Ile powinno być archiwów elektronicznych?

[Wojciech Woźniak]

witam

przpominam, że chodziło o ilość archiwów elektronicznych...

Jeśłi chodzi o liczbę archiwów elektronicznych to moim zdaniem - i tu zgadzam się z Panią Justyną Adamus - powinno być jedno. To nie znaczy że dokumenty elektroniczne mają być przechowywane w jednym miejscu, co również zostało już tu powiedziane. Ale to nie znaczy też, że pracownicy tegoż archiwum muszą pozostawać w jednym miejscu. Na dobrą sprawę mogą pracować w domu (koszty!). Pytanie tylko co mieliby robić? Metadane pozwolą dokumenty uporządkować i przeszukiwać w sposób w pełni zautomatyzowany więc po co archiwiści? Wystarczy kilku pracowników, którzy w magazynach będą odkurzać cd, dvd, czy inne nośniki. Może należałoby zapytać też o rolę archiwistów w przyszłości zdominowanej przez e-dok?

ps. dusza a dokument elektroniczny - sam miód!  

[Kazimierz Schmidt]

Pytanie tylko co mieliby robić? Metadane pozwolą dokumenty uporządkować i przeszukiwać w sposób w pełni zautomatyzowany więc po co archiwiści? Wystarczy kilku pracowników, którzy w magazynach będą odkurzać cd, dvd, czy inne nośniki. Może należałoby zapytać też o rolę archiwistów w przyszłości zdominowanej przez e-dok?

Co mieliby robić archiwiści zajmujący się dokumentem elektronicznym? Bardzo dobre pytanie. Myslę że warte osobnego tematu co też zrobię...
dziekuję za  

[Gość]

Szanowni Państwo

Z mojego doświadczenia wynika, że archiwum elektroniczne może być jedno. Zależy co tam chcemy mieć?. Jeśli mała jednostka organizacyjna, to koszty uruchomienia archiwum elektronicznego są duźe, zaś w przypadku dużej struktury - niższe. Mam pod swoim nadzorem zasób elektroniczny składający się prawie z 1 800 000 tekstów i prewek zdjęć. Baza działa na SQL-u. Od pięciu lat jedyne koszty, to rozbudowa sprzętu obsługującego bazę. Dla przykładu liczby: 11 GB baza, 130 GB dane plus prewki zdjęć. Format przechowywania tekstu - xml.

[Gość]

Pytanie tylko co mieliby robić? Metadane pozwolą dokumenty uporządkować i przeszukiwać w sposób w pełni zautomatyzowany więc po co archiwiści? Wystarczy kilku pracowników, którzy w magazynach będą odkurzać cd, dvd, czy inne nośniki. Może należałoby zapytać też o rolę archiwistów w przyszłości zdominowanej przez e-dok?

Co mieliby robić archiwiści zajmujący się dokumentem elektronicznym? Bardzo dobre pytanie. Myslę że warte osobnego tematu co też zrobię...
dziekuję za  

Wg mnie zajmować się eksportem danych do formatu wyjściowego, w jakim przechowywane są dane np. w bazie danych, nadzorować elektroniczne archiwum we współpracy z informatykami (współadministrator), tworzyć i opracowywać instrukcje np. definiujące zasady opisywania zdjęć do bazy, które będą potrzebne do wykorzystania w jednostce organizacyjnej, szkolić użytkowników korzystających z produktu, aby nabyli umiejętności posługiwania się elektronicznym archiwum.

[Gość]

Pytanie tylko co mieliby robić? Metadane pozwolą dokumenty uporządkować i przeszukiwać w sposób w pełni zautomatyzowany więc po co archiwiści? Wystarczy kilku pracowników, którzy w magazynach będą odkurzać cd, dvd, czy inne nośniki. Może należałoby zapytać też o rolę archiwistów w przyszłości zdominowanej przez e-dok?

Co mieliby robić archiwiści zajmujący się dokumentem elektronicznym? Bardzo dobre pytanie. Myslę że warte osobnego tematu co też zrobię...
dziekuję za  

Wg mnie zajmować się eksportem danych do formatu wyjściowego, w jakim przechowywane są dane np. w bazie danych, nadzorować elektroniczne archiwum we współpracy z informatykami (współadministrator), tworzyć i opracowywać instrukcje np. definiujące zasady opisywania zdjęć do bazy, które będą potrzebne do wykorzystania w jednostce organizacyjnej, szkolić użytkowników korzystających z produktu, aby nabyli umiejętności posługiwania się elektronicznym archiwum.

