Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie

[Kinga]

Dziękuje za podpowiedzi
Przez Kartoteki można rozumieć też karty dłużnika ?

[muniekdm]

Dokładnie o to chodzi. Wszystkie karty dłużnika składają się na kartotekę.

[Kinga]

to że tak jest, czyli że karty dłużnika składają się na kartoteki jest gdzieś wyjaśnione bo do moich to nie przemawia

[Kinga]

Robiąc spis akt/teczek, skoroszytów/  na brakowanie z oddziału finansowego lub administracyjnego z kilku dawnych lat to czy na takim spisie ujmuję wszystkie teczki z danego roku np. 1995 i mogą na takim spisie być delegacje i szkolenia czy musze zrobić spis np osobno do teczek odnośnie szkoleń i osobno odnośnie delegacji ?

[muniekdm]

Wszystkie teczki mogą być na jednym spisie. Najważniejsze, aby teczki były uporządkowane właściwie i zgodne z rzeczowym wykazem akt, żeby w jednej teczce przypadkiem nie znalazła się dokumentacja odpowiadajaca różnym hasłom RWA.

O tych kartach dłuznikach pisałem parę postów wcześniej. 

[Kinga]

dziękuje za odpowiedzi

[Kinga]

Cześć
W jaki sposób przekazujecie repertoria lub inne materiały do oprawy introligatorskiej ? Tzn. czy odbywa się to na podstawie jakiegoś pisma ?
Proszę o odpowiedź 

[pulchra]

wracam znów do tematu brakowania

1) czy możecie napisać, na co zwracacie uwagę przy brakowaniu akt karnych?

-od jakiego momentu liczyć okres przechowywania? (od ostatniego zarządzenia, postanowienia sędziego w aktach?)
po wyroku jest jeszcze mnóstwo pism wszytych w akta, np. wnioski o odpis, wypożyczenie akt prokuraturze, czy innemu sądowi, pisma skazanego o skrócenie kary etc.
-szukać postanowień o przepadek dowodów rzeczowych?

2) na spisie akt do brakowania umieszczacie tylko akta sądowe i te z JAWRy?

-czy na spisie trzeba też umieszczać urządzenia ewidencyjne (kontrolki, zwrotki, zbiory wokand, terminarze), karty dłużnika (stare nie były dołączane do akt sprawy)
-czy KOR-y spisujecie jak akta sądowe, czy traktujecie jak makulaturę (tak było do tej pory u mnie w sądzie)?

[muniekdm]

Ja akurat przy brakowaniu zwracam uwagę na ostatnie pismo w sprawie, bez względu co to będzie.
Oczywiście, że na spisie do brakowania tez wymieniamy urzadzenia ewidencyjne. Mają one swoje kategorie. Karty dłużnika np. B-10 i wpisuję je pod jedną pozycje w spisie.

[metricisRegninotarii]

Jako moderator na kilku forach od szeregu lat nie mogę sie poprostu powstrzymać - używamy opcji szukaj! 

o brakowaniu akt karnych i problemami z tym związanymi klik klik klikendy

pisma o wypożyczenie akt w żadnym razie nie wydłużają okresu od którego liczymy przechowywanie akt, chociaż już ktoś w temacie tym bodajże napisał, iż jakieś AP poradziło inaczej
Sławetne zarządzenie w sprawie archiwzowania akt spraw sądowych stanowi

§ 25. 1. Okresy przechowywania akt w sądzie liczy się od początku roku kalendarzowego następującego
po roku, w którym ukończono czynności sądowe związane z wykonaniem orzeczenia lub zarządzenia
kończącego postępowanie w sprawie

(podkreślenie moje)
czyli jeśli mamy wyrok 3 lat w zawieszeniu + nadzór kuratora to naliczamy od momentu zakończenia dozoru, jeśłi mamy 3 lata więzienia to liczymy od momentu przyjścia "zwolnienia ze sprawy", jeśli mamy orzeczoną grzywnę liczymy od momentu spłaty rzeczonej albo jej umorzenia; przy czym trzeba brać również pod uwagę upływ karalności za dany paragraf o czym w linku podanym powyżej;
co do przepadku dowodów rzeczowych - nie wydaje mi się aby to podpadało pod czyność związaną z wykonywaniem orzeczenia więc daty od której naliczamy przechowywania akt to nie zmienia

co do puktu 2) - być może to wina porannej pory ale nie potrafię rozkminić skrótu "JAWRy", chyba ze tam miało być JRWA -czyli akta administracyjne/księgowe etc. przy których posługujemy się wykazem akt - w takim wypadku moje AP nie ma nic przeciwko umieszczaniu takowych akt wspólnie z aktami sądowymi na jednym spisie do brakowania

co do wszelkich pomocy ewidencyjnych - jednostki archiwalne jak każde inne i jeśli chcesz je wybrakować to na spisie się znaleźć muszą, podobnie jak karty dłużnika

co to KORy nie mam zaś pojęcia bo skrót kojarzy mi się jedynie z Komitetem Obrony Robotników 

[pulchra]

Dziękuję za odzew.

1) Właśnie z tym mam problem, nie wiem kiedy zwracać uwagę na prawomocność, czy zarządzenie kończące postępowanie w sprawie, a kiedy na czynności sądowe związane z wykonaniem orzeczenia.

