Strony www instytucji państwowych a e-dok

[Wojciech Woźniak]

Witam

(...)  albo sami zaczniemy w urzędach i innych instytucjach posiadających materiały archiwalne digitalizować, albo archiwa będą to musiały zrobić.

Słusznie, a pierwsze kroki już zostały zrobione w formie owych kopii elektronicznych przy okazji budowy BIP. Teraz juz tylko przejść na obieg dokumentacji elektronicznej a publikowane w necie protokoły wyposażyć w stosowne metadane.

No, chyba że zdarzy się cud (w Częstochowie łatwiej w cuda wierzyć), i archiwa po prostu nie będą przyjmowały papieru, a tylko treść, bo np. prawo nie pozwoli inaczej... (...) Walczmy o dobre prawo!

Takie rzeczy to tylko w Częstochowie... Obawiam się, że daleka droga przed nami, choć pierwsze kroki poczynione. Ale proszę choćby zwrócić uwagę na kwestie digitalizacji w archiwach: ciągle przegrywa z mikrofilmowaniem i to mimo, że czas produkcji jednej rolki mikrofilmu dochodzi do 3 lat (!) a czytnik kosztuje 15 tys. zł (to równowartość trzech "wypasionych" komputerów z 19' monitorami). A gdzie tu miejsce ma myślenie o gromadzeniu danych w elektronicznych formach przeszukiwalnych? Dlatego (że się powtórzę) tym cenniejsze byłoby "przechywcenie" wszelkich form elektronicznych powstałych w urzędach, bo każdy "troszeczek" w tej sytuacji to krok w stronę digitalizacji.

A czy nie jest tak, że dokumenty publikowane w BIPie to swego rodzaju metadane dotyczące ich publikacji właśnie?

Pewnie Pan Kajetan odpowie na Pana pytanie bardziej kompetentnie, ale kto mi zabroni wtrącić swoje ? Myślę, że dokumenty publikowane w BIPie zawierają metadane dotyczące ich publiakcji, ale na nich akurat zależeć powinno chyba tylko historykom BIPu... Zawierają jednak też metadne dotyczące samych siebie tzn. określenie autora, daty powstania, statusu, rodzaju, etc. a więc mają już sporo cennych informacji, które w normalnym trybie dodaje się do opisu w archiwum (zakładowym lub państwowym). W przypadku o jakim pisał Pan Kajetan, gdy owe publikacje pochodzą z obiegu dokumentów elektronicznych te metadane są o wiele pełniejsze niż te jakie mogłyby być nadane w archiwum.
Ale i w pozostałych przypadkach mają coś bardzo cennego - treść w postaci elektronicznej. A to jest chyba najmocniejszy argument za tym, żeby zastanowić się nad losami wersji elektronicznych dokumentów z lat '90 i tych powstających współcześnie obok wersji papierowych i mimo, że rodzących się wcześniej skazanych na pozostawanie w cieniu, bo ważność zyskuje dopiero wydruk.

[Jarek]

… niby liczy się przede wszystkim treść ale wygląda to moim zdaniem tak – treść dokumentu papierzanego czy elektronicznie podpisanego opublikowana w BIPie jest zabezpieczona zgodnie z zasadami BIPu, ale tak czy owak jest to tylko kopia za zgodność której z oryginałem odpowiada ten kto dokument do BIPu wprowadził. Kopia dokumentu w BIPie stanowi dowód że treść oryginału tego dokumentu została wtedy to a wtedy opublikowana, niezupełnie jest więc tak że dokumenty będą się dublować. Treść owszem, ale bezzasadne byłoby archiwizowanie z BIPu tylko samej informacji o opublikowaniu treści danego dokumentu bez tej treści, zawsze też może się zdarzyć pomyłka w tym co trafiło do BIPu, trzeba móc to porównać. Póki co trzeba trzymać i jedno, i drugie, chyba że powstanie taki BIP, w którym publikowane będą elektroniczne oryginały.

[Wojciech Woźniak]

Witam

Kopia dokumentu w BIPie stanowi dowód że treść oryginału tego dokumentu została wtedy to a wtedy opublikowana, niezupełnie jest więc tak że dokumenty będą się dublować.

To fakt - nie tyle będą się dublować, co w sieci istnieć będzie elektroniczna kopia papierowego (lub elektronicznego jesli w tym przypadku o kopiach mówić można) oryginału.

