierowej. W kontekście ewidencji będziemy więc musieli zwracać większą uwagę na status formalny materiałów elektronicznych i papierowych nad którymi będą pracowały komisje metodyczne

[Hanna Staszewska]

Jednocześnie jednak chyba nie o to chodzi żeby zwiększać liczbę i częstotliwość posiedzeń komisji, bo ta dyskusja chyba wychodzi z pytania: jak zorganizować zatwierdzanie inwentarzy bez zbędnego trwonienia czasu (Haniu, wyprostuj mnie jeśli przeinaczam Twoje myśli!).

Właśnie o to chodzi
Propozycje Wojtka uważam za bardzo sensowne i popieram je całkowicie. Tylko należałoby się zastanowić, kto ostatecznie zatwierdzałby inwentarze w 1 i 2 przypadku? Myślę, że odpowiednią osobą będzie chyba przewodniczący KM.
 Wróćmy na chwilę jeszcze do mojej propozycji. Nie byłaby to oczywiście opcja obowiązkowa, aby zespoły z grupy A3 zatwierdzał kierownik. Mogłaby to być jedna z możliwości zatwierdzania zespołów, która razem z projektem Wojtka usprawniłaby niewątpliwie cały proces uznawania zespołów za opracowane. A dla komisji metodycznych zostałyby kwestie wątpliwe lub skomplikowane, wymagające szerszego omówienia i konsultacji.
Andrzej słusznie zwraca uwagę na prawo archiwalne. W tym przypadku nie będzie to chyba aż takie trudne.Wydaje mi się, że zmiany wymaga zapis w paragrafie 4 punkt 1.1. decyzji NDAP z 2004 r. o ewidencji zasobu archiwalnego oraz dopisanie procedur zaproponowanych przez Wojtka do decyzji NDAP z 2006 r. o komisjach metodycznych.

[andrzej klubiński]

W związku z postem Hanny  jeszcze kilka uwag:
Komisja dokonuje oceny metod opracowania zespołów arichwalnych na podstawie sporządzonych do nich pomocy ewidencyjno-informacyjnych, zatwierdza przyjęte metody opracowania i sporządzone pomoce ewidencyjno-informacyjne ( par 2 ust 1 pkt 4 decyzji nr 2 z 8 lutego 2006 r.) , to szczegół, który nam często umyka w dyskusji, a jest ważny bo:
1) Jeśli przyjąć, że tylko przewodniczący komisji zatwierdza/podejmuje decyzję traci sens kolegialność prac, a to jest właśnie idea działania komisji metodycznej.
2) Zwykle przewodniczącym komisji jest dyrektor archiwum. W praktyce oznaczałoby to, że sam podejmuje uchwałę jako przewodniczący i sam ją sobie przedstawia (par 2 ust 1 decyzji nr 2 z 2006 r.). W rzeczywistości więc proces oceny i zatwierdzania odbywa się poza komisją
Zmian natury formalnej  widziałbym zatem trochę więcej.
Dorgą do uproszczenia procedur zatwierdzania zespołów jest nwentarz elektroniczny i zmiany w sposobie procedowania komisji o czym dyskutujemy w innym wątku. Myśle, że oba zagadnienia łączą się w bardzo logiczną całość i uzupełniają się wzajemnie

[Hanna Staszewska]

W rzeczywistości więc proces oceny i zatwierdzania odbywa się poza komisją

Właśnie o to chodzi, żeby ten proces chociaż częściowo odbywał się poza posiedzeniami KM lub wręcz poza KM (przypadek, kiedy zespół zatwierdza kierownik oddziału), to znacznie usprawniłoby i przyspieszyło zatwierdzanie zespołów.
Dlatego potrzebne byłyby zmiany w przepisach dot. ewidencji z 2004 r.
W tej chwili par. 4 punkt 1.1. brzmi (cyt.): Za zespół całkowicie opracowany uważa się zespół zamknięty oraz zamknięty odcinek zespołu otwartego, zachowany w całości lub szczątkowo, do którego sporządzono inwentarz archiwalny zatwierdzony przez właściwą komisję metodyczną archiwum państwowego.

