Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie

[Agnieszka Pepłowska]

ej! no co? nie ma pomysłów???

[Dominik]

Warto zrezygnować z ewidencji udostępniania akt w archiwum, zwłaszcza gdy korzystanie z akt w archiwum dokonuje się to pod okiem archiwisty. Chyba, że dane archiwum ma większą liczbę archiwistów i stosowne pomieszczenie.

Termin 3 miesięcy na zwrot akt jest zbyt krótki. Ja przyjąłem 6 miesięcy, acz w przypadku akt wypożyczanych np do Sądów Okręgowych czy do Wydziału Wykonywania Orzeczeń i on jest niewystarczający.

Nawiasem mówiąc aby wszystko odbywało się zgodnie z przepisami to Wydziały Wykonywania Orzeczeń powinny mieć własną Registraturę.

[Pawel]

Jednym ze sposobów na lepsze działanie archiwum, jest właśnie zwiększenie obsady archiwistów, a z tym jest naprawdę ciężko, również jeśli pomieszczenie archiwum jest tylko jedno lub są blisko siebie, a nie w innych budynkach, to również jest wielkim usprawnieniem. Niewątpliwie kontrole przeprowadzane przez AP, pomagają archiwistom, bo tak jak jedni i drudzy znają temat, a przełożeni wogóle nie wiedzą ile się robi w archiwum. Zwykle zdawkowo załatwia się temat. Gdy przychodzi kontrola pojawia się wielkie zdziwienie i dopiero wtedy coś się zaczyna dziać ze strony "Góry".

System Komputerowy, tylko kto go będzie obsługiwał, aby wdrożyć taki system,  potrzeba dużo czasu, wiem coś o tym bo próbowano wprowadzić taki program ale jak narazie bez rezultatu, gdyż zamiast brakować akta, udostępniac i przygotowywać do AP siedział bym tylko i wprowadzał dane z teczek z czasów kiedy jeszcze nikt nie słyszał o ewidencji archiwum, (wcale nie tak odległych).

[Krzysztof Koleda]

Mam pod nadzorem 5 sądów powszechnych (4 rejonowe i 1 okręgowy). Tylko w 2 z nich istnieją etaty archiwistów. W pozostałych 3 taki etat jest czymś nieznanym a prezesi sa odporni na wiedze... Jeden z prezesów oświadczył wprost, że gdyby dostał od ręki 4 nowe etaty administracyjne to wszystkie poszłyby "na wydziały" a dopiero kolejny moglby "ewentualnie" zostać przeznaczony na potrzeby archiwum zakładowego... Inna pani prezes zagadnięta w kwestii braku archiwisty zakładowego uznała że (cyt!) "w MOIM sądzie nie ma takiej potrzeby". Tylko jeden z prezesów wykazał odrobinę dobrej woli i dostając zgodę na zatrudnienie nowego pracownika w biurze kuratora pół etatu przeznaczył na obsługe archiwum zakładowego a przede wszystkim skierował tę osobę na kurs archiwalny. Podsumowując! Jeśli chodzi o archiwa zakładowe to wymiar sprawiedliwości generalnie LEŻY I KWICZY! Archiwa prowadzone w miarę poprawniwe można policzyć na palcach jednej reki!

[muniekdm]

Myślę, że czas najwyższy, aby opracować nową instrukcję, która byłaby dostosowana do obecnych realiów i dostosowana również do kodeksów postępowania.
Należąłoby także zwiększyć kompetencje archiwisty. Osoby i urzędy powinny zwracać się o akta bezpośrednio do Archiwum i to on powinien akta udostępniać, także wysyłać poza sąd. Przy wysyłce akt do innych sądów i udostępnianiu stronom nie potrzebna jest jakakolwiek zgoda, wiec czemu miałybyć udostępniane za pośrednictwem wydziału.
Myślę też, że należałoby opracować nowy wzór druku, nz podstawie którego akta byłyby udostępniane obowiązującego we wszystkich sądach.

