Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie

[muniekdm]

Interesuje mnie zagadnienie dotyczące wypożyczeń. Jak to jest, jeśli np. wydział cywilny chce skorzystać z akt wydziału karnego, jak to wyglada od strony praktycznej Do tej pory było tak, że pismo z zapytaniem trafiało do karnego, osoba z karnego wypożyczała akta  i przekazywała do karnego, ale moim zdanem to niepotrzebne komplikowanie, prosze o pomoc w tej sprawie

[Dzbo]

Taki tok wydaje się słuszny.Dysponentem dokumentacji może być tylko ich właściciel.

[muniekdm]

Czyli powinien decydować archiwista, skoro akta zostały przekazane do archiwum i powinien udostępniać akta zainteresowanej komórce, skoro wydział karny chce skorzystać z akt cywilnego, powinno się to odbywac na podstawie karty udostępniania, cywilny wydaje zgodę i osoba z wydziału karnego odbiera akta bezpośrednio z archiwum, mam rację.

[Pawel]

Według Instrukcji Archiwalnej dla Sądów na akta udostępniane poza archiwum może wyrazić zgodę tylko kierownik komórki w której akta powstały. U mnie wyglada to tak, że wydziały między sobą załatwiają te sprawy, czyli przychodzi osoba z wydziału Cywilnego po akta cywilne (oczywiście z rewersem) i póżniej już na wydziale udostępnia drugiemu wydziałowi, czyli karnemu. Wolę w taki sposób gdyż zapobiega to wypadkom w których Wydział karny zagubiłby powyższe akta cywilne, a ja musiałbym tłumaczyć się przed kierownikiem wydziału cywilnego. Tak więc nie interesuje mnie co się dzieje z tymi aktami po podjęciu przez wydział, zawsze wydaję takie akta wydziałom, które te akta wytworzyły.

[muniekdm]

Mam pytanie, na jakiej podstawie wypożycza się akta, bo ja u siebie wprowadziłem rewersy. Chciałbym się dowiedzieć, jak to jest w innych sądach. Bęę bardzo wdzięczny za wzór rewersu bądź karty udostępniania.

[Pawel]

Dziennik Urzędowy Ministra Sprawiedliwości z 1985 r. nr 8, poz. 55. mówi dokładnie o tym na jakiej zasadzie udostępniać akta i jak powinno funcjonować archiwum zakładowe w sądzie. Ja oprócz rewersów prowadzę także ksiązki odbioru (wypożyczeń) akt dla każdego wydziału i w tej książce podpisuje mi się osoba odbierająca akta z archiwum. Jest wzór rewersu, możesz zwrócić się do Archiwum Państwowego i napewno od nich dostaniesz. Ja stosuje karty udostępnień, u góry w lewym rogu pieczątka wydziału, następnie jaka sygnatura akt, do jakiego  wydziału w jakim celu, miejsce, data, czytelny podpis (pieczątka), następnie adnotacja kiedy zwrócono akta do archiwum i podpis archiwisty. Pozdrawiam

[muniekdm]

U mnie wygląda to podobnie, tylko, że przy dużej ilości wypożyczeń niektórzy nie chcą wypisywać rewersów, ale dziękuję za informację

[muniekdm]

Mam jeszcze jedno pytanie odnośnie rewersów. Opracowałem wzór, który składa się z dwóch części. Jedna jest wkładana w miejsce akt na półce. Czy po zwrocie wpisując datę zwrotu akt oddaję się część rewersu do wydziału a drugą (tę, która była w miejscu wypożyczonych akt) przechowuje przez dwa lata w archiwum.

[Agnieszka Pepłowska]

Wypożyczenie akt na wydział powinno odbywać się na podstawie karty udostępnień. Praconik np. wydziłu cywilnego, który chce skorzystać z akt wydziału karnego, wypełnia kartę udostepnień. Musi także uzyskać zgodę kierownika komórki organizacyjnej, ktora akta wytworzyła - wydziału karnego, wyrażoną odpowiednią adnotacją oraz podpisem na karcie udostępnień. Na podstawie prawidłowo wypełnionej karty archiwista ma prawo wypożyczyć akta na wydział.

