Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie

[arch*]

My podobnie. Od 2 lat przygotowujemy brakowanie na rok 2021. Wszystko sprawdzone, popakowane. Rozpisany harmonogram przyjęć z Wydziałów ...
Oficjalnej decyzji można się spodziewać pod koniec marca lub na początku kwietnia, jak zbierze się Senat.

[metricisRegninotarii]

Ustawa jest w Senacie, numer druku 330, postęp prac można obserwować pod adresem https://www.senat.gov.pl/prace/proces-legislacyjny-w-senacie/ustawy-uchwalone-przez-sejm/ustawy-uchwalone-przez-sejm/ustawa,1080.html

Powstał również Senacki projekt nowelizacji ustawy o Sądzie Najwyższym, który w swej treści obejmuje tylko i wyłącznie wydłużenie z lat 3 do lat 5 okresu na wniesienie skargi nadzwyczajnej, numer druku 951 dostępny pod adresem https://www.sejm.gov.pl/Sejm9.nsf/druk.xsp?nr=951
Warto zaznajomić się dokładniej z uzasadnieniem albowiem zawiera ono Ocenę skutków regulacji, w której to znajdziemy dane na temat rzeczonych skarg nadzwyczajnych - ile wpłynęło, do kogo, ile skierowana do SN, ile rozpatrzono etc.
Niestety, podobnie jak w ustawie sejmowej, znajdziemy tutaj informację, iż zmiana ustawy nie wpłynie na wydatki budżetu państwa (zna ktoś firmę rozdającą regały za darmo? ).

Z ustawy sejmowej dowiadujemy się nadto, iż zmiana artykułu 115 ustawy o SN wchodzi w życie dnia następnego. Nawet jeśli cały proces nie zakończy się do dnia trzeciego kwietnia to i tak nic to, z punktu widzenia archiwistów, nie zmienia, albowiem w grudniu 2019 znowelizowano rozporządzenie z 2004 roku (Dz.U. 2019 poz. 2396) poprzez dodanie § 33a, który wydłuża okres przechowywania akt spraw zakończonych prawomocnie po dniu 17 października 1997 r. do dnia 03.07.2021, a do tego czasu to już na pewno się "uwiną".

Zatem problem braku miejsca będzie narastał. Pozostaje tylko pomarzyć o sytuacji, w której ma się odpowiednią rezerwę magazynową, wtedy zamiast brakowania akt można by się zająć szeregiem innych pożytecznych czynności, może nawet starczyłoby czasu na tak przez wszystkich "ukochane" skontra zasobu 

Zatem w tym roku czeka mnie dokupienie regałów do magazynu ulokowanego poza siedzibą Sądu, oczywiście najpierw muszę p. Dyrektorowi wytłumaczyć czemu w planach na inwestycje na ten rok zapotrzebowania na regały nie zgłaszałem...

W innym Sądzie planują na potrzeby archiwum przeznaczyć dodatkowe pomieszczenia, oczywiście znajdujące się w piwnicy, bo nigdzie indziej miejsca nie ma. Jeszcze inny Sąd z tego co słyszałem - chce zająć część archiwum ksiąg wieczystych, bo tam akurat jeszcze mają trochę miejsca.

Generalnie do 2023 włącznie dalsze życie w chaosie i "dopychanie akt kolanem" w każde 0,10mb wolnej półki 

Tyle dobrego, iż miałem w planie zacząć główne przygotowywania do brakowania akt w kwietniu tak, aby w okresie kwiecień-lipiec zajmować się tylko tym. Dotychczas tylko w wolnym czasie zajmowałem się OCRowaniem starych spisów lub spisywaniem akt, tam gdzie OCR nie miał szansy zadziałać lub spisy były takiej jakości, iż bardziej się opłacało je zrobić od nowa.

