Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie

[arch*]

Zgadza się. Niby jest to zapłata, czyli B10, jednak mają kategorię B50 jak spadki.

[paniarchiwistka91]

Może dla doświadczonych archiwistów to będą banalne pytania, ale ja przygotowując się do konkursu na az mam kilka wątpliwości. Instrukcja z 14.12.2018r. czy ktoś mi może wytłumaczyć kilka zapisów ?
1. 5) nanosi na każdą teczkę aktową sygnaturę archiwalną, a odnośnie do akt spraw sądowych ? sygnaturę tych spraw; gdy teczka dzieli się na tomy ? identyczną sygnaturę nanosi się na każdy tom teczki, a jeżeli teczki włożono do opakowania zbiorczego, to na opakowaniu umieszcza się skrajne sygnatury teczek aktowych umieszczonych w opakowaniu; - czy na aktach sądowych nanosimy sygnaturę archiwalną?
2. Kto i na czyj wniosek powołuje komisję w celu przeprowadzenia oceny dok. niearchiwalnej?
3.§ 33.1. W przypadku wydłużenia okresu przechowywania dokumentacji niearchiwalnej albo gdy zmieniono kwalifikację archiwalną dokumentacji niearchiwalnej na materiały archiwalne, archiwista zobowiązany jest.. - jak zaktualizować ewidencję ?

Jeśli miałby ktoś czas proszę o podpowiedź, z góry dziękuję

[metricisRegninotarii]

1. Tak, powinno się jak i w reszcie AZ - numer spisu łamany przez numer pozycji na spisie.

2. Na czyj wniosek? Niestety przepisy nie mówią o tym - § 27.2 Rozporządzenia MS z dnia 5 marca 2004 r.
w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia (tekst jednolity Dz.U. 2021, poz. 309)
"Przed przekazaniem akt do zniszczenia prezes sądu powołuje komisję w celu przeprowadzenia czynności związanych
z brakowaniem akt. Komisji przewodniczy sędzia, referendarz sądowy lub asystent sędziego wyznaczony do tej czynności
przez prezesa sądu."
§ 27.1 w/w rozporządzenia - komisję powołuje Prezes Sądu.

3. Spojrzeć na/ustalić sygnaturę/y archiwalną danej dokumentacji, odnaleźć spis zdawczo-odbiorczy i odnotować zmianę okresu przechowywania, np. przekreślić B10, nanieść poprawkę na B20. Jeśli zmieniamy kategorię akt to zgodnie z zasadą, iż kat. A należy archiwizować na osobnych spisach - zrobić nowy spis dla tej dokumentacji, a na starym spisie odnotować zmianę na kat. A oraz podać nową sygnaturę archiwalną.

Proszę pamiętaj, iż w Instrukcji z 14.12.2018 (Dz.U. MS 2018, poz.348) znajduję się taki oto zapis w § 32.9 "Komisja, mająca na celu przeprowadzenie oceny czy wytypowana dokumentacja niearchiwalna utraciła znaczenie, jest powoływana oraz funkcjonuje w jednostkach organizacyjnych sądownictwa powszechnego i sądownictwa wojskowego na podstawie przepisów odrębnych." więc cały § 32 nie ma zastosowania w Sądach powszechnych.

[paniarchiwistka91]

Proszę pamiętaj, iż w Instrukcji z 14.12.2018 (Dz.U. MS 2018, poz.348) znajduję się taki oto zapis w § 32.9 "Komisja, mająca na celu przeprowadzenie oceny czy wytypowana dokumentacja niearchiwalna utraciła znaczenie, jest powoływana oraz funkcjonuje w jednostkach organizacyjnych sądownictwa powszechnego i sądownictwa wojskowego na podstawie przepisów odrębnych." więc cały § 32 nie ma zastosowania w Sądach powszechnych.

Ale brakowanie w sądach powszechnych wygląda podobnie. Czy chodzi tu o te słowo "projekt" wniosku i "projekt spisu" ?

Jeszcze chciałam zapytać ile egzemplarzy spisu powinno być:
- dla dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu jak się wysyła do AP,
- dla materiałów archiwalnych przekazywanych do AP.

[metricisRegninotarii]

Chodzi o to, iż formalnie rzec biorąc przepisy o których mowa w § 32 nie mają zastosowania do sądów powszechnych, stosuje się §27-29 Rozporządzenia MS z dnia 5 marca 2004, niestety są one dosyć ogólnikowe.
Natomiast zapisy §32 Instrukcji z 14.12.2018 są dobrym wyznacznikiem tego, jak od strony praktycznej przeprowadzić całą procedurę brakowania.

Względem drugiego pytania - w przypadku brakowania 2 egzemplarze - jeden do wysłania do AP, drugi do akt własnych.
W przypadku przekazania akt do AP - trzeba się skontaktować z AP, aby się dowiedzieć ile egzemplarzy chcą otrzymać. Jeden z tychże egzemplarzy z podpisaniem potwierdzeniem przyjęcia akt powinien wrócić w terminie 3 miesięcy od przekazania akt.

[djwierzba]

Mam pytanie odnośnie akt niemieckich sądów istniejących przed I wojną światową i w trakcie II wojny światowej na terenie dawnego zaboru pruskiego: Czy posiada może ktoś tłumaczenie okładek spraw sądów niemieckich z tamtego okresu?

