Internetowe Forum Archiwalne > Archiwizacja materiałów cyfrowych i digitalizacja analogowych

Strony www instytucji państwowych a e-dok

(1/9) > >>

Wojciech Woźniak:
Witam
Natrafiłem ostatnio na stronach rodzimego miasta Opola na teksty protokołów sesji rady miasta oraz uchwał od roku 1990, zaopatrzone w przyzwoitą wyszukwiarkę.
W związku ze zbliżającym się wejściem w życie rozporządzeń o dokumentacji elektronicznej zastanawiam się jak owe treści powinny być potraktowane. Przede wszytskim czy owe teksty będą dokumentami elektronicznymi? Czy wobec tego urząd będzie zobowiązany wyposażyć je w komplet metadanych wskaznych przez rozporządzenie? A może nie - może to tylko chwalebna twórczość samorządowców nijak mająca się do dokumentacji elektronicznej? Ale wówczas należałoby podnieść, że zrobiono kawał dobrej roboty w zakresie digitalizacji pewnej części materialów archiwlanych i byłoby trochę bez sensu gdyby w archiwum te same materiały poddano ponownej digitalizacji.
Co Szanowni Formumowicze sądzą o takiej sytuacji?

Kazimierz Schmidt:
Bardzo dziękuję za ten post.
Kończymy prototyp systemu do gromadzenia archiwalnych dokumentów elektronicznych (środki z rezerwy celowej budżetu państwa na informatyzację). Dziś przesyłaliśmy doń testowe dane z urzędów w Częstochowie, Chorzowie (tzn. oni wysyłali - Pani Jolanto, Pani Patrycjo, Kajetanie - dziękuję!) oraz z NDAP.
System bedzie udostępniony (tylko w zakresie dokumentów publicznych oczywiście) powszechnie w Internecie. Instytucje przekazujące dane i archiwa właściwe miejscowo będą miały dostęp w pełnym zakresie.
Jak będzie sprawdzone że dobrze działa - natychmiast ogłoszę. Będziemy liczyć na Forumowiczów.

Wracając do stron Internetowych: to, że dostępne są protokoły z posiedzeń Rady Miasta jest rzeczą oczywistą i wynikającą w przepisów prawa. Każde miasto tak powinno mieć. Ba, każdy podmiot publiczny. Wynika to z przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej. Własnie jest przygotowywane nowe rozporządzenie MSWiA w tej sprawie zob. http://bip.mswia.gov.pl/_service/page_render.asp?sd=true&nodeid=0&topicnodeid=1134&docnodeid=1655