Praktyka opisana przez Pawła nie wydaje mi się do końca słuszna.
1. jest to niezgodne z przepisami archiwalnymi, ponieważ do zadań komórki organizacyjnej nie należy udostępnianie, a więc także wypożyczanie, dokumentacji będącej faktycznie "na stanie" archiwum zakładowego. To jest zadanie archiwum zakładowego.
2. postępując w ten sposób archiwista zakładowy faktycznie traci kontrolę nad dokumentacją, bo kartę udostepnień wypełnia pracownik wydziału np. karnego, ale przekazuje akta pracownikowi wydziału cywilnego, bo to on tak naprawdę chciał skorzystać z dokumentacji, już bez potwierdzenia. Jeżeli "pośrednik" pewnego dnia nie pojawi się w pracy (różne wypadki chodzą po ludziach) będzie problem ze ściągnięciem akt do archiwum, a może nawet z ich odnalezieniem.
3. mam wrażenie, że jest to trochę "spychanie" odpowiedzialności na komórkę, która wytworzyła akta. A przecież za zasób archiwum zakładowego i za realizację zadań przypisanych archiwum odpowiada archiwista zakładowy

Przy okazji wyszło nam tu małe pomieszanie terminów. Karta udostępnień to nie jest to samo co rewers i warto o tym pamiętać. Wzór karty udostepnień można znaleźć na stronie www.archiwum.krakow.pl Warto także skontaktowac się z właściwym terenowo Archiwum Państwowym

[Pawel]

Jeśli zwróci się o akta do wydziału karnego inny sąd to te akta pobiera wydział karny i wysyła je do innego sądu nie robi tego archiwum bo nie może (w takim przypadku archiwum także traci kontrolę nad aktami). Tak samo z wydziałami w danym sądzie, jeśli np sąd ma 3 budynki i wydziały są w różnych miejscach, to po akta karne przychodzi osoba z wydziału karnego i udostępnia je do wydziału cywilnego. Wydziały stosują kontrolki udostępnień akt i wysyłanych akt.

[Agnieszka Pepłowska]

Faktycznie jeżeli chodzi o wypożyczenie na zewnątrz, to wasza instrukcja archiwalna posiada zapis, że  wypożyczanie akt poza obręb jednostki organizacyjnej odbywa się "za pośrednictwem" komórki organizacyjnej, która akta wytworzyła. Ale to nie zmienia faktu, że archiwista zakładowy powinien dostać chociaż kopię dokumentów obrazujących przebieg załatwienia sprawy, właśnie po to żeby mieć kontrolę nad dokumentacją, za którą odpowiada.
Natomiast w przepisach dotyczących udostępnienia dla celów służbowych nie ma mowy o pośrednictwie komórki organizacyjnej wytwarzającej akta, wręcz przeciwnie, widnieje zapis, że "dla celów służbowych akta udostępnia się na miejscu lub wypożycza poza archiwum zakładowe (...) na podstawie karty udostępnień wypełnionej przez komórkę organizacyjną, która chce z akt skorzystać i podpisanej przez jej kierownika - po uzyskaniu zezwolenia kierownika komórki organizacyjnej, w której przedmiotowe akta powstały". No chyba że masz w swoim Sądzie nową instrukcję archiwalną (ja opieram się na tej z 1985 r.) i ona traktuje rzecz inaczej!

A co do rozparcelowania Sądu po kilku budynkach, to nie bardzo wiem o co ci chodzi?  Musisz coś bliżej wyjaśnić.

[muniekdm]

Chodzi o to, że niektóre wydziały mieszczą się w budynku oddalonym o 300 metrów od głównego budynku sadu, gdzie jest archiwum. Jeśli wydział karny, który jest w budynku sadu zwróci się o akta z archiwum sądu grodzkiego, który jest w drugim budynku to dotychczas procedura wypożyczeń była następująca: akta trafiały do grodzkiego, (tam ktoś potwierdzał odbiór), by za chwilę trafiły z pocztą do wydziału karnego, który jest w budynku, z którego te akta wyszły
Myślę też, że ta instrukcja była dobra 20 lat temu, gdy ilość spraw była niewielka. Opracowałem nową instrukcję, która znacznie upraszcza wypożyczenia. Nie wysyłam akt za pośrednictwem wydziałów, ponieważ przy tej ilości spraw zdarzały się przypadki, iż wydział nie odnotowywał akt wysłanych poza sąd lub zapomniał zaznaczyć zwrot, Były też bardziej kuriozalne przypadki, że akta wypożyczyła osoba z karnego (potwierdziła odbiór podpisam), po jakimś czasie akta zostały przekazane do cywilnego, który wysłął je poza sąd. Oczywiście nikt nie powiadomił mnie o tej sytuacji. Myślę, że cza pomyśleć nad opracowaniem nowej instrukcji dostosowanej do obecnych realiów polskich sądów.