A mógłby brzmieć:
Za zespół całkowicie opracowany uważa się zespół zamknięty oraz zamknięty odcinek zespołu otwartego, zachowany w całości lub szczątkowo, do którego sporządzono inwentarz archiwalny zatwierdzony przez właściwą komisję metodyczną archiwum państwowego, jej przewodniczącego lub właściwego kierownika oddziału.

[Jarek]

Gratuluję rewolucyjnego zapału 
Ja w kwestii formalnej, bo jako archiwisty zakładowego rzecz mnie nie dotyczy – chyba nie tędy droga do ewentualnych zmian – albo komisja, albo jej przewodniczący, albo kierownik. Im mniej tutaj dowolności tym lepiej. Lepiej usprawnić prace komisji niż rozmywać jej kompetencje. W tym przypadku tylko kolegialność daje szanse uczenia się procesu decyzyjnego, daje ona również większą możliwość korygowania błędów niż jednoosobowe podejmowanie nieodwracalnych w gruncie rzeczy decyzji. Proszę sobie wyobrazić młodego kierownika oddziału kt. sam nigdy może nawet nie opracował żadnego zespołu, a któremu nagle się każe zatwierdzać inwentarze.

[Hanna Staszewska]

W tym przypadku tylko kolegialność daje szanse uczenia się procesu decyzyjnego, daje ona również większą możliwość korygowania błędów niż jednoosobowe podejmowanie nieodwracalnych w gruncie rzeczy decyzji.

Wszyscy wiemy przecież doskonale, że również kolegialnie często podejmuje się błędne decyzje, na co dowodów, nie tylko w archiwach, aż nadto. Poza tym, nie są to decyzje nieodwracalne.

Proszę sobie wyobrazić młodego kierownika oddziału kt. sam nigdy może nawet nie opracował żadnego zespołu, a któremu nagle się każe zatwierdzać inwentarze.

Takiemu kierownikowi nikt rozsądny nie będzie kazał zatwierdzać inwentarzy, bo opcja ta jest, powtarzam to jeszcze raz, do wyboru.

[Jarek]

Pani Hanno, nie mnie wnikać w zawiłości zatwierdzania inwentarzy, podkreślę raz jeszcze, że moje uwagi tyczą się raczej procesu decyzyjnego i idei kolegialności w archiwach.
Zgoda, w archiwistyce nieodwracalne jest chyba tylko brakowanie  , ale pracochłonność wszelkich czynności wykonywanych w każdym archiwum w praktyce często uniemożliwia np. ponowne uporządkowanie jakiejś dokumentacji.
Taak, żądamy więcej możliwości wyboru w archiwach! Układanie akt również od prawej do lewej, udostępnimy akta albo nie, książki lub czasopisma etc. etc. ... 
Wybór - tylko po co? Mnożenie „ścieżek” decyzyjnych i odwołanie się do zdrowego rozsądku jako lekarstwo na opieszałość prac komisji? Czyli od ustaw uchwalanych przez sejm lepsze byłyby prezydenckie dekrety?  Ifar też zamknijmy bo z daleka pachnie tą wstrętną kolegialnością ...

[andrzej klubiński]

Takiemu kierownikowi nikt rozsądny nie będzie kazał zatwierdzać inwentarzy, bo opcja ta jest, powtarzam to jeszcze raz, do wyboru.

no i tu właśnie pojawiają się szczegóły, ktore nalezy ustalić - kto ma decydować o powierzeniu kierownikowi prawa zatwierdzania inwentarzy i oceny metody opracowania. Wprowadzanie funkcjonalności wyboru jest i wygodne i trochę niepożądane ze względów organizacyjnych. I w tym momencie, kiedy zaczynamy się zastanawiać kto może decydować o wyłączeniu części spraw spod obrad komisji  istnieje niebezpieczeństwo, że zaczyniemy  dyskutować nie o usprawnieniu pracy tylko nad wyjęciem z kompetencji komisji metodycznej części spraw i uprawnień. Widzę potrzebę przedyskutowania jednak nie tyle pomysłu, co konkretnego projektu

[Sylwester Rękas]