Piszę o BIP-ie i o archiwum dokumentów elektronicznych (nazwijmy je ADE) po to aby zwrócić uwagę na pewną rzecz:
Aby "wyprodukować" BIP najpierw trzeba przygotować dokumenty do opublikowania. Wymagania wobec BIPu są tak duże, że nie da się tego dobrze zrobić "ekstensywnie" za pomocą zwiększenia liczby etatów do zajmowania się BIPem (czli wzynaczenia ludzi, którzy mają za zadanie "zdobywanie" dokumentów elektroniczych do opublikowania). Dlatego zwykle w tle rozbudowanego BIPu działa w urzędzie system do obiegu dokumentów elektronicznych (albo raczej powinien). I to w tym systemie przygototwywane, akceptowane i utrwalane są dokumenty elektroniczne.
W założeniu ADE ma otrzymywać dane z takich systemów a nie te wtórnie ogłoszone w BIP-ach. Argumentów przemawiających za takim rozwiązaniem można znaleźć kilka:
1.
Do archiwum trafiają dokumenty "pierwotne" (specjalnie nie używam słowa "oryginały") - czyli te z których BIP dopiero powstanie (wszak "po drodze" do BIPu rózne rzeczy mogą się zdarzyć.
2.
W każdym podmiocie publicznym wytwarzającym materiały archiwalne musi być wykaz akt. Wykaz akt zgodnie z ostatnimi rozporzadzeniami MSWiA pozostaje klasyfikatorem i kwalifikatorem także dla dkumentów elektronicznych (to oczywiste, że nie można inaczej bo część dokumentacji zawsze będzie papierowa). System do obiegu dokumentów elektronicznych musi zgodnie z prawem ów wykaz akt uwzględniać. A skoro tak to "biorąc" do archiwum dokumenty pierwotne możemy skorzystać z wykazu akt i przekazać do archiwum wyselekcjonowane dokumenty (a tak naprawdę sprawy) zakwalifikowane do kategorii A. I stąd dostaniemy wszystkie porzebne uchwały i n ie tylko. Tak więc dane z BIP będzie można zatrzymać co najwyżej jako przykład (tak wygladał BIP w grudniu 2006). ale na pewno nie jako źródło podstawowych danych bo te będziemy i tak mieli, do tego w wersji pełniejszej i od razu opracowane.
3.
Archiwizowanie zawartości BIPu (czy w ogóle stron internetowych) to trochę tak jak archiwizowanie programu nadawanego przez telewizję. Można nagrywac wszystko jak leci "z anteny" uznając, że to najlepszy sposób na archiwizację takich materiałów. Ale "jak leci" nagrywa się tylko kila dni w roku. A do archiwizacji "idą" materiały pierwotne. Dlaczego?
a) bo audycje się powtarzają
b) bo jakość nadawania jest znacząco niższa od produkcyjnej
c) bo telewizja nie ma prawa utrwalać audycji na których emisję uzyskała jednorazową licencję
d) bo podczas produkcji własnych materiałów powstaje często sporo wartościowych "ścinek" a przede wszystkim cała (bardzo ważna) dokumentacja towarzysząca wyprodukowanym audycjom.
e) bo nie zawsze emituje się całość przygotowaną przez twórców.
Argumenty a), d), e) pasują jak ulał do sytuacji urzędu: to co ma to są "materiały produkcyjne" a to co ogłasza w BIPie to "emisja".
Ponadto opublikowanie w BIPie wiąże się często z zamianą formatu dokumentu pierwotnego na format html albo pdf. A więc z wykonaniem nieautoryzowanej kopii. Wystarczy przyjrzeć się bliżej danym z BIPu MSWiA do któego link jest powyżej. Za dokumenty tam ogłoszone odpowiadają redaktorzy publikujący.
Na koniec polecam BIP Urzędu Miasta w Częstochowie zob. http://czestochowa.bip-gov.pl/.  Tamże można znaleźć nie tylko uchwały  Rady (też od 1990) ale i projekty uchwał . Dzięku temu, że "pod spodem" chodzi system obiegu dokumentów takie coś jest możliwe. Ale współpracując nad projektem ADE z UM Częstochowa, nie pomysleliśmy nawet, że będziemy brać dane z BIP-u - my weźmiemy je bezpośrenio z systemu który dane przygotowuje. I będzemy mieli w ADE nie tylko końcowe dokumenty, ale całe "elektroteczki" albo raczej "elektrosprawy" ilustrujące chronologicznie sposób ich załatwienia.
Polecam BIP UM Częstochowa bo w NDAP jeszcze tak daleko nie jesteśmy ale jesteśmy na dobraj drodze. Mamy system obiegu dokumentów (i mamy BIP, który można z nim zintegrować).  Praktycznie cztery wydziały używają go na codzień. To od nich trafią też testowe "paczki archiwalne" do ADE. Mozliwa jest też pełna informatyzacja urzędu w bliskim czasie. Nie ukrywam, że liczę tu na nowego NDAP :) Bo bez niego się nie uda.
cdn.

Wojciech Woźniak:
Witam
pan Kazimierz Schmidt napisał

--- Cytuj ---Dlatego zwykle  - podkreślenie WW - w tle rozbudowanego BIPu działa w urzędzie system do obiegu dokumentów elektronicznych (albo raczej powinien).
--- Koniec cytatu ---

Pan Schmidt opisał sytuację, w której rzeczywiście sprawy wydają się dość jasne - w tym procesie powstają dokumenty elektroniczne i można z nimi postąpić jak należy. Ale co w sytucji gdy systemu nie ma, a dokumenty np. protokoły sesji, zostały przepisane do Worda a potem wklejone na stronę www? Może w tej sytuacji problem rozwiązałaby odpowiednia kwalifikacja stron www w wykazie akt? (zob. http://www.archiwa.net/articles.php?topic=23).

