Przyjmowanie akt do archiwum zakładowego - jak sprawdzać?

[albinka]

Witam

Lato za pasem, upał rozleniwia  . Mam pytanko do doświadczonych archiwistów: czy należy dokładnie sprawdzać, przed przyjęciem do archiwum zawartość każdej jednostki archiwalnej, np. teczki? Jak dotąd sprawdzam każdy dokumencik po dokumenciku, czy zgadza się ze spisem/ listą zawartości teczki, ale jest to bardzo bardzo czasochłonne i pracochłonne. Czy można byłoby ograniczyć się do sprawdzenia/ porównania spisu zd.- odb. z teczkami, bez przeglądania ich zawartośći  ?

Proszę o odpowiedź.
Pozdrawiam
A.

[Komisarz Ryba]

Cze!
Ja przed przejęciem akt do archiwum zakładowego sprawdzam czy tytuły teczek są zgodne  z tytułami w spisie zdawczo-odbiorczym i czy zawartość merytoryczna danej teczki odpowiada tytułowi teczki (ale nie sprawdzam dokumentu po dokumencie). Czyli spawdzam czy dana jednostka aktowa została poprwnie sklasyfikowana i zakwalifikowana. Choć przyznam szczerze, że nad dokumentacją kat."B" nie rozczulam się zbytnio! Więcej uwagę poświęcam dokumentacji kat."A"!
Pozdrawiam!

[Dzbo]

Jeżeli masz jednorazowo przekazaną dużą ilość j.a. /np.600 segregatorów-tak mam /,to nie ma fizycznej możliwości by sprawdzić zawartość każdej z nich.Ograniczam się do sprawdzenia ilości j.a.

[albinka]

Bardzo dziekuję za podpowiedzi. Rzeczywiście mam mnóstwo teczek, zwł. kat. B2. można je liczyć na setki, a w międzyczasie przyjmuję teczki o wyższej kategorii, które nie mieszczą się w jednostkach.

Pozdrawiam wszystkich 

[Sindbad]

Zaraz.
Jedną z najważniejszych cech archiwisty jest pedantyzm.
Pedantyzm w rozumieniu - sprawdzanie spisów z tytułami teczek (i to bez dwóch zdań).
Z kolei nie ma sensu zagłębiać się w treść wewnętrzną dokumentów.
A co do kat. A.
Cóż. Za 25 lat i tak to my (lub nasi następcy) będziemy porządkować wewnątrz akta. I roboty będzie z tym co niemiara. Więc ja pilnuję, żeby był porządek chronologiczny i strony ponumerowane coby za ćwierć wieku można było coś zrozumieć.

[Hanna Staszewska]

Z kolei nie ma sensu zagłębiać się w treść wewnętrzną dokumentów.

Zapewniam, że jest głęboki sens... Często tytuły teczek nie zgadzają się ze spisem...

[Sindbad]

Hmm.
Jeżeli jest taka sytuacja to proponuję coś takiego.
Zobligowanie zarządzeniem dyrektora, żeby kierownicy pilnowali tych co przeprowadzają archiwizację.
A poza tym jeśli coś się nie zgadza to niech ludzie to poprawiają. Mamy obowiązek nie przyjmowania nieuporządkowanych akt.

[Hanna Staszewska]

Oczywiście, niech urzędnicy i biuraliści prowadzą porządnie dokumentację, w końcu to ich obowiązek.

[aga79]

Witam! Należy pamiętać  o udzielaniu pomocy pracownikowi przygotowującemu dokumenty do przekazania. Jak raz zobaczy jak się robi dobrze to będzie tak robił. Znamy ludzi  z którymi pracujemy. U mnie są pracownicy, o których wiem , że nie będzie problemu nawet z A ale są i tacy na których muszę uważać cały czas. Zawsze interesuję się teczkami na poziomie przygotowania. Potem biorę "próbny spis" i sprawdzam zgodność tytułów z ówcześnie obowiązującym wykazem by mieć pewność, że AP nie odrzuci spisów. Kat. B sprawdzam pod kątem usunięcia zbędnych elementów i uzupełnienia spisu spraw, wyrywkowo. Kat. A sprawdzam bardzo dokładnie by nie mieć w przyszłości problemów z AP.