Pozostaje życzyć wszystkich pracownikom AZ w Sądach cierpliwości, jakoś tak sądzę, iż się przyda, skoro będą z jednej strony zasypywani przez Wydziały/Oddziały pytaniami "a kiedy można przekazać akta", a z drugiej będą musieli tłumaczyć kierownictwu czemu znowu są potrzebne dodatkowe pomieszczenia i regały. No i przenosić akta do tych nowych magazynów. A i jeszcze jakoś tak to zrobić, żeby to logistycznie miało ręce i nogi, żeby czas udostępnienia akt nie wydłużył się zanadto...

A może ktoś jest w tej szczęśliwej sytuacji, iż nie musi się martwić o miejsce w magazynach, nawet przy tak zmniejszonych możliwościach brakowania akt?

[metricisRegninotarii]

Aktualizacja - Senat wykreślił wszystkie zapisy o, że tak powiem, charakterze politycznym, zostawiając tylko ten o wydłużeniu czasu na złożenie skargi nadzwyczajnej, wydłużając dodatkowo tenże okres o jeszcze jeden rok, czyli łączne wydłużenie o 3 lata.
Szczegóły w linku w poście powyżej.

Z powrotem zatem do Sejmu, który rzeczoną sprawę prawdopodobnie rozważy na najbliższym posiedzeniu, czyli 30.03.2021.

[metricisRegninotarii]

http://www.sejm.gov.pl/Sejm9.nsf/PrzebiegProc.xsp?nr=935

Odrzucono wszystkie poprawki Senatu oprócz wydłużenia okresu na złożenie skargi nadzwyczajnej o dodatkowy rok i w tej postaci skierowano do podpisu Prezydenta.

Co oznacza, iż okres na wniesienie skargi nadzwyczajnej upływać będzie z dniem 03.04.2024.

Zatem ograniczenia w brakowaniu zostają utrzymane co najmniej do w/w daty, aczkolwiek nowelizacja rozporządzenia z 2004 może je przedłużyć jeszcze o kilka miesięcy - jak zrobiono uprzednio.

[metricisRegninotarii]

Ustawa ogłoszona - Dz.U. 2021 poz. 611 dostępność pod adresem  proszę kliknąć

[arch*]

Drodzy archiwiści poradźcie coś w sprawie śladów, które mają pozostać w aktach - słoiki z zapachem, pudełka z różną zawartością. Przepychamy się z tym już kilka lat. Archiwum nie jest miejscem dla tego typu rzeczy, jednak prawo pozwala pozostawić w aktach.

[muniekdm]

Ten temat był już wielokrotnie poruszany na konferencjach SAWS. Tutaj też już chyba była o tym mowa. Narazie nie ma przepisów regulujących te kwestie. Ślady zapachowe w świetle przepisów nie są dowodem rzeczowym i dlatego wraz z aktami trafiają do archiwum. Może kiedyś Ministerstwo Sprawiedliwości pochyli się nad tym tematem.

[arch*]

Tak, wiem, że temat był wałkowany i od lat nic się nie zmienia. Jak jednak radzicie sobie w praktyce z tymi słoikami? U mnie ostatnio wpadli na pomysł, że wstawią dodatkowe szafy na te słoiki lub "mikropomieszczenie" i co dalej. Wypożyczam akta ze słoikiem? skoro są integralną częścią akt. Co w momencie brakowania - mam chodzić i sprawdzać czy czasem nie ma tam słoika dołączonego? Jak później niszczyć te ślady? Może założę sobie księgę śladów... 

[metricisRegninotarii]

Ułożyć na osobnym regale albo, jeśli jest miejsce, nawet na regale obok akt, których dotyczą. W przypadku wypożyczania akt pytam się czy owe ślady również chcą czy nie, nigdy jeszcze nie chcieli.

