Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie

[muniekdm]

Czy przed przekazaniem akt na makulaturę wyłączacie odpisy wyroków i postanowień? Ostatni pani z jednego z wydziałów stwierdziła, że tak powinienem robić. Słyszałem kiedys, ze niektórzy archiwiści to praktykują. Czy są jakieś przepisy, które o tym mówią?

[metricisRegninotarii]

Ani w instrukcji z 1985 ani w zarządzeniu z 2004 roku taki obowiązek nie jest wyartykułowany. W zarządzeniu "w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej " z 2003 roku również chyba niczego takiego nie ma aczkolwiek trzeba by dokładnie przejrzeć to wielgachne dzieło.

A czy rzeczona pani powiedziała czemu konkretnie powinno sie wyłączać, czyli czemu to tak właściwie ma służyć?

[muniekdm]

Nie powiedziała, ale podejrzewam, ze chodziłoby o sporzadzanie odpisów postanowień i wyroków, gdy fizycznie nie będzie juz akt sprawy. Tylko chybo po to właśnie przechowuje się wieczyście repertoria, aby odtworzyć treść wyroku lub postanowienia? Czyż nie... Chociaż chyba nie ma przepisu, który nakazywałby takie postępowanie, gdy akta zostały juz przekazane na makulaturę.
Ostatnio był u nas taki przypadek, ze pani złożyła wniosek o wyrok w sprawie o alimenty z lat 50. Akt juz nie ma. Repertoria juz zostały przekazane do AP tak odpisano na ten wniosek i dla wydziału sprawa jest załatwiona,  a uważam, że wydział powinien sobie wypożyczyć repertorium z AP i odtworzyć wyrok na jego podstawie.

[metricisRegninotarii]

Żeby odtworzyć akta to osobne postępowanie sądowe być musi, czyli po prostu nowa sprawa musiałaby być wszczęta, zapewne nie z urzędu tylko na wniosek tej osoby co składała wniosek o odpis wyroku.

I zgadzam się że od odtwarzania treści wyroku to repertoria są, nie bez powodu przechowuje się je w sądzie aż 50 lat a potem przekazuje do AP. Zresztą takie wyłączone odpisy wyroków to miałyby tworzyć jakiś osobny "zbiór odpisów wyroków" przechowywany po wsze czasy w AZ?

[muniekdm]

Już niedługo powitamy Nowy Rok i nastąpią zmiany w niektórych sądach. Na szczęście mnie to nie dotyczy, ale jestem ciekawy jak będą funkcjonowały archiwa, gdy sądy zostaną połączone w jedną jednostkę organizacyjną i powstaną wydziały zamiejscowe.
Oczywiste jest jedno, że w sądzie, w którym powstaną wydziały zamiejscowe trzeba będzie wszystko przekazać do az i rozpocząć wszystko od początku, bo przecież nowe akta będą już wytwarzane pod nazwą innego sądu.
Jestem ciekawy jak w tej nowej strukturze będzie ulokowane archiwum, bo nie wyobrażam sobie, aby było jedno dla sądu X, a w sądzie, w którym będą wydziały zamiejscowe sądu X będzie osobne archiwum dla tych wydziałów.  Co o tym myślicie?

[metricisRegninotarii]

Nas niestety łaczenie dosięgło, co prawda to do nas "przyłączają" a nie nas do kogoś ale zamieszanie jest takie że hej.

Dotychczasowe wydziały, stają sie wydziałami zamiejscowymi i otrzymują nowe numery, czyli zamiast II Wydzia Karny, będzie V Wydział Karny zamiejscowy, w związku z tym sygantury się oczywiście pozmianieją a wytwarzającym akta będzie już nie Sąd Y i Z lecz sąd X.

Co do samych archiwów zakładowych - będą (dzisiaj) przez nas formalnie przejmowane, czyli będzie jedno AZ, a od stycznia zapewne będą one filiami/oddziałami archiwum zakładowego naszego sądu.

[pulchra]

Czy przed przekazaniem akt na makulaturę wyłączacie odpisy wyroków i postanowień? Ostatni pani z jednego z wydziałów stwierdziła, że tak powinienem robić. Słyszałem kiedys, ze niektórzy archiwiści to praktykują. Czy są jakieś przepisy, które o tym mówią?

Nie spotkałam się z takim zapisem w żadnym akcie prawnym. Popieram, że od tego są repertoria.