Treść owszem, ale bezzasadne byłoby archiwizowanie z BIPu tylko samej informacji o opublikowaniu treści danego dokumentu bez tej treści, zawsze też może się zdarzyć pomyłka w tym co trafiło do BIPu, trzeba móc to porównać.

Ależ oczywiście zgoda - jeśli już archiwizować wersje elektroniczne z BIP to nade wszystko w celu uchwycenia treści.

Póki co trzeba trzymać i jedno, i drugie, chyba że powstanie taki BIP, w którym publikowane będą elektroniczne oryginały.

Fakt, ale to nie chodzi o typ BIPu tylko o kształt kancelarii - przepisy już są, wystarczy je zastosować i wprowadzić w instytucji/urzędzie obieg dokumentów elektronicznych. Sprawa będzie rozwiązana, bez papieru i bez problemów z dublowaniem się czy kopiowaniem.

[Jarek]

Fakt, ale to nie chodzi o typ BIPu tylko o kształt kancelarii - przepisy już są, wystarczy je zastosować i wprowadzić w instytucji/urzędzie obieg dokumentów elektronicznych. Sprawa będzie rozwiązana, bez papieru i bez problemów z dublowaniem się czy kopiowaniem.

No nie całkiem. BIP to z jednej strony zbiór kopii dokumentów których oryginały byłyby w takiej elektronicznej kancelarii, ale z drugiej to swego rodzaju tablica urzędowych ogłoszeń. BIP nie generuje dla elektronicznej kancelarii potwierdzenia publikacji - sam w sobie jest takim potwierdzeniem. Nie ma też chyba sensu próbować za wszelką cenę unikac dublowania treści - selekcjonowanie pod tym kątem BIPu byłoby chyba zbędną i kosztowną mitręgą.

[Wojciech Woźniak]

BIP nie generuje dla elektronicznej kancelarii potwierdzenia publikacji - sam w sobie jest takim potwierdzeniem.

Nie bardzo rozumiem, co Pan ma na mysli Panie Jarku - o jakie potwierdzanie publikacji chodzi?

Nie ma też chyba sensu próbować za wszelką cenę unikac dublowania treści - selekcjonowanie pod tym kątem BIPu byłoby chyba zbędną i kosztowną mitręgą.

Pisząc o dublowaniu miałem na myśli dublowanie w wymiarze: papier - wersja elektroniczna, a nie wersja elektroniczna - wersja elektroniczna.

[Jarek]

dublowanie pozostanie dublowaniem, tyle że, moim zdaniem, niekoniecznie musi to być złe.
W przypadku niektórych dokumentów jest obowiazek ich publikowania w BIP na tyle istotny, że dokument nieopublikowany bedzie po prostu nieważny.

[Wojciech Woźniak]

Witam
Czy dublowanie będzie złe? Fakt - niekoniecznie - może lepiej mieć za dużo niż za mało.
Sęk w tym, że w świetle dzisiejszego prawa protokół sesji wytworzony w 1995 r. jest ważny tylko w swojej wersji papierowej. Tymczasem ma on wersję elektroniczną na stronie www, która nie jest w sensie prawnym dokumentem, ale jest obiektem zdigitalizowanym, takim jakie chcemy w przyszłości trzymać w archiwach i udostępniać użytkownikom. Chodzi więc o to, by ten obiekt trafił do archiwum razem z papierowym, po to by nie trzeba było drugi raz wykonywać tej samej pracy - digitalizacji.

[Wojciech Woźniak]

Witam,
dyskusja w tym wątku jest już wprawdzie wiekowa, ale problem - moim zdaniem - istnieje nadal. Oto okazuje się teraz, że są instytucje, które chcą przekazywać do swoich archiwów zakładowych oprócz dokumentacji papierowej również wersje elektroniczną - w tym wypadku są to jedynie pierwotne wersje wydruków, które dopiero jako takie zaistniały w roli dokumentów. Są więc to tylko kopie, ale kopie w formie elektronicznej. W kontekście omawianych tu spraw warto zauważyć, że mają one i tę przewagę nad skanem, iż są w całości przeszukiwalne.
Czyżby więc idea zadbania o elektroniczne wersje dokumentów papierowych, powstających za pomocą narzędzi informatycznych nie była li tylko teoretycznymi dywagacjami?