Oczywiście kwestia zniszczenia ich, wraz z niszczeniem akt, jest kwestią problematyczną - powołanie specjalnej komisji, młotek i pojemnik na szkło 

[arch*]

Dzięki

[Cichma]

Jestem na etapie wdrażania programu archiwalnego. Będę korzystać z Archiwum Akt oraz Obcych Spisów Archiwalnych. jestem świeżo po szkoleniu i mam mały mętlik w głowie. Kilka osób pisało tutaj, że korzysta z tego programu, dlatego liczę na wsparcie.
Pokrótce opiszę jak to wygląda:
- wydziały nigdy nie przekazywały akt poprzez spisy zdawczo-odbiorcze i jest ogólny problem z miejscem, również w sekretariatach, przez co akta zdawane są na bieżąco, schodzą akta z bieżącego roku od razu po prawomocności,
- wiem, że muszę zacząć od ewidencji i stworzenia spisów. będę drukowała repertoria, sprawdzała co fizycznie znajduje się w archiwum, a osoby z sekretariatu na tej podstawie będą tworzyły spisy, musze się wrócić co najmniej do roku 2010, wiem że zajmie to bardzo dużo czasu,
- problem pojawia się z nowymi aktami, o ile akta z rocznika 2019 są już w większości w archiwum (w zależności od wydziału) i tutaj mogę zrobić spis i ewentualnie kilka uzupełniających, to co z rokiem 2020 i 2021? wydziały chciałaby móc zamawiać te akta poprzez Obce Spisy Archiwalne bo z nich najczęściej korzystają, ale akta te ciągle schodzą do archiwum. czasem jest to 20 akt z rocznika, czasem 5. żeby wydziały mogły zamawiać te akta poprzez OSA musiałaby widnieć na spisach, i wtedy z jednego rocznika mialabym nawet 100 spisów. obawiam się, że się w tym wszyscy pogubimy... wprawdzie w instrukcji wyczytałam, że można łączyć później spisy, ale co z numeracją spisów, przecież wtedy wszystko się zmieni. nie wiem jak mam ten problem ugryźć. pojawiła się też propozycja, że te nowe roczniki będą po prostu przechowywane w archiwum, a cały spis zostanie stworzony na koniec roku, tylko wtedy nie będzie można tych akt zamawiać poprzez system.
problem ten wiąże się również z aktami wydziału karnego - w tym roku wymyślono, że praca sekretariatów będzie się opierała na teczkach. wcześniej akta trafiały do archiwum po zakończeniu sprawy, a teraz po wyroku. każdy zakłada sobie teczkę i na niej pracuje, a akta główne są w archiwum niezakreślone, więc teoretycznie na stanie archiwum nie powinny być. brakuje u nas miejsca na archiwa podręczne...
- jak wygląda sprawa z kodami kreskowymi na aktach i czytnikiem? czy warto w to inwestować czas? pan ze szkolenia nie potrafił określić czemu to ma służyć, dlatego wolę zapytać jak to wygląda w praktyce.

będę wdzięczna za wszelką pomoc

[muniekdm]

Łooo matko  Zdaję sobie sprawę, że w sądach jest problem z miejscem w sekretariatach, ale przekazywanie akt bezpośrednio po uprawomocnieniu jest naruszeniem obowiązujących przepisów. Jest to istotne zwłaszcza w sprawach karnych, gdzie trzeba przekazywać komplet akt (akta główne wraz z aktami postępowania wykonawczego). Tak na marginesie  to takie  takie działanie sprawia, że bierzesz sobie na głowę więcej obowiązków związanych z udostępnianiem. Nie do końca rozumem postępowanie z aktami, które już leżą w archiwum. Niestety w tym przypadku zadanie stworzenia spisu spoczywa na archiwiście. Jeśli akta są przekazywane do archiwum to pracownik sekretariatu sporządza spis zdawczo-odbiorczy. Nie można teraz przekazać rocznika a na koniec roku zrobić spis zdawczo-odbiorczy. To jest niewłaściwe postępowanie. Nie idź tą drogą 

[arch*]