Kazimierz Schmidt:

--- Cytat: "Wojciech Woźniak" ---Ale co w sytucji gdy systemu nie ma, a dokumenty np. protokoły sesji, zostały przepisane do Worda a potem wklejone na stronę www? Może w tej sytuacji problem rozwiązałaby odpowiednia kwalifikacja stron www w wykazie akt? (zob. http://www.archiwa.net/articles.php?topic=23).
--- Koniec cytatu ---


Więcej na temat propozycji uwzglednienie stron www w wykazie akt pisałem jeszcze na forum Archnetu. Obszerny cytat z tego materiału + dodatkowe przemyślenia jest też na IFAR zob. http://lublin.ap.gov.pl/ifar/ifarforum/viewtopic.php?p=135#135

Myślę, że nadal jest to aktualne. Zwłaszcza nasze forum (to w końcu też "strona www") jest dobrym przykładem.
Oczywiście nie znaczy to że nie należy od czasu do czasu robić "zdjęcia" stony (raz na miesiąc, raz na rok?). Wszystko jednak zależy od możliwości technicznych, prawnych, finansowych i organizacyjnych. Nie czarujmy się: nie mamy na to wszystko środków. Jak Pan myśli ile stron www zarchiwizowalibyśmy za milion zł?
W trakcie konsultacji projektu rozporządzenia MKiDN dotyczącego archiwizacji materiałów publicznej radiofonii i telewizji prezes TVP ostro protestował (uzasadniając to dodatkowymi kosztami i tym, że audycje o wartości archiwalnej i tak ma zachowane i to źródłowe a nie emisję) przeciw przepisowi narzucającymi nadawcy obowiązek nagrywania całego programu "jak leci" ... z trzech dni w roku. Oczywiście MKiDN się nie zgodził bo to nie są duże koszty.
Pytanie jednak brzmi: jak często mielibyśmy robić archiwizację strony www podmiotu (codziennie, co tydzień co miesiąc czy może ... co godzinę)
Dużo w tej sprawie może dac do myślenia co dopiero rozpowszechniony na stronie BIP MSWiA projekt rozporządzenia w sprawie... BIP.
zob. http://bip.mswia.gov.pl/_service/page_render.asp?sd=true&nodeid=0&topicnodeid=1134&docnodeid=1655
Bardzo zachęcam do zapoznania się. I to nie tylko w kontekście tego jak wyglądają BIP-u archiwów państwowych, które przeważnie mają BIP gdzieś (to jeszcze nic - zobaczcie np BIP telewizji publicznej - boki zrywać). Wg BIP-u MKiDN Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych jest Daria Nałęcz, a jeśli już jakiś urząd centralny ma zakładkę "stan załatwiania spraw" to są tam ... numery telefonów czynne w godzinach pracy urzędu. Wróćmy jednak do projektu rozporządzenia:
§ 19.
"Informacje zgromadzone w bazie danych SGBIP oraz informacje publiczne zgromadzone na stronach podmiotowych BIP kopiuje się systematycznie na odrębne elektroniczne nośniki informacji, nie rzadziej niż raz na dobę."
I teraz pytanie konkursowe: ile "odrębnych" nosników będzie po roku jeśli ten przepis nie ulegnie zmianie?
I kolejne pytania: jak długo trzymać te nośniki? czy trzeba wpisac je do wykazu akt?
Oczywiście ideą tego przepisu był obowiązek wykonywania kopii bezpieczeństwa i z cała pewnością nie chodziło o kopiowanie "bez opamiętania". Tym bardziej że np. BIP archiwów państwowych jest utrzymywany na serwerach wynajmowanych od firmy prywatnej i zgodnie z umową ta firma dba o sprawy techniczne. Wykonuje codziennie kopie bezpieczeństwa BIPów ale po pewnym czasie "zagrywa" nośniki kolejnymi kopiami...

