Projekt wskazówek metodycznych dot. materiałów ulotnych

[Hanna Staszewska]

Ale problem jest inny: czy można np. do XIX-wiecznego poszytu (bo mogą tam znajdować się fotografie czy materiały ulotne, które podlegają wyłączeniu) włożyć (wszyć :?: wkleić :?: ) współcześnie wykonaną kopię? I co na to specjaliści od konserwacji?  
PS. Wiem, że się powtarzam ale jestem ciekawa, czy zasięgnięto opinii fachowców w tej dziedzinie.

[andrzej klubiński]

W odpowiedzi na Pani pytanie zwracam uwagę, że nie przewiduje się umieszczania kopii materiałów ulotnych  w poszycie, tym bardziej zaś ich wklejania lub wszywania. Dotyczy to nie tylko poszytów z XIX w. W odniesieniu do fotogafii przewiduje się umieszczenie kopii fotografii.  Zasady opracowania nie przewidują mozliwości naruszania integralności poszytu w celu umieszczenia zastawnika. W związku z tym Centralna Komisja Metodyczna nie zasięgała opinii specjalistów w sprawie wklejania lub wszywania zastawników w poszytach. Twórcy projektu wskazówek nie wskazali natomiast sposobu, w jaki należy umieścić informację, która ma spełniać funkcje podobne do tych, jakie spełnia zastawnik.

[Hanna Staszewska]

Zasady opracowania nie przewidują mozliwości naruszania integralności poszytu w celu umieszczenia zastawnika.

 
Zasady opracowania nie, to jest oczywiste, ale twórcy wskazówek dot. fotografii przewidzieli taką możliwość :shock:  w punkcie 23 (cyt.):
23. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się wyłączanie fotografii luźnych z właściwych dla nich jednostek inwentarzowych. Należy wówczas sporządzić odpowiednie odsyłacze w inwentarzu, a w miejsce wyłączonej fotografii włożyć zastawnik w postaci kopii fotografii.
Inwentaryzując więc j.a. (która może być przecież poszytem), zauważam w niej fotografię, której dalsze tam przechowywanie grozi destrukcja. Jako formalistka stosująca się do przepisów metodycznych wydanych przez NDAP, zgodnie z cytowanym zaleceniem wyłączam taką fotografię z jednostki i w jej miejsce wkładam zastawnik (w dalszym ciągu niestety nie wiem, w jaki sposób). Niestety, w czasie wykonywania tej czynności zaczynam się zastanawiać, czy mogę do j.a. wytworzonej w XIX w. włożyć współcześnie wykonaną kopię fotografii.

W związku z tym Centralna Komisja Metodyczna nie zasięgała opinii specjalistów w sprawie wklejania lub wszywania zastawników w poszytach.

A może powinna :?:
Zwracam na to uwagę, ponieważ gdyby takie rozwiązanie miało być wprowadzone w przypadku materiałów ulotnych, to może jednak zasięgnąć opinii fachowców? Zresztą pomysł z zastawnikiem wydaje mi się niezbyt szczęśliwy, wystarczyłały informacja w inwentarzu.

[Tomek]

Inwentaryzując więc j.a. (która może być przecież poszytem), zauważam w niej fotografię, której dalsze tam przechowywanie grozi destrukcja. Jako formalistka stosująca się do przepisów metodycznych wydanych przez NDAP, zgodnie z cytowanym zaleceniem wyłączam taką fotografię z jednostki i w jej miejsce wkładam zastawnik (w dalszym ciągu niestety nie wiem, w jaki sposób). Niestety, w czasie wykonywania tej czynności zaczynam się zastanawiać, czy mogę do j.a. wytworzonej w XIX w. włożyć współcześnie wykonaną kopię fotografii.

A jeśli fotografia jest wszyta? Co robisz? Wyrywasz/ Rozcinasz jednostkę?

[Hanna Staszewska]

No właśnie. Tu jest problem, bo wskazówki dot. fotografii mówią o możliwości wyłączenia fotografii luźnych. Ale jeśli fotografia jest wszyta, a dalsze jej przechowywanie w jednostce grozi jej destrukcją, to co wtedy? Nie wyłączać, bo twórcy wskazówek napisali tylko o fotografiach luźnych? Przecież to jest bez sensu...

[andrzej klubiński]

Jeśli dobrze rozumiem, chodzi o dokumetnację aktową w której znajują się fotografie. Włączając się do dyskusji chciałem zapytać, czy w Pani archiwum praktyka przewiduje  np. rozszywanie poszytów w celu wyłączenia fragmentu wymagającego konserwacji?