[muniekdm]

Chciałbym jeszcze nawiązać do Wydziałów Wykonywania Orzeczeń, ponieważ zastanawiam się, czy akta postępowania wykonawczego (Wp) powinny być dołączane do akt głównych sprawy. W przypadku, gdy jest kilku oskarżonych do akt głównych trafia kilka teczek, dochodzą do tego jeszcze akta kuratorskie i należnośći. Na skutek tego teczka staje bardzo gruba i ciężko jest z ułożeniem jej na półce. Poza tym jak to się odnosi do przepisu mówiącego o 2cm grubośći akt. Zastanawiam się też nad tym, czy jeśli już akta WP i kuratorskie są dołączane, to kto powinien to robić. W tej chwili mam taką sytuację, że dostaję masę teczek z wydziału i osobiście je dołączaam. Czy to należy do obowiązków archiwisty?

[Alicja]

Witam! Mam pytanie do archiwistów. Jak wygląda u was w archiwach sądowych brakowanie akt spraw karnych. Chodzi mi o to czy okres przechowywania akt spraw karnych jest równoznaczny z okresem przedawnienia przestępstwa. Z jakich lat posiadacie u siebie najstarsze akta spraw karnych? Czy rację ma u mnie przewodniczący wydziału, że najbezpieczniej jest brakować te akta tylko do 1982 roku (biorąc pod uwagę, że w kodeksie karnym maksymalny okres przedawnienia to 20 lat, oczywiście z wyłączeniem spraw o zbrodnie, tu jest 30 lat). Pozdrawiam i czekam na odpowiedź.

[Alicja]

Przepraszam za pomyłkę. Napisałam wyżej że maksymalny okres przedawnienia teraz to 20 lat powinno być 25 lat(oprócz zbrodni - tu jest 30 lat), w związku z czym w 2008 roku mogą być brakowane akta karne do 1982 roku. Czy w waszych archiwach jest też taka praktyka?

[rkb]

Podstawa kwalifikowania akt sądowych w tym karnych znajduje się w Rozporządzenie MS o archiwizowaniu akt spraw sądowych z 5 marca 2004 r. (DzU. Nr 46, poz.443). Żadne akta nie mają tam kategorii B 25. Wcześniejsze przepisy potrzebne do brakowania wydawane były w 1937, 1975 i 1989 r.

[Alicja]

No właśnie i w tym rozporządzeniu, które bardzo dobrze znam jest paragraf 8, pkt.2 (nie niszczy się akt przed ustaniem karalności przestępstwa). Odsyłam do kodeksu karnego, ponieważ ten okres nie zgadza się z tym z rozporządzenia.

[Jarek]

To ja tyle tylko mogę podpowiedzieć, że żaden wykaz akt (ustalany co najwyżej rozporządzeniem) nie będzie brał miejsca przed zapisem z ustawy. I tak jest zawsze, nie tylko w sądach.

[rkb]

Kodeks karny

"Art. 103. § 1. Nie można wykonać kary, jeżeli od uprawomocnienia się wyroku skazującego upłynęło lat:
   1)   30 - w razie skazania na karę pozbawienia wolności przekraczającą 5 lat albo karę surowszą,
   2)   15 - w razie skazania na karę pozbawienia wolności nie przekraczającą 5 lat,
   3)   10 - w razie skazania na inną karę."

Ja tej sprzeczności pomiędzy Kodeksem karnym , a rozporządzeniem z 2004 r. nie widzę nie widzę, w końcu jestem archiwistą, a nie prawnikiem. Jeśli jednak się mylę to należałoby szybko poinformować MS

[Dominik]

W przedmiocie brakowania akt spraw karnych jak słusznie zauważyłaś należy brak pod uwagę termin przedawnienia akt.