Mam pytanie, podczas przygotowywania akt do brakowania z jednego z repertoriów cywilnych zauważyłam, że brakuje kilku akt. Tj. u mnie nie praktykowano wcześniej spisów zdawczo-odbiorczych, dlatego stan faktyczny zastany na magazynie porównywałam z wpisami do repertorium i tak przygotowałam spis do brakowania. Brakuje mi kilku akt - albo się zgubiły, albo nie odnotowano ich wysłania lub połączenia z inną sprawą w rep. Myślę, że w takim wypadku trzeba by i tak wszcząć standardową procedurę - powiadomienie kierownika komórki org., kierownika archiwum i spisanie protokołu. Dobrze kombinuję? Czy wtedy jakoby z urzędu będę sprawy o odtworzenie akt? Czy jedynie jeśli by się zgłosiła zainteresowana strona?

[pulchra]

Muniekdm ? czy

0188 ewidencja wysyłanej i przyjmowanej korespondencji

miałeś na myśli: http://www.archiwa.gov.pl/images/stories/Zarzadzaniedokumentacia/zz2011_12_15_klasy%200_3_NDAP_na%20spotkaniu_ok_III%20wersja.pdf tu nie ma takiego hasła

chcę już zamknąć to brakowanie cywilne + inne drobne rzeczy, a tu klops. Myślałam, że miałeś na myśli przykładowy RWA z Rozporządzenia MK z 2002 r., ale tam też nie ma nic takiego. Znalazłam w swoim RWA hasło ?przesyłki pocztowe? oznaczone jako B10 ? ale jest to tak ogólna rzecz, że sama już nie wiem.

[muniekdm]

Jeśli akt fizycznie nie ma, trudno.  Jeśli nie było spisów to trudno ustalić, czy były przekazane. Robimy brakowanie tego, co faktycznie jest. Jeśli ktoś będzie zainteresowany tymi sprawami, których brakuje to wtedy będzie trzeba podjąć kroki w celu ustalenia, co się z tymi aktami stało. Jeśli chcesz, to teraz możesz spróbować to ustalić, ale to nie jest konieczne.

[muniekdm]

U mnie to wyszło 0188. W tej przykładowej klasyfikacji jest 0141-środki do rejestrowania i kontroli obiegu dokumentacji.

[pulchra]

Wielkie dzięki za szybką odpowiedź

Chyba przedzwonię jeszcze do inspektorów biurowości z zapytaniem co oznacza hasło "przesyłki pocztowe", bo jeśli meli na myśli to co w tym przykładowym haśle 0141 Środki do rejestrowania i kontroli obiegu dokumentacji (książki pocztowe, rejestry przesyłek), to przechowywanie rośnie mi z 5 na 10 lat

[muniekdm]

Ciekawi mnie jak u Was wygląda kwestia udostępniania podczas nieobecności archiwisty.
Ja jestem sam i w momencie dłuższego urlopu są osoby upoważnione z każdego wydziału, które mają prawo wejść i wyszukać akta. Jednakże nie do końca to się sprawdziło, w momencie, gdy te osoby równocześnie ze mną były na urlopie. Pojawił się pomysł wyznaczenia jednej osoby na mojego zastępcę na czas dłuższej nieobecności, ale chętnych brak. 

[marcia]

Z opowieści wiem, że jak u mnie była jedna osoba, to był ktoś, kto otwierał archiwum, jak klient wiedział, gdzie szukać, to było dobrze, jak nie, to czekał do powrotu archiwisty a jak była bardzo paląca sprawa, to archiwista musiał przyjechać, chyba że nie mógł :-)

[muniekdm]

Pojawił się temat przekazywania pełnych roczników. Pamiętam, że w sądach też był zawsze taki wymóg, aby przekazywać kompletne roczniki. Jednakże w Zarządzeniu MS w sprawie organizacji i działania sekretariatów sądowych i innych działów administracji sądowej w par. 43.3 pojawił się zapis "Akta należy przekazywać do archiwum zakładowego co najmniej raz na pół roku, w terminach uzgodnionych z kierownikiem archiwum" O co chodzi? Czy oznacza to, że terraz wydział może przekazać połowę rocznika, a resztę w późniejszym terminie? 

Swoją drogę ciekawe jest, że wydział musi to uzgadniać z kierownikiem archiwum. Najpierw trzeba być kierownikiem.   

[pulchra]

Pamiętam, że w sądach też był zawsze taki wymóg, aby przekazywać kompletne roczniki.

Absolutnie nieżyciowe i niedostosowane do realiów panujących w rejonach. O ile małe wydziały mogą sobie na to pozwolić, to tak duże molochy, jakimi są wydziały cywilne i karne już nie.
A jak sprawa sądowa się ciągnie latami, to cały rocznik ma "czekać", aż ta jedna się zakończy? Przecież po roku czasu zazwyczaj 50-60% spraw jest dopiero zakończonych.