baza danych IZA 6.0

[Anna Laszuk]

Rozmawiamy o EAD, rozmawiać też możemy o aktualnie przygotowanym narzędziu do opracowywania inwentarzy w wersji elektronicznej. Nowa wersja IZA 6.0 ma poszerzony moduł opisu dokumentacji kartograficznej oraz dodany moduł opisu materiałów ulotnych dostosowywany do przygotowywanych wskazówek metodycznych do opracowywania tych materiałów. Omawiana była wczoraj na posiedzeniu zespołu Informatyka i Archiwa i ustalono, że będzie testowana jeszcze w styczniu. Osoby zainteresowane tą wersją i jej testowaniem proszę o zgłaszanie się do mnie lub do Marka Kuczyńskiego.

Na uwagi czekamy po Świętach i po Nowym Roku, a na najbliższy okres życzę radosnych chwil wytchnienia przy kolędach i blasku choinkowych świateł.

[Wojciech Woźniak]

Witam
Taki tu spokój...
Na początek sugestia: może warto skorzystać z okazji wprowadzenia nowej wersji i pokusic się o wprowadzenie jej do obligatoryjnego stosowania...?

To co cieszy:
- przycisk odysłający do raportu wydruku w formularzu edytor dokumentacji
- oznaczenie bieżącej sygnatury w nagłówku tegoż formularza
- wydruk serii z liczbą j.a. i datami (nie trzeba będzie montować samodzielnie   )

To co nie działa:
- Wyświetlanie podserii w formularzu edytor dokumentacji. Problem polega na tym, że w polu z nazwą podserii wyświetlają się tylko nazwy podserii pierwszej serii w zespole, mimo, że identyfikatory są wlaściwe. Jeśli dany identyfikator nie wystepuje jako identyfikator podserii w serii pierwszej wówczas nie wyświetla się w polu nazy nic, jęsli zaś jest to taki sam identyfikator jak wystepujący w pierwszej serii wówczas wyświeętla się nazwa odpowiadającej mu podserii, ale z serii pierwszej.
- Import. Błąd przy przenoszeniu danych z wcześniejszej IZY
W kwerendzie dołączającej IZA06 w kolumnie PISMO jest w polu dołącz do: RODZAJPISMA i analogicznie w kolumnie RODZAJPISMA jest PISMO w efekcie dane trafiają do niewłaściwych kolumn
- Wyszukiwanie. Wyszukiwarka nie przeszukuje indeksów.

To co budzi wątpliwości
- Długość pola identyfikatora podserii. W tabeli podseria - podid powinno mieć ograniczoną długość do 8 znaków, bo w tabeli inwentarz jest takie ograniczenie.
Ale na marginesie trzeba zauważyć, że identyfikator serii ma długość 10 znaków, a podserii tylko 8 znaków – tak było i w poprzedniej IZIE. W sumie nie bardzo wiem skąd to ograniczenie?
- Czy na pewno rezygnacja z granic chronologicznych przy wyszukwianiu jest dobrym pomysłem?
- W edytorze dla dokumentacji... brak możliwości przechodzenia pomiędzy polami nazwa serii, podserii i wpisywania początku nazwy serii/podserii (a taką możliwość sugerują strzałki pół rozwijanych) – nie jest to opcja niezbędna, ale ułatwiała dotychczas życie.

To co budzi największą wątpliwość:
- Dlaczego pojawił się moduł opisu materialów ulotnych (sam w sobie oczywiście potrzebny) ale oparty na projekcie wskazówek, podczas gdy nie ma modułu do opisu fotografii a wskazówki już obowiązują?

[Wojciech Woźniak]

Witam
To co zastanawia
Wprowadzenie dodatkowego pola zawierającego nazwę obcojęzyczną. Nie bardzo rozumiem sens tego posunięcia. IZA ma być bazą dla opisu na poziomie jednostki (i niżej) a nazwa zespołu funkcjonowaą powinna na poziomie opisu zespołu (Sezam). Wydawało mi się, że istniejąca dotychczas nazwa zespołu jest tylko swoistym pomostem pomiędzy obiema bazami i w przypadku ich połączenia w oczywisty sposób stanie się zbędna (wraz z całą tabelą ZESPOŁY). Skąd więc teraz idea nazwy obcojęzycznej?

PS. Piszcie ludzie - będziecie tej bazy używać i narzekać!

[Wojciech Woźniak]

Witam
PS. Piszcie ludzie - będziecie tej bazy używać i narzekać!

W sensie - że jeśli nie zgłosicie uwag, nie będziecie mieć prawa narzkać, że to czy tamto Wam nie odpowiada, a nie w sensie że baza kiepska  

[Anna Laszuk]

Dzięki za uwagi! Poza Panem nikt nie zgłosił (do mnie) chęci obejrzenia tej wersji bazy danych, więc może dlatego nie ma uwag.

[Hanna Staszewska]

Uwagi do bazy IZA 6.0 z AP Poznań przedstawiliśmy na posiedzeniu zespołu "Informatyka i Archiwa", które odbyło się w naszym archiwum w grudniu 2006 r. Wtedy też trochę ponarzekaliśmy .
Ale jeśli jeszcze coś nam się nasunie, na pewno to zgłosimy.
Jeśli chodzi o nazwę obcojęzyczną twórcy zespołu: skoro IZA 6.0 generuje stronę tytułową inwentarza, powinna być ona zgodna z obowiązującymi przepisami, a przewidują one zamieszczenie obcojęzycznej nazwy.