Jeszcze jedno, archiwizować dane na płytach, tworząc archiwum z kopiami bezpieczeństwa danych wyjściowych , będących efektem eksportowania danych, przed ich przetworzeniem do bazy. Dobrym sposobem teź jest tworzenie archiwów dokumentów lub innych danych zapisywanych obok pliku xml, w drugim popularnym formacie, zwanym PDF. Współczesny archiwista, reasumując w mojej ocenie to człowiek, który zna zagadnienia funkcjonowania archiwum tradycyjnego i potrafi w praktyce go tworzyć, porządkować, przechowywać na półkach magazynu, a także powinien być osobą posiadającą więcej niź podstawową wiedzę z zakresu informatyki, działania baz danych, pokazywania tych danych za pomocą stron internetowych będacych nakładką na bazę, pozwaljącą szukać, edytować i usuwać dane z elektronicznego archiwum.

[Wojciech Woźniak]

Witam
Wydaje się, że Gość wskazał na istotne zadanienie jakim jest łączenie w roli archiwisty dwóch wymiarów: tradycyjnego (owo przechowywanie akt w magazynach) i elektronicznego (zarządzanie dokumentacją elektroniczną). Sądzę, że czeka nas okres przejściowy, kiedy w urzędach zacznie funkcjonować na pełnych prawach dokument elektroniczny a obok niego nadal będzie zachowany tradycyjny tryb pracy (papier). W efekcie do archiwum państwowego trafi i dokumentacja elektroniczna i papierowa z tego samego okresu. Archiwista będzie musiał więc zarządzać jedną i drugą. Może w jakiś sposób ją scalać? Dlatego zdaje się tak ważne będzie owo połączenie ról: archiwisty i informatyka. A moze to jednak za wiele? Może zamiast znajomości baz danych, języka SQL, xml, php etc. wystarczy sprawne posługiwanie się przygotowanymi narzędziami informatycznymi?

[Gość]

Witam
Wydaje się, że Gość wskazał na istotne zadanienie jakim jest łączenie w roli archiwisty dwóch wymiarów: tradycyjnego (owo przechowywanie akt w magazynach) i elektronicznego (zarządzanie dokumentacją elektroniczną). Sądzę, że czeka nas okres przejściowy, kiedy w urzędach zacznie funkcjonować na pełnych prawach dokument elektroniczny a obok niego nadal będzie zachowany tradycyjny tryb pracy (papier). W efekcie do archiwum państwowego trafi i dokumentacja elektroniczna i papierowa z tego samego okresu. Archiwista będzie musiał więc zarządzać jedną i drugą. Może w jakiś sposób ją scalać? Dlatego zdaje się tak ważne będzie owo połączenie ról: archiwisty i informatyka. A moze to jednak za wiele? Może zamiast znajomości baz danych, języka SQL, xml, php etc. wystarczy sprawne posługiwanie się przygotowanymi narzędziami informatycznymi?

Panie Wojciechu

Zgodzę  się z Panem. Archiwista nie musi być zaraz informatykiem. Mój punkt widzenia wynika z jednego faktu. Ja pięć lat temu stanąłem przed zadaniem wdrożenia takiego archiwum. Moja wiedza, archiwisty, który miał za sobą zorganizowanie kilku tradycyjnych archiwów, stanął przed nowym wyzwaniem - wprowadzić zdigitalizowane archiwum w firmie. Dziś z perspektywy czasu widzę, że udało się .... ale nie o tym. Moją pasją obok historii i pracy w archiwach, są komputery. Myślę, że to wyjaśnia moje stanowisko i pogląd na sprawę. Dyskusja jest potrzebna i ciekawa, dlatego zabrałem głos.
Uważam, że potrzebna jest pełna współpraca pomiędzy archiwistą a informatykiem. Archiwista powinien być dla informatyka wsparciem, potrafić wyjaśnić mu zawiłości działania archiwum, aby ten potrafił przenieść jego oczekiwania do programu komputerowego. Oczywiście taka współpraca powinna też być korzystna dla archiwisty, który posiądzie nieco szerszą wiedzę niż podstawowa z zakresu informatyki. Od pięciu lat współpracuję z kolegą z zewnętrznej firmy, która stworzyła dla nas orpgoramowanie obsługujące archiwum tekstowe i zdjęciowe.
Tutaj zgodzę się z Panem. Chciałbym tylko do pańskiej wypowiedzi dorzucić jeszcze jeden argument. Archiwista pewien zakres wiedzy powininen informatycznej posiadać, aby móc danym narzędziem się posługiwać.