[Kazimierz Schmidt]

Toć przecież trąbie o tym od dawna, że wartość archiwalna takich materiałów jest nie do przecenienia. Właśnie dlatego że ich wartość informacyjna jest znacząco większa niż papierów. Tylko, że powinny one być opisane metadanymi zgodnymi w przepisami prawa w tym zakresie i odpowiednio uporządkowane. Więcej na ten temat jest tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=825
Artykuł rozwijający temat wartościowania takiej dokumentacji i znaczenia uporządkowanych metadanych jest w przygotowaniu do następnego numeru Archeionu (echa konferencji 19-20 czerwca 2007).
Trzeba przypomnieć, że nie chodzi tu (jak w tytule wątku) o "strony www", które są wtórne w stosunku do pierwotnie wytworzonych plików z których drukowano dokumenty do podpisu, tylko o te właśnie pierwotne pliki. Niebawem będzie tak, że procesie załatwiania spraw (a w niektórych podmiotach już się to dzieje) papieru nie będzie w ogóle. Tylko przychodzący dokument i nic więcej (bo wychodzący jak nazwa wskazuje - wyjdzie nie zewnątrz). A nawet będą sprawy (już są) w których przychodzący dokument nie będzie papierem. I jak wtedy będzie wyglądała realizacja art. 6 ustawy archiwalnej?
Urząd Miasta Częstochowy pojawiał się już jako przykład na Forum. Myślę że mogę dodać iż właśnie Podlaski Urząd Wojewódzki wystartował na poważnie z pełnym obiegiem elektronicznym wewnątrz urzędu. Na razie papiery z załatwianych spraw jeszcze są składane do teczek. Taki podwójny obieg dokumentów wymusza instrukcja kancelaryjna w randze rozporządzenia. Wierzę jednak (i urzędnicy w PUW) że niebawem MSWiA zmieni rozporządzenie w tej sprawie i pozwoli realizować obieg wyłącznie elektronicznie. W NDAP wiemy co to znaczy pracować w podwójnym obiegu dokumentów (ta sama sprawa i w teczce aktowej i w systemie informatycznym). Jestem pewien, że na dłuższą metę się tak nie da pracować bo wszystko trzeba robić podwójnie. I jestem pewien że to papier przegra z dokumentem elektronicznym. Jest to już tylko kwestia czasu. Tak jak fotografia tradycyjna przegrała z cyfrową. Dlatego właśnie powinniśmy stanąć na głowie żeby wypracować TERAZ dobrą praktykę "łapania" dokumentacji elektronicznej i to w "sposób odzwierciedlający załatwianie spraw" jak wymaga tego art. 6. Żebyśmy potem nie dostali do archiwum nieuporządkowanej zawartości dysków twardych, albo uporządkowanej w sposób zrozumiały tylko dla jakiegoś oprogramowania  komercyjnego i to w wersji już nie produkowanej. Dlatego tak ważne są rozporządzenia MSWiA z art. 5 ust.2a, 2b i 2c ustawy archiwalnej.

Warto też śledzić co dzieje się na forum e-PUAP. Bo tam się wykuwa praktyka na najbliższe lata. Praktyka zmierzająca w konsekwencji do likwidacji papierowych dokumentów w ogóle.
Ze strony http://www.e-puap.mswia.gov.pl/index.php?option=com_content&task=view&id=152&Itemid=1
warto zacytować:
"Komunikacja pomiędzy urzędami i osobami fizycznymi wymaga uzgodnienia standardów przekazywanych danych i dokumentów elektronicznych. Ustalenie, że dokumenty elektroniczne będą przekazywane w strukturach XML jest pierwszym z wielu kroków do interoperacyjności."
Podkreśliłem "pierwszym z wielu kroków" ponieważ nie wszyscy zdają sobie sprawę że jeśli już coś jest w XML-u to automatycznie jest interoperacyjne. Trzeba teraz powalczyć żeby powstające dokumenty elektroniczne dostawały w cyklu swojego życia OD RAZU i automatycznie niezbędne metadane. Bo potem nie będzie ich komu dopisać. Wracam więc do studiowania materiałów z e-PUAP. Do czego i Was zachęcam.