[Hanna Staszewska]

Czytając dosyć dokładnie projekty nowych przepisów metodycznych zauważyłam, że ich niektóre części są przygotowywane wg jednego wzorca. Skoro w obowiązujących już wskazówkach dot. fotografii zastosowano  rozwiązanie z zastawnikiem w miejsce wyłączonego materiału, zastanawiam się, czy podobne zalecenie nie znajdzie się we wskazówkach dot. materiałów ulotnych. Gdyby tak miało się stać, to może warto zasięgnąć opinii fachowców od konserwacji.

[Hanna Staszewska]

Punkt 2. (cyt.):  Wskazówki mogą być stosowane w odniesieniu do gromadzenia i opracowywania kart pocztowych.
Czy karty pocztowe też należą do druków ulotnych (ich definicja znajduje się w załączniku)? Jeśli tak, to chyba nie ma potrzeby wyróżniania ich odrębnym punktem.

[Tomek]

A jak sygnować poszczególne afisze w ramach jednego tematu? Czy może tak? np. 23-1, 23-2, 23-n. W wydruku inwentarza "tytuł" mówił by o wiodącej treści afiszy tutaj zebranych, a wydruk "wykazu obiektów" z IZA 5.01 sięgałby głębiej.

[Wojciech Woźniak]

Witam
Pozwalam sobie zamieścić kilka uwag i wątpliwości dotyczących wskazówek:

pkt 14.2. "Inwentaryzację materiałów ulotnych prowadzi się w systemie informatycznym."
Pytanie, które powinno się już pojawić przy wskazowkach dot. fotografii: gdzie należy inwentaryzować materiały ulotne jeśli zarządzenie wejdzie w zycie przed opracowaniem systemu informatycznego?

Elementy opisu formalnego
pkt 7, nr zstrony (karty), "Należy podać numer strony (karty), którą inwentaryzowany materiał ulotny otrzymał w obrębie jednostki archiwalnej aktowej."
A co w sytuacji, gdy materiałem ulotnym jest kilkustronicowa broszura? Należy podać stronę pierwszą, czy strony od-do?

pkt 11 "Język Należy podać w formie skrótów, tzn.: pol., ang., czes., fr., hebr., ros., rus., słowac., ukr., wł. (zgodnie z: J. Paruch, Słownik
skrótów, wyd. II, Warszawa 1992)."
A czy nie lepiej powołać się na odpowidnią normę (tu ISO 639-2), tak jak w przypadku projektowanego rozporządzenia w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych. Wszak bazy danych są właśnie dokumentami elektonicznymi.

[Hanna Staszewska]

Charakterystyka elementów opisu
Punkt 4: Ciąg dalszy numeru zespołu (zbioru): W przypadku inwentaryzowania obiektu znajdującego się w zbiorze szczątków zespołów należy podać numer szczątku w obrębie zbioru, o ile w danym archiwum poszczególne szczątki tworzące taki zbiór są numerowane. Jeśli nie, należy wpisać 0. Cyfrę tę wpisuje się również w przypadku, gdy nwentaryzowane są materiały zespołu nie będącego zbiorem szczątków zespołów.

Zawiłe, skomplikowane, pogmatwane…
 Czy nie można prościej, np. Należy podać ciąg dalszy numeru zespołu (zbioru) wg bazy SEZAM (ta sama uwaga odnosi się również  do projektu wskazówek dot. opracowania matariałów sfragistycznych).

[Hanna Staszewska]

Na stronie NDAP ukazała się kolejna wersja wskazówek dot. materiałów ulotnych http://archiwa.gov.pl/repository/decyzje/ulotn_projekt_3.pdf
Wprowadzono kilka poprawek, dodano parę punktów, ale niestety, nie zmienia to obrazu całości. W dalszym ciągu w wielu miejscach wskazówki są niejasne i nieprecyzyjne.
Przede wszystkim, dlaczego w części III: "Opracowanie materiałów ulotnych" nie dokonano podziału na część dot. materiałów ulotnych będących częścią zespołów aktowych (lub innych) i na te, składające się wyłącznie z materiałów ulotnych. W obecnej postaci to jest bardzo zagmatwane i skomplikowane.
Najbardziej zagadkowy dla mnie jest punkt 14.3.1.f (cyt.):
f) [na CKM padła propozycje podawania nazwy serii, jako elementu opisu zgodnego z ISAD(G), ale jest to element opisu nadrzędny, przynależny do jednostki archiwalnej, a nie dokumentu, którego dotyczy opis; numer zespołu pojawia się jako element hierarchicznej sygnatury archiwalnej zgodnej z ISAD; nazwa zespołu jest w zamiarze autorów projektu elementem automatycznie nadawanym w bazie danych, zgodnie z regułą opisu wielopoziomowego, jako pochodzącym z opisu wyższego rzędu; propozycja: tytuł jednostki nadrzędnej (seria, podseria, jednostka archiwalna); w zw. z tym może dopisać: przy pkt. a-f: (generowane automatycznie z opisu wyższego rzędu)]
 :shock: O co tu chodzi??? (bardzo nieśmiało domyślam się, o co może chodzić, ale może ktoś z członków CKM wyjaśni, co autorzy mieli na myśli...).