Popieram. Przekazywanie akt karnych bez wykonania jest niezgodne z przepisami. U nas w sądzie zaprzestano przekazywania niewykonanych akt po kontroli na Wydziale. Teraz schodzą tylko akta wykonane z podpisem sędziego o wykonaniu, z teczkami dozorowymi itp.
Wydziały muszą wygospodarować miejsce na bieżące akta - przynajmniej na rocznik 2021. Ty też zapewne nie masz miejsca z racji wstrzymania brakowania.
Wszystko co już jest w archiwum będziesz musiała ogarnąć sama.
Dokumentacja w archiwum musi być zewidencjonowana. Spisy zd-od to nie Twój wymysł tylko przepisy.
Powodzenia

[metricisRegninotarii]

Yhhhh, tak więc tego:
- w czym jest konkretnie problem, iż będzie po kilkanaście spisów na rocznik? jest to bardzo kłopotliwe, jeśli wszystko prowadzimy tylko i wyłącznie papierowo. Jednak jeśli mamy jakiś program, w którym wpisuje się tylko sygnaturę sprawy i wyskakuje nam info czy akta są w archiwum czy ich niema i można podejrzeć numer spisu z wykazu spisów - to co to za problem? Program przecież wyszuka taką sprawę tak czy inaczej i nie będzie trzeba przeglądać papierowych spisów
- nie przyjmuj akt bez spisu zd-odb i koniec - jeśli akta mają być wypożyczane przez ten program to program musi je widzieć - człowiek może sobie zejść do archiwum i zobaczyć, że akta leżą na półce, program komputerowy taki zaradny nie jest - nie ma wprowadzonej informacji, iż akta przekazane to nic nie pokaże
- wprowadzanie danych do programu zacząłbym od roczników najświeższych
- kod kreskowy ma za zadanie usprawnić pracę - zamiast na ten przykład wpisywać ręcznie w komputerze sygnaturę/tytuł czy co tam jeszcze program wymaga, skanujesz kod i dane same "wskakują"; widziałem, iż okładki akt drukowane w Wydziale Cywilnym mają nadrukowany jakiś kod kreskowy, teoretycznie zatem stworzenie spisu zd-odb mogłoby polegać na tym, iż pracownik sekretariatu tworzy spis, następnie tylko skanuje kody i kolejne pozycje spisu są dodawane, abstrahując od tego, iż w SAWA, zwanej powszechnie currenda, jest możliwość masowego dodawania pozycji do spisu, wystarczy tylko potem powykreślać pozycje, których nie ma - co jest przydatne jak chcemy spisać cały rocznik; w Sędzia2 pewnie to działa podobnie?
- co do akt, które już są w archiwum bez spisów - ktoś je kiedyś przekazał bez spisów - i z tego co piszesz wynika, iż nie było to takie znowu dawne "kiedyś", odbyło się to oczywiście w całkowitej sprzeczności z obowiązującymi przepisami, ktoś powinien to nadzorować - i nie mam tutaj na myśli tylko archiwisty, a tego najwidoczniej nie robił. No i pojawia się problem, bo wdrożenie programu komputerowego obnaża w/w braki; w tej sytuacji jak najbardziej zasadne jest, aby sekretariaty Wydziałów jednak się trochę poczuły do odpowiedzialności, bo ten bałagan to się sam nie zrobił.

No i generalnie tak to jest, iż wprowadzenie programu komputerowego do pracy archiwum nie zmienia nic samo z siebie - Ci którzy wcześniej mieli problem ze zrobieniem spisu zd-odb, nie mówiąc już o tym, żeby był dokładny i poprawny, przed wprowadzeniem programu, będą mieli nadal ten sam problem po wprowadzeniu programu.

Zatem dopominać się o spisy przy przekazaniu aż do skutku - no i powodzenia!

