Nie całkiem łapię co zamierzasz zrobić, ale chyba tworzysz trochę sztuczny i niepotrzebny problem.
Nie znalazłem przepisu, z którego wynika prowadzenie tego centralnego rejestru umów, ale jest to rzecz dość powszechnie stosowana. Macie taki rejestr, więc dotrzyj do treści zarządzenia wewnętrznego, które go wprowadziło, w nim powinien być określony i sposób prowadzenia rejestru, i zasady przechowywania umów, w tym również jakie umowy ten rejestr obejmuje, a jakie nie.
Dalej – sam rejestr to tylko rodzaj pomocy ewidencyjnej, rozumiem że przy nim jest zbiór tych umów – ale czy są to ich oryginały czy tylko kopie? Zadaniem rejestru jest ułatwienie panowania nad całością zobowiązań i praw wynikających z różnych umów – w skali całej jednostki organizacyjnej. Rejestr powinien zawierać odsyłacz do akt sprawy dotyczącej danej umowy. Na podobnej zasadzie prowadzi się centralne rejestry wewnętrznych aktów prawnych, skarg itd., czasem również ze zbiorem takich dokumentów lub ich kopii.
Siłą rzeczy akta spraw dot. poszczególnych umów (wraz z samymi umowami) jest przechowywana w odpowiednich komórkach org., odpowiedzialnych za konkretne umowy, i ta dokumentacja winna trafiać do az wraz z aktami tych komórek.
Zadaniem archiwisty nie jest gmeranie przy układzie dokumentacji (zwłaszcza na poziomie pojedynczych dokumentów), która do niego trafia – chodzi zarówno o (przepraszam za wyrażenie) rozpieprzanie zbiorów dokumentacji wg własnego widzimisię, jak i o sztuczne tworzenie takich zbiorów (widziałem już tworzenie z luźnych dokumentów „akt spraw” czy „teczek” i nadawanie im „znaków” - dopiero gdy te luźne akta trafiały do archiwum ...).
Sprawdź czy ten rejestr ma swoją klasę w wykazie akt, jak napisałem na wstępie – dotrzyj do treści zarządzenia wprowadzającego rejestr.