Przyjmowanie akt do archiwum zakładowego - sprawdzanie akt

[albinka]

Witam
Mam pytanie:czy rzeczywicie archiwsci zakladowi sprawdzaja zawartosc wszystkich teczek, tj. czy dokumenty w niej zawarte zgadzaja sie ze spisem spraw lub rejestrem kancelaryjnym? O zgodnosci teczek ze spisem zadwczo- odbiorczym nie wspomne, bo sprawdzenie tego to swiety obowiazek archiwisty.
Pozdrawiam
A.

[betinka]

albinko a w czym problem?

[albinka]

oj duży. W normatywach mam zapis, ze musze sprawdzic zgodnosc tytulow teczek ze spisami, daty itp. ale ani slowa o zawartosci teczek. Do tej pory sprawdzalam skrupulatnie dokument po dokumencie, ale slysze glosy, ze archiiwsta podpisujac spis zdawczo-odbiorczy NIE bierze odpowiedzialnosci, np. za braki w teczkach, (a przeciez takowe sie zdarzaja), tylko pracownik, ktory teczki przygotowuje. Ale co wtedy, gdy pracownik przejdzie na emeryture albo zmieni prace, a ktos bedzie chcial pozyczyc po latach jakis wazny dokument, np.  protokol, ktory choc jest ujety w spisie spraw (rejestrze), to w teczce fizycznie go brakuje? 

Sprawdzajac na biezaco zawartosc teczek mozna szybko "wylapac" braki, uszkodzenia, zrobic dochodzenie, gdy czegos brakuje, a figuruje to w wyciagu z wykazu akt dla danej jednostki itp. (zazwyczaj przy regularnym zdawaniu teczek do archiwum mozna zapytac pracownika o rozne rzeczy, skonsultowac itp.).
A jak sprawdzanie przy przyjeciu do archiwum zakladowego jest pobiezne, bez zagladania do teczek i sprawdzenia zawartosci to potem, czasem dopiero po latach, np. przy kontroli lub udostepnieniu sa problemy. A kto winien?Archiwista, bo przyjal akta niekompletne! A niesumienny pracownik? Coz moze juz nie pracuje, albo nie pamieta...

[Bolek]

Wg mnie to sprawdzanie czy masz komplet dokumentacji nie ma sensu, nie jesteś przecież detektywem archiwalnym. Nie masz przecież pewności czy każde pismo było zarejestrowane w spisie spraw, albo jeśli nawet było to czy nie zmieniło swojej przynależności do innej teczki a nie odnotowano tego w aktach albo z innych powodów (ktoś je wziął i nie oddał). Przypilnuj tylko aby jednostki były porządnie spaginowane, kiedy i przez kogo. Tak więc w momencie poszukiwaniu jakiegoś pisma będzie wiadomo, czy było ono w momencie przekazania do archiwum czy nie. I niech inni się martwią. Dobrym rozwiązaniem było by także komisyjne przetrząśnięcie co jakiś czas wszelakich bezpańskich szaf-bo one zawsze coś w sobie "zaginionego" kryją. A odchodzących pracowników zobowiązania do pozostawienia po sobie wyczyszczonych biurek i szaf.

[betinka]

Ja sprawdzam wyrywkowo. Są takie teczki że brakuje całej sprawy. Jeżeli natrafiam na taki brak przerywam sprawdzanie i proszę o uzupełnienie przez  odnotowanie braku w spisie spraw a w miejsce brakującej sprawy notatkę z wyjaśnieniem podpisaną przez pracownika i jego kierownika. Jak mają podpisać taką notatkę to często sprawa się znajduje Potem ja sama zgłaszam ten problem pisemnie "kierownikowi zakładu". Paginacja też jest wskazana . Bo potem jak jej nie ma nie możesz  wypożyczyć takich dokumentów dopóki sama nie uzupełnisz paginacji czyli dodatkowa praca dla ciebie.

[albinka]

To nie takie proste, bo w moim JRZWA jest zapis, ze nalezy paginowac WLLACZNIE KAT.A. i nic nie zmusi osob przekazujacych akta do paginacji. A a co do paginowania wypozyczen, jest zapis ze jest wskazane paginowanie akt przez archiwiste przed udostepnieniem, ale nie musowe". satad moj problem :-(

[Bolek]

No cóż, mogłabyś próbować odmówić przyjęcia akt nie spaginowanych, ale jak piszesz może być z tym trudno. Z drugiej strony obawiasz się, że wszystkie ewentualne braki pism w aktach pójdą na twoje konto. Tylko jaki ty mogłabyś mieć interes w ich wyciąganiu? I tak źle i tak niedobrze. Przydałby się jakiś złoty środek.
Paginować akta do wypożyczenia to robienie także pracy za kogoś. Z drugiej strony chroni to Cię przed tym, że jeśli ktoś usunie jakieś strony z akt w momencie gdy będą one poza AZ łatwo będzie ustalić sprawcę.

[Bożena24]

Moim zdaniem to pracownik odpowiada za przygotowanie akt. Można tylko sprawdzić czy wszystkie sprawy są w teczce, ale my jako archiwiści nie znamy sie na przyklad na pismach dotyczących inwestycji i nie wiemy czy akurat konkretny dokument powinien być w tej teczce czy w innej. Najgorzej jest z kat. A.

[Bożena24]

Czy w teczce kat. A dotyczącej budżetu gminy mogą być zarządzenia wójta i uchwaly rady gminy? Zarządzenia i uchwaly oddaje do archiwum komórka organizacyjna a nie księgowość ale w tym przypadku np. zarządzenie czy uchwala dotyczy sprawozdania które jest w tej teczce i nie wiem czy wyrzucać czy nie.

[albinka]

Boeno 24
a jak chcesz sprawdzic czy kategoria akt podana na teczce przez pracownika jest zgodna z zawartościa teczki i JRZWA?przeciez pracownicy moga zakwalifikowac wazne dokumenty do niskiej kategorii i na odwrot.nie wszyscy pracownicy studiuja wykaz akt przed zalozeniem teczki. i co przyjmujesz takie dokumenty? mi sie zdazyło ze z kat. B50 w jednej teczce chciano "przemycic" akta. kat. B2! Strata miejsca na półkach i dodatkowa przaca przy brakowaniu (selekcja albo ekspertyza i przekwalifikowanie akt). lepiej wcześniej przyjrzec sie temu, co sie przyjmuje do archiwum i co sie podpisuje na spisie.przeciez podpisujac spis zdawczo-odbiorczy bierze sie odpowiedzialnosc za to, co sie przejmuje, nie tylko co do ilosci teczek, ale i ich zawartosci. potem moga byc nieprzyjemne sytuacje, gdy ktos potrzebuje pozyczyc "na wczoraj" jakis wazny dokument, a jego w teczce brak.a braki sa i to duzo (czasami )
pozdrawiam A.