Internetowe Forum Archiwalne > Archiwizacja materiałów cyfrowych i digitalizacja analogowych

Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE) w testach

(1/2) > >>

Kazimierz Schmidt:
Właśnie został odebrany prototyp systemu informatycznego do zarządzania archiwalnymi dokumentami elektronicznymi wytworzonymi przez administrację publiczną.
zob. http://ade.ap.gov.pl/

Prototyp został zrealizowany przez Naukową i Akademicką Sieć Komputerową na podstawie decyzji 266/DIN/2006 Ministra Edukacji i Nauki i na zlecenie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.
W testach prototypu brały (i jeszcze biorą) udział trzy urzędy:
- Urząd Miasta w Chorzowie,
- Urząd Miasta w Częstochowie,
- Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych.
Wszystkie te podmioty stosują do załatwiania spraw systemy informatyczne przeznaczone do wspomagania obiegu dokumentów elektronicznych. Za pomocą tych systemów (odpowiednio dostosowanych) przygotowano eksporty danych testowych w układzie zgodnym z Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519.
UWAGA! w dostępnym pod ww. adresem, pod którym można zobaczyć jak uporządkowane są dane (a raczej metadane) znajdują się materiały TESTOWE. Testowaliśmy system na prawdziwych danych z urzędów, ale w związku z tym, że chcieliśmy uzyskać tak bardzo potrzebne doświadczenie, dane nie zawsze są kompletne (brakuje dokumentów w sprawach), mają niekiedy celowo zrobione "testowe" dopiski (np. w części dokumentów przesłanych z NDAP w formacie html celowo znajduje się dopisany na końcu ciąg polskich znaków "łóśćżąśćół"), a nawet niekiedy są celowo niepoprawne merytorycznie, itd. Nie należy więc wyciągać wniosków z treści dokumentów ponieważ dotąd oficjalnymi miejscami ich przechowywania są ... papierowe teczki aktowe.
Chodzi o ocenę możliwości systemu i jakości przygotowanych metadanych, a nie o ocenę treści dokumentów. Mamy jednak nadzieję, że umieszczone w systemie dane testowe (a będzie ich jeszcze więcej) pozwolą na zapoznanie się z możliwościami jakie niesie za sobą Rozporządzenie MSWiA porządkujące metadane dla dokumentów elektronicznych przesyłanych do archiwów państwowych.
Bez względu na to że dla jednych jest ono zbyt restrykcyjne:
 (np. jak może minister od informatyzacji narzucać strukturę dla "naszych wyjątkowych" dokumentów, to nam nie pozwoli pracować...)
a dla innych zbyt ogólne:
(np. dając takie ogólne wymagania nie da się potem walidować poprawności struktury metadanych a co za tym idzie realizować tak pożądanej interoperacyjności)
z całą pewnością można powiedzieć że "możliwości wyszukiwawcze w takim elektronicznym archiwum są ZASADNICZO WIĘKSZE niż w archiwum papierowym. A porównanie do dokumentacji przekazanej na papierze i jeszcze nieopracowanej to już przepaść...
Podam tu tylko jeden, nie zawsze przez wszystkich dostrzegany, argument za informatyzacją: już w trakcie pierwszych testów systemu niektórzy użytkownicy mając taką możliwość oczywiście zaczęli zaglądać do treści dokumentów i szukać co też takiego akceptował Dyrektor co robił niżej podpisany itd. A to tylko świadczy o tym, że gdy pojawią się w systemie materiały archiwalne to będzie to po prostu pożądane narzędzie nie tylko dla historyków.
 
Nie załączam instrukcji wyszukiwania (bo będzie dostępna on-line) ani wykazu uwag jakie samym uczestniczącym w teście pomiotom się już nasunęły. Pozostawiam więc forumowiczom ocenę intuicyjności interfejsu a także czekam (czekamy) na pytania. Odebranie prototypu gotowego do eksploatacji to dopiero początek drogi.
Na koniec warto dodać, że ww. Rozporządzenie MSWiA wchodzi w życie 6 miesięcy od ogłoszenia. Nie znaczy to że w maju 2007 od razu coś trafi do systemu drogą przewidzianą w przepisach prawa... ale może.

niniejsze ogłoszenie ukazało się także na forum epl:
http://epl.icm.edu.pl/forum/viewtopic.php?p=432#432
Tamże dodatkowo załączono przykładową prawidłową technicznie paczkę archiwalną (NDAP_COIA) i spis zdawczo-odbiorczy do niej.

Wojciech Woźniak:
Witam
Przejrzałem strony i pierwsze pytanie jakie mi się nasuwa to: dlaczego system nie przeszukuje treści zamieszczonych w nim dokumentów?

