Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie

[Archiwista08]

Aha, też myślałam, że tak będę teraz robić. Bo usłyszałam u siebie, że w innych sądach to wydziały nadają nr spisu a nie archiwista.
A możesz mi napisać jak rozwiązujesz sytuacje gdy podajesz nr spisów jednemu wydziałowi a w międzyczasie inny wydział zniesie akta i się "wciśnie" przed ten pierwszy (u mnie tylko jeden wydział narazie ma takie zalecenia), bo wiadomo że numeracja spisów musi iść według dat przyjęcia.

I jeszcze jedno pytanie: jak układasz akta w archiwum? Wg sygnatur i lat (w sensie np. Ns od 1 do 1000) czy spisami wg których schodzą?

[muniekdm]

U mnie akurat dla każdego wydziału są osobne numery. Podaję kolejne z wykazu spisów z-o dla poszczególnych wydziałów. Spisy zdawczo-odbiorcze są tworzone osobno dla każdego rodzaju spraw Ns, C, Nc itd. rocznikami.  Osobno leżą sprawy Ns, Nc, C. Akta układane są zgodnie ze spisem, od pierwszej pozycji do ostatniej.

[Archiwista08]

Czyli dla każdego wydziału masz osobny wykaz spisów z-o? Bo ja mam jeden dla wszystkich wydziałów, oddziałów itp.

A zdaża Ci się, że na spisie który dostajesz jest np. pozycja która już kiedyś była na innym spisie i trzeba ją z tego usunąć? Co wtedy z nadanymi na aktach pozycjami?

I jeszcze jedno pytanie: jak masz poukładane np Ns zgodnie ze spisem to masz jeden spis na cały rok Ns? Czy jak masz kilka spisów to układasz tymi spisami i wtedy Ns nie są ułożone wg swoich sygnatur tylko wg tych spisów? (Niewiem czy dobrze wytłumaczyłam o co mi chodzi)

[metricisRegninotarii]

Ja w archiwum układam wedle numeracji z repertorium, nawet jeśli dany rocznik np. Ns jest na kilku spisach - o wiele łatwiej coś potem poszukać, tudzież akta na półkę odłożyć.

Jeśli zaś trafia mi sie sytuacja, iż kom. org. zdaje mi akta, które już do AZ kiedyś trafiły bo np. pomyliła im się kupka akt do zwrotu z kupką akt do zdania do AZ, to poporstu przekreślam na spisie daną pozycję, obok dodaje notatkę czemu, w tym podaje sygnaturę archiwalną akt czyli określam na jakim spisie i pod jaką pozycją dana jednostka została zdana. Bez sensu jest przecież kreślenie na wszystkich kolejnych teczkach nowych sygnatur archiwalnych.

Dla wszystkich wydziałów, oddziałów czy jakichkolwiek zdawanych akt prowadzę jeden wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, chcą zdawać akta to podaje numer, który należy wpisać, a jak się czasami zdarzy, iż numer 1234 trafi do archiwum kilka tygodni wcześniej niż 1233 to się tragedia przeca nie stanie - ważne aby żaden numer się nie powtarzał.

[muniekdm]

Generalnie mam dla każdego wydziału osobny wykaz. Zdarzyło się, że akta były wpisane drugi raz na tym samym spisie. Wtedy oczywiście sporządziłem informację, iż akta są pod innym numerem. Jeśli jest jeszcze taka możliwość to staram się, aby wydział w wpisał w wolne miejsce inna sprawę. Jeśli na teczkach są już sygnatury archiwalne to raczej nie zdarza się, aby akta były gdzieś drugi raz na innym spisie.
Jest np. jeden spis na sprawy Ns 2013, kolejny może być na C 2013 itd. Sprawy układam zgodnie ze spisem. Generalnie sprawy są spisywane zgodnie z repertorium. Zdarza się, że nie wszystkie sprawy trafiają do archiwum i pod pozycją 5 w spisie może być np. sprawa Ns 7/13. To jednak nie robi problemu.

