Sezam - Pomoce zrchiwalne

[Wojciech Woźniak]

Witam
Fragment podręcznika do Sezamu:

· Pomoce archiwalne
W tym polu wpisujemy wszystkie pomoce archiwalne istniejące zarówno dla całego zespołu (zbioru, zbioru szczątków zespołów), jak i dla jego części - sukcesji, podzespołu, szczątka zespołu. Nazwy pomocy wybieramy z listy. Widnieją na niej nazwy najczęściej spotykanych w archiwach pomocy ewidencyjnych i informacyjnych: indeks geograficzny, indeks osobowy, indeks rzeczowy, inwentarz drukowany, inwentarz kartkowy, inwentarz kartkowy roboczy, inwentarz książkowy, protokół zdawczo-odbiorczy, przewodnik po zespole, spis zdawczo-odbiorczy, spis roboczy. Nie rozróżnia się dawnych inwentarzy, indeksów itp. od sporządzonych obecnie. Na liście znajduje się ponadto hasło „bez ewidencji” - odnosi się ono do zespołów lub ich części, dla których nie sporządzono żadnej pomocy archiwalnej. Pomoce wielotomowe traktujemy jako jedną pomoc.

Chodzi mi o kwestię następującą: czy w przypadku zespołu przyjętego do archiwum ze spisem zdawczo-odbiorczym a po roku opracowanego i zaopatrzonego w piękny inwentarz książkowy należy w polu Pomoce archiwalne wpisać zarówno: spis zdawczo-odbiorczy jak inwentarz książkowy, czy też tylko inwentarz książkowy?

[Hanna Staszewska]

No cóż, nie pierwszy to przypadek, w którym podręcznik użytkownika naszych baz danych, zamiast konkretnie pomóc w wypełnianiu poszczególnych pól, niestety jest mało przydatny.
Proponuję w tym przypadku sięgnąć do Załącznika nr 1 (Instrukcja w sprawie prowadzenia ewidencji zasobu...) do Decyzji nr 3 NDAP z 30 stycznia 2004 r. w sprawie ewidencji zasobu archiwalnego w archiwach państwowych. Paragraf 4 "Sposób wypełniania karty zespołu lub zbioru", punkt  9, określający sposób wypełniania rubryki 9 "Pomoce archiwalne": (cyt.) Należy podać wszystkie istniejące aktualne (podkr. HSK) pomoce archiwalne do zespołu: inwentarz do zespołu lub zbioru (książkowy, kartkowy, kartkowy roboczy, drukowany), przewodnik po zespole, indeks (geograficzny, osobowy, rzeczowy), sumariusz. W przypadku zespołów lub zbiorów nieopracowanych, zespołów otwartych oraz zespołów opracowanych należących do grupy A3, należy podać istniejące środki ewidencyjne do zespołu: spis zdawczo-odbiorczy, spis roboczy 
Dane w karcie zespołu do pola „Pomoce archiwalne” są pobierane automatycznie z pola „Pomoce archiwalne” w zakładce „Informacje o zespole”, tak więc chyba należy posiłkować się zacytowaną wyżej treścią punktu 9.

[Wojciech Woźniak]

Witam
Dzięki Haniu! Twoja wykładnia rozwiewa wątpliwości.