Prawo zatwierdzania inwentarzy przez kierownika byłoby decyzją przewodniczącego KM. W przypadku nieprawidlowości, (przecież mamy kontrole) itp. zawsze można cofnąć.
Jarek!, zebrania Komisji Metodycznej aby decydować nad kolejnym inwentarzem Prezydium Gromadzkiej Rady Narodowej w Psiej Wólce, jest wg mnie tylko marnowaniem czasu i pieniędzy, przy obecnych możliwościach działania on-line. Wstęp rozesłałoby się elektronicznie i w przypadku poważnych wątpliwości komija moglaby się ew. zebrać. To co pisze Wojtek ma sens, w przypdaku braku jakiegoś sprzeciwu inwentarz byłby zatwierdzany przez kierownika bądź przewodniczącego KM.
Nie chodzi o likwidację KM, chodzi o to by obradowały nad szczególnymi przypadkami

[Jarek]

Faciu, ale ja bym się na Waszym miejscu po prostu bał wprowadzania takiej uznaniowości w miejsce stosowanej dotąd jednej ogólnej zasady zatwierdzania inwentarzy. Uznaniowość zawsze zwiększa prawdopodobieństwo zaistnienia nieprawidłowości. Po cholerę dodawać komuś jeszcze jedno „poletko” do samodzielnego uprawiania, skoro trzeba później czujnie go kontrolować. Obawiam się zresztą, że dodawanie kierownikom takich kompetencji byłoby mocno wątpliwe od strony formalnej.
Skoro już mowa o procedowaniu on-line to może najlepiej byłoby gdyby taka uproszczona procedura zatwierdzania odbywała się właśnie wyłącznie tą drogą, bez zebrań komisji, najlepiej przy wykorzystaniu takiego narzędzia które byłoby ogólnokrajową bazą, pozwalającą na korzystanie z doświadczenia innych, ułatwiającą zachowanie jednolitości metod itd.
Uff, to ja chyba tyle na ten temat, to Wasze, tj. archiwistów państwowych zmartwienie, rozumiem potrzebę zmian, ale nie rozumiem po co z jakiegoś wachlarza możliwości wybierać jedną z najgorszych.

[Sylwester Rękas]

Jarek! Zauważ że w projekcie jest mowa o tym, że wcześniej inwentarz przesyłany byłby on-line do członków KM i byłby zatwierdzany, gdy po upłynięciu odpowiedniego okresu czasu żaden z członków KM nie wniósłby zastrzeżeń. A w przypadku niewielkich uwag, poprawki byłyby ustalane z osobą wnoszącą takowe. KM zebrałaby się w momencie dużych kontrowersji do inwentarza. Oszczędniej byłoby, gdyby te zebrania mogly się również odbywać za pośrednictwem internetu..
Gdzie tu miejsce na jakieś większe prawdopodobieństwo wystąpienia nieprawidłowości?
Oczywiście wszystko zależy od ludzi, niektórzy członkowie KM mogą uznawać że każde ich zastrzeżenie będzie wymagać zebrania KM, ale tutaj wg mnie rola przewodniczącego KM, który decydowałby czy warto się zbierać czy nie..
Co do ogólnokrajowej bazy..hmm docelowo wszystkie inwentarze będą dostępne on-line.. Obecnie jest ich już sporo na stronie archiwów państwowych, więc kto chce zawsze może porównać jak wygląda opracowany inwentarz w innym archiwum.

 

[Jarek]

Sylwek, ale uznawanie przez przewodniczącego komisji, że dany inwentarz może (ale nie musi) być zatwierdzony przez kierownika, z ewentualnością wnoszenia uwag „internetem” przez członków komisji, to nie to samo, co zatwierdzanie inwentarza od razu przez komisję przy użyciu tegoż internetu. To drugie to moim zdaniem jest pomysł wart rozważenia, natomiast w tym pierwszym wypadku zbyt wiele zależy od ludzi, którym na dokładkę nie określa się dokładnie kompetencji.
Chodziło mi nie tyle o bazę inwentarzy, co o bazę recenzji, uwag, wytycznych itp.
Takie moje zdanie, zrobicie jak chcecie.