[Archiwista08]

Bardzo dziękuję Wam za odpowiedź 

Muniekdm mi się czasami zdarza, że stare akta z lat 90-tych bądź wcześniejsze są spisywane a już były wcześniej na spisach, ale np. na okładce nawet pieczątki archiwum nie miały i dlatego przez pomyłkę zostały spisane drugi raz.
A co do spisów i ułożenia to pytałam bo u mnie np mam po kilkanaście spisów na każdą sygnaturę. Np. Ns 2013 mam wiele spisów bo raz spisują większość a potem mi dają uzupełniające z kilkoma aktami na spisie. Rozumiem, że u Ciebie tak nie ma 

[muniekdm]

U mnie dopisują do konkretnych spisów akta, które są później przekazywane. Wtedy dokładam te strony z dopisanymi aktami do konkretnych spisów i potwierdzam przyjęcie.

[muniekdm]

Jaką kategorię mają u Was teczki spraw Nmo, które prowadzone są w wydziałach rodzinnych i niel.?

[metricisRegninotarii]

Kat B10 ma podstawie §18.3 wiadomego rozporządzenia z 2004 roku:

3. Przez okres 10 lat przechowuje się akta spraw rozpoznawanych w sądach rodzinnych, niewymienionych w ust. 1 i 2.

trochę długi okres przechowywania jak na to co się wśród spraw Nmo zwykle umieszcza, przynajmniej mnie tak się wydaje

[muniekdm]

Trochę tak. Ja do tej pory traktowałem to jako dokumentację administracyjną i kwalifikowałem zgodnie z RWA jako korespondencję w sprawach rodzinnych-BE-5. Od tego roku zmienił się wykaz i takiego hasła nie ma.

[metricisRegninotarii]

Ale czemu jako administracyjną? Znak sprawy jest nadawany na podstawie osobnego urządzenia ewidencyjnego prowadzonego na zasadach podobnych jak repertoria, nie zaś na podstawie klasy rzeczowej z wykazu akt, a sposób postępowania z aktami Nmo regulowany jest instrukcją "sądową" z 2003 roku, nie zaś instrukcją kancelaryjną.
Jaka więc jest tak właściwie podstawa i cel do "przechrzczenia" akt z wykazu Nmo na dokumentację administracyjną?

[muniekdm]

Wyszedłem z założenia, że jest to zwykła korespondencja. Ustawodawca określił, że wszelkie pisma, które nie dotyczą konkretnej sprawy rozpoznawanej w wydziale rejestruje się w wykazie Nmo. Nie są to akta sprawy sądowej.

[metricisRegninotarii]

Jak dają mi te pisma w teczkach, na których jest napisana sygnatura z wykazu Nmo to przeca nie będę sie bawił i przekreślał ją nadając w zamian znak z wykazu akt.
Pomijając już fakt, że skoro to BE to w takim razie musisz przed brakowaniem zgłaszać do ekspertyzy AP?

[muniekdm]

Nie zmieniam sygnatur. Po prostu wydział chciał to przekazać i tak wymyśliłem. Szukałem na to kategorii. Były te teczki wydzielane do ekspertyzy, chociaż ostatnio AP wydało zgodę bez niej. Swoja drogą to powinny być zmienione przepisy i określone jasno jak ze sprawami Nmo postępować.

[metricisRegninotarii]

W tym przypadku nie ma chyba co za dużo kombinować - jak na teczce mam napisane "III Nmo 1/12" no to mam sygnaturę, tytuł takoż zwykle jest na teczce plus daty skrajne, kategoria B10 i niech wydział zdaje jako i resztę akt swoich prowadzonych systemem dziennikowym.

Inna sprawa, że chyba B5 by tutaj starczyło - po roku/dwóch i tak nikt się tym nie interesuje i tylko leży i się kurzy w archiwum.