Wojciech Woźniak:
Witam
W systemie znajdują się dokumenty będące skanami, czyli obrazy, ale są również pliki .doc. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby były też pliki Open Offica, czy innego edytora tekstów. Z oprogramowaniem freewarowym nie ma problemu: użytkownik ściągnie sobie i zainstaluje wymaganą aplikację jeśli będzie chciał dotrzeć do danego dokumentu. Co jednak z - drogimi przecież, a powszechnymi w polskich urzędach - pakietami biurowymi MS? Czy nie powinno być tak, że obywatel nie musi dopłacać jeśli chce skorzystać z prawa do informacji?

Bogusław Kleszczyński:
Open Office powinien wszystko (może poza bazą danych) otwierać a jeśli chodzi o .doc to Word Viewer czy Excel Viewer też są darmowe. Można co najwyżej w instrukcji dla korzystających wspomnieć o tych programach.

Kazimierz Schmidt:

--- Cytat: "Wojciech Woźniak" ---Witam
(...) Co jednak z - drogimi przecież, a powszechnymi w polskich urzędach - pakietami biurowymi MS? Czy nie powinno być tak, że obywatel nie musi dopłacać jeśli chce skorzystać z prawa do informacji?
--- Koniec cytatu ---

oraz:

--- Cytat: "Wojciech Woźniak" ---(...) pierwsze pytanie jakie mi się nasuwa to: dlaczego system nie przeszukuje treści zamieszczonych w nim dokumentów?
--- Koniec cytatu ---

Aby wojna "Microsoft kontra reszta świata" nie zdominowała i naszego forum (jest o tym dość w wielu innych poważnych miejscach - wystarczy zapytać w Internecie używając kombinacji terminów takich jak "otwarte" "standardy" "format" "odt" "doc" itd.) wyjaśniam:
ADE nie jest od tego i nie może mieć wpływu na to w jakim formacie dostarczane są dokumenty wytworzone w toku załatwienia spraw. Precyzyjnie reguluje to rozporządzenie MSWiA w sprawie w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i ...  (zob. na ifar: http://lublin.ap.gov.pl/ifar/ifarforum/viewtopic.php?t=597 ). Otóż zgodnie z tym rozporządzeniem przekazywane materiały archiwalne zapisuje się w formacie, w którym były ostatnio przechowywane przez podmiot przekazujący. Były propozycje aby przekazywać w "formacie otwartym" ale nie przeszły. Więcej na ten temat można znaleźć tu. http://prawo.vagla.pl/node/6891#comment-2326 .
Być może warto się zastanowić czy konwersja do formatu otwartego (co by przez to nie rozumieć - na pewno do innego formatu) powinna być zrealizowana od razu i tak jak to bywa w Sieci kopie w formacie otwartym mogłyby być udostępniane równolegle. Ułatwiłoby to także postulowane wyżej przeindeksowanie treści dokumentów (dziękuję za tę uwagę!).  
Wbrew pozorom nie jest to tylko problem techniczny, ale także strategiczny. Otóż prędzej czy później ADE i tak będzie musiało hurtowo "uciec" od przestarzałych formatów. Czyli w którymś momencie i tak pojawi się potrzeba wykonania zadania: "zamień wszystkie pliki formatu "doc" na ... no właśnie na co? Może się świat (też UE, RP) dogada jaki ma być ten wskazany, sprawdzony, zapewniający powszechny dostęp, otwarty format.
Może.
Jak już będzie wiadomo jaki format, to się to zrobi konwersję w swoim czasie (pozostawiając "oryginały" nienaruszone). Jeśli się świat nie dogada to i tak trzeba będzie coś wybrać. Tylko zanim będzie to niezbędne, żeby zapewnić dokumentom możliwość ich otwierania, minie jeszcze parę lat.
Podejmowanie teraz takiej decyzji, gdy mamy do czynienia z PROTOTYPEM wydaje się jednak nieuzasadnioną rozrzutnością. To samo dotyczy słusznego (jak sądzę) postulatu przeindeksowania treści dokumentów.

Dlaczego rozrzutnością? Otóż przywiązanie naszej administracji do papierowych teczek aktowych i segregatorów zapełnionych kolejnymi napływającymi dokumentami jest tak wielkie, że śmiem wątpić czy prototyp będzie wymagał rozbudowy. Bo po prostu prawie nikt niczego nie będzie przekazywał do ADE. No chyba, że wolno by było przekazywać zamiast precyzyjnie uporządkowanych danych jakieś stare nośniki "żeby archiwum się zajęło" - o wtedy to zaraz mielibyśmy ogromny zbiór... ale to już inny, powtarzający się niestety, temat, który zacznę niebawem jako nowy wątek na Ifarze.

Nawigacja

[0] Indeks wiadomości

[#] Następna strona