[Wojciech Woźniak]

Witam,
Sęk w tym, że to o czym w tym wątku rozmawiamy to pliki już powstałe, jako wersje pierwotne wydruków, czy publikacji na stronach www (stąd tytuł wątku), ale niestanowiące dokumentów elektronicznych. Nie wydaje mi się żeby można było dziś zrobić dokument elektroniczny z protokołu napisanego w Wordzie w 2000 r. (chyba że się mylę?). Wartość jednak tego pliku jest spora w kontekście digitalizacji, o czym powyżej w wątku.
Wydaje mi się, że kwestia tego rodzaju nie jest regulowana żadnymi przepisami i trudno (nawet bardzo) będzie zmusić urzędników, żeby tego rodzaju pliki zaopatrzyli w metadane.
Stąd cały problem - jak nie dopuścić do tego, by to, co już ma postać cyfrową (nawet tylko w formie kopii) przepadło, podczas gdy i tak, prędzej czy później, tworzone będą cyfrowe kopie dokumentów papierowych również tych powstałych jako wydruki plików komputerowych.

[Kazimierz Schmidt]

Nie wydaje mi się żeby można było dziś zrobić dokument elektroniczny z protokołu napisanego w Wordzie w 2000 r. (chyba że się mylę?).

Bardzo Panu dziękuję za to zdanie. Mnóstwo wyjaśnia. Zawsze się dziwiłem dlaczego ludzie w Polsce ludzie traktują mejla przysłanego z Bardzo Ważnego Ministerstwa jak śmieć ale już faks z tego samego źródła zupełnie inaczej. Dlaczego w wielu urzędach drukuje się mejle i wkłada do teczek rzeczowych aby stanowiły dowód działalności.
Otóż protokół napisany w Wordzie spełnia wszystkie cechy ustawowej definicji dokumentu elektronicznego. O po prostu nim JEST i wcale nie trzeba zeń "robić dokumentu". A to że jest niepodpisany to już zupełnie inna sprawa. Apropo: papierowy też jest podpisany tylko na ostatniej stronie...
Idąc dalej: każdy skan dokumentu papierowego przychodzącego do urzędu też JEST dokumentem elektronicznym. Inna sprawa czy są to dokumenty ewidencjonowane (czyli takie dokumenty elektroniczne które świadczą o wykonywanej działalności w tym o załatwianiu spraw).
Dokumentem ewidencjonowanym może być także e-mail, a nawet dekretacja zapisana w systemie EOD (elektronicznego obiegu dokumentów) jako wpis w bazie danych.
Dlatego właśnie w rozporządzeniu MSWiA jest wymaganie aby (jeśli jakiś dokument elektroniczny ma świadczyć o załatwianiu spraw) dla każdego dokumentu ewidencjonowanego było wiadomo:
- kto jest odpowiedzialny za treść (twórca)
- kiedy został stworzony (data)
- co to w ogóle jest (typ wg Dublin Core)
- jaką na nazwę (tytuł)
- jak się nazywa format w którym go zapisano (format)
- czy dokument jest dostępny publicznie (dostęp)
- jaki ma unikatowy identyfikator (identyfikator)
a także (jeśli wiadomo)
- do kogo był wysłany (odbiorca)
- do jakiej grupy (sprawy) dokumentów należy (grupowanie)
itd.
I tego musimy dopilnować dla dokumentów tworzonych TERAZ, przy założeniu że mają zastąpić dokumenty papierowe.
Dokumenty wytworzone wcześniej (zanim weszło w życie rozporządzenie) nie mają metadanych złapanych w systemie EOD, tylko bezpośrednio wpisane do pliku przez aplikację edytora tekstów. Ich jakość i przydatność do celów archiwalnych jest  znikoma w porównaniu z metadanymi złapanymi w systemie EOD. Proszę sobie porównać metadane i powiązania dokumentów elektronicznych (a jednak dokumentów!!!) które można znaleźć tu:
http://www.nationalarchives.gov.uk/ERO/browse.aspx?id=398&level=5
i tu:
https://ade.ap.gov.pl/ndap/showItemDigest.do?objId=32556&type=documents#
(trzeba się spieszyć bo ten drugi link niedługo nie będzie działał - i to nie tylko dlatego że po skończeniu testów ADE przejmuje NAC, ale przede wszystkim dlatego, że po przekazaniu pierwszych partii "poważnych" danych z systemów EOD, ze względu na polską ustawę o ochronie danych osobowych, większość metadanych zostanie ukrytych)

[Wojciech Woźniak]

Witam,

Otóż protokół napisany w Wordzie spełnia wszystkie cechy ustawowej definicji dokumentu elektronicznego. O po prostu nim JEST i wcale nie trzeba zeń "robić dokumentu". A to że jest niepodpisany to już zupełnie inna sprawa. Apropo: papierowy też jest podpisany tylko na ostatniej stronie...