[Cichma]

Dziękuję Wam za odpowiedzi, musze to sobie wszystko poukładać w głowie. chcę to wszystko zrobić dobrze, dlatego mam spore wątpliwości, do tego stopnia, że to co zawsze uznawałam za pewnik, teraz nim już nie jest... ja pracuję w tym archiwum od prawie dwóch lat, a wcześniej archiwisty nie było, mam 70 lat zaległości. o ile musiałam zacząć od fizycznego porządkowania bo nie można było niczego znaleźć, to teraz przyszedł czas na ewidencję i spisy. skarga nadzwyczajna też mi nie pomogła bo mam przygotowane do brakowania 400 mb akt, które teraz jednak muszą zostać. problem z miejscem jest wszechobecny, na szczęcie na horyzoncie budowa nowej siedziby sądu, ale po potrwa ładnych parę lat. kontrola na wydziałach nic nie dała, dała o tyle, że w sekretariatach kazano wszystko wynieść właśnie do archiwum. sprawy karne wcześniej były oddawane powiedzmy zakończone, a od tego roku właśnie przekazują sprawy czynne, bo tak robią w innym sądzie.
o spisy, o jakiś porządek, o zostawienie bieżącego rocznika w sekretariacie walczę od samego początku, odkąd tam pracuję. był nawet pomysł żeby wstawić na korytarze zamykane szafy na bieżący rocznik. odpowiedź oczywiście przecząca bo łamałoby to przepisy BHP. brakuje tylko kontroli u mnie w archiwum, bo ta nie przejdzie na pewno. dodam, iż wcześniejsze kontrole z AP kończyły się tak, iż w ogóle nie schodzono do archiwum...
kończą mi się już pomysły i brak mi już czasem siły do tego wszystkiego.
sami pracownicy wiedzą, że będą juz musieli robić spisy, tylko musimy to zrobić od samego początku dobrze.
tak jak pisałam wcześniej - to co wydawało mi się od początku jasne w prowadzeniu archiwum, teraz przy tym bałaganie już takie nie jest...
Przy tych nowych rocznikach obawiam się tego, że to nie będzie to kilkanaście spisów z jednego rocznika, a kilkadziesiąt, a nawet kilkaset, bo czasem schodzi po 20, 30, a czasem po kilka akt z danego rocznika, a czasem mam 3 tysiące, a nawet 5 tysięcy z danego rocznika. postaram się jeszcze żeby trochę przytrzymali te akta u siebie. założenie miałam takie, że będę naklejała kody kreskowe i wtedy też w sekretariacie będą potrafili odróżnić akta, które po raz pierwszy schodzą do archiwum, od tych które były już oddawane wcześniej i wypożyczane. w programie jest opcja łączenia spisów i wtedy mogłabym połączyć te wszystkie spisy w jeden lub kilka, ale wtedy zmieni się numeracja u tu pojawia się problem. druga sprawa jest taka, że pomimo tego, iż spisy będą w programie, muszą też być wydrukowane (czy nie muszą?) bo jeśli musza być wydrukowane to będą tego ogromne ilości jeśli na jednej stronie będzie tylko kilka pozycji.
inna kwestia z tych, które były dla mnie oczywiste, a teraz mam wątpliwości - akta, które były już wypożyczane i widnieją na spisach nie muszą być już ujmowane po raz kolejny na spisach? wtedy po prostu odhaczam, że zostały zwrócone. tutaj właśnie liczyłam na czytnik, że podświetlę sprawę poprzez kod i odhaczę w systemie, że zostały oddane.
Z góry przepraszam, ze tak męczę ten temat, ale chcę to po prostu zrobić dobrze, żeby za parę miesięcy się nie okazało, że można to było zrobić lepiej.
Zastanawiam się czy nie jechać też do innego sądu zobaczyć na żywo jak to działa i podpatrzeć inne rozwiązania. tylko z tego, co wiem pobliskie sądy nie korzystają z programu, albo nie ma w ich w ogóle archiwisty, muszę ten temat jeszcze zgłębić.