Na dodatek to niełatwy orzech do zgryzienia dla sędziów, gdyż Tp należy naniesc zgodnie z obowiązującymi przepisami. I tu z jednej strony mamy zapisy w par. 101 i 102 KK (mocą par. 102 do każdego z Tp z par. 101 należy dodac 5 lat z racji wszczecia postepowania). Sprawe komplikuje zmiana w par. 101 z 2005, wprowadzajacy 15 letni Tp dla akt spraw zagrozonych kara pozbawienia wolnosci przekraczajaca 5 lat (wczesniej 10 lat - pozbawienie wolnosci od 3 lat wzwyż).

W praktyce: jezeli Tp przedawnienia danej sprawy naniesiony zostal zgodnie z par. 101 i 102 KK i uplynal przed wejsciem zmiany w rzeczonym zakresie w 2005 wtedy nie ma problemu. Wystarczy jednak, ze uplywa on po wejsciu rzeczonej zmiany wowczas nalezy sprawdzic czy dany czyn w KK nie podlega pod 15 letni Tp, jezeli "tak" zostawic nalezy dana sprawe dluzej.

Nie wspomnialem tu jeszcze o jednym aspekcie, na ktory nalezy zwrocic w tej operacji, a mianowicie o sankcji karnej przypisanej do danego przestepstwa tudziez wykroczenia. To zagadnienie nalezy przesledzic dla poszczegolnych spraw jak ksztaltowala sie ona w KK w interesujacym nas okresie, tak aby ustalic wlasciwe przypisanie danej sprawy do danego Tp.

Słowem w sadach nalezy przejrzec wszystkie sprawy zakonczone do wejscia w zycie rzeczonej zmiany w Tp (poczatek 2005 r.) pod powyzszym katem. Robota to nie oczywiscie nie dla archiwisty, lecz dla sedziego i to obeznanego z KK poczawszy od 1969 r. My mozemy jeno zabiegac o to by byly prowadzone prace w tym zakresie.

Spotkamy sie wiec z sytuacja ze akta zalozone np w 1993 r. o kat. arch. B-10 z uwagi na Tp nalezy trzymac do 2012 r. itd.

[Alicja]

Właśnie dokładnie o to mi chodziło Dominiku. W moim sądzie wraz z przewodniczącym wydziału karnego ustaliliśmy, że najbezpieczniej jest brakować akta karne do 1990 roku. A tak w ogóle wprowadzając zmianę kodeksu karnego w 2005 roku, Ministerstwo powinno było zmienić też rozporządzenie z 2004 roku odnośnie archiwizacji akt sądowych, ale oczywiście nikt o tym nie pomyślał. Sędziowie kwalifikując akta robią to na podstawie wspomnianego rozporządzenia, przynajmniej tak jest u mnie, nikt nie doczytał chyba w paragrafie 8 pkt. 2. Więc to ja mam teraz problem. A z tego co wiem w innych sądach niszczono już akta po 1990 roku, ciekawe tylko czy tam sędziowie brali pod uwagę okres przedawnienia przestępstw, bo jeśli przyjdzie komuś wznowić postępowanie a nie będzie już akt. Pozdrawiam wszystkich ciężko pracujących archiwistów sądowych.

[rkb]

Przyznaję, że rzeczywiście art 8 ust 2 rozporządzenia MS z 2004 w połączeniu z art 101, a nie 103 kk. sprawia, że przy brakowaniu następuje niezłe zamieszanie. Tak jak mówiłem jestem archiwistą, a nie prawnikiem. Niech w tej kwestii wypowiedzą się Ci którzy powinni stosować te przepisy na co dzień, czyli prawnicy. Może rzeczywiście należałoby zwrócić sie do MS o wykładnie art 8 ust.2, w kontekście ust. 1. Jedno do drugiego nie bardzo przystaje, choć jest powtarzane w każdym rozporządzeniu o archiwizowaniu akt sądowych. Rzeczywiście zasialiście we mnie ziarno niepewności.