Niestety, muszę stwierdzić, że wszystkie swoje uwagi, przedstawione na forum wcześniej, podtrzymuję i mam nadzieję, że ostateczna wersja wskazówek będzie bardziej przyjazna dla archiwistów.

[andrzej klubiński]

Zgodnie z Decyzją nr 6 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 28 marca 2006 r. w sprawie szczegółowego zakresu i trybu działania Centralnej Komisji Metodycznej (zamieszczona na stronie Archiwa państwowe/Akty normatywne Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych) CKM jest ciałem opiniodawczym, który  współpracuje z innymi organami opiniodawczymi (komisjami i zespołami naukowymi), lub ze specjalistami, którzy mogą zostać  zaproszeni przez kierownika ZNA  lub przewodniczącego CKM. Dysponują oni głosem doradczym. Projekty  mogą  podlegać także opiniowaniu  komisji metodycznych (co zostało uczynione), komisji i zespołów naukowych, komórek organizacyjnych NDAP. Dodatkowo, decyzją CKM projekt wskazówek został przedstawiony na forum IFAR, a  członkowie CKM zapoznali się ze wszytkimi zgłoszonymi uwagami i rozpatrzyli je w dyskusji. Informuję, że wskazana przez Panią uwaga odnosi się do ostatniego etapu konsultacji, a opublikowana wersja projektu odzwierciedla obecny, końcowy stan prac nad projektem.

[Hanna Staszewska]

Na stronie NDAP ukazała się kolejna, 4 już wersja wskazówek:
http://archiwa.gov.pl/repository/decyzje/ulotn_19_02_07.pdf

Kilka zapisów doprecyzowano, przede wszystkim w elementach opisu formalnego dodano pole na ciąg dalszy sygnatury w przypadku, gdy materiał ulotny wchodzi w skład jednostki archiwalnej.
Dodano także uwagi, że pola 1-6 [kod kraju, numer archiwum, numer zespołu, ciąg dalszy numeru zespołu, nazwa zespołu, tytuły jednostki nadrzędnej ( hmmm... )] są generowane przez system informatyczny. Uwagi te wydają mi się zbędne, tym bardziej, że przecież pole z sygnaturą archiwalną i sygnaturami dawnymi w przypadku materiałów ulotnych będących integralną częścią j.a.  też będą generowane przez system informatyczny.  
Do techniki wykonania dodano opcję: wydruk komputerowy :shock:
Punkt 13: "Brakowanie i udostępnianie" (poprzednio: "Brakowanie"): chyba nie bardzo to się łączy :shock: . A poza tym wszystko to umieszczono w części "Opracowanie materiałów ulotnych". Problematykę tę należy chyba wydzielić w osobną część.  
Do punktu 13.1 dodano wymóg, aby sporządzić kopie materiałów ulotnych w ciągu 2 lat od momentu wejścia w życie wskazówek. Czy ten termin ma jakieś uzasadnienie (czemu 2 lata, a nie np. 3 lub 1 rok)? Czy konsultowano z archiwami kwestię ich możliwości w tej materii, bo przecież niektóre z nich mają całkiem pokaźne zbiory materiałów ulotnych?

I jeszcze jedno: czym dla autorów wskazówek jest klasyfikacja i systematycja?

Wszystkie poprzednie swoje uwagi niestety podtrzymuję.

[Hanna Staszewska]

Poza tym zastanawiam się, czy nie byłoby dobrze dokonać zmiany tytułu wskazówek na: "Wskazówki metodyczne dotyczące zasad postępowania z materiałami ulotnymi w archiwach państwowych".
 Przepisy te poruszają tyle różnych zagadnień, że wprowadzenie takiej zmiany wydaje mi się logiczne i uzasadnione.