Wracając do kwestii "protokoły sesji, zostały przepisane do Worda a potem wklejone na stronę www". To faktycznie dobre pytanie bo skoro wszystkie podmioty publiczne MUSZĄ mieć BIP i często jest to JEDYNE co wyprodukowały elektronicznie w jako-tako uporządkowanej formie (a nie w formie CD-romów w szafce u pana Kazia) to może warto pokusić się o załapanie tegoż...
Ja jestem pragmatykiem: w takim przypadku protokoły z sesji i tak dostaniemy w formie papierowej. I nie próbujmy robić za dany podmiot tego co do niego należy. Jeśli więc miałby nam przekazać owe protokoły z sesji do archiwum to prosze bardzo ale nie jako "oraz strony www" tylko w "paczce archiwalnej" określonej strukturze zgodnie z rozporządzeniem MSWiA. Przecież jeak dostajemy teczki aktowe to chcemy aby każda z nich była opisana, spinacze wyjęte itd... Nie decydujmy za dany podmiot czy uznaje on, że protokoły z sesji "trzyma" w wersji elektronicznej czy na papierze. Jeśli jednak zdecyduje się na to aby nie trzymać papieru (archiwum elektroniczne) to musi wtedy mieć do tego odpowiedni (zgodny z kilkoma przepisami prawa) system informatyczny, a nie stronę www...
Przecież wyniki ostatnich wyborów były (jescze są) prezentowane na stronach www. Czy mamy zatem zachować te strony www czy raczej te wyniki wyborów?
Myślę, że trzeba ciosać kołki na głowie decydentów, że o archiwizacji dokumentów elektronicznych trzeba mysleć już wtedy gdy one powstają (i łapać metadane automatycznie)  a nie dopiero wtedy jak nikt ich już nie potrzebuje. Wtedy ich opracowanie byłoby niezwykle kosztowne. Metodyka archiwalna wypracowana dla dokumentacji tradycyjnej kompletnie się nie nadaje do stosowania dla dokumentów elektronicznych.
Może ktoś uważa inaczej?

Wojciech Woźniak:
Witam
Nie bardzo mam pojęcie jak mogłaby wyglądaą archiwizacja stron www biorąc pod uwagę ich dynamikę. To rzeczywiście może być kłopot, choć z drugiej strony, czy strony stanowiące część serwisu miasta a zawierające protokoły sesji podlegają zmianom? Może udałoby się je zarchiwizować jednorazowo...?
Pan Kazimierz Schmidt napisał:

--- Cytuj ---Ja jestem pragmatykiem: w takim przypadku protokoły z sesji i tak dostaniemy w formie papierowej. I nie próbujmy robić za dany podmiot tego co do niego należy. Jeśli więc miałby nam przekazać owe protokoły z sesji do archiwum to prosze bardzo ale nie jako "oraz strony www" tylko w "paczce archiwalnej" określonej strukturze zgodnie z rozporządzeniem MSWiA.
--- Koniec cytatu ---

Wrócę do tego co pisałem w pierwszym poście wątku: kwestia raz wykonanej pracy. Fakt, że protokoły wpisane do Worda a potem wklejone na stronę www nie spełniają wymogów co do zawartości metadanych, ale i tak są bliższe archiwaliom zdigitalizowanym niż protokoły papierowe. Słowem: mniej pracy (a więc taniej) będzie wymagać opatrzenie takich protokołów ze stron www metadanymi (już w AP) niż wpisanie (czy zeskanowanie) owych. Owszem widzę tu innym problem: gwarancji autentyczności i kwalifikacji takiej kopi (?) cyfrowej.
Pan Kazimierz Schmidt napisał również:

--- Cytuj ---Nie decydujmy za dany podmiot czy uznaje on, że protokoły z sesji "trzyma" w wersji elektronicznej czy na papierze. Jeśli jednak zdecyduje się na to aby nie trzymać papieru (archiwum elektroniczne) to musi wtedy mieć do tego odpowiedni (zgodny z kilkoma przepisami prawa) system informatyczny, a nie stronę www...
--- Koniec cytatu ---

Jak rozumiem nie ma mowy o sytuacji dublowania się treści w dwóch formach: papierowej i elektronicznej? Jeśli elektronicznie to z pełnymi, wymaganymi metadanymi a papier na przemiał? No ale to można zastosować tylko w odniesieniu do dokumetacji wytwarzanej pod rządami odpowiednich przepisów, które dopiero wejdą w życie (za 5 chyba miesięcy). A jakoś nie wierzę, żeby ten czy inny urząd miasta dał się namówić na uzupełnianie metadanych jeśli do wyboru będzie miał możliwość przekazania tylko dokumentacji papierowej. I zapewne odżałuje pracę włożoną w digitalizację owych protokołów sesji...

Nawigacja

[0] Indeks wiadomości

[#] Następna strona