[Agnieszka Pepłowska]

O matko! Teraz to się chyba już nam wszystko pomieszało!

Niewątpliwie instrukcja archiwalna z 1985 r. jest rzeczywiście mocno przestarzała i wymaga ponownego opracowania.
Rzecz nastęna - opisywany przez ciebie przypadek wypłynięcia akt poza sąd jest właśnie tym o czym mówiłam - utratą kontroli nad dokumentacją i jest to efekt zbyt dużej liczby pośredników w udostępnianiu dokumentacji.
Trzecia rzecz - mam wrażenie, że nastąpiła tutaj mała nadinterpretacja instrukcji z 1985 r. Mówi ona o "udostępnieniu dla celów służbowych (...) w obrębie pomieszczeń danej jednostki organizacyjnej".  Zwróć uwagę, że przez pojęcie jednostki organizacyjnej rozumiemy cały Sąd, np. Sąd Rejonowy w Koziej Wólce, a udostępnienie do celów służbowych to udostępnienie dokumentacji pracownikom tegoż Sądu. I nie ma tutaj znaczenia fakt, że różne KOMÓRKI ORGANIZACYJNE tego Sądu (tj. Wydziały) znajdują się w różnych częściach miasta. Te wszystkie budynki stanowią pomieszczenia jednostki organizacyjnej jaką jest Sąd.
Instrukcja mówi także o "wypożyczeniu akt poza obręb jednostki organizacyjnej". Rozumiemy przez to wypożyczenie akt, np. do innego Sądu lub do Komendy Policji. I wtedy rzeczwiście instrukcja wymaga pośrednictwa komórki organizacyjnej, która akta wytworzyła. Podkreślam jeszcze raz, że wypożyczenie akt poza obręb jednostki organizacyjnej nie oznacza tego samego co wypożyczenie akt poza obręb budynku, w którym zlokalizowane jest archiwum zakładowe Sądu.
Uff! Ale się rozpisałam...

[Pawel]

Ale często zdarza się tak że akta trzeba udostępnic na wydział, chociażby po to aby dołączyć do innej sprawy, która toczy sie póżniej jeszcze z pół roku w różnych terminach. Za każdym razem nie są zwracane do archiwum bo przy dużej ilości wydziałów i takich spraw, archiwista nie mógłby zrobić nic innego jak tylko udostępniać i przyjmować akta. Na przykład odpisu wyroku nie da się zrobić w archiwum więc ata podejmowane są na wydział. Instrukcję można interpretować w różny sposób bo nie jest jasno określona, poza tym okres w którym została napasana zmienił się tak jak i zmieniła się ilość akt wytwarzanych w sądach a co za tym idzie liczba udostępnianych akt.

[Agnieszka Pepłowska]

Tak to prawda, że udostępnień w archiwach sądach jest bardzo dużo i tutaj chyba w interesie władz sądów powszechnych leżałoby zwiększenie obsady archiwów sądowych. Co do udostępnień dla celów służbowych, to instrukcja mówi tutaj jasno, że akta udostępnia się na miejscu, w archiwum lub wypożycza się się poza archiwum ale w obrębie pomieszczeń danego Sądu. Rzeczą oczywistą Pawle jest, że nie wszystko da się załatwić w archiwum. Natomiast jeżeli akta są dołanczane akt innej sprawy, to przecież można zrobić odpowiednią adnotację w bieżącej ewidencji zasobu archiwum (wszystko po to żeby tych akt nie zgubić). Ponadto powinno być to odnotowane w Repertorium.

O ile o to ci chodziło...
Ale faktem bezsprzecznym jest, że archiwa sądowe są przeładowane, mają dużo zaległości, a archiwistów jest mało i są kiepsko opłacani i często traktowani jak ludzie drugiej kategorii, a dodatkowo przepisy archiwalne dla Sądów są przestarzałe. A może macie jakieś pomysły na usprawnienie funkcjonowania archiwów sądowych?

Rzućcie coś na forum, bo z tego co wiem sprawa nowielizacji przepisów kancelaryjno-archiwalnych zbliża się wielkimi krokami...