Przyznaję, że namieszał mi Pan w głowie... Czy przepis ustawy mówiący:
"dokument elektroniczny - stanowiący odrębna całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych"
łącznie z rozporządzeniem w sprawie niezbędnych elementów dokumentów elektronicznych (z 30 X 2006) nie oznacza, że z dokumentem elektronicznym mamy do czynienia tylko wtedy, gdy posiada on wskazane w rozporządzeniu cechy?

[Kazimierz Schmidt]

Sęk w tym, że to o czym w tym wątku rozmawiamy to pliki już powstałe, jako wersje pierwotne wydruków, czy publikacji na stronach www (stąd tytuł wątku), ale niestanowiące dokumentów elektronicznych.

Faktycznie trochę się pomądrzyłem w poprzednim poście aby "dać odpór" Pana powyższemu stwierdzeniu, (opatrzonemu jednak znakiem zapytania). Mimo iż domyślam się co może być wg Pana dokumentem elektronicznym, mam prośbę o wyjaśnienie dlaczego pliki o których Pan pisze dokumentami elektronicznymi nie są? I jakie musiałyby spełnić wymagania żeby wg Pana nimi były? Teraz już trochę wyjaśniliśmy, ale to bardzo ważne: co legło u podstaw takiego podejścia?

Odpowiadając na Pana pytanie: definicja ustawowa jaka jest każdy widzi. W różnych rozporządzeniach "dodaje się" doń dodatkowe wymagania: a to niezbędne elementy struktury, a to wyróżnik, a to podpis elektroniczny. Nie oznacza, że z dokumentem elektronicznym mamy do czynienia tylko wtedy, gdy te dodatki ma. Po prostu dokument elektroniczny niepodpisany bezpiecznym podpisem elektronicznym też jest dokumentem elektronicznym... tylko że niepodpisanym. Na pewno nie jest on tak mocnym dowodem działalności jak dokument podpisany, ale nie można z powodu braku podpisu stwierdzić kategorycznie, że nie jest to dokument. Analogicznie dokument elektroniczny bez określenia twórcy jest dokumentem ... bez określenia twórcy, bez wyróżnika - dokumentem bez wyróżnika itd.

[Wojciech Woźniak]

Witam,
już wyjaśniam mój punkt widzenia: moim zdaniem definicję dokumentu powinniśmy budować w oparciu o przepis ustawy powiązany z rozporządzeniem. Czyli jeśli ustawa mówi o określonej strukturze a rozporządzenie tę strukturę definiuje to dokumentem elektronicznym jest tylko taki dokument, który tę strukturę posiada. Z takiej interpretacji wynika moja teza, którą Pan przywołuje. Aby więc pliki zapisane w edytorze tekstów stały się dokumentami elektronicznymi trzebaby przypisać im metadane wskazane w rozporządzeniu i podpisać elektronicznie.

[Kazimierz Schmidt]

Bardzo dziękuje, choć zdecydowanie się nie zgadzam z taką interpretacją (inaczej mówiąc będę Pana przekonywał do zmiany zdania.
Dokument elektroniczny (aby sie tak nazywać) wcale nie musi mieć niezbędnych elementów struktury ani byc podpisany podpisem. Niech Pan zwróci uwagę, że jeśli naruszyłbym w tym poście ustawę o ochronie danych osobowych to sąd nie miałby wątpliwości żeby mnie za to rozliczyć...

Polecam np. Dariusz Szostek, Marek Świerczyński: Moc dowodowa dokumentu elektronicznego w postępowaniu cywilnym
niepełny tekst znalazłem tu:
http://www.monitorprawniczy.pl/index.php?mod=m_artykuly&cid=20&id=1996
Ale znam mniej więcej całość tego wykładu bo byłem na podobnym tegoż autora (mam materiały z konferencji!).

Ciekawie zapowiada się program studiów podyplomowych z zakresu e-Administracji.
http://www.e-administracja.org.pl/studia/program.php
Niestety koszt jest za to dla archiwistów nieciekawy
jak widać wiedza kosztuje.