[Anonymous]

Witam
Sądzę, że czeka nas okres przejściowy, kiedy w urzędach zacznie funkcjonować na pełnych prawach dokument elektroniczny a obok niego nadal będzie zachowany tradycyjny tryb pracy (papier). W efekcie do archiwum państwowego trafi i dokumentacja elektroniczna i papierowa z tego samego okresu. Archiwista będzie musiał więc zarządzać jedną i drugą.

Jeszcze jedna myśl po lekturze Pana postu. Wydaje mi się, że nadszedł, właściwy moment, kiedy dyskutuje się na wdrożeniem dokumentu elektronicznego, aby określić parametry jednolitego oprogramowania do archiwizacji elektronicznego, które będzie wykorzystywane przez adminsitrację rządową, samorządową i archiwa państwowe. Jeśli np. gminy, powiaty będą używać różnych systemów do archiwizowania elektronicznego dokumentu, to będzie poważny problem. Jak scalić archiwa dokumentów z różnych baz. Wiadomo, że pięniędzy publicznych nie będzie zbyt dużo na prowadzenie przedsięwzięć, jak zespalać bazy.  System do archiwizowania powienien być skonstruowany w oparciu o relacyjną bazę danych, pozwalającą przechowywać dużą ilosć danych, z szybką możliwościa odszukania dokumentów wg różnych kryteriów. Na koniec dodam, że system archiwizujący powienien działać na klienckich komputerach z uwzględnieniem wszystkich znanych platform systemowych: Windows, Mac OSX, Linux, Uniks itp.

[Wojciech Woźniak]

Witam
Trwają juz prace nad rozporządzeniem dotyczącym kształtu dokumentu elektronicznego oraz trybu postepowania z tego rodzaju dokumentacją. Projekty można obejrzeć tu: http://epl.icm.edu.pl/forum/viewtopic.php?t=74. Nie precyzują jednak owe akty prawne zagadnienia w takim stopniu jak Pan sugeruje. Założeniem jest, że należy stworzyć podstawy struktury metadanych, natomiast kwestia budowy baz i systemów informatycznych pozostanie sprawą wewnętrzną urzędów. Czy to wystarczy, by nie było problemów przy przekazywaniu dokumentacji? Trudno mi powiedzieć.

[Anonymous]

Witam
Trwają juz prace nad rozporządzeniem dotyczącym kształtu dokumentu elektronicznego oraz trybu postepowania z tego rodzaju dokumentacją. Projekty można obejrzeć tu: http://epl.icm.edu.pl/forum/viewtopic.php?t=74. Nie precyzują jednak owe akty prawne zagadnienia w takim stopniu jak Pan sugeruje. Założeniem jest, że należy stworzyć podstawy struktury metadanych, natomiast kwestia budowy baz i systemów informatycznych pozostanie sprawą wewnętrzną urzędów. Czy to wystarczy, by nie było problemów przy przekazywaniu dokumentacji? Trudno mi powiedzieć.

Przyjrzę chętnie tym projektom. W ocenie mojego kolegi potrzeba dokłądnych wytycznych, bo format dokumentu to za mało. Dokładnie w takim rozporządzeniu warto opisać jak powinien wyglądać interfejs wymiany dokumentów.
W tej kwestii podyskutuje poza forum, np. za pośrednictwem e-maila.

[Anonymous]

Witam
Trwają juz prace nad rozporządzeniem dotyczącym kształtu dokumentu elektronicznego oraz trybu postepowania z tego rodzaju dokumentacją. Projekty można obejrzeć tu: http://epl.icm.edu.pl/forum/viewtopic.php?t=74. Nie precyzują jednak owe akty prawne zagadnienia w takim stopniu jak Pan sugeruje. Założeniem jest, że należy stworzyć podstawy struktury metadanych, natomiast kwestia budowy baz i systemów informatycznych pozostanie sprawą wewnętrzną urzędów. Czy to wystarczy, by nie było problemów przy przekazywaniu dokumentacji? Trudno mi powiedzieć.

Czy nie lepiej skupić się nad jedną, istoną kwestią: czy ma być jedna baza, czy różne bazy. Problemem potem będzie integracja baz. Stąd aby tworzyć podstawy metadanych, trzeba najpierw ustalić:
- jaki typ bazy danych;
- co trzymamy w takim dokumencie;
- jeśli baza będzie rozporoszona, jakie potrzebne są narzędzia do scalania baz;
Odpowiedzi na pytania i zrobienie wytycznych pozwoli np. uniknąć stworzenie kilku systemów archiwizowania danych, których nie da się połączyć w jedną bazę. Jak przejrzę projekty coś więcej napiszę.

