Cóż za ożywienie w wątku - czyżby sprawozdania w Sądach już zrobione, sprawdzone, wysłane i przyszedł czas na zajęcie się innymi sprawami?
1. Elementów metalowych z teczek nie usuwam, jest to obowiązek komórek organizacyjnych. Do kat. B10 włącznie elementów metalowych usuwać nie trzeba. Generalnie to przede wszystkim zwracam uwagę na akta z repertorium Ns - bo prawie wszystko z tegoż rep. ma kat. B50.
2. Rozporządzenie z 2004 roku w żaden sposób nie sankcjonuje nadawania sprawom innej kategorii/wyznaczania krótszego okresu przechowywania ze względu na fakt jej umorzenia/oddalenia czy nawet w przypadku zwrotu wniosku, bo np. nie wniesiono opłaty od wniosku, gdzie w aktach jest raptem 4-5 kartek.
Fakt ów napełnia me sercem smutkiem, nie mniej w żaden sposób nie zmienia to kategorii/okresu przechowywania akt.
3. Dowody rzeczowe winny być przechowywane w magazynie dowodów rzeczowych i
na bieżąco odpisywane a następnie likwidowane. Ktoś w Sądzie musi mieć to w zakresie obowiązków i jego obowiązkiem jest sprawdzanie czy sprawa, do której dowody rzeczowe są potrzebne, została prawomocnie zakończona i sprawdzenie czy w wyroku postanowiono, co zrobić z dowodami rzeczowymi.
Sytuacja w której dowody rzeczowe muszą być dalej przechowywane wraz z aktami jest nader rzadka (nie wiem jak to wygląda w SO/SA), tak więc na początek proponuje sprawdzić czy ten dowód rzeczowy nie winien zostać odpisany i przekazany/zniszczony.
4.Względem
§ 50. Na zarządzenie przewodniczącego wydziału, akta spraw sądowych przekazuje się do archiwum zakładowego
- nie słyszałem jak dotychczas, aby ktoś dawał takie zarządzenie w formie pisemnej, nie mniej jest to możliwe. Nie mniej dla archiwisty nie ma to znaczenia. Jest to natomiast informacja, iż ktoś chce przekazać akta do AZ i wtedy trzeba ustalić kiedy, albowiem ustalenie terminu przekazania akt koniecznie należy uzgodnić z AZ. Co więcej obecne przepisy stwierdzają wprost, iż to AZ ustala harmonogram przejmowania akt (§11.2
Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Sprawiedliwości lub przez niego nadzorowanych).
5. Regulaminu korzystania z archiwum nie sporządzałem - co prawda również jestem sam w AZ, nie mniej wszystkie ustalenia kto i kiedy może zabrać akta są w formie ustnej. Na razie to zdaje egzamin.
W razie mojej nieobecności można udać się do ochrony, pobrać klucze (za podpisem), pobrać potrzebne akta, wypełnić kartę udostępnienia akt, przekazać mi ją jak tylko wrócę. Sprawdzam czy wszystko się zgadza, odnotowuje w ewidencji.
Kategoryczny zakaz samodzielnego odkładania akt na półki tudzież znoszenia akt do archiwum bez mojej wiedzy i zgody.
Wnioskując po treści posta - ustne ustalenia nic nie dają, zatem forma pisemna nie jest złym pomysłem.
Podstawą może być §3.4
Instrukcji, o której wspominam w punkcie 4.
§ 5.1 w/w instrukcji
Personel archiwum stanowią wszystkie osoby realizujące zadania archiwum
ustala szeroki zakres osób, które mogą pracować w AZ. Nic nie stoi więc na przeszkodzie, aby 1-2 osoby z każdego wydziału miały prawo pobierać akta - muszą zostać tylko do tego upoważnione oraz oczywiście należycie poinstruowane, co w takim wypadku im wolno, a czego nie.
Ewentualny takowy regulamin jednakoż musi być podpisany przez Prezesa Sądu albowiem to Prezes sprawuje wewnętrzny nadzór administracyjny i AZ znajduje się zakresie kompetencji Prezesa Sądu.
6. Kart zastępczych nie numeruje, natomiast każda wypożyczona jednostka archiwalna jest przeze mnie rejestrowana w rejestrze wypożyczeń i otrzymuje swój numer (numeracja ciągła dla wszystkich komórek organizacyjnych w przeciągu roku). Jest przy tym sporo pracy z odnotowaniem zwrotów, nie mniej dzięki temu jestem w stanie sprawdzić czy dostaje zwroty akt wypożyczonych, czy może to "świeże" akta, które muszą wrócić do spisania do danej komórki organizacyjnej. Oczywiście, jeśli ma się sporo akt bez spisów zd-odb, to skuteczność opisanego rozwiązania nie jest duża, zwłaszcza przez okres pierwszego roku od wprowadzenia.
często bywa tak, że akta są zniesione, a następnego dnia już wędrują z powrotem na wydział, bo ktoś chce np. odpis.
no niestety tak się zdarza, nie lubię tego, nie mniej jak spis jest przygotowywany w dniach 13-15.01, do archiwum akta trafiają 17.01, a na wniosku o odpis jest data przyjęcia w BP z 16.01, no to takie sytuacje się zdarzać będą ;x
Przyjmowanie akt z 2020, zważając na to, ze nie ma jeszcze końca stycznia? aż tak to jeszcze nie miałem. Aczkolwiek akurat wpływ w rep. N jest ostatnio znaczny, więc pewnie wypychają co mogą... Najnowsze akta mam z 2019 roku - oczywiście cywilne, nie mniej kilka akt spraw karnych równiez by się znalazło.