2) - Przepraszam, chodziło oczywiście o JRWA.
- KOR - u mnie tak się mówi na Kor. og. (Korespondencja ogólna) - do tej pory przekazywało się to po 3 latach na makulaturę, bez żadnego spisywania.
- Do tej pory u mnie w sądzie wszelkie urządzenia ewidencyjne (kontrolki, zwrotki, zbiory wokand, terminarze) były po prostu przekazywane na makulaturę, bez umieszczania ich na spisach zdawczo odbiorczych. Ale jak widzę nie była to dobra praktyka?

[muniekdm]

Wszelka korespondencja powinna być klasyfikowana w/g JRWA. Swoja drogą nie powinno występować takie hasło jak korespondencja ogólna. U mnie jest to podzielona na korespondencja w sprawach karnych, cywilnych etc i ma kat. BE-5. Chodzi o dokumentację rejestrowaną w administracji. W wydziałach korespondencja może mieć kat. BC.
Jeśli kontrolki, wokandy, terminarze nie były umieszczane na spisach brakowanej dokumentacji to naprawdę bardzo zła praktyka. Bez zgody AP mozna sobie tylko niszczyć dokumentację kategorii BC.

[metricisRegninotarii]

takie dajmy na to terminarze mają przecież określoną kategorię archiwalną (B3) i nie można ich ot tak sobie niszczyć 

Termin zaś "korespodnecja ogólna" jako żywo przypomina mi hasła klasyfikacyjne z wykazów akt typu "Różne" "Varia" albo "Miscellanea" - czyli tak właściwie nie wiadomo co. W wykazie akt na pewno znajdzie sie klasa/y rzeczowe do których można ową "Korespondencję ogólną" przyporządkować.

[pulchra]

Wygrzebałam z przygotowanej wcześniej przez kogoś na makulaturę wszelkie kontrolki, wokandy, terminarze. Kwestia spisania - formularz akt przeznaczonych na makulaturę lub zniszczenie sporządzony osobno dla każdego wydziału. Przykładowy wpis:

lp. / tytuł teczki / daty skrajne / liczba tomów / uwagi

1. / Terminarz Posiedzeń SSR Kowalski Jan / 2003 - 2005 / 3 /

Teraz pytanie, jaką zasadę przyjąć dla kolejności wpisów? Chronologicznie nie bardzo - w sensie:
1. Zbiory Wokand SSR Jana Kowalskiego z lat 2003-2005,
2. Terminarze Posiedzeń SSR Jana Kowalskiego z lat 2003-2005,
3. Zbiory Wokand SSR Nowak Anny z lat 2003-2005,
2. Terminarze Posiedzeń SSR Nowak Anny z lat 2003-2005,
ponieważ jak pisałam wcześniej traktowano u mnie tego typu ewidencję jak makulaturę i po upływie okresu przechowywania po prostu przekazywano do brakowania, dlatego mam dziury chronologiczne.
Czy mogła bym na spisie dla danego wydziału umieścić najpierw wszystkie terminarze (kolejność alfabetyczna - wg. nazwisk sędziów), później Zbiory Wokand, na końcu wokandy z posiedzeń niejawnych? Taka zasada wydaje mi się najbardziej przejrzysta.

A spisywanie ewidencji z Biura Podawczego?

1. / Zwroty pocztowe / 2005 - 2008 / 4
2. / Zestawienia pocztowe ? listy polecone / 2005 - 2008 / 48
3. / Zestawienia pocztowe ? listy zwykłe / 2005 - 2008 / 4
4. / Zestawienia pocztowe ? listy polecone zagraniczne / 2005 - 2008 / 4
5. / Pocztowa książka nadawcza
6. / Kontrola nadanych przesyłek

Jaką w tym przypadku przyjąć zasadę kolejności wpisów? Wydaje mi się, że najlepiej jak wypiszę alfabetycznie wszystkie te urządzenia. Tylko wtedy w przypadku "Zestawienia pocztowe ? listy polecone" będę mieć 60 tomów.
Nie dla każdego roku odnalazłam na magazynie daną pozycję, np. Pocztowe książki nadawcze mam tylko dla jednego roku. Mówiąc szczerze nie mam bladego pojęcia, co zrobić z tym Biurem Podawczym, oni nie mają swojego rozdziału z JRWA. Wydaje mi się, że stosuje się do nich zapis z rozporządzenia o przechowywaniu akt sądowych i magiczny zwrot

4. Przez okres 3 lat przechowuje się urządzenia ewidencyjne niewymienione w ust. 1.

. Mylę się?

[muniekdm]

Pulchra Jeśli chodzi o wokandy, terminarze to ja akurat zawsze wrzucam je na końcu spisy z aktami danego wydziału, bez chronologii. Możesz jednak to jakoś posegregować chronologiznie, jak chcesz, aby spis był czytelny dla AP. Nie wiem tylko, czy konieczne jest pisanie nazwisk sedziów.

Z dokumentacją z biura podawczego tez zawsze był u mnie problem. Musi być ona jednak klasyfikowana zgodnie z RWA. Jeśli nie mają to trzeba dodać taką klasę. Ja też stosowałem wcześniej cytowany art., bo RWA nie obehmował ewidencji wysyłanej i otrzymywanej korespondencji, ale AP to zakwestionowało. Ten rodzaj dokumentacji powinien być ujęty w RWA. W przykładowej klasyfikacji i kwalifikacji NDAP jest to symbol 0141 - środki do rejestrowania i kontroli obiegu dokumentacji i to wszystko ma kat. B-5.