[Wojciech Woźniak]

Witam
Wydaje mi się, że chodzi właśnie o to, aby stworzyć ogólne wymogi bez konieczności narzucania kształtu, czy typu bazy danych. Rozporządzenie wprowadza określone metadane jako wymagane i zastrzega, że system stosowany w urzedzie musi je posiadać (generować) a dodatkowo musi pozwalać na ich eksport i wyodrębnienie. W takiej syytuacji wystarczy więc z danego systemu wyprowadzić dane i metadane na wspólną platformę (zapewne xml) a stamtąd pobierze je system archiwalny. Tak to sobie - w teorii - wyobrażam. Tak więc nie ustala się, ani typu baz, ani narzedzi do ich scalania a jedynie wskazuje się co - w materii metadanych - ma w owych bazach (systemach) się znajdować.

[Anonymous]

Witam
Wydaje mi się, że chodzi właśnie o to, aby stworzyć ogólne wymogi bez konieczności narzucania kształtu, czy typu bazy danych. Rozporządzenie wprowadza określone metadane jako wymagane i zastrzega, że system stosowany w urzedzie musi je posiadać (generować) a dodatkowo musi pozwalać na ich eksport i wyodrębnienie. W takiej syytuacji wystarczy więc z danego systemu wyprowadzić dane i metadane na wspólną platformę (zapewne xml) a stamtąd pobierze je system archiwalny. Tak to sobie - w teorii - wyobrażam. Tak więc nie ustala się, ani typu baz, ani narzedzi do ich scalania a jedynie wskazuje się co - w materii metadanych - ma w owych bazach (systemach) się znajdować.

Jeśli chodzi o zdefiowanie jakie są wymagane metadane, ale warunek, ze będzie to xml. Wtedy ma to ręce i nogi. Baza, którą admistruje dane trzyma w xml-u.

[Wojciech Woźniak]

Witam
Określenie wymagań dla systemów infromatycznych zawarto w rozporzadzeniu RM z 11 X 2005 (DzU 2005, nr 212, poz. 1766). Jako standard układu infromacji w dokumencie elektronicznym wskazany jest tam xml właśnie. Przy zachowaniu więc wymaganych w projektowanym rozporządzeniu elementów ujętych w język xml nie powinno być problemu z migracją danych (i metadanych) pomiędzy systemami. Tak przynajmniej wydaje się z teoretycznego punktu widzenia.   Czy jednak informatyka jest do końca przewidywalna? Spotkałem się już gdzieś z artykułem wieszczącym zmierzch xml...

[d.kostyra]

Witam
Określenie wymagań dla systemów infromatycznych zawarto w rozporzadzeniu RM z 11 X 2005 (DzU 2005, nr 212, poz. 1766). Jako standard układu infromacji w dokumencie elektronicznym wskazany jest tam xml właśnie. Przy zachowaniu więc wymaganych w projektowanym rozporządzeniu elementów ujętych w język xml nie powinno być problemu z migracją danych (i metadanych) pomiędzy systemami. Tak przynajmniej wydaje się z teoretycznego punktu widzenia.   Czy jednak informatyka jest do końca przewidywalna? Spotkałem się już gdzieś z artykułem wieszczącym zmierzch xml...

Witam

Przejrzałem rozporządzenie. Czyli metadane będą trzymane w  pliku xml z kodowaniem znaków UTF 8. Przjerzałem też projekt pliku xml, w jakim mają być przechowywane dane w archiwach elektronicznych (http://www.archiwa.gov.pl/?CIDA=515). Kilka spostrzeżeń związanych z używaniem bazy danych z metadanymi przechowywanymi wplikach xml.

1. Duża ilość danych w xml-u oznacza zastosowanie odpowiedniego stronicowania szukania w bazie, co ma wpływ na szybkość wyszukiwania treści w bazie.

2. Warto w przypadku duźej ilości danych, będących kryteriami szukania w bazie, stosować zesłownikowanie, co poprawia wydajność szybkości szukania danych w bazie.

3. Dla zbiorów elektronicznych dokumentów z małą ilością danych stosować open sourcowe bazy typu My SQL, PostgreSQL, (darmowa edycja MS SQL).

4 Dla baz z duźą ilością danych stosować komercyjne bazy danych np. MS SQL, Oracle.

Te propozycje ogólnych warunków technicznych dot. oprogramowania bazodanowego, będące efektem wdrożenia elektronicznej bazy danych i budowania zasobu elektronicznego od 2000 roku.

Damian Kostyra