Z góry dziękuję za wszelkie informacje i pozdrawiam

[metricisRegninotarii]

Tłumaczenia okładek? Wrzucasz tekst niemiecki w translator i tyle - co prawda zdarzają się słowa, które nie są współcześnie używane i mogą przez to wychodzić różne dziwne rzeczy - ale w takich wypadkach można zadzwonić do AP i podpytać, jak to ma być przetłumaczone.
Nadto pamiętać o tym, iż czasami opisujący teczki mieli dziwną, że tak powiem, awersję do stosowania spacji, charakterystyczną dla j. niemieckiego zresztą - i czasami trzeba sobie jedno zbite w ten sposób słowo przetłumaczyć jako dwa-trzy osobne.

[archiwistka123]

Czy aktualnie możemy brakować
- akta spraw o wykroczenia
- akta spraw karnych uprawomocnionych przed 1997 r.
- akta spraw o rozwód i alimenty do 1989 r?
- akta administracji i nadzoru
- teczki L.dz
- sprawy Kp, Ko?

[muniekdm]

Wykroczenia i sprawy sprzed 1997r można brakować. Alimenty też. Z rozwodami można spróbować. U mnie AP wydłużyło okres przechowywania na 50 lat. Akta administracji i nadzoru, L.dz  tez można brakować. Z tymi KP i ko to nie byłbym pewien.

Tak na marginesie to zawsze zastanawiałem skąd się w sądach biorą LDz-y, z jakich przepisów to wynika?

[metricisRegninotarii]

- Art. 90. § 4 ustawy o Sądzie Najwyższym wyłącza możliwość wniesienie skargi nadzwyczajnej w sprawach o wykroczenia i wykroczenia skarbowe, dlatego nie ma konieczności zachowywania tychże akt na potrzeby w/w skargi, co znajduje swoje odzwierciedlenie w § 33a rozporządzenia z 2004roku - czyli akta spraw wykroczeniowych można brakować, oczywiście po upływie okresu przechowywania

- tak, można, zalecam jednak ostrożność, w sprawach karnych postępowanie wykonawcze może trwać kilka lat i nie wiem czy formalnie rzecz biorąc pod skargę nadzwyczajną nie może podlegać np. postanowienie o zarządzeniu wykonania wcześniej zawieszonej kary w toku postępowania wykonawczego

- akta spraw o rozwód i alimenty można (sprawy o alimenty B30, sprawy o rozwód również B30 - § 31 rozporządzenia z 2004), można nawet zabrać się za brakowanie RC 1990

- akta administracji i nadzoru - ograniczenia dotyczą tylko akt spraw sądowych, nie dotyczą spraw z zakresu finansów, administracji, nadzoru

- L.Dz. - stąd się biorą, iż w sekretariatach pracownicy są przyzwyczajeni do wszelkiej maści dzienników/kontrolek etc., a wykaz akt jest czymś obcym i nieznanym  nie mniej oczywiście można brakować, o ile ktoś się odważy ustalić okres przechowywania dla tejże dokumentacji...

- o sprawach Kp i Ko była już tutaj kiedyś mowa - pojawiały się postulaty, iż jeśli sprawa Kp/Ko dotyczy sprawy wykroczeniowej to wtedy można - nie mniej przeglądanie wszystkich spraw z tych repertoriów celem ustalenia tego byłoby bardzo pracochłonne i czasochłonne, a że sprawy z Kp/Ko są zwykle bardzo cienkie i metraż będzie znikomy - gra nie warta świeczki moim zdaniem

[archiwistka123]

Dziękuję za szczegółowa odpowiedź.
Jeżeli można brakować akta z repertorium RC to tak samo można brakować sprawy RNs, RNsm, Opm, Op?

[Cichma]

można brakować akta, które uprawomocniły się do roku 1997. dlatego można brakować RC, gdyż rozwody, czy alimenty mają kategorię B30. można również brakować inne repertoria, i ile akta uprawomocniły się do roku 1997.
nie wiem czy Nsm nie mają kategorii B50? na co dzień nie zajmuję się wydziałem rodzinnym dlatego nie orientuję się dokładnie, ale wydaje mi się, że tam głównie jest kat. B50, i trzeba pamiętać o kat. A.

[muniekdm]

Większość spraw Nsm, Opm  ma kategorię B-30 - sprawy z zakresu opieki i kurateli.

[Cichma]

jak traktujecie sprawy o zezwolenie na zawarcie związku małżeńskiego sprzed roku 1975?
Jestem w trakcie spisywania akt Sądu Powiatowego i sporo takich akt jeszcze mam, zarówno zezwolenia na zawarcie związku małżeńskiego, jak i złożenie pieniędzy do depozytu, jak też nakazanie wypłaty pieniędzy do rąk współmałżonka.
Zastanawiam jak się to ma do przepisów:

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI z dnia 5 marca 2004 r. w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia
§  32.
Akta zakończonych do dnia 18 grudnia 1975 r. spraw: ze stosunków rodzinnych z wyłączeniem spraw o rozwód; spadkowych i o własność nieruchomości i prawa rzeczowe ograniczone na nieruchomościach, niezaliczone do kategorii A na podstawie przepisów obowiązujących po tym dniu, zostają zaliczone do kategorii A i przechowuje się je przez okres 50 lat.

Jak traktować sprawy rodzinne? wiadomo, że alimenty, ustanowienie opieki, ojcostwo zostają, ale zastanawia mnie to zezwolenie na zawarcie małżeństwa i wypłatę wynagrodzenia do rąk współmałżonka.

[muniekdm]

Tutaj pojawia się problem interpretacji przepisów. Co należy rozumieć poprzez sprawy ze stosunków rodzinnych? Ja wszystkie sprawy o wyrażenie zgody na zawarcie związku małżeńskiego i wypłatę wynagrodzenia do rąk współmałżonka kwalifikowałem do kategorii B-10. U mnie tych spraw z lat  70-ych i 80-ych było bardzo dużo.