[Wojciech Woźniak]

Witam
Co do strony tytułowej - fakt: IZA 6,0 generuje stronę i fakt, że tej opcji niektórym użytkownikom brakowało w IZIE 5,0. Ale czy gra jest warta świeczki? To znaczy czy warto do bazy wprowadzać dodatkowe dane tylko po to, by je otrzymać na wydruku? Strona tytułowa dostępna z IZY 6,0 będzie i tak musiała być edytowana w Wordzie zawsze gdy w zespole wystąpią priora i posteriora, a taka sytuacja nie jest przecież rzadkością.

[Maciej Zdunek]

- Czy na pewno rezygnacja z granic chronologicznych przy wyszukwianiu jest dobrym pomysłem?

Z tego co wiem było to podyktowane tym, że strasznie przedłużało to wyszukiwanie. Osobiście robiłem testy na kilku komputerach w naszym archiwum (na IZIE 5.0) i średni czas wyszukiwania z uwzględnieniem granic chronologicznych (po przeniesieniu wszystkich danych) to, o ile pamiętam, 8-9 minut, na niezłej klasy komputerze :shock: . To samo wyszukiwanie bez kryterium chronologicznego - ok. 40-45 sekund. Poza tym wynik wyszukiwania można samemu ułożyć narastająco i na jedno wyjdzie. Nie wspominając o tym, że jednostki bez dat i tak nie były przecież ujęte w takim wyszukiwaniu. To chyba gra niewarta świeczki...
Niestety, masz Wojtku rację, że indeksy nie są przeszukiwane przy wyszukiwaniu pełnotekstowym, co rzeczywiście koniecznie trzeba poprawić

[Wojciech Woźniak]

Jeśli chodzi o nazwę obcojęzyczną twórcy zespołu: skoro IZA 6.0 generuje stronę tytułową inwentarza, powinna być ona zgodna z obowiązującymi przepisami, a przewidują one zamieszczenie obcojęzycznej nazwy.

Zasadniczo zgoda, ale - jak doskonale wiesz Hanno - ten sam przepis wskazuje, że na stronie tytułowej ma być umieszczone również nazwisko wykonawcy inwnetarza... Na razie IZA takiej formy strony tytułowej nie generuje.

Dzięki Macieju, teraz znam powody zmiany wyszukiwarki. U nas były podobne problemy. Ale z drugiej strony może nie trzeba wylewać mydła z kąpielą. Może wyszukiwarka powinna uwzględniać opcję przeszukiwania z uwzględnieniem dat? To znaczy jeśli ktoś sobie życzy zaznacza pole wyboru i dopiero wówczas uruchamia się kwerenda przeszukująca również daty? Wówczas ci, którym zależy na czasie rezygnowaliby z przeszukiwania dat, a ci, którym zależy bardzo na datach wychodziliby na kawę .

[Wojciech Woźniak]

To co zapewne by ucieszyło:
Przy podglądzie pełnych danych na temat danej jednostki w wynikach wyszukiwania nie można oglądnąć zawartości pól: "tytuł tłumaczony" i "treść/zawartość". (Podobnie było w IZIE 5,0) Sądze, że taki podgląd byłby opcją przydatną, zwłaszcza w sytuacji gdy wysukiwane słowo znajduje się właśnie tam.

[Wojciech Woźniak]

Witam
Tak, wiem, powtarzam się... Ale może warto rozważyć wprowadzenie bazy danych IZA jako obowiązkowej? Jest okazja, bo najnowsza wersja już u bram, więc może przy okazji...? Wydaje mi się to tym istotniejsze, że - jeśli wszystko pójdzie dobrze - wkrótce otrzymamy do rąk kompleksowe narzędzie w postaci Zintegrowanego Systemu. Nie wyobrażam sobie żeby również on był narzędziem fakultatywnym. A skoro się już pojawi nie powinniśmy ryzykować zaskoczenia archiwistów, którzy dotychczas nie pracowali z bazą IZA, że nagle muszą przesiąść się przed komputery. Może warto wprowadzając IZĘ jako obowiązkową kierować się nadzieją, że będzie ona służyć archiwistom w oswajaniu się z nowym stylem pracy?

[Maciej Zdunek]

Pewnie, że pomysł jest dobry. Sam wielokrotnie zastanawiałem sie dlaczego IZA nie jest obowiązkowa, także na tym forum. (m.in. http://www.ifar.lublin.ap.gov.pl/ifarforum/viewtopic.php?t=548&start=0). To rzeczywiście jest dobry moment, ale obawiam się że nic z tego. Pozostaje mieć nadzieję że Zintegrowany System będzie obowiązkowy. Bo skoro SEZAM jest obowiązkowy, a też bedzie częścią tego systemu, to może jest jakaś nadzieja... :?:

[Hanna Staszewska]

Oczywiście, zgadzam się całkowicie.
Ale częścią tego systemu mają być też inne bazy, które też nie są obowiązkowe, a w tym kontekście powinny być. No bo co to za Zintegrowanany System, w którym np. baza SCRINIUM będzie wypełniana tylko w kilku archiwach...

[Wojciech Woźniak]

Witam
Się doczekaliśmy
Baza IZA 6,0 właśnie dotarła do archiwów. Myślę, że powymieniamy się uwagami na jej temat w tym wątku.

[Hanna Staszewska]

I podobno ma być obowiązkowa...